车辆管理制度

车辆管理制度 11 / 11 第一章 总则第一条 为了统一管理公司的所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，特制定本规定。 第二条 本规定所说的车辆是指公司的客用、货用及公务用车辆。所有车辆由行政部统一负责管理，按车号登记管理，除公司董事长用车情况外，原则上不再设专车和专用司机。关联公司或客户借用公司车辆的情况，参阅第九章管理。第二章 车辆管理第三条 公司公务车的证照及稽核等事务由行政部负责管理，指派专人作为车队主管调派，并负责协调、安排维修、检验、清洁等事项。 第四条 车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，由行政部经理授权车队主管指定相关人员办理，所需费用按财务预算分别报销。公司视情况开通加油卡、ETC卡等，并与车牌号进行唯一性绑定、使用。第五条 本公司人员因公用车须于事前经本部门领导审批、行政部经理签字，主管领导签批即可；使用特殊车辆须经总裁签字；然后向车队主管申请调派。由车队主管依重要性、紧急性的原则及职务级别进行派车，并填写在办公区域公示牌进行公示。不按规定办理申请，不得派车。 本公司外事用车、会议及较大活动用车，行政部有权临时调度下属公司车辆，下属公司应服从协调调度。 原则上，各下属公司不得相互借用车辆，特殊情况须经集团公司行政部批准。 任何车辆外借必须经公司行政主管领导批准，特殊车辆须总裁批准，参阅第九章。 所派车的类型与职务、办事等相适应的原则：由行政部每年1月份依据车辆情况另行制定。由公司分配给各位领导的用车，平时优先领导使用；当领导不用时，公司车队主管可协调车辆给其他人使用。第六条 每车应放置车辆行驶记录表，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。为保障交通安全、应对交通突发情况、保存交通事故证据等，公司还可以视情况在车辆里加装行驶记录仪。第七条 行政部每月抽查一次，如发现记载不实、不全或未记载的情况，应通报车辆主管并对相关责任人提出批评，对不听劝告、屡教屡犯者应给以处分，并停止其使用资格。 第八条 每车放置有车辆使用记录表，由相关人员于每次加油及维修保养时进行记录，以了解车辆受控状况。每月的月末连同车辆行驶记录表一并交由财务部稽核。 第三章 车辆使用第九条 车辆使用范围： 1、公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送； 2、接送公司宾客和来公司办事人员； 3、离退休中高层人员健康用车或员工因私用车； 4、定期开车； 5、其他紧急或特殊情况用车； 6、关联或客户公司或个人借用公司车辆；7、其它情况。第十条 车辆使用程序： 1、车辆使用实行派车制度。用车须填写用车记录单，经申请人所在部门经理、分管副总、行政部经理及分管副总批准后，特殊车辆须经总裁审批，批准后由车辆主管统一安排方可使用。 2、司机或驾驶车辆的员工，按派车单上报批准的行车路线和目的地行车。员工驾驶车辆参照本制度对司机的规定和要求执行。 3、用车完毕，司机填写用车实际情况记录。 第十一条 在不影响公务情况下，酌情满足员工因私用车要求，但因私用车应严格审批。 第十二条 对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。 第十三条 车辆驾驶人员必须具有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。 第十四条 驾驶人员于驾驶车辆前，应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，隐瞒不报而由此引发的后果由当期使用人负责。 第十五条 驾驶人员不得擅自将公务用车开回家，或作私用，违者受罚。经公司特许除外。 第十六条 车辆应停放于指定位置、停车场或适当的合法位置，尽量放在监控区域内，并将车门车窗锁妥。任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃，由驾驶人员赔偿损失，并予以处分。 第十七条 使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。 第十八条 为私人目的借用公车，应先填写车辆使用申请单，注明“私用”字样，并经相关主管核准后转财务部稽核相关费用。 用私人目的借用公车时或发生事故，导致违规、损毁、失窃等，在扣除保险理赔金额后全部由私人负担。第十九条 车辆出京需提前申请，经公司领导审批同意后出京。临时出京需电话报备给公司行政主管领导、总裁。第四章 维修保养第二十条 本公司车辆的维修保养，原则上，须按照车辆技术手册执行各种检修保养，并须按照预算执行。第二十一条 车辆维修保养程序： 1、申请 司机发现车辆故障或需要保养时，应先填写车辆维修保养单，经部门领导签字，向车辆主管提交车辆维修保养申请、申报维修保养的费用预算。 2、故障分析、审核预算维修费用 车辆主管接到车辆维修保养单后，对车辆进行故障分析，确定是否需要维修以及需要维修哪些项目，并确定维修费用的限额。 3、确定维修厂家 由车辆主管根据车型、维修项目确定车辆送修的维修厂家。公司授权行政部主办、财务部协办，每年评估，选择维修厂家。在保修范围内的新车，须按汽车厂家的规定在指定的品牌4S店维修，以避免出现故障不予保修。 车辆维修厂家的确定标准：（1）正规工商局法人注册经营单位，注册资金在1000万以上；禁止在私人、路边摊、小作坊维修，以确保零部件质量和维修安全。（2）有固定维修、经营场所，建筑面积不低于1000平方米，具备维修（含大修）、保养车间及各种器具。（3）诚信、守法，签署正规合同或协议。（4）零部件确保原厂正品，禁止副厂、假冒伪劣产品或替代品。（5）车辆维修后，更换下来的零部件允许带回公司。（6）优先原则：优先选择品牌4S店、连锁维修厂家、国家及北京市属机关后勤所选的维修厂家等。（7）其它方面。4、审批车辆主管确定维修厂家后，应呈交行政部经理在送修单上签字。 5、送修 司机将待修车辆送到确定的维修厂家进行修理。 6、鉴定 维修结束后，送修人员及行政部相关人员应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。送修人对费用的真实性负责。 7、验收送修车辆返回公司后，由车辆主管进行验收。送修人员应将车辆维修保养单及维修清单、更换下来的零部件及时交回车辆主管。 8、维修项目更改 车辆在维修过程中，若发现由于其他问题需要增加维修项目，或需要增加维修费用，按照上述程序重新申请。 9、费用结算 车辆主管对维修费用实行统一的月结或季度结算。结算前，车辆送修人员须检查送修车辆审批手续的规范性，并再次核定费用收取的合理性。 第二十二条 车辆的维修保养应由公司评估、指定修护厂家进行，指定专人结算；否则，维修保养费一律不予以报销。 第二十三条 可自行维护者，可报销购买材料、零件费用。 第二十四条 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修理或更换零件时，可根据实际情况进行修理，但非迫切需要或修理费超过2000元时，应与车辆主管联系，请求主管领导批示。 第二十五条 由于司机或驾驶员工使用不当，或疏于保养，导致车辆损坏或机件故障，在保险赔偿范围外的所需维修费，应依情节轻重，由公司与司机按比例共同负担（司机不高于50%）。 第二十六条 行政部负责人应对车辆进行不定期检查，内容包括：本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等。检查不合格者，对司机及相关主管人员分别处以50至200元不等程度的罚款，情节严重者取消司机的驾驶资格。 第五章 车辆保险第二十七条 行政部应通过了解、分析比较，确定承保保险公司。 第二十八条 公司所有车辆的保险，统一由公司支付分摊。 第二十九条 公司车辆投保险、标准按相关规定执行，不得私自增加或减少投保险种，也不得私自提高或降低投保标准。 第三十条 公司驻外机构（子公司、项目部）由当地财务部根据车辆保险保费对照表所示方法，计算出在当地投保和公司统一投保的保费，根据“谁的保费低就先谁”的原则，确定驻外机构在何处投保，并将相关资料报集团总部的行政部确认。 第三十一条 一旦出现车辆保险索赔事件，车辆主管应在第一时间内与保险公司取得联系，并保存好索赔资料。事故处理完后，连同车辆事故报告表一起交保险管理员办理索赔手续。 第六章 违规与事故处理第三十二条 在下列情形之一下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以二级违章违纪处理或免职处分。 1、无照驾驶。 2、未经许可，将车借予他人使用。3、酒后驾驶或毒后驾驶。 第三十三条 安全第一，禁止违反交通规则。无论是否是领导授意，驾驶人员违反交通规则，其罚款由驾驶人员承担。驾驶人员应在3日内上报违章情况。可通过在智能手机上安装客户端（如：12580违章及时通等），或者登录有关违章查询网站等方式，进行查询。第三十四条 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即与行政部及主管联络协助处理。如属小事故，并赶时间的情况下，可自行处理后向行政部报告。但应尽量避免私自出钱、或收钱处理事故，以避免造成下一年度的保险费用上升以及其它情况。第三十五条 意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，再视实际情况由司机与公司按比例承担。第三十六条 发生重大交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额再视实际情况由司机与公司按比例承担。 第七章 车辆费用管理第三十七条 车辆费用及保障 一、车辆费用范围： 车辆费用包括油费、修理费、材料费、保险费、养路费、停车费、道路通行费、审验费及其他相关费用。 二、车辆费用保障 1、车辆费用保障项目包括：费用借支、费用报账。 2、车辆因故需借款或报账时，应由车辆主管填报借款申请单，经行政部经理审核无误后，报公司主管领导审批。其中，修理费用需附公司车辆请修单、修理厂家的打印并盖章的明细单。 3、车辆主管或相关人员凭审批的意见，到财务部借支或报账。 4、修理保养费、油费、停车费、道路通行费报账时，应由司机在相关票据或凭单上签字证明。 5、公司视情况开通加油卡、ETC卡等，并与车牌号进行唯一性绑定、使用。第三十八条 车辆费用额度的控制 一、车辆费用额度的规定 1、路桥费、维修费、油费、停车费等相关费用包括在各部门用车费用额度内，实行部门财务核算方法，要求票据齐全，经审核后，额度内实报实销，额度外需申请。当月额度剩余部分不延续到下月。各部门每月用车费用额度如下表所示。用车费用额度预算表部门名称用车费用额度（元，每月）审核原则公司部门经理以上领导实报实销票据齐全、经审核，额度内实报实销；额度外需申请。财务部2300行政部2000前期部2300人力资源部1500工程部20003、用车费用额度的其他规定。 1）公司员工因公长途出差及机场的往返费用，列入公司的用车费用额度。 2）因公接待客户发生的用车费用，列入各部门的费用额度内。 3）下属公司各业务部门用车费用额度参照业务部门管理规定制定、执行。 4）下属公司其它部门车辆费用管理规定可参照此规定根据当地实际情况自行制定、执行。 第 3）、4）项，须报集团公司行政部审核备案后实施。 二、车辆费用额度控制程序 本公司的车辆费用额度控制程序，如图所示。开始 用车人：用车申请（经部门经理批准） 车辆主管：派车 司机：填写出车单 车辆主管：用车费用核算并录入管理系统 单据或短信或邮件等形式 用车人：在出车单上签名确认 用车人：确认 车辆主管：费用汇总、核定各部门剩余额度 超过额度 所超额度不予报销，各部门承担 未超额度 车辆主管报领导审批 财务部：审核、报销 结束 三、相关部门费用控制职责 1、行政部 行政部主办、财务部协办，共同负责各部门用车费用的核算，进行费用汇总，由行政部在每月最后一天在公司运营管理会议上，按部门报告本月的用车费用，并与财务部共同核定当期各部门用车费用的当月剩余额度。 2、各部门 1）各部门自行制定自己的用车计划及费用预算，报行政部审核、备案。 2）各部门用车费用控制程序：司机提请用车部门申请报销车费车辆主管审核行政部经理批准计入各部门的用车费用控制各部门的用车费用额度。 第三十九条 私车公用（自购车辆公务使用）的费用规定 为缓解公务用车矛盾，合理使用公务用车，降低车辆使用成本和管理成本，可考虑私车公用（自购车辆公务使用）。一、费用、预算 1、根据职务及业务量划分档次，确定私车公用的费用补贴标准上限。上限范围内按照里程数补贴，上限范围内报批后执行。2、重点确保公司办公用车和重要活动的接待用车，公司特别事项紧急处理用车。 二、管理范围 1、公司管理层领导； 2、公司各部门负责人； 3、享受部门副经理以上待遇或达到公司配车标准的其他人员。 三、具体措施细则 1、凡是自购车辆（产权属个人的）用于公务和方便工作的公司领导、部门负责人及达到公司配车标准的其他人员。2、合理预算私车公用的费用补贴标准上限： 自购车辆补贴标准档次标准（元/年）范围1实报实销董事长2总裁3副总裁4总监、总助5部门经理6视情况报销其他人员 3、凡私车公用的人员（必须是非营运性质，本人为户主的自用小汽车），必须将车号及相关资料报公司行政部备案，确保重要公务活动的用车。 第四十条 公车私用情况的缴费标准 1、排量在1.5L（含）以内，每次行驶30公里内，按2元/公里的标准向公司上缴相关费用；每次行驶超过30公里，超出的里程，按2.5元/公里的标准向公司上缴相关费用。 2、排量1.5L以上，每次行驶30公里内，按2.5元/公里的标准向公司上缴相关费用；