某实业发展(深圳)有限公司采购管理

(上)环球实业发展(深圳)有限公司第一章 采购概论采购的重要性有哪些?在企业里,采购是非常重要的,主要因为:1. 采购物料成本占生产总成本的比例很大.若物料或设备无法以合理的人格获得,则直接影响到企业的经营.若采购价格过高,则产品成本也高,影响到产品的销售和利润;若采购价格过低,则很可能采购的物料质量很差,影响到产品的质量,从而使产品不具备市场竞争力.2. 采购周转率高,可提高资金的使用效率.合理的采购数量与适当的采购时机,既能避免生产车间停工等料,又能降低库存,减少资金积压.3. 采购部门可在搜集市场情报时,提供新的物料以替代旧物料,以达到提高质量,降低成本之目的.4. 采购部门经常与市场打交道,可以了解市场变化趋势,从而将市场信息反馈给公司决策层,促进公司经营业绩成长.第二章 采购的组织结构与职能第一節 采购人员的工作职责采购部门的职能有哪些?1. 分析公司原材料市场质量、价格等行情.2. 寻找物料供应来源,对每项物料的供货渠道加以调查和掌握.3. 与供货商洽谈,并安排工厂参观,建立供货商的数据.4. 要求报价,进行议价,有能力可进行估价,并作出比较.5. 采购所需的物料.6. 查证进厂物料的数量与质量.7. 对供应厂商的价格、质量、交期、交量等作出评估.8. 掌握公司主要物料的市场价格起伏状况,了解市场走势,加以分析并控制成本.9. 依采购合约或协议制协交货期.10. 呆料与废料的预防与处理.采购人员的工作内容主要有哪些?1. 建立供货商数据与价格记录.2. 对采购物料进行ABC分类.3. 采购方式的决定.4. 市场行情的经常性调查.5. 询价、比价、议价及订购作业.6. 交期的进度控制.7. 进料质量、数量羿常的处理.8. 内外销差价、退数据的提供.9. 付款整理、审查.采购主管的工作职责有哪些?1. 新产品、新材料供货商的寻找、资料收集及开发工作.2. 对新供货商质量体系状况(产能、设备、交期、技术、质量等)的评估及认证,以保证供货商的优良性.3. 与供货商的比价、议价谈判工作.4. 对旧供货商的价格、产能、质量、交期的审核工作,以确定原供货商的稳定供货能力.5. 及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及质量情况,以期提升产品质量及降低采购成本.6. 采购计划编排,物料之订购及交期控制.7. 部门员工的管理培训工作.8. 与供货商以及其它部门的沟通协调等.采购主管助理的工作职责有哪些?1. 协助主管进行材料采购渠道的搜集.2. 采购计划的制定3. 市场行情的调查分析与统计.4. 供货商评估数据的统计与分析.5. 采购有关文件的编写工作.采购工程师的工作职责有哪些:1. 主要原材料的估价.2. 供货商材料样板的质量初步确认.3. 材料样办的初期制作与更改.4. 替代材料的搜寻.5. 采购部门有关技术、质量文件的拟制.6. 与技术、质量部门有关技术、质量问题的沟通与协调.7. 与供货商有关技术、质量问题的沟通与协调.采购员的工作职责有哪些?1. 订购单的下达.2. 物料交期的控制.3. 材料市场行情的调查.4. 查证进料的质量和数量.5. 进料质量和数量常的处理.6. 与供货商有关交期、交量等方面的沟通协调.采购文员的工作职责有哪些?1. 各种采购单据与报表的收集、整理与统计.2. 采购质量记录的保管与维护.3采购事务的传达.第二節 采购人员的岗位素质要求采购主管的岗位素质要求有哪些?采购主管的岗位素质要求主要有:1.(与产品相关专业)大专以上学历,英语良好, 2540岁.2.两年以上工作经验,善谈判议价.3. 熟悉(与产品有关)物料行情.4. 计算机操作熟练,熟悉MRP计算机系统.5. 熟悉供货商评估、考核,懂ISO9000运作.采购主管助理的岗位素质要求有哪些?采购主管助理的岗位素质要求主要有:1. 大专以上学历,2330岁,英语良好.2. 一年以上工作经验.3. 计算机操作熟练,对MRP有了解.4. 懂ISO9000运作,熟悉培训和有关文件编写.采购工程师的岗位素质要求有哪些?采购工程师的岗位素质要求主要有:1.(与产品相关专业)本科以上学历,2540岁,英语良好.2.两年以上工作经验.3.懂相关计算机软件运用(视需要而定).4.熟悉有关材料性能,能对物料进行分析和初步估价.采购员的岗位素质要求有哪些?采购员的岗位素质要求主要有:1. 大专以上学历,2330岁,英语良好.2. 一年以上工作经验,计算机操作熟练.3. 懂ISO9000及采购相关程序.4. 对相关产品材料市场有一定了解.采购文员的岗位素质要求有哪些?采购文员的岗位素质要求主要有:1. 高中或中专以上学历,2030岁,能处理一般英文函件.2. 计算机操作熟练.3. 对ISO9000有一定了解.4. 有一定的报表统计知识.第三章 供货商管理第一节 供货商调查选择供货商有什么重要意义?选择供货商是采购当中一项非常重要的工作:1. 供货商供应物料的顺畅:使生产不会因为待料而停工.2. 进料质量的稳定:保障生产成品质量的稳定.3. 交货数量的符合:使公司生产数量准确.4. 交期的准确:保障公司出货期的准确.5. 各项工作的协调:良好的配合使双方的工作进展顺利.所以选择供货商,直接影响企业的生产与销售,对企业影响非常大,因此,选择优秀的供货商是非常重要的.一个好的供货商应包括哪几大主体?一个好的供货商,应该有以下几大主体:1. 优秀的企业领导人:企业有了优秀的领导人,企业才能健康稳定地发展.2. 高素质的管理干部:企业有了高素质,有能力的管理干部,企业的管理才有效率、充满活力.3. 稳定的员工群体:企业员工的稳定性,才能保证产品质量的稳定,流动性过大的员工群体,其产品质量会受到相当的影响.4. 良好的机器设备:良好的机器设备,其产品质量更能加以保证.5. 良好的技术:企业不单要有素质高的管理干部和良好的管理,还应有经验丰富有创新的技术人员,只有技术不断改善创新,才能使产品质量更加有保障,材料成本不断下降.6. 良好的管理制度:激励机制的科学,管理渠道的畅通,以及各种管理制度的健全,能充分发挥人的积极性,从而保证其供货商整体是优秀的,其产品质量是优质的,其服务是一流的.供货商的调查主要有哪些内容?供货商的调查主要有以下内容:1. 管理人员水平:l 管理人员素质的高低.l 管理人员工作经验是否丰富.l 管理人员工作能力的高低.2. 专业技术能力:l 其技术人员的素质的高低.l 技术人员的研发能力.l 各种专业技术能力的高低.3. 机器设备情况:l 机器设备的名称、规格、厂牌、使用年限及生产能力.l 机器设备的新旧、性能及维护状况等.4. 材料供应状况:l 其产品所用原材料的供应来源.l 其材料的供应渠道是否畅通.l 其原材料的质量是否稳定.l 其供货商原料来源发生困难时,其应变能力的高低等.5. 质量控制能力:l 其品管组织是否健全.l 品管人员素质的高低.l 品管制度是否完善.l 检验仪器是否精密及维护是否良好.l 原材料的选择及进料检验的严格程度.l 操作方法及制程管制标准是否规范.l 成品规格及成品检验标准是否规范.l 质量异常的追溯是否程序化.l 统计技术是否科学以及统计资料是否详实等.6. 财务及信用状况:l 每月的产值、销售额.l 来往的客户.l 来往的银行.l 经营的业绩及发展前景等.7. 管理规范制度:l 管理制度是否系统化、科学化.l 工作指导规范是否完备.l 执行的状况是否严格.供货商开发的步骤有哪些?供货商开发的步骤主要有:1. 物料分类:l 将主生产物料和辅助生产物料等按采购金额比重分成ABC三类.l 按材料成分或性能分类,如:塑料类、五金类、电子类、化工类、包装类等等.2. 搜集厂商材料:根据材料的分类,搜集生产各类物料的厂家,每类产品在510家左右,填写在上.3. 供货商调查:根据名单,采购部门将传真至供货商填写.4. 成立供货商评估小组:由副总经理任组长,采购、品管、技术部门经理、主管、工程师组成评估小组.5. 调查评估:l 根据反馈的调查表,按规模、生产能力等基本指标进行分类,按ABC物料采购金额的大小,由评估小组选派人员按所列标准进行实地调查.l 所调查项目如实填报于调查表上,然后由评估小组进行综合评估,将合格厂商分类按顺序统计记录.6. 送样或小批量试验:l 调查合格之厂商可通知送样或小批量采购,送样检验或试验合格者即可正式列为,未合格者可列为候补序列.l 之后采购只可从合格供货商中采购,财务付款时也应审核名单,非合格供货商者应呈报上级.7. 比价议价:对送样或小批量合格之材料评定质量等级,并进行比价和议价,确定一个最优的价格性能比.8. 供货商辅导:列入的供货商,公司应给予管理、技术、品管上的辅导.9. 追踪考核:l 每月对供货商的交期、交量、质量、售后服务等项目进行统计,并绘制成图表.l 每个季度或半年进行综合考核评分一次,按评分等级分成优秀、良好、一般、较差几个等级.10. 供货商之筛选:l 对于较差之供货商,应予以淘汰,将其列入候补名单,重新评估.l 对于一般之供货商,应予以减少采购量,并重点加以辅导.l 对于优秀之供货商,应加大采购量.第二節 供货商的开发与考核供货商考核主要有哪些项目?采购人员通常从价格、质量、交期交量和配合度(服务)几个方面来考核供货商,并按百分制的形式来计算得分,至于如何配合,各公司可视具体情况自行决定:1. 价格:根据市场同类材料最低价、最高价、平均价、自行估价,然后计算出一个较为标准、合理的价格.2. 品质:l 批退率:根据某固定时间内(如一个月、一季度、半年、一年)的批退率来判定品质的好坏,如上半年某供货商交货50批次,判退3批次,其批退率=350100%=6%,批退率越高,表明其品质越差,得分越低.l 平均合格率:根据每次交货的合格率,再计算出某固定时间内合格率的平均值来判定质量的好坏,如1月份某供货商交货3次,其合格率分别为:90%、85%、95%,则其平均合格率=(90%+85%+95%)3=90%,合格率越高,表明质量越好,得分更高.l 总合格率:根据某固定时间内总的合格率来判定质量的好坏,如某供货商第一季度分5批,共交货10000个,总合格数为9850个,则其合格率=985010000100%=98. 5%,合格率越高,表明质量越好,得分更高.3. 交期交量:l 交货率=送货数量订购数量100%,交货率越高,得分就越多.l 逾期率=逾期批数交货批数100%,逾期率越高,得分更少;逾期越长,扣分越多;逾期造成停工待料,则加重扣分.4. 配合度(服务):配合度上,应配备适当的分数,服务越好,得分越多.将以上三项分数相加得出总分,为最后考核评比分数,以此来考核供货商的绩效.供货商评估主要有哪些控制要点?通常供货商评估的控制要点主要有以下几个方面:1. 供货商的初选及选择条件.2. 供货商的质量保证能力的调查.3. 供货商的样品质量鉴定.4. 供货商评估内容及步骤的确定.5. 供货商评估结论的审核与批准.6. 合格供货商的批准.7. 合格供货商档案的建立.8. 合格供货商的供货情况定期监督与考核.9. 根据供货商定期考核情况,进行优胜劣汰或辅导.10. 监督以及发现问题的处置.对供货商的控制方法主要有哪些?对供货商的控制可根据物料采购金额的大小,对供货商进行ABC分类,即分重点、一般、非重点供货商,然后根据不同供货商按下列方法进行不同的控制:1. 派常驻代表.2. 定期或不定期到工厂进行监督检查.3. 设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查.4. 成品联合检验,可以由客户会同采购人员一同到供货商处实施联合检验.5. 要求供货商及时报告生产条件或生产方式的重大变更情况(如发包外协等).6. 组织管理技术人员对供货商进行辅导,使其提高质量水平,满足公司质量要求.7. 由供货商提供制程管制上的相关检验记录.8. 进货检验.选择合格的供货商有哪些方法?合格的供货商应具备提供满足规范、图样和采购文件要求的产品的能力,选择评价合格供货商的方法通常有:1. 供货商的生产能力的评价.2. 供货商的质量保证体系的现场评价.3. 产品样品的评价.4. 对比类似产品的历史情况.5. 对比类似产品的检验与试验结果.6. 对比其它使用者的使用经验.第四章 采购控制第一节 采购方法采购要求有哪五大原则采购要求一般来说有五大原则:1. 适价:大量使用与少量使用,长期使用与短期使用价格往往有差别,决定一个合适的价格要经过以下几个步骤:l 多渠道询价:多方面打探市场行情,包括市场最高价、最低价、一般价格等.l 比价:要分析各供货商提供材料的性能、规格、质量要求、用量等才能建立比价标准.l 自行估价:自己成立估价小组,由采购、技术人员、成本会计等人组成,估算出符合质量要求的、较为准确的底价数据.l 议价:根据底价的资料,市场的行情,供货商用料的不同,采购量的大小,付款期的长短等等与供货商议定出一个双方都能合理接受的价格.2. 适时.现代企业竞争非常激烈,时间就是金钱.采购计划的制定要非常准确,该进的物料不依时间进来,造成停工待料,增加管理费用,影响销售和信誉;太早采购囤积物料,又会造成资金的积压,场地的浪费、物料的变质、所以依据生产计划制定采购计划,按采购计划适时的进料,既能使生产、销售顺畅,又可以节约成本,提高市场竞争力.3. 适质.采购材料的成本是直接的,所以每个公司领导层非常重视,而质量成本是间接的,所以就被许多公司领导层忽略了,“价廉物美”才是最佳的选择,偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加.l 质量不良,经常性的退货,造成各种管理费用增加.l 经常退货,造成经常性的生产计划变更,增加生产成本,影响交期,降低信誉和产品竞争力.l 质量不良,需增加大量检验人员,增加成本.l 生产过程中,因原材料不良造成制程中的不良品增多,返修多、返工多,增加时间成本和人员成本.l 质量不良,成品质量不良率加大,客户投诉及退货增多,付出的代价就高.4. 适量.采购量多,价格就便宜,但不是采购越多越好,资金的周转率、仓库储仓的成本都直接影响采购成本,应根据资金的周转率、储存成本、物料需求计划等综合计算出最经济的采购量.5. 适地.供货商离自己公司越近,运输费用就越低,机动性就越高,协调沟通就越方便,成本自然就越低了.采购有哪些方法?采购的方法一般有:1. 按采购地区分类.l 国内采购:当国内材料价格、质量、性能相差无几时,应选择国内采购,国内采购机动性强,手续简单方便.l 国外采购:当国外材料价格低、质量高、性能好,综合成本比国内采购低时,可考虑国外采购.但在某些关系到民族前途的企业,如信息产业、通信产业等等,应当不仅仅考虑到当前的利益,还应为长远着想,尽量在国内采购或支持有能力的供货商共同开发.2. 按采购方式可分为:l 直接采购:直接向物料生产厂商进行采购.l 委托采购:委托某代理商或贸易公司向物料生产厂商进行采购.l 调拨采购:在几个分厂或协力厂商和顾客之间,将过剩物料互相调拨支持进行采购.3. 按采购政策可分为:l 集中采购:由公司总部采购部门统一进行采购,如医药连锁药店、连锁超市等由总部进行统一采购.l 分散采购:由各分厂的采购部门独立进行采购.4. 按采购性质可分为:l 公开采购:采购行为公开化.l 秘密采购:采购行为秘密进行.l 大量采购:采购数量多的采购行为.l 零星采购:采购数量零星化的采购行为.l 特殊采购:采购项目特殊,采购人员事先须花很多时间进行采购情报搜集的采购行为.l 普通采购:采购项目普通的采购行为.l 正常性采购:采购行为正常化而不带投机性质的采购行为.l 投机性采购:物料价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利的采购行为.如1999年中国某大型彩电生产厂家大量囤积彩管,就属此种采购行为.这种采购行为有可能获得巨额的投机利润,它有以下几个特点:u 动用大量资金.u 等待有利的购买时机才下手购买,有时会妨碍生产计划的进行.u 使用大量的仓库空间以储存投机性采购的物资.u 若物料规格改变,投机性采购的物质就有报废的危险.l 计划性采购:依据物料需求计划的采购行为.其优点在于存量能计划性地适当加以控制,价格成本控制也较有把握.缺点是物料计划及规格一旦发生变更,易造成公司与供货商的争端.l 市场性采购:依据市场的情况,价格的波动而从事的采购行为,这种采购不是根据采购计划进行的,具有人为因素.其优点是节省成本.缺点是存货增加,仓储增加,存货储备成本加大,规格一发生变更,物料有报废的危险,市场价格趋势判断错误可能带来极大损失.5. 按采购时间分为:l 长期固定性采购:采购行为长期固定性的采购.l 非固定性采购:采购行为不固定,需要时就采购.l 计划性采购:根据材料需求计划进行采购.l 紧急采购:物料急用时毫无计划的紧急采购行动.l 预定采购:预先将物料购进而后付款的采购.l 现金采购:现金购买物料的采购.6. 按采购订约方式可分为:l 订约采购:买卖双方根据订立合约的方式进行的采购.l 口头电话采购:买卖双方不经过订约方式而是以口头或电话洽谈方式而进行的采购行为.l 书信电报采购:买卖双方借书信或电报的往返而进行的采购行为.l 试控性订单采购:采购方在进行采购事项时因某项原因不敢大量下订单,先以试探方式下少量订单,进行顺利时才大量下订单.7. 按采购价格方式可分为:l 招标采购:将物料采购的所有条件(如物料名称、规格、质量要求、数量、交货期、付款条件、处罚规则、投标押金、投标资格等等)详细列明,刊登公告.投标厂商按公告的条件,在规定时间内,交纳投标押金,参加投标.投标采购的开标按规定必须至少三家以上厂商从事报价投标方得开标,开标后原则上以报价最低的厂商得标,开标后原则上以报价最低的厂商得标,但得标的报价仍高过标底时,采购人员有权宣布废标,或征得监办人员的同意,以议价方式办理.l 询价现购:采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明,并询问价格或寄以询价单并促请对方报价,比较后现价采购.l 比价采购:采购人员请数家厂家提供价格后,从中加以价后,决定厂商进行采购.l 议价采购:采购人员与厂商经讨价还价后,议定价格进行采购,一般来说,询价、比价和议价是结合使用的,很少单独进行.l 订价收购:购买物料数量巨大,非几家厂商所能全部提供的,如纺织厂订购棉花,糖厂订购甘蔗等,或当市场上该物料匮乏时,则订定价格现款收购.l 公开市场采购:采购人员在公开交易或拍卖时随时机动的采购,因此大宗需要物料时,价格变动频繁.通常采购协议的内容有哪些?通常采购协议的内容主要有:1. 交货地点:交货地点的远近,直接影响到采购价格的高低,影响交货时间的长短,运输途中的危险性(如是否需要保险),付款验收的效率与方便等,因此这些问题是事先确定明白.2. 包装与运输方法:包装是否规范对物料进厂的质量有密切关系,并影响到物料的验收作业,因此在采购时应将包装及运输方式列为协议内容之一,并对使用包装材料的材质(如纸箱纸质等)、衬垫(如发泡胶等)、标识等应加以规定.运输工具的选择(如汽车、火车、轮船或飞机)及运输路线的决定均会影响运费的高低、交货时间的长短及安全程度等,因此对运输方法应先以明确.3. 付款方法:付款方法在采购协议当中是一个重要的内容.当公司资金较为充裕,可现金购买,从而可在价格、交期或其它条件上获得补偿,对于资金周转较为困难的,