图书馆管理的职能.ppt

第三章,图书馆管理的职能,第一节 图书馆计划,主要内容： 一、什么是图书馆计划 二、制定图书馆计划的主要任务 三、图书馆计划的种类与特点 四、制定图书馆计划的原则 五、编制图书馆计划的程序 六、编制图书馆计划的方法,一、什么是图书馆计划,1、图书馆计划的含义： 图书馆计划是指为了实现图书馆所确定的总目标而预先进行的行动安排。,一、什么是图书馆计划,22、计划的内容：计划的内 做什么（what to do it） 为什么做（why to do it） 谁去做（who to do it） 何时做（when to do it） 何地做（where to do it） 如何做（how to do it）,3、图书馆计划的性质 图书馆计划是为实现整体目标服务的。 图书馆计划是图书馆管理活动的基础。 图书馆计划具有普遍性与秩序性。 图书馆计划具有效率性与效益性。,国家总目标 各类型图书馆目标 图书馆运行目标 图书馆部门运行目标 图书馆工作岗位目标,图书馆馆长,图 书 馆 总 目 标,保 障 措 施 计划,保 障 措 施 计划,部 门 工作目标,部门负责人,图书馆员,岗 位 工作目标,保障措施 计划,二、制定图书馆计划的主要任务,规定目标，指明方向 展望未来，降低风险 优化组合，快速高效 执行标准，严格控制,三、图书馆计划的种类与特点 ：,按计划的期限： 长期计划、中期计划、短期计划 特点： 构思宏大，认识超前，具有抽象性与稳定性。 需注意长期计划、中期计划、短期计划的协调,三、图书馆计划的种类与特点 ：,按计划的内容： 综合计划、单项计划 特点： 重点突出，内容具体，注重协调，具有可操作性。 需注意综合计划与单项计划内容之间的关系,三、图书馆计划的种类与特点 ：,按计划的职能： 业务计划、财务计划、人事计划 特点： 内容具体，指标明确，思维严谨，可操作性强。 需要协调业务计划、财务计划、人事计划之间的关系,三、图书馆计划的种类：,按计划的执行者与范围： 全馆计划、部门计划、个人计划 特点： 目标明确，重点突出，具有可操作性。 需要处理好行动纲领与行动目标之间的关系。,四、制定图书馆计划的原则,整体性原则 科学性原则 客观性原则 可行性原则 灵活性原则 平衡性原则,五、编制图书馆计划的程序,分析现状 确定目标 总结经验 拟定方案 评价与选择方案 拟定派生方案 编制预算,六、编制图书馆计划的方法,阶段计划法 滚动计划法 分解计划法,滚动计划法示意图,第二节 图书馆组织,一、图书馆组织概述 二、图书馆的组织形式 三、图书馆组织设计 四、图书馆的组织结构,一、图书馆组织概述,1.什么是组织? 组织是指安排分散的人或事物，使之具有一定的系统性或整体性的工作或活动过程。 组织是指按照一定的宗旨和系统建立起来的集体，即由人们为了一定目标的实现而建立起来的社会实体。,组织的涵义：,组织具有的特定内涵： 组织是由两个或两个以上的人们所组成。 组织具有特定的目标活动。 组织具有一定的结构和层次。 组织具有与社会的互动作用。 组织与组织之间存在着一定的边界。,2、图书馆的组织：,图书馆的组织是指以最大限度满足社会文献信息资源需求为目标而对图书馆资源进行合理的设计与职能分配，并按一定规则和排列程序组合成协调运行的有机系统的行为过程。,2、图书馆的组织：,图书馆组织的特定内涵 对图书馆资源的合理设计、分配、排列与组合，形成一个稳定的、能够根据环境的变化而不断调整行为目标的组织系统。,3、图书馆组织的职能,构建图书馆工作关系架构。 合理组织图书馆各项活动。 明确授予图书馆管理人员管理权限。 强化图书馆管理信息的传递与沟通。 建立和健全图书馆组织的管理体制。,二、图书馆的组织形式,就图书馆的运行模式和组织形式而言，通常采用的组织形式主要有直线式、职能式、直线职能式、合作式等组织形式。,1、直线式组织形式,它是指将社会实体中的各种职位按垂直的管理系统进行直线排列，以形成之上而下的管理与运行体系。,图书馆馆长,行政副馆长,业务副馆长,部 主 任,部 主 任,部 主 任,部 主 任,人 事 主 管,财 务 主 管,安 全 主 管,直线式组织的特点：,直线排列，形成自上而下的管理与运行体系。 管理权力的高度集中。 不利于沟通和交流 。,2、职能式组织形式,是指在图书馆的管理过程中，各级行政领导都设有相应的职能机构，各个职能机构在自己的业务范围内有权直接指挥下级单位。,部主任办公室,工 作 小 组,馆长办公室,业务办公室,行政办公室,职能式组织的特点：,管理层级多，程序复杂。 分工细致、规模较大。 多头领导，难以统一指挥。 易造成组织管理上的混乱。,3、直线职能式组织形式,是直线式组织形式和职能式组织形式相互结合产生的一种图书馆组织形式。,图书馆馆长,业务办公室,行政办公室,部门,部门,行政副馆长,业务副馆长,部门,岗 位,岗 位,岗 位,岗 位,岗 位,岗 位,岗 位,岗 位,岗 位,直线职能式组织的特点：,组成图书馆组织结构中的“命令链”。 职能管理部门须经上级领导授权。 充分发挥职能部门的参谋作用。 统一指挥，统一行动。,4合作式组织形式,是根据参加合作体的各成员馆签订的合作协议明确各自的权利、责任与义务，并明确起组织关系，通过利益共享来实现组织的整体目标。 它是一种以契约形式构建的图书馆组织形式。,图书馆联盟 领导机构,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆,图书馆合作组织的管理层次：,主管组织（董事会） 常务委员会 指导委员会（顾问委员会） 成员馆轮值主席,合作式组织的特点,在图书馆与图书馆之间没有等级制度。 注重在合作中进行优势互补。 赋予了图书馆管理的高度灵活性。 主要表现是图书馆联盟。,三、图书馆组织设计,1、什么是组织设计 是指围绕着某种战略目标，对所拥有的各项资源进行合理的安排和配置，以构成有机整体的过程。 组织设计包括机构设计和结构设计。,组织设计的含义：,进行资源配置。 确定各种资源之间的关系。 制定运行规则。,组织设计的内容：,机构设计： 在分解目标活动的基础上，分析为了实现组织目标需要设置哪些岗位和职务，然后根据一定的标准将这些岗位和职务加以组合，形成不同的部门。 结构设计： 根据组织业务活动及其环境特点，规定不同部门在活动过程中的相互关系。,组织设计的目的：,发挥整体功能大于部分之和的优势，使有限的人力资源形成综合效果。,2、图书馆组织设计,是指对图书馆组织的结构进行规划、构架、创新或再构造，通过对图书馆的任务、权限和工作流程的安排与设计，使图书馆组织协调运转的组织管理过程。,3、图书馆组织设计的原则,因馆制宜的原则 合理分工的原则 职权层级化原则 灵活管理的原则,4、影响图书馆组织设计的因素,环境因素 社会需求因素 主观意识因素,5、图书馆组织机构的设置,组织机构设置的主要依据 （1）按照工作流程 （2）按照工作任务与性质 （3）按照学科内容 （4）按照读者范围 （5）按照文献载体形态 （6）按照文献收藏的语种范围,6 、图书馆主要部门的职能,文献采访部 文献编目部 流通阅览部 文献典藏部 期刊文献部 参考咨询部 文献特藏部 研究辅导部 技术应用部 行政部门,四、图书馆的组织结构,1 、什么是组织结构 ： 组织结构是组织内部各部门之间相互关系的框架。 通常需要根据组织的任务目标、工作流程及管理的责权体系建立起分工合作的、协调运作的组织运行模式，以实现相对稳定的、连续运行的和逐渐变化的组织体系发展的目标。,组织结构在组织中的作用：,支持或制约组织战略； 有效配置组织资源； 提供组织运转的环境。,2 、图书馆的组织结构模式,图书馆的组织结构通常呈金字塔型,副 馆 长,行政办公室,文献流通部,技术服务部,参考咨询部,文献采访部,文献编目部,安全保卫部,业务办公室,后勤管理部,财 务管理部,人事管理部,馆 长,金字塔式组织结构的特点：,组织权利高度集中； 组织成员等级化控制； 组织层级与责任明确。,金字塔式组织结构的弱点：,封闭式运行，适应于稳定的环境； 分工细致，缺乏灵活性； 多层管理，组织结构臃肿。,3、图书馆组织的变革,扁平化变革 矩阵式变革,扁平化变革：,组织的扁平化是指压缩组织的层级，扩大组织层级管理的职能，让组织内部进行多元化的组合。,扁平化组织的特点：,组织结构层级少，易于沟通； 对环境反映敏捷，决策迅速； 信息传递方便，扩大中间管理职能； 决策权力下放，增加员工参与管理力的机会。,矩阵式变革：,矩阵式组织结构是指在直线式组织形式和直线职能式组织形式的基础上，强化图书馆组织的横向领导关系，使纵向的指挥与横向的领导结合起来，注重计划与目标的结合，部门与项目的结合，从而形成纵横交错的组织管理构架。,矩阵式组织结构的形式：,由两套系统组成： 图书馆的职能管理系统 图书馆的项目管理系统,馆 长,职 能 部 门,职 能 部 门,职 能 部 门,项目 小组,项目 小组,项目 小组,矩阵式组织结构的特点：,适应社会发展，体现以用户为中心的服务思想； 有利于图书馆的部门协调，强化横向联系； 很好解决稳定运行与环境多变的矛盾。,矩阵式组织结构的不足：,两套系统相互交叉，易引起混乱； 易造成多头领导现象。,职能式与矩阵式组织结构对照：,特 性 职能式组织结构 矩阵式组织结构 组 织 结 构 层级式，关注职能 扁平化，关注流程 运 行 机 制 注重职责，职责分离 用户为主，流程职能兼顾 权 利 流 向 上下级命令体系 团队式自我管理 员 工 专业技能严格分工 工作范围扩大，技能多元 人 际 关 系 责权严明，组织僵硬 组织合作，沟通流畅 环 境 环境稳定，易于管理 环境变化，协调管理,第三节 图书馆领导,一、领导的含义 二、领导的素质 三、领导的艺术,二、领导的素质：,一、领导的含义,领导具有名词和动词的含义。 在管理活动中，领导即指管理与决策人员，同时又指引导、指挥、带领下属为实现目标而努力的过程。,领导包括三方面的含义：,领导的本质是影响力； 领导是一个过程； 领导的目的是实现目标。,领导的作用：,指挥作用； 协调作用； 激励作用。,二、领导的素质,领导的个人素质： （领导者的思想素质与道德素质；知识素质；能力素质；身体素质；心理素质。） 领导的集体素质： （领导集体的年龄结构；知识结构；能力结构。）,三、领导的艺术,领导的用人艺术 领导的用权艺术 领导的决策艺术 领导的统筹艺术 领导的时间艺术,馆长负责制：,馆长负责制是指在图书馆管理中，馆长作为最高行政负责人享有对全馆行政与业务工作的决策权和指挥权，以实现图书馆集中与民主管理的一种管理体制。,馆长的职责：,制定发展目标和规划； 制定规范和制度； 选聘管理干部； 控制经费运转与业务工作； 进行科学决策。,馆长的权利：,行政和业务重大问题的决定权与指挥权； 人事管理权 财政管理权 业务管理经营权 奖惩权 代表权 外事管理权,第四节 图书馆控制与决策,一、图书馆控制的含义 二、图书馆控制的类型 三、图书馆控制的机制,一、图书馆控制的含义,图书馆控制是指监督和检查图书馆各项活动，发现与纠正偏差，以保证图书馆各项活动按计划进行，确保图书馆整体目标实现的过程。,图书馆控制的重要性 ：,图书馆的任何活动都需要进行控制 ； 图书馆控制是管理活动的关键环节。,图书馆控制的内容：,图书馆人员控制 图书馆财务控制 图书馆业务控制 图书馆信息控制 图书馆绩效控制,图书馆控制的过程：,确定标准 衡量绩效 纠正偏差,二、图书馆控制的类型,反馈控制 同期控制 前馈控制 直接控制 间接控制,反馈控制：,事后控制 控制的作用发生于特定的行动之后,同期控制：,过程控制。 控制的作用贯穿在行动的过程之中。 同期控制的要点是： 对下属的指导； 对过程的监督。,前馈控制：,控制的作用发生在行动之前。 控制的要点是：高度注意行动的起点。,直接控制：,控制者直接干预被控制者的行动。 是最简单和最直接的控制。 如：行政干预,间接控制：,通过其他的方式进行的控制。 如：经济的方法、思想工作的方法介入特定的活动之中。,图书馆控制的要求：,图书馆控制的目的性 图书馆控制的及时性 图书馆控制的客观性 图书馆控制的弹性 图书馆控制的经济性 图书馆控制的全局性,三、图书馆控制的机制,集中控制 分散控制 等级控制,集中控制：,建立一个控制中心，对组织的所有部门、机构、人员发出控制指令，操纵组织的活动，监控组织活动流程，从而实现组织总体目标。,总目标与任务,控制中心,被控对象及过程,分散控制：,按照组织的自然结构和管理层次，建立相对应的分散控制中心，分别对各自的部门和活动流程进行控制。,总目标与任务,局控中心,局控中心,局控中心,被控对象,被控对象,被控对象,等级控制：,按照系统组织层次分别建立控制中心，对同等级子系统的活动进行控制。,总目标与任务,控制中心,控制中心,控制中心,被 控 对 象,被 控 对 象,被 控 对 象,被 控 对 象,被 控 对 象,被 控 对 象,四、决策,是指组织或个人为实现目标而对未来行动决定的策略和办法。 决策的过程是对行动的方向、内容及方式进行选择或调整的过程。 发现问题 分析问题 解决问题,决策的原则：,满意原则,决策的依据：,充足的信息； 适用的政策； 良好的环境。,决策的程序：,提出与识别问题； 确定决策标准； 目标与要素分析： 可行性分析与拟定方案； 优化选择方案； 实施方案，有效监督； 评价决策效果,决策的方法：,头脑风暴法 名义小组法 专家调查法 风险决策法,第五节 图书馆评价,一、图书馆评价的含义 二、图书馆评价的类型 三、图书馆评价观念的变化 四、图书馆评价的原则 五、图书馆评价的常用方法 六、图书馆评价的作用 七、图书馆岗位评价 八、图书馆服务评价 九、图书馆效益评价 十、数字时代图书馆效益评价体系,一、图书馆评价的含义,图书馆评价是指根据图书馆价值观的目标函数，采用科学的方法来测量图书馆的功能属性及其转为主观和客观效用的行为。,一般认为：,图书馆评价就是系统地有步骤地测量、描述图书馆的工作过程与结果，据此判定是否达到了所期望的图书馆目标的过程。 图书馆评价的实质就是测量、判断图书馆目标的实现程度。,图书馆评价的特点：,评价工作是一个“过程”，是一个包含有一系列步骤和方法的连续性活动； 是一种以科学的理论和方法为指导的、系统的、正式的过程，这一过程的中心永远是对评价对象的价值判定。,二、图书馆评价的类型：,宏观评价 微观评价,宏观评价：,是对一个国家、一个地区图书馆工作的能力、水平、质量和社会效益的评价。 评价的标准是图书馆事业管理的国家职能。 其一，直接的宏观控制、管理和干预图书馆活动。 其二，对微观图书馆活动的共同外部条件进行管理，为各种图书馆发展提供必要的外部保障。,微观评价：,是对具体的图书馆和具体的图书馆工作的评价。 评价的标准主要包括各个图书馆的办馆条件，服务水平，功能的发挥，和满足读者需要的程度。,三、图书馆评价观念的变化：,国内：,馆藏数量,文献利用率,读者满意度,三、图书馆评价观念的变化：,国外：,图书馆工作 效果,成本与效益 测量,用户研究与 模型研究,四、图书馆评价的原则,方向性原则 科学性原则 客观性原则 可测性原则 可行性原则,五、图书馆评价的常用方法,比较方法：即通过跨国度的比较评价，掌握本国图书馆事业的水平。 哲学方法：图书馆评价，要依照马克思主义哲学原理，从整体上、从图书馆与社会联系的观点去分析、评价；从内部的、本质的必然联系上去分析、评价。,五、图书馆评价的常用方法,系统方法：即把图书馆自身状态与外部功能结合评价，并把图书馆系统放到更大系统中去评价。 统计方法：统计是评价的眼睛，数据是评价的灵魂，图书馆工作数学化是评价的发展趋势。其内容包括：藏书统计；读者统计；借阅统计；人员统计。,调查方法：常用的方法有抽样调查法、实地考察法和直接观察法。 逻辑推理法：是图书馆评价的重要手段，从感性认识上升到理性认识的手段，有些无法定量的定性分析，更离不开严密的逻辑推理。,五、图书馆评价的常用方法,六、图书馆评价的作用,提高图书馆管理水平，促进图书馆整体工作的优化； 有利于加强图书馆学理论的研究； 为实现图书馆立法创造一定的条件。,七、图书馆岗位评价,图书馆岗位评价是指在对图书馆各专业技术岗位进行调查分析、获取充分资料的基础上，测定和评价图书馆各专业技术岗位之间相对价值的一种工作。,图书馆岗位评价的意义：,是图书馆机制建立和转换的条件； 是图书馆按劳分配的前提； 是图书馆深化改革的基础。,图书馆岗位评价的原则：,服务第一的原则； 两头倾斜的原则； 人员馆内外流动和政策导向统一的原则。,图书馆岗位评价的方法与部骤：,调查与确定岗位； 制定岗位说明书； 确定岗位评价指标体系； 确定岗位评价方法。,八、图书馆服务评价,图书馆服务评价是指运用图书馆服务质量指标体系对图书馆服务过程进行评价的活动。 图书馆服务质量评