会务会议工作流程清单.xls

环节环节工作模块工作模块工作任务工作任务具体内容具体内容责任人责任人时间节点时间节点是否完成是否完成 会议名称和领导确认会议的主题 会议时间根据会议时间确定人员报道时间 会议地点 根据掌握的信息搜取35个场地，提取详细信息 同领导进行沟通确定场地 会议室预订根据会议形式及人数预订会议室 会议负责人 确定会议主要负责人1名，副负责人1-2名，根据 会议大小，确定会务组人员；主要负责人出现在 现场不达90%，调换指派其他负责人 与会人员确定与会人员类别 会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 确定酒店 根据会议情况，确定住宿的酒店；根据与会人员 的类别确定房间预订的类型，确定后和事业部总 监确定安排，谁和谁住等；提前致电酒店人员做 好准备 流程制定流程制定制定流程 制定详细的会议流程，并明确责任人和会务组人 员 准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表 资料准备与收集 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 会议通知撰写通知附：资料（参见上一行） 确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录与会人员通讯录和会务组人员通讯录 准备与收集 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 储存 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到 一定的文件夹，并告知相关人员；确定会议所需 的几台电脑，并制定专人保管 打印列出打印清单及打印份数 装订将文件整理装入资料袋，并准备笔和本 发放签到的时候发放到参会人员手中 住宿负责人酒店预订 联系酒店，确定房间类型及个数，安排人员住宿 的房间号，询问酒店是否包括早餐 确定到达时间，地点，人员姓名和电话 预订车辆和司机 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员；注明 就餐人数，就餐性质 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、 车辆预订、酒水准备 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业 人员安排茶点摆放处 文具准备及领取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板 纸、激光笔、录音笔、代表证 药品防暑，感冒，肚子痛，划伤等 食品 会议期间需要的提神饮料，咖啡和可乐；会议期 间的水果和小食品 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、 座位牌、茶水 会场布置 提前确定条幅内容和制作条幅；桌椅摆放；文具 摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否 到位 摄影联系 专家级讲师需要留下清晰的影像资料，需要提起 联系外面专业人士；公司的摄像机要保持能够正 常使用； 自备数码相机会议现场抓拍用 回程安排回程预订 确定回程人员姓名，部门，回程时间，制定责任 人订票 接机 就餐形式、地点确 定 物料负责人 会场负责人 摄影负责人 会议会务工作流程清单会议会务工作流程清单 会议确认会议确认 会议前期准备会议前期准备 会议事由确定 回执收集 资料对接人 接机 餐饮负责人 环节环节工作模块工作模块工作任务工作任务具体内容具体内容责任人责任人时间节点时间节点是否完成是否完成 会议会务工作流程清单会议会务工作流程清单 礼品会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系 总办协助 会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订 人员报到 制定报道地点，并确定部门报道负责人，每个集 团军一名内勤和一名会务组人员负责 资料发放包括会议材料等 人员报到 环节环节工作模块工作模块工作任务工作任务具体内容具体内容责任人责任人时间节点时间节点是否完成是否完成 会议会务工作流程清单会议会务工作流程清单 设备就绪 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线 等是否就绪 笔记本电脑使用协 助 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器， 网线等,通知物业管理处接待人员协助 设备就绪每次会议开始前10分钟设备复查 摄影把关 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把 关 现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况 检查会场情况 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌 、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位 设备就绪每次会议开始前10分钟会场重新整理布置 茶水茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位；由专人负 责领导席和讲师的茶水 会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏 提神饮料的准备准备咖啡 水果 食品 紧急事件 专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议 专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录 麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 就餐地点指引 带领与会人员到制定地点就餐，提起和主持人沟 通，以整齐的队伍排列进入就餐地点。 就餐服务 会务组人员安排人员就餐，并确定有无饭菜不足 等现象；参与人员离开后，会务组人员用20-30分 钟轮班就餐。 纪要整理会议后尽早整理会议纪要 邮件发布经领导审阅后通过邮件发布 会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销 会务工作总结