应用文写作之行政公文.ppt

第二章 行政公文,第一节 行政公文概述 一、行政公文的概念 广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、商务、文教、外交、军事等各种行业自己的专用文书。是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有法定效力、直接效用和规范体式的文书（文件）。 狭义的公文，是指国务院办公厅国家行政机关公文处理办法中规定的13种行政公文和中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例中规定的14种党的主要公文。就是我们常说的法定党政公文。,二、行政公文的特点,政策性、实用性 时间性、规范性 可靠性、定向性,三、行政公文的种类,从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。,上行文,下级向它所属的上级领导机 关的行文，即 自下而上的行 文。 如报告、请示。,下行文,平行文,上级领导机关给其所属的下 级机关的行 文，即自上而 下的行文。 如命令、决定、 指示、批复等。,同级机关或者互不隶属 机关之间的 行文。 如函是最典型的平行文。,下级向它所属的上级领导机 关的行文，即 自下而上的行 文。 如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下 级机关的行 文，即自上而 下的行文。 如命令、决定、 指示、批复等。,按涉密程度分：按保密级别有普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文等。根据阅读范围可分对外公开、国内公开、内部使用等。 按处理时限要求分：如平急（党）、急件、特急、加急（党）等。电报有平急、加急、特急、特提等。,根据我公司的现行公文管理情况，目前涉及到的商务公文为九种： 1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。 2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。 3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事 项；任免人员。 4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。 5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 7、批复，适用于答复下级单位请示事项。 8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。 9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。,习题：请评改下文： 某人在人才市场上谋职，一家公司看中了他，公司人事部给他定了一个会晤的时间，不巧的是这一天他要参加一个重要的考试，不能如期赴约，于是他给这家公司人事部写了一封信。信的内容如下： 人事部部长： 你好！由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法按期到公司面试，我感到十分失望。 我对贵公司非常向往，一直期待能到公司与你面谈。虽然再安排一次见面我觉得不方便，但仍希望能再订一个约会。何时能重新安排请告知。 此致 敬礼！,评改： 该信完全从“我”出发，而不是从读者出发，只考虑自己，很明显他想有面试的机会，但效果却可能不会很理想。如果我们站在读者立场，强调对方的利益，可改写为： 尊敬的人事部部长： 您好！（改用“您”）由于学校毕业考试的安排突然变动，我可能无法于6月10日赴约。因为数学考试恰好在我们约定要会晤的那天。（提到具体考什么课，有时细节是非常有说服力的。）部长先生，我希望这个变化不会给您带来许多不便，请您接受我的歉意。（具体的细节会让别人相信你，有礼貌的道歉会得到谅解。）,您能重新安排一下会晤时间吗？（这里用一个疑问句，把安排时间的主动权和方便让给对方，表示对别人的尊重和为别人着想。）毕业考试周在6月12日结束，请您选择6月12日以后的任何时间。只要您觉得方便即可。既考虑到对方的情绪，也考虑了给对方带来方便。这样做就较容易使收信人可能重新定一个会晤时间。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”在公文写作中要有读者意识，注重读者利益是让公文达到目的的一个重要方面。,公文的语言：,公文语言则要规范严谨。 周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上代表我国政府发表的讲话，其中有一段被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。通过这段文字可认识公文对语言的严格要求。 我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。,这段话由于运用了排比的修辞格，显得气势磅礴，很能显示正义的力量。从措词角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的语词：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生错乱。 古人曾说：“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。,公文用语有直接性、模式性等特点，要求准确、简明、质朴、得体。,直接性 例析： 坏、讨厌、不要、烦、滚、春秋 名落孙山 心较比干多一窍，病如西子胜三分 一旦春尽,模式性。 常见模式性语言有： 起首语：为了、根据、按（遵/依）照、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等，多用于表示行文目的、原因、根据、时态、范围、背景情况等； 结尾语：特此报告（通知、函达、函告、函复）；请审核（阅）；此复；此令；现予公布；为盼；尚望函复；请予批准；请审批；请予支持；希（请）遵照执行；请认真贯彻执行；当否，请批示；可否，请批示；如无不妥，请予批准等。 期请/期复/征询用语：请、敬请、拟请、特请、希、希望、当否、可否等。,称谓用语：第一人称：我、本；第二人称：贵、你；第三人称：该 衔接语：为此、鉴于、有鉴于此、因此、综上所述、总之等，承上启下，领起下文，起过渡作用； 经办时态用语：经、已经、现将、已将、拟等，用于说明工作处理过程的时态。 引述用语：近接、顷闻、欣悉、近悉等，用于引述来文，作为批答行文的依据。 表态用语：同意、批准、拟同意、基本同意、原则同意、照办、按此办理、暂不执行等。 递送用语：报、呈、颁发、印发、发布、送等，表示文件递送方向。,数字的运用： 1.公文中的数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。结构层次序数：一、（一）1.（1） 2.对数据的表述要正确、科学： 倍数、番数的使用：只能用于表增加 数字增、减的表达：510，增加到（为、至）两倍，增加（了）一倍；101，减少到十分之一，减少了十分之九。 确数、约数（概数）的表达要准确。说明基本情况、基本动态，对某种趋势作预测、估计时通常用约数。使用以上、以下时要说明是否包括本数。 模糊语言的运用：绝大多数、少数,第二节 公告 通告,一、公告 （一）公告的概念 公告是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公文 （二）公告的特点 （三）公告的种类 法布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面事项的公告,公告的格