费用报销管理的补充规定

东莞市纳声电子设备科技有限公司关于费用报销管理程序的补充规定1. 目的： 为了加强费用报销规范化管理，针对当前费用报销业务中存在的一些问题，作如下补充规定。2. 适用范围 适用于本公司所有员工3. 具体规定 3.1报销单据填写： 3.1.1报销人要认真填写报销单据的各个项目，要求做到字迹工整清晰，内容完整。3.1.2填写单据及签字须用蓝、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔。3.1.3单据的各项内容不得污损、涂改、刮挖，如在填写过程中出现错误，应重新填写，不得使用涂改液进行修改。3.1.4在填写报销单完毕后，若有空白行，应在第一空白行填写“以下空白”。3.1.5合计金额小写最高位前应加上人民币“”符号，合计金额大写最高位之前均应加上“”符号，大额金额中为0的位置（至角，分为）均应填写“零”，不得用-、或代替。大、小写金额必须一致。3.1.6金额的大写数字分别为：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、整3.1.7如是外币，需换算成人民币金额，汇率以当月1日中国银行外汇牌价的基准价为准。3.2票据粘贴：3.2.1粘贴的票据要求正面朝上，便于审核与日后的查阅。3.2.2对面积较小且张数较多的原始票据，如公交车票、路桥费、定额发票等，应摊开分几例由下到上，由左至右呈阶梯状依次均匀平铺在粘贴处进行粘贴。3.2.3面积大于粘贴单的原始票据，如快递单、话费单等，需将原始凭证沿粘贴单左上角对齐进行粘贴，左下角折成等直角三角形，再沿上直角边向上翻折，使折叠后的单据与粘贴单同等大小。3.2.4同一费用类型票据应集中粘贴。粘贴大小不一致且数量较多的票据时，可使用多张粘贴单，应按票据大小进行分类，同一张粘贴单上所粘贴的票据尽量保持大小一致，粘贴平整。3.2.5在粘贴大小不一的票据时，要按小票在上、大票在下的原则，以粘贴纸张为界，紧靠粘贴单的顶界和左界，从右至左呈阶梯状依次整齐有序粘贴，覆盖粘贴相邻票据须留出一定间隔距离。3.2.6粘贴单中票据类型、票据张数、金额应如实填写，并由经手人签字。3.2.7粘贴时，不要将票据颠倒放置，不要用订书机装订，不要集聚一起粘贴，应尽可能地是单据粘贴均匀平整，以利于会计装订和存档。3.3获取票据：3.3.1报销时需提供正规发票，报销发票应与出差地相符。3.3.2从外单位获取的原始凭证，必须加盖填制单位的相关印鉴，如收据必须盖财务专用章、发票必须盖发票专用章，不能加盖其他专用章。从外部个人获取的原始凭证时，必须有该人签名确认并注明联系电话。3.3.3公司内部自制的原始凭证，必须有制单人、审核人、审批人签名。3.3.4每项业务都应取得填写规范的正规发票，发票抬头必须是公司全称，包括加油票、住宿票等机打发票或机打增值税专用发票。3.3.5对特殊情况不能获取发票而采用替代发票报销的（替代发票同样要符合上述发票要求），报销单填写内容应与发票保持一致（如：购买打样材料时无发票，用办公用品的发票作替代，则报销单应写“购买办公用品”），情况说明书要附在报销单后面，财务部在审核时单独备案保存，报销单及发票上严禁书写“替代票”字样，不符合要求的将退回重新填写。3.3.6严格执行1000元以上物品的采购开具增值税发票的规定。3.3.7原始票据的各项内容不得涂改、原始单据有错误的应由出具单位更正或重开，更正处应加盖出具单位印章，对于不真实、不合法的原始单据不受理，退还报销人。3.4金额计算：报销人应认真复核单据填写的金额与所附票据及清单的金额是否一致，不一致时应重新填写。3.5单据填写日期：报销人在填写报销单据时应当按照业务发生的实际日期填写，不得提供虚假日期，不得将月份混淆，否则，该报销不予受理。“填报日期”应填写报销人实际填报时的日期。3.6.1公司人员当月1-10号，发生的费用应在当月20号前上报，当月11-20号发生的费用应在当月25号前上报，当月21-31号发生的费用应在次月10号前上报。3.6.2违反报销时限的处罚：对于迟报的人员财务部采用统计的方式在月度经营分析例会上进行通报，超过3次扣奖金。3.7对不符合要求的报销票据，财务部将退回给报销人。各个部门的负责人应对本部门报销的真实性、费用额度等进行把关，对源头进行控制，各个部门协助做好工作。填表说明：1. 该表头信息必须填写完整。2. 差旅费：包括机票费、车船费、市内交通费、住宿费、出差补助等，填写一份报销单。“出差事由”一栏填写格式：*月*日至*月*日差旅费。3. 业务招待费：是指必要的业务招待支出（费用在1000元以上者应后附招待费制特批单）。“用途”一栏填写格式：招待*客户。4. 手机费： “用途”一栏填写格式：*年*月手机费。5. 水电气费用：是指水费、电费、燃气费用。“用途”一栏填写格式：*年*月水、电、气费用。6. 租赁费：包括房屋租金、物业管理费等。“用途”一栏填写格式：*年*月*日-*年*月*日房租费、*月管理费、费。7. 福利费：是指发放给员工的福利支出。“用途”一栏填写格式：给员工发放*福利，*人、每人标准*元。8. 广告费：是指为了提高产品的知名度、扩大市场销售，所支付的宣传物品、媒体广告等费用。“用途”一栏填写格式：支付*宣传物品、*媒体广告费用。9. 办公费：是指办公用品、快递费（发票等文件）、印刷费等费用。“用途”一栏填写格式：购买*办公用品。10. 低值易耗品：是指购买桌、椅、板凳、床、计算器、文件筐架等低值用品（纳入低值易耗品台账管理的50元以上物品）。“用途”一栏填写格式：*低值易耗品。11.运输费：是指运送机器、快递配件费用支出。 “用途”：运输机器费用或快递配件费用。11. 其他费用：是指不归属以上项目的费用开支。“用途”一栏填写格式：*费用。12. 附单据张数：是指填写的费用报销单及差旅费报销单多少份。13. 出差起止期：是指此次费用应归属的月份14. 部门初核、出纳、会计、财务经理、总经理、报销人签字要齐全。图表（一）应按天填报，不得多天汇总填报差旅费报销单填写格式：图表（二）差旅费报销单填写格式：图表（三）费用报销单填写格式：备注项目号，及金额领导签字审核注：预付款，必须在付款申请书上备注图表（四）付款申请单填写格式：填写支付金额：45000元备注项目号，及金额领导签字审核财务签字审核预付款图表（五）替代票情况说明表填写格式：1、例如报销此费用无发票（原来的错误，取消）：2、填写替代票报销单（正确的方法，执行操作）：3、粘贴