行政办公室管理制度汇编

第一章 办公室工作制度（一）总则第一条 为加强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理工作标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。第二条 行政事务管理包括行政办公室事务管理、人事劳资管理、员工行为规范、劳保用品管理制度、保密制度等。第三条 负责贯彻落实公司领导指示，做好上传下达联络沟通工作，及时向领导反映情况和反馈信息；搞好各部门间相互配合，综合协调各部门的工作；对各项工作和计划进行督办和检查。第四条 负责行政后勤工作管理制度的制定、检查、监督、控制和执行。 第五条 按时完成公司领导交办的其它工作任务。（二）公司办公室事务管理制度1、文件传阅制度及流程1.1 上级来文、函件的接收、审批、处理。由办公室文书管理员登记、编号、附“文件传阅卡”，经办公室主任提出拟办意见后，及时送有关领导阅批。公司领导签阅一般不超过两天，阅批后承办部门按批示要求传递、办理。需要几个部门共同处理的公文，应确定一个主办部门。对于急件、急电，文书管理员可根据情况直接送总经理批示或直接交有关单位处理，然后向主任汇报。有关人员外出带回来的公文应及时交公司办公室统一处理，不得擅自保存或处理。机、绝、密文件的签阅批转按文件要求范围办理，不得自行处理。机、绝、密文件要单独造册登记，安全存放，不得丢失。一般信件、电报可由公司办公室文书转有关部门处理。1.2 业务往来的文件、函件处理对于业务往来的文件，由办公室根据文件内容要求进行办理，需要通过公司领导批示的应按接收、审批、处理要求进行办理。需业务部门办理的，由办公室文书登记，转业务部门处理。凡写给本公司的函件，一律由办公室文书拆封。具名负责人亲启的信件需送本人处理。写给各部门的信笺由文书直接转有关部门处理。1.3 阅文、办文规定认真、准确、迅速地阅办上级文件，任何人不得扣压和带走文件，若发生丢失、延误传阅等情况时，要对责任人进行批评，并追究其责任。急件和几个部门传阅的文件，应在通知的当日阅办完毕。主办部门应与协办部门共同研究处理，意见不一致时，由主办部门向主管领导请示。阅办文件者必须履行签字手续。公文处理完毕，承办人应在公文处理卡上简要注明处理情况并签字。属于阅知的可注“阅”或“知”；已经办理的可注“办完”、“报出”等字样，有时间要求的还应注明办完时间。1.4 公司公文的起草及注意事项凡以公司名义发出的公文，应由有关业务部门拟稿。公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容。请示的公文，一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级单位，要走正式行文手续。请示或报告要注明主送机关和抄送机关。不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过机关。紧急会议应标明“特急”或“急”。会议决定需行文的，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明，字体要规范，标点要清楚。公文中的数字，除统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。人名、地名、数字、引文要准确，时间要写明具体的年、月、日。计量单位书写要规范，一定要采用法定计量单位，代号不能与阿拉伯数字隔行。公文如有附件，应在正文之后注明附件的名称和顺序。文题要准确，主题要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。1.5 公文的核稿、审定和下发。凡以公司名义起草的文件必须经办公室秘书核稿，填写发文稿后送公司主管领导审批，由办公室主任安排打印。核稿的重点是要看有无必要行文；是否符合国家的法律、法规、党和政府的方针、政策及有关规定；书写是否清楚，语言是否通顺，情况是否属实，要求、措施是否明确具体、切实可行。公文稿内涉及到其它部门业务的，拟稿单位应主动与该部门商量，取得一致意见后会签。主要经营决策、规章制度、人事任免、机构设置以及其它重要公文由总经理签发。在文书上签字不得潦草，不得写“艺术”字，签名应写全称，不应只写名不写姓或只写姓不写名。文件形成后，要由文书盖章，填写发文号，通讯员根据应收单位发文，并请收文单位在发文簿上签名。公文发送范围、份数应根据其内容确定，需要的发，无关的不发。1.6 对文件办理结果进行检查。1.7 对文件进行收缴、整理、归档。每年年终要将一年来形成的文书按归档要求整理，分类立卷，并确定保管期限。已立案卷应按“文书档案管理标准”填写归档案卷清单，向档案室办理移交手续。除上级机关颁发的决议、决定、指示、批复、命令、条例、制度、规定、计划等文件外，公司内部文件在形成、发出时，应将原稿、处理卡和带有红头的文件交办公室和文书各留存一份，以便归档。需要销毁的公文应登记造册，写明行文机关、文号和份数，经公司领导批准后，方可销毁。2、公司行文制度及流程2.1 文件分类：公司文件分为内部文件、外部文件两种。内部文件是指公司内部下发的文件以及公司内部各部门制定的文件、制度（包括集团公司下发的各类文件、制度等）。外部文件是指本公司以外其它部门往来的文件。公司内部文件主要为下行文。外部文件按往来性质分为上行文和平行文。上行文是指对本公司的上级主管单位所呈报的文件，如请示、报告等。平行文是指本公司对集团内各平级单位、部门所发的文件。公司内部下行文和对外文件的上行文、平行文等均由办公室以红头文件的形式下发和上报。集团公司对下属各矿下行文和对外文件的上行文以集团办公室红头文件形式下发。2.2 文号管理：对外发出之文件编号按照国内文书格式，采用长县雄司字、“长县雄司党总字”、“长县雄司工字”、“长县雄集团字”加年份及顺序号组成（如：雄司字2012第001号）。2.3 文件草拟：公司所有人事、行政类文件由办公室负责起草、打印，并加文号。经办公室主管领导审核。涉及到部门专业性较强的文件由各部门起草、分管领导审核、办公室加文号打印成文。各部门起草的专业性较强、文件较为重要的平行文，由各部门分管领导直接提交公司董事长审核后，办公室加文号打印成文，形成正式文件后发送。文稿必须中心明确、措施得力、言简意赅、切实可行。坚决摒弃一切假话、大话、套话，所提内容要界限明确、清楚，不得含糊不清，模棱两可。2.4文稿的审核根据下发文件的内容、要求，各部门负责人对文稿的审核严格应从以下几个方面掌握：是否必须行文，以什么形式发文为宜，应以什么部门发文。是否与公司曾作过的规定有冲突，文字意思要表达清楚，表述要确切，不能产生歧意。文件涉及部门是否协商一致，文中所提要求和安排意见是否切合实际，切实可行。文件格式是否规范，密级、缓急程度是否适当。2.5文件的签发涉及公司人事、行政类文件由办公室主管领导审核、签发。涉及到部门专业性较强的文件由各部门起草、分管领导审核、签发。各部门起草的专业性较强、文件较为重要的，由各部门分管领导审核并直接提交公司董事长审核、签发。2.6 文件上报、取回、留存、发送上报：公司所有文件经公司总经理审核后均由办公室负责统一送呈主管领导及相关部门。取回：公司上报的所有文件由各部门负责收回批复件，各部门取回批复件后的第一时间内将批复件呈公司总经理阅，并根据文件上相关部门进行送发。由办公室将批复内容转告报告部门。留存：批复文件取回后由办公室负责留存原件，其他部门如无特殊需要可复印。如原始文件因部门工作需要必须拿走，需经办公室主任签字后办理文件交接手续并签字备查。 发送：公司内所有的请示以及行政、人事等文件送呈到平行部门以及公司内的下发工作由办公室负责，涉及到专业性较强的文件，如工程函、复函等，由相关部门发送，并采取签收制度。原则上公司内发文由各部门负责人进行签收。2.7 文件接收：公司所有文件的接收工作均由办公室负责签收。办公室在收到本公司以外的文件后须及时填写文件传阅单，并由办公室主任审阅并填写“拟办意见”后，呈送承办部门分管领导审阅。 对需要翻印和传阅的文件，按办公室主任的指示进行翻印和传阅，未经批准，不得私自翻印和扩大传阅范围。对确需翻印的文件要严格控制份数，不得随意增加或减少。办公室要根据文件的密级管理进行分类，文件交接时必须履行签字手续。2.8 文件的保管：公司内所有文件的保管工作均由办公室负责，办公室在对文件进行一系列的处理以后进行回收或是备份，并进行分门别类的保存。2.9对于密级的管理2.9.1密级文件的管理密级文件的收发，都必须登记、编号，交接时必须履行签字手续。密级文件不经行文部门批准不得自行翻印、转载，不得向规定范围以外的人员泄漏，不得公开引用、摘抄和汇编。不得将密级文件带到宿舍及其它公共场所。绝密文件不外送，需阅读文件的人员经办公室分管领导批准后方可到档案室阅读或集中传达。确需外送的，应由两人以上在场送交阅读，待阅后立即送回档案室妥善保管。密级文件应存放档案室由专人管理。个人不得长时间保存密级文件。工作调动时，应将自己使用的密级文件清理登记，全部交档案室销号后方可办理调动手续。档案室人员在进行工作交接时，要在专职人员的监督下清理、移交、签字。2.9.2密级文件的阅办管理密级文件的接收、传阅、办理、递送、管理应由行政办公室设专人负责。接收密件后，应填写密件审阅卡，送办公室阅批，并按阅办范围送阅、办理。需由有关部门办理的，按领导指示复印，但要严格控制份数，并加盖“复印密件专用章”后编号、密封，由档案管理员收回。阅办密级文件需在办公室进行，如有特殊情况需送阅的，在阅后须交经办人带回。个人不得抄存、翻印。要严格执行密件管理规定，定期检查，及时清退，如遇丢失、泄密情况，要如实向主管领导汇报，不得隐瞒。3、文印室管理制度3.1文件的打印及有关规定以公司名义上报的生产报表、计划、公文、各类会议等材料，由公司办公室有计划地安排打印。各部门、科室打印红头文件，必须经本部门领导签字、公司分管领导批示、由公司办公室主任审核、定稿、编号、签字后方可安排打印。所需打印的文件定稿编号后，由公司办公室给打字员下达“任务单”。任务单的内容有：来稿时间、执稿人、字数、打字人、要求完成时间、需印份数，并建立打字员的考核簿。所有打印的公文、材料、表格等文稿打印完后，拟稿人要认真校对签字，校对后由打字员修改。打字员要严格依照原稿打字，不得擅自修改。各部门、科室、队组内部业务所需的自制表格、稿件不属于公司打印范围的，由各单位自行解决。严格遵守保密制度，禁止与打印无关的人员进入室内；禁止乱翻与自己无关的文稿。打字员必须保证所打印文稿的质量，严格按“文字处理规定”打字，做到行距、间距、字体、字号安排得当，符合规定。文告打印后原稿由打字员收集交办公室存档备查。未经公司办公室下达任务单或批示的文稿，打字员不准私自承接任务。文件打印完毕由公司办公室统一发送。3.2 文件、材料的复印对于上级“绝密”文件没经办公室主任批准不得翻印。对于一般文件资料的复印，要经有关领导批准，由公司办公室统一安排方可复印。凡批准复印的文件、资料、图纸，由公司办公室根据情况严格控制复印份数。严格履行复印登记手续。复印登记内容有：时间、单位、姓名、原件名称、页数、份数、纸质规格、批准人、经手人。3.3 打印、复印设备的管理和物资消耗管理电脑室操作人员要熟悉机器的性能、操作规程、保养维护，必须熟悉业务。设备工具严禁非操作人员上岗代劳或转借他人使用。搞好设备的清洁和定期润滑工作，注意用电用油的安全，保证设备完好，确保任务的按期完成。4、档案管理制度、严格执行中华人民共和国档案法和企业档案管理规定及相关的档案管理法规。、公司对各种文案、管理制度、安全技术资料等实行归档管理，由相关科室整理并列出清单、经科室负责人签字确认后，交公司挡案室统一管理。要求归档资料必须是原件，各部门可自留复印件用于日常使用。归档时间：原则上是每年年底，但对于单项工程（项目）、阶段性工程（项目），则在工程（项目）结束后及时对资料整理归档。归档范围：办公室（含人事劳资等部门）：负责各种合同、上报和接收的主要文件、公司主要会议内容纪要、决议，企业生产经营的主要证照和与企业相关的各种协议；涉及企业历史的资料、实物；企业各时期取得的各种荣誉；可收集整理到的公司历届管理团队组成情况、法人情况、以及该阶段的企业规模、生产规模、员工数量、主要业绩等；公司人事档案方面资料；社会捐赠等公益事业投入情况；与企业兼并重组方面相关的各种原始资料等归档工作。财务科：负责职工养老保险、税收、资产、奖励、活动费用、债权、债务等方面的凭证资料归档工作。生产科：负责生产经营及成本管理方面资料的归档工作。（包括年度产量、员工人数、生产工效、全员工效、吨煤成本、职工平均工资等内容）。机电科：负责矿井主要设备、机电技术资料等的归档工作。安全科：负责年度各类事故统计、个人安全帐户、诚信考核、“三违”情况、企业安全生产状况对比统计等方面的资料的归档工作。安全指挥中心：负责日常安全管理措施、对兼并重组企业的日常监督管理、安全指挥中心建设、本质安全型矿井创建、重大隐患排查和治理情况等方面的资料。基建科：对主要工程项目，从立项、设计、评审、批复、招投标、施工单位资质审查、合同签定、工程监理、施工过程管理、工程验收等单项工程资料进行分类整理后的系列资料归档工作。技术科：负责对年度采掘计划、灾害预防措施、“三大规程”、各类安全技术措施、各类管理制度，年度所采取的开采工艺、矿井基本情况、年度动用储量和保有储量情况、采空区分布情况以及从建矿到现在实际开采情况的各种图纸资料的收集整理归档工作（按年度分类整理）。医务室：负责落实员工职业病防治、入矿体检证明及员工年度体检、职工工伤治疗及工伤保险的办理等方面的防治、实施措施及原始资料整理归档工作。培训科：公司全体员工的学历结构、学历证明，以及年度培训方案、培训明细、培训费用统计、培训总结资料等。供应科：材料单价、供应合同、价格变动情况、供应商基本情况及诚信情况等资料。销售科：年度各阶段的销售单价、销售产量、平均销售价、年度销售总量，年度客户情况，年度销售中存在的问题及对策、票据管理情况及相关管理制度、措施等。保卫科：保卫人员数量、年度社会治安情况、涉案处理情况、火工品管理情况、保卫科年度保障手段及措施总结等。总务科：总务科材料管理、历年班中餐标准、总务科工作人员与服务对象比例情况、成本管理等。党办：公司党组织的组建情况（由支部到总支）、历届支部书记（总支书记）、支部委员（总支委员）、党员数量、党员结构、取得的荣誉、以及其他有关党建方面的资料等；工会：工会组织的组建情况、历届工会组织机构情况、历届职工代表大会情况、工会开展活动情况（女工委组建及开展活动情况）。其他需要收集归档的资料：本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书；本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。、严格按照公司档案分类编号标准对文件材料进行分类、立卷、编目等管理工作。、档案室应具备良好的卫生环境和防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠等安全预防措施。、档案的借阅与索取：借阅档案必须严格执行保密规定和档案借阅管理制度，并认真填写借阅档案登记薄。借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。一般内部档经办公室主任批准方可摘录和复制。对于涉及企业机密的各种资料，原则上不准复印。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由分管副矿级领导批准报办公室主任同意审批后方可摘录和复制。非公司主要管理人员不得查阅、更不准带出矿区。外单位借阅本矿资料：一般性的资料，必须经分管副矿长批准。技术含量较高或涉及企业机密的资料，若可以借阅，必须由分管副矿长审核并报矿长批准后，方可执行。并且严格执行“谁审核、谁借阅、谁负责收回”的原则。归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究其责任。、档案的销毁：任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，必须编制档案销毁清册，属密级档案须经总经理批准后方可究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。5、公司印章管理制度5.1 印章的管理、刻制、发放和保管各部门的公章和有关业务公章、合同章经公司领导批准后，由公司办公室报批刻制。印章刻好取回后，由办公室备案，并登记行文，然后启用。公章由办公室主任专人保管，离开岗位时必须上锁。办公室主任若请假不能到岗时，印章应交办公室副主任掌管，如需盖章须请示主任后再行加盖，并留档备查。公章及专用章、合同章遗失后，要立即报告办公室查找或声明作废。5.2 企业公章的使用范围以公司的名义上报或下发的文件。以公司的名义向上级打报告、请示。公司月、季、年等定期计划、报表。为公司员工出示的介绍信、证明、信函。5.3企业公章的使用规定各部门以公司名义在上报、下发的文件材料上需加盖公司公章时，必须由分管领导签字后，方可使用。月、季、年等定期计划、报表一律由单位负责人签字，主管领导审批后，方可使用。在对外业务联系中，单位之间要使用公章时，要经主管领导签字同意，方可使用。员工外出需开介绍信、证明、信函等，必须持有本科室的介绍证明，办公室方可给其用印。员工外出学习，必须经培训科同意后，方给加盖。对不符合规定的函件、介绍信、证明材料及公司领导不予批发的材料等，一律不得加盖。对文理不通等不符合规定的文件，办公室有权不予加盖印章，待修改后方可使用。6、办公用品管理制度为规范公司办公用品的使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，经研究决定，特制定本制度。6.1 办公用品的使用各部门必须本着节约的原则领取、使用办公用品，并指定专人管理办公用品。严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时应将所用物品一并退回。办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。积极推广电子政务，充分利用网络传递文件信息，尽快做到无纸化办公。加强纸张、墨盒、信封、文件袋的管理，严格控制文件的印刷数量。除正式文件或有特殊要求的文件，其余文稿必须双面使用；打印机、复印机的墨水、墨粉用后，要重新灌装使用。制作文件、会议材料等能在机关内印刷的一律不允许外印。提倡使用钢笔，尽量减少圆珠笔、铅笔的使用。6.2 办公用品的管理行政办公室要设专人对办公用品的入库和发放及时记账，做到“三清、两齐、三一致”，即：材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。除专职管理人员外，其他任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。行政办公室要对办公设备每件物品要进行编号，每年进行一致普查。非消耗性办公用品因使用时间过长报废时，使用人应提出办公用品报废申请，经批准后方可重新购买。如属非正常损坏或丢失，由使用部门负责赔偿。6.3 办公用品的领取与考核各部门领取办公用品须持本部门领导签字的材料领取单，并经行政办公室领导审核后，方可申领。行政办公室人员根据材料领取单所列清单，逐一入帐、登记、签字后按数量给付。根据公司成本管理考核要求，办公用品管理人员要对当月各部门材料领取情况进行汇总考核登记后在全公司范围内予以公示。7、公司公用电话管理制度要加强管理，节约开支，减少消耗。电话铃响起三声内接起电话，如迟接应表示歉意。通话时使用礼貌用语，保证语言亲切、简练、清晰、确保通话质量。重要电话要做好记录，并及时转告有关领导和相关部门。工作时间不准接听无关的电话、不得在上班时间电话聊天。通话时应简明扼要, 一般电话通话时间尽量不要超过三分钟。未经中层以上领导同意，外来人员不得使用公司电话。员工不得利用公司电话办理个人充值业务，一旦发现除追偿经济损失外，还要视情节加倍处罚。8、值班管理制度为保证公司节假日、8小时以外时间公司各部门与外部业务联系不致中断，保证内部政令、信息传递畅通而采取的必要措施，为使值班管理工作有计划、有步骤地进行，特制定如下制度。值班领导按值班时间安排星期三、日轮流休息，办公场所要保证24小时值班工作制。凡值班人员必须严格执行岗位职责，值班时间为当日8时至次日8时，不得漏岗、脱岗、迟到或早退。值班人员按值班任务与要求履行职责，值班期间不得做与工作无关的事。遇有特殊事情立即向当日值班领导请示，按领导指令办理。值班人员在值班期间有事需要临时找人代岗时，需报请领导同意，否则发生问题由代理者负一切责任。值班人员负责当日卫生清理，并注意安全措施和保密事项。值班人员在值班期间内违反值班纪律或没有履行好职责，给公司造成损失的，将按公司管理规定予以处罚。值班期间内对重要来电、电文、公函、文件等要认真填写值班记录并做好交接班工作。对于当天内发生的情况及事故，要及时组织抢救，向当日值班领导汇报请示，做出记录。值班人员要认真填写交接班记录。9、会议制度9.1 会议类型公司董事会会议；公司股东代表大会；公司党总支会议；矿长办公会议；安全生产调度会议；职工代表大会；总结表彰会议；各部门召开的部门会议；其他临时性会议；9.2 会议的召集9.2.1公司董事会会议：凡涉及企业发展战略、改制、兼并重组、资产调整、产权转让、对外投资、利益调配、机构调整、破产及其他重大决策事项；确定年度投资计划、担保项目，重大工程建设项目及其他重大项目安排事项；企业年度预算内大额度资金调动和使用，超预算的资金调动和使用，对外大额捐赠、赞助，以及其他大额度资金运作事项；企业向控股和参股企业委派股东代表，推荐董事会、监事会成员、财务负责人及其他重要人事任免事项，由董事长召集和主持召开董事会。董事长不能履行职责的，由副董事长召集和主持；副董事长不能或者不履行职责的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。9.2.2股东代表大会：经董事会研究决定，负责召集各股东代表召开股东代表大会。股东代表大会要求每年至少召开一次，由公司董事会负责召集，公司监事列席会议。凡是公司的股东都有权参加；特殊情况下，召开临时股东大会。9.2.3公司党总支会议：凡涉及企业发展战略、改制、兼并重组、资产调整、产权转让、对外投资、利益调配、机构调整、破产等方面的重大决策、企业党的建设和安全稳定的重大决策及其他重大决策事项。确定企业年度投资计划、担保项目，重要设备技术引进，采购大宗物资和购买服务，重大工程建设项目，以及其他重大项目安排事项；确定大额度资金运作事项（包括年度预算内大额度资金调动和使用，超预算的资金调动和使用，对外大额捐赠、赞助，以及其他大额度资金运作事项；有关企业中层以上管理人员、领导班子成员的任免、聘用、解除聘用和后备人选的确定，向控股和参股企业委派股东代表，推荐董事会、监事会成员和经理、财务负责人，以及其他重要人事任免事项，由公司党总支书记负责召集总支会议。9.2.4矿长办公会议：每星期二、星期五早7:30，由公司办公室负责召集召开矿长办公例会，研究部署日常企业生产经营方面的管理工作，无特殊情况不得间断。9.2.5安全生产调度会议：每天早7：00由安全指挥中心主任负责召集各部门负责人召开会议，安排部署当日安全生产任务，无特殊情况不得间断。9.2.6职工代表大会：职工代表大会由公司工会办公室负责召集。每年至少召开一次，听取审议关于经营方针、发展规划、年度计划、财务报告、重大技术改造方案、职工培训计划、业务招待费使用情况以及实行企务公开、履行集体合同情况等报告，并提出意见和建议；听取审议通过或者否决工资调整和分配方案，劳动安全卫生和劳动保护措施，机构改革、企业改制、减员分流方案，集体合同及奖惩办法等涉及职工切身利益的重要规章制度；审议决定职工福利费使用方案及有关职工生活福利的重大事项；民主评议、监督领导干部，提出奖惩及任免建议；依照法律、法规规定，需要由职工代表大会行使的其他权利。9.2.7总结表彰会议：每年年终由公司办公室负责召集召开，对本年度生产经营情况进行报告，对年度涌现出的先进集体、模范科队、先进个人、优秀员工进行表彰和奖励。9.2.8各部门召开的部门会议：由各部门自行组织召开，并形成会议纪要留档备查。9.2.9其他临时性会议：因工作需要，根据会议议题可临时组织相关部门召开专题会议。10、会务制度及流程 10.1会议资料准备根据会议召开的形式、性质、内容、规模组织通知有关单位草拟好会议材料、文件（包括参会人员名单、会议议程、日程、会议须知、编组名单、资料目录、领导的主持词、讲话稿、工作报告、典型经验、会议文件、责任书等）。必要时，有关材料、文件要按与会人数复印并装袋。由其他部门承办的会议有关部门应提前将会议议程、领导讲话稿、主持词和有关背景材料送领导审阅。日常性的工作会议由各部门负责召集，并作好会议纪要报领导审阅。10.2 会场布置会务组或相关部门根据会议的规模、性质、拟定会场及摆放方案报公司办公室审定，经批准后做好会场布置工作。包括会场的形式；规模；会议桌签、条幅、宣传版面的制作、悬挂；党旗；会标；签到台的设置；主席台的摆设；音响设备及有关影音带的准备，会场供水、供电和空调检查保障等。会前，会务组人员将主席台或其他座位上的领导姓名牌按领导排名的有关规定摆放好。10.3 会前策划对一些表彰、签约、授匾、赠旗等仪式的会议，会议承办人员要认真策划好颁奖和签约等仪式的有关细节，必要时要进行会前排练。10.4 会间服务会场检查:工作人员要提前一小时到现场，负责现场安排和检查会场是否按预先确定的方案放置，灯光、音响是否正常，席位排列是否有误，会场上需分发的文件是否准备好，摆放好。发现问题应立即采取补救措施。会议签到：安排专人负责，检查与会人员报到情况，并向会议主持人报告。会场照应：安排、引导与会有关人员进出会场，做好会场保卫工作，防止无关人员擅自进入会场；处理领导临时交办事项；制止会议期间使用手提电话；传递紧急文件，传达重要电话等。协助领导控制会议进程，注意整个会场情况，做好会场内外联系，传递信息的工作。注意领导的暗示，领会其意图，做好会场的有关工作。会议记录指定专人负责会议记录和录音，会议记录要尽量做到详细、完整、准确，力求忠于原话。会后工作拟写会议纪要。需要制发会议纪要的，记录人员要在会议结束后，及时草拟出会议纪要，经负责人审定后签发。落实会议决定事项。会议需要落实的重要决定事项，由办公室或相关部门负责跟踪督查。会议通过的文件需下发的，会务组要及时协调印发。会议资料归档。会议承办人应将会议的记录、纪要、文件、材料妥善收集交相关部门保管。11、考勤管理制度11.1 考勤区域划分 根据劳动法及相关法律法规规定，结合企业实际情况，公司考勤分三块区域进行。后勤系统、生产系统各科室人员统一归办公室统一考勤、汇总，经办公室主任审核后报生产科核算；机电科各系统工作人员：提升机司机、主扇风机司机、配电工、维修工、电工、充灯工、洗衣工、澡堂工、打网工等工种工作人员由机电科统一进行考核，月终汇总经机电科科长审核后统一报生产科核算；各生产队由各队队长当班出勤情况报生产科登记，月终汇总，报分管领导审核后由生产科统一进行核算。 11.2 考勤时间： 科室人员考勤：每年的5月1日9月30日：上午7：3011：30，下午14：3018：30；10月1日次年4月30日：上午7：3011：30，下午13：3018：00。时间调整由公司办公室统一公布。机电科人员考勤：按各岗位情况分两班制、三班制考核。两班制：白班7：0018：30（夏）18：00（冬）交接班；晚班18：00早7：30交接班；三班制：八点班：7：0016：00交接班；四点班：16：0024：00交接班；零点班：24：007：00交接班。生产队组考勤同上述机电科三班制考核。11.3考勤方式11.3.1全部采用签到的方式进行考勤。后勤科室人员在办公楼；生产系统、机电科人员在综合楼；各生产队组在各队班前会议室按规定时间签到。要求必须本人亲自签名，不得代签名，否则双方均按旷工处理。11.3.2迟到与早退时间的界定：签到时间15分钟之内算迟到，15分钟后（不包括15分钟）签到的列为旷职（工）半天，过半天未到的为旷职（工）一天。特殊时间以公司通知为准。下班前无故离岗者或未签退者均为早退。 11.3.3因公需出差时，应填写“出差单”，由所在主管部门领导批准的情况下，由办公室登记考勤，否则视为旷工处理。 11.3.4员工因事、因病需请假：任何类别的请假都需填写“请假条”，经部门领导事前批准，并送交到办公室登记备案。需请假2天内由主管部门领导审批；37天，由主管部门签字，并交由分管领导审批；一星期以上必须经公司董事长审批。如有紧急情况，不能事先请假的，应在两小时以内电话通知本部门领导，在上班当日补办手续，否则以旷工计。请假的申请、批准手续，严格执行公司请销假制度。11.3.5请假、迟到、早退和旷工的处理：请假未满一天者，以工作时间计算，请假时间在半天内的（包括半天）视为请假半天，超过半天的视为请假一天，按相应分值由考勤负责人扣除考勤。（早上3分、中午3分、签退4分） 迟到：以每5分钟为计算单位，不足时视为5分钟，按每计算单位5元扣减工资；15分钟后（不包括15分钟）视为旷工处理。 早退：视为旷工一天处理。 旷工：按正常工资的两倍核算扣旷工工资。 11.3.6加班：依照公司关于法定节假日期间工资标准的管理规定执行。但员工加班须符合以下规定：加班人员提出申请，分管领导签字同意其加班，并报考核部门核准的；或分管领导指定其加班的，方可加班。以下情况不以加班论处： 分管领导下达的在工作时间内完成的任务需延长工作时间才能完成工作的。 公司在节假日举行的培训及公益活动。 未经有关部门批准私自加班的。 11.4考勤统计每月考勤时间：上月25日至本月24日。考勤记录办法参照各部门当月考核标准考核。存在以下情况之一者，扣除当月全勤奖：全月累计迟到3次者（包括3次）；月度旷工1次者（包括1次）12、车辆管理制度为合理调配和使用好公司公务用车，保证行车安全，根据公司实际情况，特制定本制度。 12.1车辆使用 （1）所有车辆均由公司办公室统一安排，统一管理，统一调配。 （2）车辆只能用于公司业务工作，未经批准不准用于办私事，严禁利用公务用车外出旅游或学习驾驶技术。 （3）非公务不准在节假日和平时下班后使用车辆。确因特殊情况需用车的，应事先填写用车申请表，经报主管领导及办公室主任审批同意后方可使用。 （4）每车应设置“车辆行驶记录表”，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。由司机登记行车来住地点，使用车人员签名核实，每月交由公司办公室公布行车情况。（5）车辆油料管理采用一车一司机一卡制度，不得转借。车辆需加油料时，该车辆专职司机需到办公室填写油料通知单，保管凭票所列油料品种、数量添加，专车专用。不得擅自更改油料数量或给别的车辆添加。办公室设专人在月底汇总公布。、车辆管理 所有车辆在行车时应带齐所有交通部门备查的证件。驾驶员驾车必须自觉遵守交通规则及公司的有关规章制度，服从交通民警的指挥和检查，维护交通秩序，谦虚谨慎，文明驾车，确保行车安全。驾驶员应爱惜公司车辆，保持车况良好，车容整洁，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。法定节假日无出车任务时，车辆应按规定在指定地点停放。驾驶人员不得擅自私用，需要私用车辆时应提前填好“车辆使用申请单”，注明“私用”，经主管领导核准后方可使用。 车辆的一切费用（修理费、油料费、路桥费、停车费、保险费等），必须先经公司办公室统一登记，再按程序办理报销手续。 、事故处理 凡因违章被公安机关处理的，一切费用由当事人自行负担，不准报销。因路边违章停放而造成车身损坏，有关修理等费用由当事人自行负责。特别是无照驾驶或未经许可将车借予他人使用的，发现情况即免职处理。车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除向附近警察机关报案外，并须即刻与公司联络，公司主管领导除即刻前往处理外，并即通知保险公司办理赔偿手续。 车辆检修机动车辆的检修，注明检修内容及有关情况，经核准后方得送到定点修理厂进行检修。 车辆在执行任务时发生故障，可视实际情况需要进行修理，但要电话请求主管领导，否则其维修费用不给予报销。车辆维修费，由公司统一按季结算，登记入册，年终随车辆其他费用一道公布。13、职工大客车使用管理规定为了加强对大客车的管理，提高车辆安全保障和效率，节省费用，更好地为职工服务，特制定本规定。、司机按公司规定时间出车；按指定的行车路线行驶，不得随意改变行车路线。、客车夜间停车要在公司家属院内，否则责任自负。、司机不准将车辆交给其他人驾驶，更不准交给无驾驶证人员驾驶，否则，造成事故责任自负。、在行车中，要严格遵守交通规则，确实做到不违章；坚持中速行驶，严禁超员、超载和超速行驶，以及强行超车；严禁酒后驾车。、司机要做到对车辆的情况了如指掌，在出车前、返车后对车辆进行全面检查，确保车上的安全设施灵活好用。、车辆实行在公司统一凭手续加油，不准外购，特殊情况，经领导同意，否则不予审批报销。、司机要爱护车辆，切实做好车辆正常保养和日常维护，使车辆技术状况保持良好，车容整洁卫生，确保安全行车。、公司车辆只许公司在岗职工乘坐，司机不得随意拉乘他人。、司机每月出勤为26天，按公司规定享受公司五岗工资；补助为12元/天的待遇。14、因公外出人员出差补助管理办法为保障出差人员的工作与生活需要，经公司矿长办公会议研究决定，特对因公外出人员出差补助规定如下：、凡因公外出人员及随行司机，享受此项待遇。、根据出差地点的差异性，出差补助费用不同。市区补助：10元/人，出市补助：20元/人。、公务结束后，出差人员应持分管领导签字的出差单交考勤处备案。、出差期间的工资待遇按公司相关管理制度执行。15、公务接待管理制度15.1 接待范围上级部门来公司检查、调查、考察、视察的接待。同行业或兄弟单位参观学习人员的接待。外来办事人员的接待。应邀来公司作报告、传经送宝及提供帮助人员的接待。15.2 接待工作规定对上级部门前来检查、调查、视察的人员，要根据检查内容通知受检部门分管领导安排有关领导会见、接洽，介绍其所要了解的情况和资料。需要深入现场考察的，要制定参观内容与路线、活动日程，要有专人陪同并当场介绍情况。需要接触有关人员时，通知有关人员，按安排日程、地点进行会见，并说明会议内容与要求。需要就餐和接送的，要安排好客饭、车辆和陪同人员。需要到生产一线和工作岗位的要讲明安全要求，并配备安全保护品。同行业或兄弟单位来公司参观学习的人员，在双方达成协议后，根据内容和日程，要安排专人接待并向其介绍情况，需要提供有关技术、管理材料时，要经公司有关领导批准。对外来联系业务的人员，查阅有关证件后，根据业务分工，介绍公司内有关单位与其洽谈处理，遇到特殊情况或有必要时，可介绍公司有关领导与其进行接洽。对应邀来公司作先进事迹报告和介绍经验的人员，要派人接送，安排有关领导见面。与会人员要做到衣装整洁、严肃认真、热情欢迎。对应邀来公司帮助工作和传授技术的人员要做好接送、住宿、就餐等工作。凡上级领导考察和兄弟单位客人参观时，都要沿参观路线做好解说工作。15.3 接待工作的要求会客室要经常保持整洁干净，接待所需物品要齐全，保证随时可以接待来客。接待人员接人待物要以诚相待、热情迎送，要注意礼貌、礼节，做到说话和气、口气适度。接待要周密细致，工作要有秩序、有效率、不拖拉、不扯皮。对来宾问话、提出的问题要给予解答，不清楚的，介绍有关人员进行回答，尽力做到使客人满意。16、保密制度、认真贯彻保密法，凡注有密级的文件、参考资料、统计数字等，均以机密对待，其使用、保存、销毁，严格按保密规定执行。、由公司办公室下发的文件、材料、出版物、音像制品，其密级程度的划分由办公室及相关部门共同协商划定，其打印制作必须由专人负责，废弃页要销毁处理。、凡参加保密性会议的人员，未经授权不得传达会议内容。有保密内容的会议文件、记录、资料等，未经批准不得公开引用。密级文件、资料、记录本不得个人保存，会后及时交办公室统一处理。、不得将保密文件、资料带回家中、公共场所或任意交给保密范围规定的不该接触人员，保密文件、资料不准擅自给他人传看和向外传播。不准私自复印。未经批准，不许查阅，不许公开。、不得在电话或通信谈论涉及保密文件、资料事宜，不得在非保密笔记本上记录保密内容。、保密文件、资料阅后要妥善保管，严禁在办公室桌上乱堆乱放。、严格遵守保密文件借阅手续，并登记备案。、工作人员调动工作必须将所经管文件、资料一次性交清。、保密文件、资料、笔记丢失或泄密时，要及时报告办公室，当事人要写出检查，视情节轻重，依据保密法有关条款处理。17、卫生管理制度为美化矿山环境，提升企业外部形象，为职工提供一个优美、舒适、卫生的工作生活环境，经公司矿长办公会议研究决定，特制定本制度。、卫生管理的范围为公司各部门办公地点、会议室、厕所、花坛、绿地及走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。、按照责任区区域划分的工作原则，对各卫生区段进行细化分解，要求责任到人。、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为第一责任人。各部门办公室的卫生，由各部门人员负责日常保洁。、公共卫生清理实行区域负责，区域划分见附表。、卫生清理的标准是：办公场所卫生。门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书柜、镜子上无浮尘、污迹，书柜、档案柜内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，柜顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，烟灰缸无杂物，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；各种设备保养良好，无灰尘、浮土。室外卫生。院内道路、栏杆、台阶、厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；花坛、绿地内无杂草、杂物。公车。公车干净整洁，无异味。宿舍。宿舍床、衣柜、桌子摆放整齐，床上无乱扔衣物现象。被褥整洁，地面清洁卫生，生活用品摆放整洁有序，柜顶无乱堆乱放现象。、责任区卫生要求每周至少集中进行两次清扫，保持无烟头、纸屑等杂物。日常保洁每星期一、四早8：30由保卫科牵头组织卫生检查领导组成员进行卫生大检查。检查过程中发现一个乱丢烟头或杂物现象，对当事人罚款100元，情节严重者按“三违”处理，不能查出当事人则对责任区负责人进行相应处罚。、卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先工作的内容。、各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞好卫生清理，不得因卫生清理不达标而影响公司质量标准化考核的整体评分。 、严禁随意践踏草坪，违者罚款100元。、严禁破坏公共设施，违者照价赔偿，并视情节严重予以停工或开除。17.1 卫生间、厕所管理制度卫生间管理是企业管理水平和员工文明素质的综合体现，为树立良好的企业形象，创造一个干净、卫生的生活环境，特制订本制度： 公司男、女宿舍楼卫生间管理由宿舍管理员专人负责，其它区域卫生间管理由各部门责任人负责。为体现党员领导干部的先锋模范带头作用，特设立党员卫生责任区，具体分配如下：女宿舍楼西厕所为一支部党员卫生责任区；职工培训中心西南侧厕所为二支部党员卫生责任区。各支部要积极组织党员定期对责任区卫生进行大扫除，协助宿舍管理员抓好本责任区卫生，为广大职工做出表率。各部门办公场所卫生间必须保证设施完好，标志醒目，上下水道畅通，无跑、冒、滴、漏现象，如有损坏要及时维修。定时打扫，全天保洁，通风良好，做到各种设施干净无污垢，地面无积水、无痰迹、无异味、无蝇蛆和烟头，一处不合格罚款100元。卫生洁具做到清洁，无水迹、无浮尘、无头发、无锈斑、无异味，墙面四角保持干燥，无蛛网，地面无脚印、无杂物，一处不合格罚款100元。便后及时冲洗，做到手纸入篓，当天清理，便池内严禁丢弃报纸和杂物，以免造成管道堵塞，违者发现一次罚款200元。卫生间墙壁上严禁乱写乱画，对故意损坏卫生设施者，将根据情节轻重罚款300500元。卫生责任区划分序号地点责任人1矿区公路大门口饭店门口向东至二级路环卫组陈爱堂2大门口饭店地磅保卫科栗海斌3旧大门新大门绿化组宋跃红4新大门停车场保卫科栗海斌5新大门澡堂照壁（保管室后后路油库路）煤场销售科郭太升6休闲广场活动中心郭杰军7污水处理站