湖北省义务教育学籍管理系统用户手册.doc

湖北省义务教育学籍管理系统用户操作手册湖北省教育信息化发展中心2012年8月31日湖北省义务教育学籍管理系统产品文档文档类型 用户操作手册文档版本 V2.1完成时间 2012年8月31日说明： 文档是“湖北省义务教育学籍管理系统”用户操作手册，旨在指导您正确快速地掌握湖北省义务教育学籍管理系统的全部功能。版权声明本单位会根据本系统程序的升级，随时更新本文档的内容，恕不另行通知。由于程序更新较快，本文档中载明的内容若与安装程序不一致，以实际程序为准。除此之外，本使用手册中所涉及到的数据或报表的示例，均是为了尽可能地说明产品功能而虚构的，如与实际单位所使用的名称和报表数据相似，纯属巧合。 版权所有 不得翻印湖北省教育信息化发展中心地址：武昌区洪山路2号科教大厦B座 邮编：430071 服务热线：02787122590网址：Http:/ e-Mail: 目录第一章 登录与退出用户通过地址登录系统，并通过对应的用户名及密码进入系统操作。密码为初始密码，未修改密码的用户在第一次登录后，会被要求修改初始密码后才能登录进行相关操作。第一节 用户登录1.1 登录界面进入选择义教新版，进入登录界面。-华丽丽滴分割线-【友情提示】可以使用离线录入软件操作义教学籍吗？不可以 该页面为高中学籍与初中学籍的共同登录页面。义教改版后，产生了新版和老版两个入口。目前统一使用新版入口，所有的学籍操作都在新版中进行。旧版入口仅做查看使用，旧版里的内容仅供参考查看，不能进行操作。下方的“学籍系统离线录入软件下载”“高中毕业证查询”均针对高中学籍使用。义教学籍管理用不上。-华丽丽滴分割线-1.2 登录操作用户登录时，输入用户名、密码、随机码，并选择相关用户类型。学校用户名为：XX（大写X）+ 12位学校编码；区县用户名为：QX（大写）+ 6位区县编码；市州用户名为：SHI（大写）+ 6位市州编码；市直属用户名为：SHI（大写）+ 6位市直属编码zs（小写）。1.3 密码查看及修改各级用户可以修改自己的密码，如果用户忘记密码，学校请咨询上一级主管教育部门。使用初始密码的用户，在登录时，会提示修改初始密码。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为何要改初始密码？因为安全，不要抱怨麻烦，出了问题才麻烦。为何要改初始密码，因为黑客机器人很容易猜出初始密码并对系统进行攻击，而且初始密码人人一样，也容易产生安全和数据泄露问题。为了数据和使用者的安全，系统要求更换初始密码。-华丽丽滴分割线-用户使用初始密码登录后，会弹出窗口提示：操作页面跳转密码修改页面，进行密码修改：1.4 安全退出用户若需要转换用户，或者希望退出系统，可在系统右上角点击“退出登录”进行安全退出操作。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为何隔了段时间就要重新登录？因为操作时间过长。 超过25分钟不操作，系统设置要求重新登录。设想您的账户信息一直不操作，被其他人员看到或进行系统管理员所不知道的操作，容易产生安全问题。-华丽丽滴分割线-第二章 学生管理 在学生管理功能模块中，学校学籍管理员可以对本校内学生学籍进行上传、修改、上报、分班、批量修改身份证，对全省学生查询。区县学籍管理员，可以对本辖区内学生学籍进行查询、修改、审核、上报、分配学号等操作。第一节 小学一年级新生注册1.1 注册流程 2012级的新生注册，小学是统一新生注册的方式，同去年一样。初中一年级的注册是区县通过“择校监控”模块内容操作，详情见“择校监控”操作说明。2012级小学一年级学生可以进行网上注册操作，流程如下。1.2 新生注册点击“学生管理”项，选择左侧“新生注册”，操作一共有4步。第一步，模板下载。2012级注册的模板与去年的不同之处在于增加了“是否寄宿生”（必填）、“家长身份证号”（非必填）、班号和班级类别的字段。班号和班级类别用于初次登记分班使用，相当于注册的同时提供分班，若有变化或者不想分，可注册后在班级管理中进行分班操作。分班很重要，分班才分学号，分班才方便进行小升初选择，请积极支持进行分班操作。必填字段包括：姓名、身份证号、学生类别、独生子女、民族、户口类别(分为农业及非农两类，农业与农业类型关联，非农与非农类型关联，如选择农业则农业类型也必填.如选择非农则非农类型也必填)、国别、是否贫困生、是否寄宿生、家长姓名1、关系1、职业1、手机1、固定电话1。-华丽丽滴分割线-【友情提示】上传不成功，提示是否模板文件？因为excle格式问题，请跟我做。 将要上传的模板文件保存为xls文档（身份证栏已设置成文本格式）。 将xls模板文件在excel里转换成csv格式（不要说找不到，向下拉会看到），保存的过程会一直要求点是或者否，一直点“是”保存并关闭，保存后身份证栏的数据会变成科学计数法，显示成4.20159E+14之类的格式,never mind。 将xls模板文件里的身份证号贴到重新打开的csv格式表格中的身份证栏，复制粘贴即可，不用一个个粘。 最后将csv格式文件再存成xls格式文件，并用这个xls文件上传，即可，大功告成。-华丽丽滴分割线-【友情提示】上传数据列表中，更改了错误数据，为何还显示有错误？ 因为上次上传显示的错误记录并没有随着修改后上传后的数据替换。看到数据有误后，删除未确认的数据，再重新上传修改后的数据，再看结果。-华丽丽滴分割线-1.3 区县审批区县进入系统后，在“学生管理”模块中，点击“学生信息列表”，可以分学校对所有学生进行审核和查看，并可以通过姓名、学号、性别、出生日期等条件搜索学生。-华丽丽滴分割线-【友情提示】如何导出全区学籍数据？ 点击学校名称会呈现该校数据，并提供导出。如何导出全区学籍数据呢？ 就是在不选择任何学校的这个界面，点击“导出在校学生信息”，可以导出全区的学籍数据，数据排放规则是按所在学校名称排列的。-华丽丽滴分割线-区县审批学籍数据时，点击学生列表上方的“退回学校数据”，可以整校退回学籍。点击单个学生后面的“退回学籍”可以单个退回学籍。鉴于区县需要审核上报，区县可以批量审核或批量待批新生数据。通过的数据可上报到上一级主管部门，待批的数据待审核无误后也可转成“通过”状态，提交到上一级。身份证认证了的学生，才能审核通过。第二节 学生学籍信息查看新生数据和历史数据都可以根据左上角的年份切换，进行查看。区县用户还可以点击“义教小学版”和“义教初中版”进行小学和初中之间的切换，方便查看辖区内小学段和初中段的数据。 2.1 学籍信息查看默认是查看“未分班的学生”，点开“班级”的下拉菜单，可以看到这个学校的所有分班情况，包括全校学生情况。点击任何一个班号，会显示该班下的所有学生信息列表，不分页，方便查看。列表中加列了学籍识别码，方便班级管理的分班操作。功能中增设了学校和区县备注功能，因为区县无法删除学生，但是有问题，区县退回了学校可能不注意或者不明了，提供一个简便简单以及简短的小沟通渠道。可以在管辖关系范围内互看。（此功能不接受负面评价）左上显示该班人数，右上进行审批管理。-华丽丽滴分割线-【友情提示】关于删除？原则很简单，分配了学号的学生不能删。 -华丽丽滴分割线-2.2 学籍信息修改点击“修改档案”，可以对该学生的学籍信息进行修改。标(*)的为必填字段。关键字段被修改后，会提交到区县审核，区县审核通过后，关键信息才会被改过来，学校级才看的到。-华丽丽滴分割线-【友情提示】学生照片如何上传？规格(25mm*35mm ) 大小28k以下，格式jpg方式以市州为单位汇总打包，报省统一上传，系统暂不提供用户单独上传通道要求4位市州代码（市编码的前4位）/6位区县代码（无区县的市州直接用6位市代码）/12位学校代码/该学生的入学年份（4位如2007）/所有该学校该年级的学生照片（照片名为学生的学籍识别码）；-华丽丽滴分割线-【友情提示】家庭成员二信息修改大多数只填写了家庭成员一信息的学籍，在修改家庭成员二的信息时，可能遇到修改了没反应的情况。因为家庭成员二信息中的家长姓名和关系要对应填写，就是说填写了姓名一定要选关系，否则之后填写的任何信息都是无法被读取的。-华丽丽滴分割线-2.3 学籍信息审核注册后的学籍信息是待审状态，意味着这些学籍信息还需要学校的修改和甄别。分班后，可以点击班级，按班为单位进行批量待审和批量通过的操作，也可以单个的待审核通过，点击待审，就变成通过状态，点击通过就变成待审状态。审核完毕后，可以进行数据上报。2.4 学籍数据导出目前有2种导出结果“导出全年级数据”和“导出全年级数据（详细情况）”导出全年级数据只导出几个功能需要的字段，例如班号、学籍识别码及身份证审核结果等。用于结果查看，省去长时间的下载和等待。导出全年级数据导出所有学籍信息的字段数据，用于统计和审查。2.5 学籍数据查找 通过姓名、学号、性别、出生日期，其中一个或者多个复合查询，都可以查到相关人。同时需要配合班号或者在籍情况。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为什么我搜不到学生？ 默认选择搜索范围是在校学生，如果学生在休学、辍学、死亡、退学、其他这类异动中的一种，是要选择“异出学生”这个范围内搜索才能搜到的。因为此类异动后的学生是不在校的。-华丽丽滴分割线-2.6 全省学籍查询为了解决重复建立学籍的问题，设置全省学籍信息查询功能。在此功能中，通过相关字段信息，可查到复合条件的全省的小学及初中学生。学籍系统的每一个用户类别登录后，都可以在全省范围内进行学生学籍的查找，看是否有重复学籍，是否重复注册了。但是全省的学籍可不能随便提供，相当于打破了原有的层级划分，所以查搜是有要求的。姓名、身份证号、家长姓名3个条件复合搜索。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为什么要家长姓名，不知道是哪个家长？出于信息安全的考虑，特地用身份证号而不是学号进行搜索设置，如果用学号非常易得，而且得到的结果是可以查到身份证号，这样是不合理的。为什么要家长姓名，因为这是信息交换，因为数据安全。至于不知道是父亲姓名还是母亲姓名，麻烦登记2个来查找。其他字段，难道要用农业非农吗，更加的不确定吧。-华丽丽滴分割线-2.7 关键信息修改学校级用户可以对该校的学生学籍信息所有字段进行修改，非必填字段的修改可在修改后立即看到修改的结果，但若修改的是必填字段，则无法立刻看到修改结果，区县审核后方可查看。必填字段就是学籍信息表中带*的字段。区县也可以对所属辖区内的学生学籍信息进行修改，无论是必填还是非必填，区县修改后均可直接查看修改结果，修改内容不在“关键信息修改”中罗列。区县用户，点击左侧“关键信息修改”，进行学校提交的关键信息修改的审批。区县可以看到所有提交的修改，按学校名称+提交时间排列。若想单独对某个学校的关键信息修改进行审核，可直接选择学校，审核该校的申请。所有的申请可批量通过审核，也可单个审核。在呈现列表中增加了学校名和家长名，方便区县判断。第三节 身份证信息3.1 说明每个学期的数据与公安厅身份证库比对一次，由此产生的身份证的几种状态分别以不同颜色标识，并能在学校和区县导出学生学籍数据中查看身份证状态。 系统比对通过的18位身份证号蓝色标识 比对未通过，区县上传凭证的红色标识 比对未通过，区县现场认证的绿色标识 比对未通过，没有凭证或认证的无标识，不能上报。3.2身份证批量修改因为历史数据的核准，增设了身份证批量修改功能，该功能会在2012年十一前关闭。下载模板，填写学籍识别码、学生姓名、学号、修改的身份证号，前3个字段确定学生，后一个字段进行修改。填写完毕上传，如有非模板文件问题，请参看第一节内的友情提示。此功能由学校级操作。学校可批量修改学生身份证,鉴于身份证为关键信息,身份证的批量修改为一次性修改,修改结果及时可见,无需区县审批。此项工作完成后，恢复关键信息状态，单个或多个修改均需区县审批后更新，批量修改通道关闭。批量修改或区县审批通过后，身份证数据自动与公安厅身份证库数据比对，身份证状态直接显现。如果比对成功会有蓝色小标签标识。3.3 身份证现场认证此功能由区县操作，身份证数据无法与公安厅身份证库数据比对成功，或者是外省身份证号的，均可由区县进行现场认证的操作，前提是区县进行户口及身份证件的审核，并留纸质存档。姓名、身份证、学籍识别码，将要修改身份证的学生的此3个字段整合到模板文档中，上传，即可对应。如此上传依然对应不上的，有可能是在以前学籍上传时名字间有空格等问题，导致姓名对应不上，程序已自动审查姓名空格问题，之后应不存在对应不上的问题。3.4 身份证凭证上传凭证文件的上传规则：1、将要上传的的凭证以区县或市州（针对市直属用户）为单位，不分年级，只分小学初中，存于一个文件夹，将文件夹打包为zip文件上传。文件夹和打包成的zip文件必须以该区县或市州的用户名命名，zip文件大小限制在200M以内，例如：QX420112.zip2.单个凭证文件为jpg格式的图片,建议：单个文件大小若不超过100k，可上传2048张。单个凭证文件命名需遵循以下规则：学籍识别码+年份+学校类型（小学XX或初中CZ）。例如：42910120110020020068_2011_XX.jpg 3.点击“浏览”按钮，选择您要上传的zip文件后，系统将自动上传并在完成后提示。如果当天传过了文件还没处理的，再继续上传一次，系统将覆盖之前的文件。4、因为数据量大，第一天上传的内容，当天晚上12点解压并对应，第二天才能查看结果。第四节 班级管理4.1 班级管理点击“添加新班级”，进行班级建立。可以填写班号和选择班级类型，建立好后可以删除或者修改。4.2 批量分班批量分班功能也是分为模板下载填写和模板上传。模板只需要2个字段，学生学籍识别码和班号。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为什么分班了，学生看不到？为什么？因为班级管理的班号和模板里的班号不一样。无论是写错了还是模板里的属性设置把开头的零给抹去了。只要是模板里的班号和“班级管理”列表里的班号不一致，学生是无法显现的。-华丽丽滴分割线-第五节 批量上报批量上报就是将确认无误的学籍信息上报到上一级主管部门。学校级，会按班级显示上报未上报情况，并且在上方显示总体情况。-华丽丽滴分割线-【友情提示】学生基本信息里状态显示通过，且身份证有认证标识的的数据才能上报。为什么？因为班级管理的班号和模板里的班号不一样。无论是写错了还是模板里的属性设置把开头的零给抹去了。只要是模板里的班号和“班级管理”列表里的班号不一致，学生是无法显现的。-华丽丽滴分割线-第六节 学号分配区县可以对没有分配学号的学生分配学号。点击右侧“学号分配”，出现该区内小学段或初中段学校及学号分配情况。第一次分配学号，可以一次性分配或单个学校分配，点击学校名称可对学校内的学生单个或批量勾选分配学号。左上有该区还未分配学号的学生数量，点击可查看学生信息。建议大批量分配后再点击，速度快也减少服务器负担。第三章 异动管理异动管理是针对义务教育段学生可以操作的异动进行的流程再造。针对以前异动难，难于跑联系难于审批难于完成的情况，进行了流程的再造。这块是重点也是难点，请大家认真阅读，仔细操作，不要无端暴躁，一阵牢骚，在此谢过。话说跳级、留级、借读，恕我们不提供此种异动操作。有此要求的用户请自觉按章程办事，按流程走手续，见签字及公章行事，非诚勿扰，谢谢。第一节 省内转学1.1 流程1.2 规则说明1、由转入方学校提出省内转学申请（即学校级可以提出申请，但是提的是转入申请），区县无权限提交省内转学申请。2、转入学校提出省内转学申请后，转入区县、转出学校、转出区县三方同时收到该申请，且需在提出申请15天内处理完毕该申请。在转入学校提出申请当日起之后的15天内，未作出响应处理的，系统将自动作通过处理，转学异动申请成功。3、转入学校提出省内转学申请后，转入区县、转出学校、转出区县三方未操作前，转入学校可撤销该申请。4、转入学校提出省内转学申请后，转入区县、转出学校、转出区县三方任一方可否决该申请，否决后必须填写否决理由。该申请终止，该学生可再次提交包括省内转学在内的异动申请。5、转入学校提出省内转学申请后，由转出学校先审，区县再审。-华丽丽滴分割线-【友情提示】为什么这么改？省内转学涉及四方，通常会因为某一方或多方不审批而导致学生网上无法完成异动。特别是有原因的不能接收，那么这种异动就做死了。转入和转出的两方，相对于转出，转入更容易拒绝。确定要做省内转学的话，由转入方提出，转出方一般不会有问题，即使有问题也可以拒绝。如果由转出方提出，很有可能被转让方拒绝，因为终点还是在转入方。这样可以很好的解决之前一直遗留的不审批的问题。同时增设15天的限制，也极大的推进了区县审批力度。当然，如果区县要坐等15天而视而不见，我们也不好说啥，只能说我们尽力改善，使事情超更加合理正常的方向发展。-华丽丽滴分割线-1.3 操作说明1.3.1 转入学校提出省内转学申请首先，通过姓名+学号或身份证号，进行学生搜索，这里提供的是全省内小学段或全省内初中段的学生搜索。如果没有学号的学生，可以通过姓名+身份证号进行搜出来，进行异动。另外，本校学生不能提出转入学申请，请不要用自己学校的学生进行试验。搜到学生以后，转入学校，需要填写的地方有2个，一个是经办人，就是此次操作人的姓名，一个是转学理由。点击提交，进行转学申请的提交。转学类型包括3种（此处系统自动对应，修改中，9月10前请手动选择）：县域内转学区县内转学；同市（州）县城间转学同市州，但不同区县间转学；跨市（州）转学不同市州不同区县间转学；提交后，提示申请成功。转回申请页面，刚操作的申请列入“已审批申请”列表中。该列表按时间顺序倒序排列。-华丽丽滴分割线-【标识说明】 按照省内转学的情况，涉及转入和转出的区县和学校共4方。对应每一方，下面是各方的操作结果。通过的标识是绿色超右的箭头，表示前行继续；不通过的标识是红色朝下的箭头，表示停留；否决的标识是红色的，表示停止。-华丽丽滴分割线-1.3.2 转出学校审批申请转出学校登录点击“异动管理”，会直接呈现转入学校提交的申请，点击“审批申请”，进行审批操作。转出学校，需要: 1、选择“通过”或“否决”，若点“否决”，需要提交否决。被否决的异动就终止了，但是被异动的学生，在异动终止后，可以进行包括省内转学在内的其他异动操作。这个学生再次被提交异动的时候，会显示前一次的异动记录，供查看。2、填写经办人-华丽丽滴分割线-【友情提示】关于纸质流程单问题根据之前的要求，省内异动不提供纸质流程单。但是在审核方审核时和审核后，都可以打印上表，代替纸质流程单留存。点击打印申请，会下载上表的word版本，填写和审核的事项都列入word中。为何不用页面打印，因为不同的浏览器，打印效果不同-华丽丽滴分割线-审批如果选择的是“通过”，审批完成后，可以进入“更改审批”的操作，更改成“否决”，一旦否决了，就再不能被更改了，该申请直接进入“查看否决的申请”进行查看。1.3.3 区县审批申请申请提交后，转入区县登录时会显示“请督促转出学校先审批”。理论上的流程是转入学校提出省内转学申请后，由转出学校先审，区县再审。区县审批时，选择了审核项后，必须填写经办人。选择“通过”或“否决”，若点“否决”，需要提交否决。被否决的异动就终止了，但是被异动的学生，在异动终止后，可以进行包括省内转学在内的其他异动操作。审批如果选择的是“通过”，审批完成后，可以进入“更改审批”的操作，更改成“否决”，一旦否决了，就再不能被更改了，该申请直接进入“查看否决的申请”进行查看。第二节 省外转学2.1 流程2.2 操作说明2.2.1 外省转入学校选择外省转入异动后，选择“入省”，会出现搜索框。选择转入来源地，填写姓名和身份证号码。选择添加学生，会出现该学生的一条记录，在操作栏，显示“添加学籍”。点击添加学籍，填写完整的学籍档案表，之后提交，区县审批通过后便加入了该学生。打*号为必填或必选。区县用户登录后，可以对学校提交的申请进行审核，否决或通过。2.2.2 外省转出学校选择外省转入异动后，选择“出省”，会要求对本校内的学生按学号或姓名进行搜索。搜索出相关学生后，选择，并选择要转出的目的地后，提交申请，待区县审核后完成异动。区县用户登录后，可以对学校提交的申请进行审核，否决或通过。第三节 休复学3.1 流程3.2 操作说明首先，通过姓名+学号或身份证号，进行学生搜索，这里提供的是全省内小学段或全省内初中段的学生搜索。如果没有学号的学生，可以通过姓名+身份证号进行搜出来，进行异动。另外，本校学生不能提出转入学申请，请不要用自己学校的学生进行试验。搜到学生以后，转入学校，需要填写的地方有2个，一个是经办人，就是此次操作人的姓名，一个是转学理由。点击提交，进行转学申请的提交。提交后，提示申请成功。第四章 择校监测3.1 流程 择校监控涉及公办学校和民办学校2类，整个流程分作2步。 第一步，小学生建立与升学初中的对应关系，公办性质的小学操作；第二步，初一新生注册，公办的初中由区县操作，民办初中由学校操作；3.2 注意事项择校的基础工作，就是区县进入“学校管理”功能，设置辖区内学校属性，公办或者民办是择校操作的重要属性。 学校在进行第一步，对应关系勾选的时候，首先要确认分班。若有未分班的学生，是不能进行对应关系勾选的。请特别注意确定年份，因为是操作小学六年级的数据，所以请千万别操作成小学一年级的数据了，注意切换年份。3.3 对应关系勾选对应关系的操作主体是公办小学。公办小学用户登陆后，选择“择校监测”模块，点击左侧“对应关系勾选”。建立对应关系时，应参看所在区县提供的“招生范围划定文件”。左侧有操作提示，在右侧列出了该校所有班级列表。可勾选班级，点对所选班级的所有学生批量设置对应初中按钮，为所选班级的学生批量设置对应初中整班对应。点对所选班级的所有学生批量设置对应初中按钮后，对整个班级的学生选择了同一个对应初中。选择对应初中所在市州及区县后，可在该区县内进行对应初中学校的选择。按照规则，每个公办学校小学学生只能对应一所初中。选择一所初中后，其他选项不能被选择。在右侧班级列表中，点击班号，将显示该班所有学生，可勾选多个或单个学生，然后点击为下列勾选的学生设置对应初中按钮，为所选学会设置对应初中。单个对应 点击右侧刷新按钮，可显示最新的已对应人数统计数据。3.4 对应关系修改公办小学用户登陆后，选择“择校监测”模块，点击左侧“对应关系修改”点击班级可以看到该班级内所有的学生的对应关系，完成确定无误后，整校提交到区县级。若有部分未对应的学生，无法提交到区县，必须整校完成后提交。3.5 对应关系审核 区县登录后，可进行对应关系的关联审核。点击辖区内的一所小学，会出现该学校内的班级信息。学校及班级名称后的括号内显示待审批人数。学校排序方式为审核人数+学校名称的倒序排列。区县可批量审批通过，也可单个或多个勾选通过。不通过的关系，可勾选出来退回给学校。退回的学生，在学校级显示待审批，可修改后再提交区县审批。3.6 公办学校初一新生注册区内学生注册公办学校初一新生注册的操作主体是区县。区县用户登陆后，选择“择校监测”模块，点击左侧“初一新生注册”。第一步，选择需要添加初一学生的初中学校 第二步，选择学生所在的小学 第三步，在学生所在的小学，通过班级，选择学生。可以整班选择，可以进入班级进行学生的多选和单选。 第四步，点击“浏览所选初中学生列表”，可查看第一步里所选初中学校下被添加的一年级学生，并进行提交操作。3.7初一新生注册跨区学生注册跨区注册，是由本区发起申请，要转入本区的区外学生搜索到后进行学校分配，由转出区县审核。区县用户登陆后，选择“择校监测”模块，点击左侧“初一新生注册”里的“跨区学生注册管理”。首先输入转入外区要转入本区的学生姓名