某物业档案管理手册

1 档案管理手册 前 言 档案是历史的真实记录，是企业发展过程的见证。为确保公司 档案资源的真实、完整、有效，使档案资源更好地服务于企业的改 革与发展，现依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国 档案法实施办法等有关法律、法规和制度，坚持系统性、实用性、 可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司未来发展，编 制了档案管理手册（以下简称“手册”）。 手册由“机构设置与职责”、“档案分类方案”和 “档案 管理制度”三部分组成，其中“档案管理制度”包括“文件归档管 理制度”、“公司档案日常保管制度”、 “会计档案管理制度”、 “声像档案管理制度”、“信用档案管理制度”和“电子档案管理 制度”。三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能 等，直接指导公司档案工作的实践。 手册中所称“公司”指泛海物业管理有限公司。 手册中所称 “所属各单位”指公司所属子公司、分公司、 在京管理处、会所 手册适用于公司总部及各所属单位。 所属各单位参照本手册制定本单位档案管理制度。 二一二年二月 2 目录 第一部分第一部分 档案机构设置与职责档案机构设置与职责1 1 第二部分第二部分 档档案案分分类类方案方案4 4 第三部分第三部分 档案管理制度档案管理制度2323 文件归档管理制度.23 公司档案日常保管制度.35 会计档案管理制度.40 声像档案管理制度.48 信用档案管理制度.53 电子档案管理制度.57 1 第一部分 档案机构设置与职责 第一章 总 则 第一条 公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式，按照 “统一领导、分级管理”的原则，积极搭建档案管理体系，形成公 司和所属各单位齐抓共管的工作格局。 第二章 档案机构设置及岗位管理职责 第二条 档案管理机构设置 （一）公司总经理是档案管理的最终领导人；公司行政管理部 为执行机构，主要负责公司档案的管理，并对所属各单位档案管理 工作进行指导、监督和检查。 （二）档案室是集中保管公司档案的馆藏机构，是公司所有档 案的最终保管地。公司总部和所属各单位必须配置档案室，部门配 置专用档案柜。 （三）公司配置公司级档案管理员，同时兼任公司总部单位档 案管理员，统筹公司总部及所属各单位档案管理工作；所属各单位 配置单位档案管理员，统筹管理所在单位档案工作，负责接收、收 集、整理、保管和提供利用各类档案。各部门按需求配备部门级档 案管理员，自行保管档案的部门必须配有部门档案员，负责部门档 案管理工作。 （三）所属各单位档案的管理分为三个阶段。第一阶段：由部 2 门档案员保管，在项目发生、档案产生时，第一时间交部门档案员 保管，将档案进行初步整理，确保第一时间产生的档案不流失。第 二阶段：由公司档案员在本单位保管，各部门、项目根据档案的重 要程度和移交期限，将档案分类、分批送交档案室。第三阶段：定 期向公司行政管理部移交（具体条款见公司档案日常保管制度 第五章档案的移交）。 第三条 公司及所属各单位档案员职责 （一）认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律 法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，并对总部 各部门、所属各单位档案管理工作进行指导、监督、检查。 （二）负责对所在单位各部门各类档案的接收、分类、编制检 索工具，进行科学的系统管理，有权拒绝接受不符合归档要求的档 案，有权要求有关部门或所属各单位按标准重新收集齐全完整。 （三）对档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。所属各 单位档案员每月对单位档案进行自查，将具体情况以文字形式上报 公司行政管理部；公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行 抽检，对不符合要求的及时提出整改意见并跟进整改情况。 （四）对重要档案进行整理立卷。 （五）按照集团要求，建立统一格式的公司档案台帐，规范全 公司档案台账系统，所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至公 司行政管理部备案。 （六）公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管 理工作，做好整体档案的衔接。 （七）提供档案利用服务，并对档案室资源进行开发利用，编 写大事记与专题，更好的发挥档案价值，体现公司历程与风采。 （八）对档案室馆藏进行补充和完善，如设置分类表、增加新 3 项目、修订目录等。 （九）积极开展档案知识宣传工作，增强全体人员的档案意识。 对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。 （十）组织部门档案员进行业务学习和业务培训。 （十一）树立和加强保密观念，做好文件、资料，档案的保密、 保管工作。 第四条 公司各部门、所属各单位部门档案员职责 （一）部门档案员负责本部门的档案工作，承担本部门文件、 资料、图纸和实物档案的形成、积累、保管、整理、立卷归档工作， 工程资料应随工程进度同步收集、整理并按有关要求向单位档案员 移交，保证归档文件材料完整、准确、系统。 （二）根据部门不同各类文件形成的特征，及时制定案卷类目， 合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。 （三）主动接受单位档案员的业务指导和监督检查，并按规定 时间向公司档案员移交。归档案卷要做到：组卷合理，编码页号准 确，目录填写清楚，案卷标题简明扼要。 （四）财务部门、人力部门的档案员负责该专项档案的管理工 作。 （五）人事部门档案员负责人事档案的收转，及时将收集的人 事档案材料转递至员工档案存放地。 （六）积极宣传和执行中华人民共和国档案法和中华人 民共和国保守秘密法，注意文件材料的安全和保密工作。 4 第二部分 档案分类方案 第一章 档案分类原则 第一条 档案分类原则是以公司全部档案为对象，依据公司管理 职能，结合档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联 系，既能满足档案分类管理的需求，又可适应今后发展的需要，具 有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。 第二条 为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级及以 下类目可根据实际自行调整。 第二章 类目的设置及标识符号 第三条 根据管理职能及公司档案的实际情况，本公司档案分类 设置六个一级类目。即：党群工作类、行政人事管理类、经营管理 类、品质管理类、物业管理类、会计档案类。有些档案难以归入以 下大类的，可根据实际需要增设一级类目。 第四条 类号：类号是指类目的标识符号。用以表示类目在分类 体系中的位置和排列顺序。类目的级位表示上下位的隶属关系。 党群工作类 -A 行政人事管理类 -B 5 经营管理类 -C 品质管理类 -D 物业管理类-E 会计档案类-F 第五条 分类二级及二级以下类目采用阿拉伯数字数字标识，并 采用八分法编号，即从1.2.8，八位数字表示前八个类目，第九类 目则在9的后面扩展，第九类目用91，第十类目用92依此类推，直 至第十六类目用98结束。 第三章 档案的分类方法及编号排列 第六条 编号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，档号不 得重复。档案的编号一般编写在案卷封面和脊背上，在编号时，英 文字母与阿拉伯数字之间不用隔开。阿拉伯数字标识的类目层次中 间用间隔号“”隔离开，分类号与时间、案卷号中间用间隔号“- ”隔离开。 第七条 党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理 类分别按“专题年度” 进行分类，一个年度一个案卷流水号。 第八条 为了保持项目的完整性，根据物业管理的特点，特规定 将基础管理类、房屋管理及维修养护类、共用设施设备管理类、保 安、消防车辆管理类、环境卫生管理类、绿化管理类、精神文明建 设类、管理效益类作为物业管理类的二级类目。物业管理类的三级 6 类目按物业管理项目设置。 第九条 会计档案类的二级类目按文件形式（名称）设置。 按 大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按会计凭证、会计账 簿、财务报告及其他等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再 分别按年度/月份顺序排列。 第十条 声像档案、信用档案及电子档案等其他非纸质形式的档 案，其形成和反映的内容、作用与纸质档案有不可分割的联系，一 般不单独设置类目，可视其内容特征在区分载体形式的前提下，同 纸质档案对应分类编号，按类别顺序排架。考虑其载体形式和保管 要求不同，应分柜保管。 声像档案、信用档案、电子档案采用按类别区分代号的大流水 编号，按类别分别排架的方法，声像档案的代号为“S”，信用档案 的代号为“X”，电子档案的代号为“D”。 第十一条 档号示意 ： 一、公司总部档号示意： 例： F01-2011.01-04 第四卷 2011 年 1 月 一级类目（会计档案）二级类目(会计凭 证) 7 二、分公司档号示意： 例：民生金融中心行政部 2011 年 1 月第四卷档号如下 MS-B01.02-2011.01-04 第四卷 2011 年 1 月 一级类目（行政类）二级（公司来 文） 单位代码 第十二条 案卷排架 （一）党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理 类，分别按大类、年度、专题排架，即把同一大类的案卷首先按年 度分排。 （二）物业管理类按大类、年度、项目（一个项目、一个年度、 一个专题）排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形 成归档的文件材料，采取预留空位的方式保持项目档案的完整、系 统。 （三）会计档案按会计凭证、会计账簿、会计报表、其他分别 进行排架。 第四章 档案分类、归档范围与保管期限表 一级类目 名称(代 号) 二级类 目名称 (代号) 基本范围 保管期 限 8 A 党群工 作类 01 党群 综合 党群综合 公司有关党组织、工会工作形成的请示、报告、 通知、决定 永或长 01 公司历史 编制工作 历史沿革、基本情况介绍、大事记、年鉴及编制永久 02 公司来文1、公司来文、内部签报三年 03 公司发文2、公司发文、工作联系函、（红头文件）三年 1、年度工作会议全套材料 2、召开的重要专业会议成套材料（需要执行的） 3、周工作例会形成的文件材料及会议记录、纪要 等 4、综合性和专业会议文件材料 04 会议材料 5、公司内部各部门、各子公司会议纪要 三年 1、年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、 报告、通知（重要的） 永久 2、内部联络单、传阅文件三年 3、参与社会活动形成的长或短 4、重要信访材料永久 01 行政 工作 05 公司综合 性事务工作 5、车辆、会议、出差等行政类规章制度长或短 1.公司成立、合并、撤销、企业变更名称、性质、 迁址等材料 永久 2.公司制定的劳动人事方面的规章制度、计划、 总结、通知、决定等 长或短 3.机构设置、人员编制方面的文件材料长期 4.公司员工的任免与招聘、升降、奖惩永久 机构设置与 人事任免材 料 5.员工招聘录用、辞退等长或短 1.劳动工资计划、总结、报表、工资调整、改革 方案等 永或长 2.员工教育、培训名单、合同、教材等培训方面 的文件材料 永或长 3.公司员工工资、晋级、调资、转正等长或短 B 行政人 事管理类 02 机构 设置与 人力资 源 人力资源管 理 4.统计报表、员工名册、劳动合同永或长 1、公司重大战略性经营决策、企业改革发展规划、 方针目标管理（年度的、长远的） 永久 C 经营管 理类 01 经营 决策 企业管理 2、经营工作会议全套材料长期 9 1、企业注册登记、营业执照、资质等级申报、审 查资料、法人授权的委托书、公司整顿和升级等 资料 永久 2、公司社会信誉记载资料永久 3、管理体系、认证资料、证书等永或长 4、奖励证书（重要的/一般的）长或短 02 综合 管理 综合工作 5、公司经营产生的各类证照永或长 1、公司章程，三会议事规则，专门委员会实施细 则，股证业务的相关制度等 永或长 2、董事会（专门委员会）、监事会会议文件材料 及会议记录、决议及其他相关 永久 3、股东大会文件材料及会议记录、决议及其他相 关 永久 4、报送监管机构文件及重要复函原件永或长 5、监管机构及证券交易所重要批复文件永或长 6、公司定期报告永或长 7、投资关系管理有关资料，公司与投资者交流记 录 长或短 股证业务 8、公司股权变动文件永久 1、基本资料，身份证复印件、声明与承诺等永久 高管资料 2、高管考核文件永久 1、非公开发行文件存档永或长 资本运作 2、公司债包括上报、评级文件永或长 公文董事会、监事会公文、红头文件永久 合同对外签订合同原件（股证事务相关）永久 03 股证 业务 其他资料泛海物业简讯等长或短 1.公司审计工作计划、报告、总结、决定、办法、 报表、会议纪录与纪要等 永或长 2.本企业专项审计的通知、报告、决定、评价书、 调查与证明等材料 永或长 3.财务监督、财务审计永或长 4.对所属公司主要成员进行经济责任和资产经营 审计 永或长 04 审计 管理 审计管理 5.工程造价管理永或长 10 1、公司涉诉案件报告、总结等文件永或长 2、立案、起诉、开庭、上诉等相关材料永或长 3、委托代理合同及授权文件永或长 4、法律意见书、代理意见和证据材料永或长 05 案件 管理 案件管理 5、判决书、裁定书、调解书、判决书等司法文书永或长 1、公司中长期计划、年度计划永久 06 计划计划 2、有关计划工作的管理长或短 1.财务管理制度、规定、办法、通知永或长 2.财务管理计划、总结、报表永或长 3.流动资金核定永或长 4.固定资产的新增、报废、调拨永或长 财务管理 5.专项资金的提取、分配永或长 1、成本核算、经济活动分析等长或短 资金管理 2、工程款清欠工作形成的文件材料长期 07 财务 管理 价格管理关于价格管理、各种补贴补贴标准发放的文件长期 1、招标、调研、定标、采购申请、采购计划、合 格供方管理档案等 永久 08 物资 管理 物资采购与 供应 2、与供货单位签订的料具、购配件供应合同长期 09 发展 经营 物业管理投 标 物业管理业务投标、管理策划类资料长期 长或短 长或短 01 管理 体系 三标一体管理体系策划、管理体系文件、管理评审等 长或短 D 品质管 理类 02 品质 监控 内、外部审 核 管理目标控制、品质监控、目标责任考核、内部 审核、外部审核等 长或短 按规划要求 建设，住宅 及配套设施 投入使用 1、 建设用地规划许可证 2、 建设工程规划许可证 3、 规划总平面图、道路规划图、市政设施管网综 合规划图、绿地规划图、建筑工程消防验收意见 书、人防验收报告、建筑名称核准书等与项目建 设有关的资料 4、 规划变更批准文件 5、 临建房屋批准文件 6、 竣工备案表 7、 项目竣工总平面图 8、 单体建筑、结构、设备安装竣工图 9、 附属公建配套设施、地下管网工程竣工图 10、设施设备安装、使用和维修保养技术资料 11、各单项工程竣工验收证明材料 永久 E 物业管 理类 01 基础 管理 已办理承接 查验手续 1、 公共区域及共用设施设备承接查验资料 2、 业主专属部分分户承接查验资料 永久 11 3、 遗留问题处理记录 4、 竣工资料移交记录 5、 房屋质量保证书和房屋使用说明书 6、 房屋销售合同及附件样本 7、 开发企业向第三方承诺与物业服务有关的资料 （如销售承诺、设备售后服务资料等） 1、 物业服务企业营业执照、资质证书永久 由一家物业 服务企业实 施统一专业 化管理 2、 专项服务单位的营业执照、资质证书等复印件 3、 专项服务合同满足物业服务合同和安全生产要 求 4、 专项服务单位的选择、监督检查、评审记录 短期 建设单位在 销售房屋前， 与选聘的物 业服务企业 签订前期物 业服务合同， 双方责权利 明确 1、与建设单位签订的前期物业服务合同永久 在房屋销售 合同签订时， 购房人与物 业服务企业 签订前期物 业服务协议， 双方责权利 明确 1、前期物业服务协议或临时管理规约承诺书永久 建立专项维 修资金，其 管理、使用、 续筹符合有 关规定 1、 专项维修资金缴纳记录（仅适用于住宅项目）（仅适用于住宅项目） 2、 专项维修资金使用记录， 包括申请、批准、 备案、施工管理及验收记录 3、 房屋及设施设备大中修管理规定（仅适用于（仅适用于 大厦项目）大厦项目） 永久 房屋使用手 册、装饰装 修管理规定 及管理规约 等各项公众 制度 1、 房屋使用手册 2、 装饰装修管理规定 3、 管理规约 永久 业主委员会 按规定程序 成立，并按 章程履行职 1、业主委员会成立的备案资料及履行职责的记录永久 12 责 业主委员会 与物业服务 企业签订物 业服务合同， 双方责权利 明确 1、与业主委员会签订的物业服务合同永久 物业服务企 业制定争创 计划和具体 实施方案， 并经业主委 员会同意 1、公示争创计划及实施方案 2、专有部分占建筑物总面积的 1/2 以上的业主且 占总人数 1/2 以上业主同意的证明 短期 建立健全各 项管理制度、 各岗位工作 标准及应急 预案，有落 实措施及考 核办法 1、 行政管理制度 2、 人事管理制度 3、 财务管理制度 4、 工程管理制度 5、 客户服务管理制度 6、 公共秩序管理制度 7、 公共环境清洁管理制度 8、 园林绿化管理制度 9、 节能环保管理制度 10、公众安全及突发事件应急制度 11、安全生产管理制度 12、安全警示标志管理制度 短期 项目管理人 员和专业技 术人员持证 上岗；员工 统一着装， 佩带明显标 志，工作规 范，作风严 谨 1、 管理人员接受专业培训并取得证书 2、 各类专业人员及各专项服务单位操作人员有专 业技术岗位证书，包括消防监控员、电梯维修工、 高低压电工、公共卫生从业人员健康检查证明等 3、 员工佩戴工牌并对工牌实施管理 4、 员工着装整齐，语言、行为规范 5、 人事行政管理工作的实施计划、实施记录、考 核记录 短期 应用计算机、 智能化设备 等现代化管 理手段，提 高管理效率 1、 配备对讲、监控、门禁等不少于 3 项智能化管 理服务设施 2、 配备计算机、传真机、网络等办公设备，满足 合同要求 3、 计算机可实现对客户信息、收费、房屋、设施 设备、工作计划、财务、人事等工作的信息化管 理 长期 在收费、财 务管理等方 面执行有关 1、 按合同及相关规定收取各类费用 2、 费用收支凭证 长期 13 规定；至少 每半年公开 一次物业服 务费收支情 况 3、物业服务费收支情况每半年公示一次，公示内 容符合法规要求及合同约定 短期 房屋及其共 用设施设备 等档案资料 齐全，分类 成册，管理 完善，查阅 方便 一、房屋及设施设备管理资料 1、 上年度房屋、设施设备安全检查表 2、 房屋完损等级评定记录 3、 共用部位及共用设施设备月/年度维修养护计 划 4、 共用部位及共用设施设备巡视检查、维修养护 记录 5、 使用环保、节能材料的实施记录 6、 有限空间管理记录 7、 空置房管理记录 二、档案管理 1、 资料齐全，分类成册，有目录并查阅方便 2、 档案使用管理记录 3、 档案保管环境、用具符合档案管理规定 短期 分户档案、 房屋及其配 套设施权属 清册，查阅 方便 1、 建立业主分户档案，基本信息齐全 2、 共用部位及共用设施设备的产权清册 永久 24 小时值班， 设立服务电 话，接受业 主和使用人 对物业服务 报修、问询、 投诉等各类 信息的收集 和反馈，并 及时处理， 有记录 1、 值班表、值班/交班记录 2、 公示服务电话，24 小时受理客户信息，有处 理记录，按月进行统计分析 3、 设立客户接待室，有专人负责接待客户来访 4、 有客户回访记录，入户维修回访率不低于 30%、投诉回访率 100%，并按月进行统计分析 5、 接待人员使用服务语言，具有专业服务素质 6、 物业服务中心公示物业服务企业营业执照、资 质证书，服务标准、收费依据和标准、项目负责 人照片 短期 定期进行满 意度调查， 对合理的意 见及时整改， 满意率达 95% 以上 1、 征询内容应与物业服务合同中约定的服务内容 相符 2、 每年集中进行一次公开的物业服务满意度调查， 每次问卷率不低于 85% 3、 满意率达到 95%，有统计分析 4、 征询结果、整改措施及落实情况向业主公示， 不少于 7 天 5、 整改措施落实情况记录 短期 14 落实维修服 务承诺，维 修及时率 100%、返修 率不高于 1%，并有回 访记录 1、 维修工作单管理规范 2、 维修记录与服务承诺相符 3、 每月对维修工作单进行统计分析，维修及时率 100%，返修率不高于 1% 4、 回访记录与维修工作单相符 短期 主出入口设 有小区平面 示意图，主 要路口设有 路标，组团 及幢、单元 （门）、户 门标号标志 明显（仅适（仅适 用于住宅项用于住宅项 目）目） 1、现场符合要求 永久 大厦、栋号、 楼层、房号 标志明显， 大堂内布置 合理并设立 引路方向平 面图，驻大 厦各单位名 录标识在大 堂内显著位 置（仅适用（仅适用 于大厦项目）于大厦项目） 1、 大厦名称及地名标志齐全 2、 楼层各类标志齐全、完好、统一 3、 大厦平面图 4、 大厦内单位位置指引牌 永久 无违反规划 私搭乱建， 无擅自改变 房屋用途现 象 1、物业服务企业无违反规划和擅自改变房屋用途 的行为，对违规行为进行劝阻、报告相关部门 永久 房屋外观完 好、整洁； 外墙饰面、 涂料等装饰 无脱落、无 污渍 1、 外墙清洁、完好、无破损、无脱落 2、 住宅项目每周对房屋外立面及附着物进行巡视， 大厦项目每月对大厦外立面及附着物进行巡视 3、 外墙清洗记录 短期 02 房屋 管理及 维修养 护 室外广告牌、 霓虹灯等按 1、 经主管部门审批，手续齐全 2、 室外广告牌、霓虹灯等安装牢固、规范，无安 长期 15 规定设置， 保持整洁统 一美观，无 安全隐患或 破损 全隐患，有巡视检查记录。存在安全隐患要书面 告知，并限期整改 3、 对室外广告牌、霓虹灯等设施的管理符合合同 约定 阳台封闭统 一有序，色 调一致；不 得安装防盗 网、遮阳篷 等 1、 对防盗网、遮阳篷安装进行监督管理 2、 对违反规定的行为进行劝阻、报告相关部门， 存在安全隐患要书面告知，并限期整改 长期 空调安装位 置统一，冷 凝水集中收 集，支架无 锈蚀 1、 对空调安装位置进行监督管理 2、 冷凝水统一收集，支架无锈蚀 3、 存在安全隐患要书面告知并限期整改 长期 房屋装饰装 修符合规定， 禁止拆改房 屋承重结构 及管线等行 为 1、 按有关规定办理装修手续，对装修方案进行审 核 2、 装修管理协议、装修安全管理协议 3、 装修人员审核、备案记录 4、 告知有关装饰装修的禁止行为和注意事项 5、 每日巡视检查，对违反有关规定的行为进行劝 阻、处理、报告相关部门 6、 装修查验记录 7、 装修管理资料分户存档 8、 未发生擅自变动主体和承重结构影响房屋使用 安全的行为 9、 装修施工单位营业执照、资质备案记录 10、消防主管部门批准文件、专业改造设计审批 文件（仅适用于大厦项目）（仅适用于大厦项目） 永久 共用配套设 施完好，无 随意改变用 途 1、现场查看符合规划设计，配套设施完好永久03 共用 设施设 备管理 共用设施设 备运行、使 用及维护按 规定要求有 记录，无事 故隐患，专 业技术人员 和维护人员 严格遵守操 作规程与保 1、 设施设备完好无损 2、 设施设备台帐，便于查阅 永久 16 养规范 3、 绝缘、计量用具清单，按规定检测 4、 各专业岗位人员配置方案 5、 年度设施设备维修养护计划 6、 运行记录齐全，内容满足合同、规范要求 7、 设施设备标志管理符合规范，统一、完整，满 足安全运行需要 8、 能源定期监控、统计、分析，节能措施落实到 位 9、 设施设备巡检、运行、维修养护记录 10、设施设备安全检查、评定记录 11、排班、交接班记录 12、操作运行分级检查记录 13、记录定期进行统计分析、归档 14、突发事件应急物资 15、专业岗位配置符合合同、行业操作要求，现 场操作人员持证件上岗 16、弱电、避雷等安全系统运行正常 设备机房有防小动物、防火等安全措施；张贴设 备系统图、应急预案流程图、特种作业人员资格 证书 短期 室外无架空 管、线 1、现场符合要求短期 排水、排污 管道通畅， 无堵塞外溢 现象 1、 排水排污管道通畅 2、 雨水井、化粪池疏通、清掏记录 3、 雨水井、排污管道巡检记录 4、 排放检测管理记录（仅适用于住宅项目）（仅适用于住宅项目） 短期 道路通畅， 路面平整； 井盖无缺损、 无丢失 1、 道路无堆积物，路面无破损 2、 井盖完好 短期 供水设备运 行正常，设 施完好、无 渗漏、无污 染；二次生 活用水有严 格的保障措 施，水质符 合卫生标准 1、 水箱清洗消毒记录 2、 水质化验报告，公示供水卫生许可证、健康证 3、 供水故障处理记录 4、 水箱间安全管理措施 5、 生活用水消毒设备运行正常、紫外线消毒灯管 定期更换并记录 6、 现场符合要求 短期 合理安排用 水、节水计 划 1、 节水计划及实施记录 2、 用水统计、分析报告 短期 给排水系统 设备、阀门、 1、现场符合要求短期 17 管道正常 限水、停水 按规定时间 通知客户 1、停水、限水及时告知短期 给排水系统 遇有故障， 维修人员在 规定时间内 进行抢修 1、维修人员 15 分钟内到达现场短期 给排水系统 故障应急处 理措施 1、给排水故障处理记录短期 严格执行供 电系统管理 措施，记录 完整；供电 设备运行正 常，配电室 管理符合规 定，路灯、 楼道灯等公 共照明设备 完好 1、 高压用具配备齐全 2、 倒闸操作符合规范并记录 3、 停电通知单，限电及时告知 4、 配电室安全警示标志齐全 5、 临时用电、超负荷用电管理措施并记录 6、 临时用电安全检查记录 7、 共用部位照明正常 8、 配电室操作工具整洁、齐全，便于取用 短期 电梯按规定 或约定时间 运行，安全 设施齐全， 无安全事故； 轿厢、井道 等保持清洁； 电梯机房、 井道等通风、 照明良好 1、 电梯轿厢内张贴年检合格证、乘客须知；明确 运行时间 2、 定期检查安全装置并记录 3、 电梯机房配有盘车手轮、平层标志 4、 电梯维保单位监督管理记录 5、 电梯运行出现故障，维修人员 20 分钟到达现 场 6、 现场检查符合要求 7、 机房通风，照明良好 8、 电梯运行、维修养护、巡视记录齐全规范 9、 安全警示标志齐全 短期 电梯轿厢、 井道、机房 保持清洁 1、电梯轿厢、井道、机房等保持清洁短期 排除电梯险 情的处理措 施 1、电梯险情处置记录长期 供暖设施设 备正常运行； 冬季供暖室 1、 供暖温度应符合规定并提供测温记录 2、 压力容器、压力表检验报告 3、 供暖设施设备定期安全巡检并记录 短期 18 内温度不低 于 18 摄氏度 4、 供暖系统打压试水记录 5、 事故处理记录 供暖供气系 统管道、阀 门运行正常 无隐患 1、事故处理记录短期 设备及机房 环境整洁， 无杂物。机 房符合设备 要求 1、 明确设备机房管理、安全责任人 2、 设备、机房及重点部位有完善的安全管理措施 并有效执行 3、 设备机房按规范配备消防器材 4、 设备机房配备必要的应急照明、通讯等设施 5、 设备机房配置温湿度计环境监测设备和保障设 备，环境符合要求 短期 配备专业技 术人员，严 格执行操作 规程 1、配备专业技术人员符合合同、行业操作要求短期 设施设备良 好，运行正 常 1、 现场重要设备运行状况良好，符合合同约定标 准 2、 设施设备管理责任事故记录 短期 备用发电机 管理措施 （仅适用于（仅适用于 大厦项目）大厦项目） 1、 备用发电机管理记录 2、 备用发电机油料存储安全、充足 短期 按工作标准 规定时间排 除故障，保 证各弱电系 统正常工作 1、 弱电设施设备巡视检查、维修养护并记录 2、 弱电设施设备故障处理记录 短期 监控系统等 智能化设施 设备管理措 施 1、 运行信息按规定时间保存，满足查询需求 2、 监控系统运行、测试记录 短期 中央空调系 统运行正常 1、 测温记录 2、 水塔噪音管理记录 3、 空调系统清洗消毒记录 短期 空调系统遇 有故障，维 修人员在规 定时间内进 行抢修 1、维修人员 15 分钟内到达现场短期 空调系统故 障应急处理 措施 1、空调系统故障处理记录短期 19 道路、楼道、 大堂等公共 照明完好 共用部位照明正常短期 小区封闭式 管理 1、 秩序维护方案 2、 岗位分布图、监控点位图、红外报警位置图等 3、 出入口有人员值守 短期 24 小时值班 及巡逻；秩 序维护员熟 悉小区环境， 落实岗位职 责 1、 秩序维护员具备专业素质，应熟知岗位职责、 突发事件应急预案，服务规范 2、 实行 24 小时值班并记录 3、 秩序维护员名单、排班表及岗位分配表 4、 巡逻路线图及巡逻记录 短期 危及人身安 全部位有明 显标志和具 体的防范措 施 1、 安全标志设置清单，设置合理 2、 危及人身安全部位的防范措施 短期 消防设施设 备可随时启 用，消防通 道畅通 1、 消防器材、设施分布图及台帐，安全疏散图， 配置符合规范。 2、 消防器材及其标志完好 3、 引路标志齐全 4、 消防器材、设施保养计划并定期巡视、维修养 护、检测并记录 5、 消防通道通畅 6、 义务消防组织，逐级签订消防安全责任书 7、 消防安全巡视检查并记录 8、 消防安全检查隐患整改记录 9、 消防管理人员应掌握消防知识，培训、演习计 划、记录，每年演习两次 10、消防设备设施故障处理记录 短期 消防控制中 心 24 小时值 班，消防系 统可随时启 用 1、 实行 24 小时值班并记录 2、 消防控制中心人员名单、排班表 短期 无火灾安全 隐患 1、 易燃易爆危险物品、场所等重点事项及重点部 位管理记录 2、 现场无安全隐患 短期 04 保安、 消防、 车辆管 理 机动车停车 场管理责任 明确，车辆 进出有登记 1、 停车场车位平面图 2、 停车管理服务协议 3、 停车场巡视检查记录 4、 固定车辆登记表及出入证发放记录 5、 临时出入车辆记录 6、 公示停车收费标准、停车场管理规定 短期 20 7、 车辆停放有序 8、 岗位设置图 9、 标志标线规范、清晰 进出车辆管 理有序 1、 交通警示标志齐全 2、 车辆行驶有序 短期 非机动车车 辆停放有序 1、 公示车辆停放管理须知 2、 摆放整齐、无随意停放 短期 结合项目特 点，制定安 全防范措施 1、 重点部位安全管理记录 2、 现场符合要求 短期 卫生设施完 备，实施垃 圾分类管理 1、 清洁工具、设施设备清单及设施点位图 2、 垃圾容器分类配置 3、 清洁工具、设施设备保持清洁 短期 明确清洁人 员责任范围， 实行标准化 清洁 1、 保洁员岗位分配名单和保洁负责区域 2、 制定保洁工作计划、巡视检查记录 3、 重点部位的定期消毒计划并记录 4、 清洁剂、药剂符合环保要求，有专人管理 短期 垃圾日产日 清，定期消 毒灭杀 1、 垃圾清运记录 2、 消毒灭杀计划并记录 3、 灭鼠、除虫点位图、管理记录 短期 房屋共用部 位共用设施 设备无蚁害 1、现场符合要求短期 小区内道路 等共用场地 无纸屑、烟 头等废弃物 1、现场符合要求短期 房屋共用部 位保持清洁， 无擅自占用 和堆放杂物； 楼梯扶栏、 门、窗等洁 净 1、现场符合要求短期 商户管理有 序，符合卫 生标准 1、 商户管理记录 2、 现场符合要求 短期 无违反规定 饲养宠物 1、对违规行为进行劝阻，报告相关部门短期 05 环境 卫生管 理 油烟排放符 合环保标准 1、 排放管理记录 2、 对违规行为进行劝阻、报告相关部门 短期 06 绿化 管理 绿化管理措 施与小区环 境相符 1、 绿化现状平面图 2、 绿化设备、工具台帐 3、 重点树木品种标牌管理 短期 21 绿地无改变 使用用途和 践踏、占用 1、 绿地巡视检查记录 2、 现场符合要求 短期 花草树木长 势良好，修 剪整齐美观， 无病虫害， 无斑秃 1、 绿化档案 2、 绿化药剂、肥料使用管理记录 3、 作业有安全防护措施 4、 符合一级养护标准 短期 绿地无纸屑、 烟头等 1、现场符合要求短期 落实项目内 部、天台、 屋顶等绿化 管理措施 1、绿植摆放满足合同要求并记录短期 开展有意义、 健康向上的 社区文化活 动 1、 小区内设置宣传、告示栏等 2、 各类宣传资料及宣传栏内容健康、有益 3、 举办各类活动的计划、记录、照片等 短期 积极配合社 区文化建设 1、实施活动记录短期 全体业主和 使用人能自 觉维护公众 利益，遵守 项目的各项 管理规定 1、现场符合要求短期 07 精神 文明建 设 项目管辖范 围内未发生 违法案件 1、无重大违法案件的证明材料短期 物业服务费 用收缴率 98% 以上 1、项目费用收缴情况短期 提供便民有 偿服务 1、 提供特约服务清单、收费标准，适当形式公示， 符合合同约定或业主需求 2、 便民服务记录 短期 08 管理 效益 本小区物业 服务经营状 况 1、项目费用收支情况统计表短期 原始凭证、记账凭证 15 年 其中：涉及外单位的凭证永久 01 会 计凭证 会计凭证 银行对账单及银行存款余额调节表10 年 现金和银行存款日记账 15 年 F 会计档 案类 02 会计 账簿 会计账簿 明细账25 年 22 总账15 年 固定资产卡片15 年 涉及外单位的会计账簿15 年 辅助台账永久 月季度会计报表5 年 年度会计报表（决算） 永久 03 财务 报告 财务报告 审计报告永久 发票、收据永久 税务资料永久 会计移交清册永久 会计档案保管清册15 年 会计档案销毁清册25 年 04 其他其他 各类会计软盘、磁盘永久 1.党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士 来本公司视察、检查工作或从事其它重大活动所 形成的声像材料 2.反映公司概貌的声像材料 3.反映公司名称、公司历届主要领导人的照片 4.公司工商、税务注册登记、行业许可、资质等 级、房产土地证等各类证书照片 5.荣获国家、省（部）、市、总公司、局（院） 以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、 奖旗照片以及授奖仪式的声像材料 6.公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料 （包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面） 7.反映公司生产、经营、管理、历史面貌等方面 重大事件或重要活动的声像材料 8.出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索 赔等对外交往活动中形成的声像材料 永久 9.公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各 电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料 10.公司或公司参与制发的科教片、电视片、新闻 记录影片等声像材料 S 声像档 案 11.公司有参考利用价值的外购、交换、征集的声 像材料 长期 1.资质凭证材料：营业执照、税务登记证、财务 登记证、法人代码证、资质（许可）证、质量认 证体系证书、验资报告等文件 2.荣誉证书材料：奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文 件 X 信誉档 案 3.年检资信材料：工商年检、税收缴纳、年度审 计、资产评估、信用评估等文件 永久 23 4.经营服务材料：客户、代理商和其他合作者的 资质、信誉文件，客户反馈、投诉记录，产品售 后服务记录 5.企业各项专利证书 6.各种学会、协会证书 7.馈赠礼品 D 电子档 案 按档案分类、归档范围和保管期限表收集归 档，并应包括相关的支持软件和相关数据 永久 24 第三部分 档案管理制度 文件归档管理制度 第一章 总 则 第一条 为做好文件资料的立卷归档工作，保证案卷质量，以 达到档案规范化、标准化的要求，根据中华人民共和国档案法， 结合我公司的实际情况，特制定本制度。 第二条 归档的文书档案按年度和组织机构分类，并整理立卷； 各部门或所属公司在各项工作、活动中形成的具有保存价值的文字、 图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件资料立卷归档要 求分别立卷归档。 第三条 单位档案员负责归档文件整理工作的指导、检查；各部 门负责归档文件的整理和归档。 第四条 各所属单位要建立健全归卷制度。对处理完毕或者领 导批存的文件材料，由本部门、所属单位档案员及时收集、归档。 第二章 归档范围及保管期限 25 第五条 文件材料的归档范围及保管期限按照档案分类、归 档范围与保管期限表执行。 第六条 文件材料的保管期限分为永久、长期(1650 年左右) 和短期(3-5 年)三种。 （一）凡是记述和反映各单位主要职能活动和基本历史面貌的， 对各单位工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。 （二）凡是反映各单位一般活动的，在相当长时期内对公司工 作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。 （三）凡是在较短时期内各单位需要查考的文件材料，应列为 短期保管。 第七条 文件材料保管期限的计算，文书文件材料应从案卷所属 年度， 物业管理类材料应从归档以后(如一个项目分批归档，则从 最后一批档后)的下一年一月一日算起。 第三章 归档立卷 第八条 归档文件立卷即将归档文件以件为单位进行分类、排列、 编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。 第九条 归档文件中以下文件不应当列入公司归档范围： （一）本单位产生的不归档文件材料 1、任免、奖惩非本公司人员的文件； 2、普发供参阅，不办的文件材料； 3、重份文件； 4、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 26 5、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件、一般 性文件的历次修改稿(公司总经理及以上级别领导的亲笔修改稿和最 后定稿除外)； 6、各单位内各部门相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、 介绍信等； 7、各部门收集供参考的文件材料。 （二）下级单位报送的文件材料： 1、简报、情况反映类文件； 2、不应抄报或越级备案的文件； 3、抄报备案的一般性、临时性文件。 明确列入单位归档范围外的材料，允许部门档案员留存以便备 查；无需留存的文件，各部门档案员应当统一按照公司要求进行处 理。 第十条 立卷的分工 （一）规章制度、会议纪要、红头文件、文件批复、抄送文件 等，由下发、编制部门（所属各单位）立卷归档； （二）专业性的或具体业务性的，由各部门（所属各单位）立 卷归档； （三）各部门（所属各单位）召开的专门会议或研究专题汇报 所形成的材料，由各部门（所属各单位）负责立卷归档； （四）两个以上部门（所属各单位）共同完成的工作，由主办 部门（所属公司）负责立卷归档。 27 第十一条 立卷的程序 文件材料要按年度、专题、价值分类立卷。 （一）文件按年度立卷的，必须正确区分文件的所属年度，对 于跨年度进行的，或写成年份和内容针对年份不完全一致的,应具体 分析，才能确定放在哪一年度立卷。具体如下： 1.一般的收文和发文，放在文件形成的年度，即文件落款年度； 2.年度计划、总结、报告、预决算、统计报表放在针对的年度； 3.跨年度的计划、规划、预算放在开始的年度； 4.上一年的总结和下一年的计划写在一起，以总结为主的放在 总结年度；以计划为主的，放在计划年度； 5.跨年度的会议文件，有针对年的放在针对年，无针对年的放 在开始的年度； 6.跨年度的请示与批复，放在批复的年度，也可以放在批复事 件的针对或生效年度立卷；无批复的重要请示放在请示年度，并在 备考表内说明。 （二）档案按专题立卷的，必须将文件按其内容所反映的问题 分开。 1.一个专题、一项工作、一起案件、一次会议形成的文件必须 组成一卷或连续几卷； 2.一份文件的正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文 28 与被转发文和多种文字形成的同一份文件，必须放在一起立卷； 3.同一事、同一专题的文件、传真，应一起立卷； 4.反映两个以上专题相近的文件材料，以其反映的主要问题为 准； （三）分价值：按照档案分类、归档范围与保管期限表规 定的保管期限，将文件按永久、长期、短期三个不同的保管期限分 别组卷。 第十二条 档案管理员每月应将收集的文件材料清理一次，对文 件要标注密级。秘密级是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使 公司权益遭受损害；机密级是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到 较大的损害；绝密级是公司的最重要秘密，泄露会使公司遭到严重 的损害。 不标注视为一般档案，即普通级档案，指公司员工应知、应晓 的一般事项，泄露不会对公司的权益造成损害。 第十三条 归档时间 （一）行政人事类档案按形成自然年度归档，将需归档的文件 收集齐全，组成保管单位，于次年三月底以前归档； （二）会计类在会计年度终了后，立卷归档，暂在财务部门保 管一年； （三）物业管理类档案资料要与项目物业管理过程同步。 （四）企业注册登记文件等资料，部门档案员或（该部门未设 置档案管理员的）经办人须在取得证照、资料后五个工作日内送本 29 公司公司档案员归档保存；各公司档案员在收到上述重要资料后， 一个工作日内整理完毕录入更新档案管理台账； （五）合同在签订后一个周内完成正本原件扫描并归档； （六）案件类档案在案件结案后，次年三月底前立卷； （七）专项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档，工程 项目声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档； （八）信用档案应随时归档； （九）电子档案应按照相对应的纸质文件规定时间归档； （十）其他类文件根据其特殊性由产生部门确定适宜归档的时 间，一般在事件完结后次年三月前； （十一）各部门不需要随时利用的档案原件，应及时完成档案 的整理立卷和档案台账的录入，移交到单位档案室集中管理。所属 各单位每年定期向公司上报归档计划，确保历史档案的完整，同时 为公司档案的编研提供保障； （十二）公司档案室作为接收方应对未及时移交档案的单位需 进行催办。具体形式采取巡检、抽查和收集电子目录台账的方式。 第十四条 装订 （一）装订时，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前， 附件在后；转发文在前，被转发文在后；正本在前，定稿在后；非 诉讼案件结论、判决性材料在前，依据性材料在后； （二）一个卷内有重要的和次要的文件，按重要程度、时间顺 序装订； 30 （三）工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、 工程竣工验收等排列装订； （四）科研课题按准备阶段、研究阶段、总结鉴定阶段、成果 申报奖励等时间阶段排列装订； （五）案卷内工程文件材料的排列要求文字材料在前，图样在 后。 （六）装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订， 应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存 的文件用原子夹或无酸纸封套符合档案保管要求的材料。长期、短 期保存的文件可用钉装，必须使用不锈钢钉。 第十五条 全宗卷内文件材料，是随着全宗管理的延续而逐渐增 加的，平时须注意积累，把全宗卷管理中产生的文件材料，先归入 预设的卷夹内，于次年三月底前进行整理立卷归档。采取单项内容 独立成册的方式装入全宗卷盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表。 项目文件材料过多时，可分装数盒。形成的分卷，可在全宗卷号后 加短横和分卷序号。 第十六条 编目、编号 （一）编制卷内目录（附表1） 1、序号：填写顺序号 2、文件编号：按原文件编号据实