《账务处理子系统》PPT课件.ppt

第三章 账务处理子系统,“一个完整的会计信息系统是由若干个功能相互独立而又相互联系的子系统组成。其中的账务处理子系统是最重要的子系统。”,会计信息系统,2,本章学习的内容：,第一节 账务处理子系统概述 第二节 账务处理子系统流程分析流程分析 第三节 账务处理子系统编码设计与系统结构 第四节 账务处理子系统初始化设置 第五节 账务处理子系统日常业务处理 第六节 账务处理子系统期末业务处理 第七节 账务处理子系统的辅助核算 第八节 账表输出与系统维护,第一节 账务处理子系统概述,会计信息系统,一、账务处理子系统的定义,账务处理 从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。即以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表查询与打印、系统服务与系统管理等账务处理工作。 当前的会计软件都是以账务处理子系统为核心。,会计信息系统,5,一、账务处理子系统的定义,账务处理系统的主要内容有“会计科目设置”、“期初余额设置”、“凭证制作 (含凭证的录入、审核、查询) ”、“凭证记账 (过账) ”；“账薄查询及打印 (包含各种样式的明细账、日记账、往来账) ”、“期末结账”等内容。 有的账务处理系统还有“出纳现金及支票管理”、“银行对账”及“应收应付往来账管理”及“数量、外币、部门、项目及预算等各种辅助核算”等功能。,会计信息系统,6,二、总账系统与其它子系统的关系,一个完整的会计信息系统由若干个子系统构成。根据会计核算软件基本功能规范，这些子系统主要包括总账子系统、应收应付账款子系统、固定资产管理子系统、工资管理子系统、存货核算子系统、成本管理子系统、资金管理子系统、会计报表子系统等。,会计信息系统,7,会计信息系统,8,三、账务处理子系统在会计信息系统中的地位与作用,账务处理子系统是整个会计信息系统最重要的子系统，它在会计信息系统中处于核心地位，与其他子系统有着密切的数据联系。,会计信息系统,9,四、账务处理子系统的特点,以历史信息为主，涵盖所有能以货币表现的经济业务； 规范性强，一致性好； 以总括核算为主，在整个会计信息系统中起核心作用； 控制要求严格，正确性要求高。,会计信息系统,10,五、账务处理子系统的目标,及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入会计信息系统的数据正确和完整； 高效、正确地完成记账等数据处理过程； 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，和各个会计期间的各种报表； 建立账务子系统与其他子系统的数据接口实现会计数据的及时传递和数据共享； 留有必要的审计线索，供企业内外部审计人员审计。,第二节 账务处理子系统流程分析,手工账务处理流程分析 计算机账务处理流程分析 手工账务处理与计算机账务处理的区别,会计信息系统,12,一、手工账务处理流程分析,流程是指系统输入、加工数据和输出信息的先后顺序以及处理数据的方法。 （一）手工账务处理流程： 记账凭证核算程序； 日记总账核算程序； 汇总记账凭证核算程序； 多栏式日记账核算程序 科目汇总表核算程序；（最常见）。,差别主要在登记总账的方法和依据不同,会计信息系统,13,记账凭证处理流程,主要任务，就是根据记账凭证分别直接登记总账和各个明细账。这种方法由于需要在总账和各明细账上逐笔登记每笔业务，总账登账的工作量较大，因此它只适合于业务量较小的企业。 记账凭证账务处理流程的优点是：数据流程清楚、简单；总分类账既可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；总分类账也可详细反映整个会计期间内各笔经济业务。其缺点是：登账工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。在计算机方式下，有参考价值。,会计信息系统,14,日记总账账务处理流程,日记总账账务处理流程是记账凭证账务处理流程的变种，它是将所有总账科目都集中在一张账页上，形成一种日记账与总账结合在一起的联合账薄，虽然大大减少了登记总账的工作量，可以明确反映经济业务的来龙去脉，但所有总账科目都集中在一张账页上，使得账页过宽，不便于登记和使用，在手工方式下，一般适用于业务量较小的企业。 日记总账账务处理流程的优点是：数据流程清楚、简单；所有总账在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系。其缺点是：账页过宽，不便于登记和使用。在计算机方式下，有参考价值。,会计信息系统,15,汇总记账凭证账务处理流程,汇总记账凭证账务处理流程也是根据记账凭证登记各个明细账。但是，之后先定期地根据收、付、转三种记账凭证的会计科目和对方科目进行汇总，然后根据汇总的数据登记总账。因此，它不仅具有科目汇总表账务处理流程的优点。而且还有以下的好处。 （1）反映了各个科目的资金运动的对方科目，因而可以反映资金收付的来龙去脉，便于企业的管理者了解和掌握资金的运用，及时地调整企业的经营活动和资金的调配，有利于提高企业的经济效益和财务管理水平。 （2）可为编制现金流量表提供依据。 汇总记账凭证账务处理流程的优点是：减少登账工作量；总分类账可明确反映科目之间的对应关系；便于对经济活动进行分析和检查。其缺点是：汇总记账凭证的工作量大；对转账凭证编制有特殊的要求。在计算机方式下，有参考价值。,会计信息系统,16,多栏式日记账汇总账务处理流程,多栏式日记账汇总账务处理流程与汇总记账凭证账务处理流程的核算方法基本相同，不同的只是根据汇总的数据登记的总账是以多栏式日记账的形式进行的。在手工方式下，多栏式日记总账便于一目了然地通览数据在科目之间的对应关系。在计算机快速排序与打印输出的条件下，可以用三栏式的通用总账格式输出表示科目对应关系的总账，多栏式日记账已没有必要。 多栏式日记账汇总账务处理流程的优点是：简化总账登记工作量。其缺点是：日记账栏次太多，不便登记。在计算机方式下，没有参考价值。,会计信息系统,17,科目汇总表账务处理流程,科目汇总表账务处理流程是根据记账凭证登记各个明细账，之后定期地先根据记账凭证的会计科目进行汇总，然后根据汇总的数据登记总账。因此，大大地减少了登记总账的工作量，比较适合于业务量较大的企业采用。在手工条件下，进行科目汇总工作量较大；而利用计算机来实现是轻而易举的事。 科目汇总账务处理流程的优点是：减少登账工作量；可通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。其缺点是：总分类账不能明确反映科目之间的对应关系；不便于便于对经济活动进行分析和检查。在计算机方式下，参考价值不大。,会计信息系统,18,科目汇总表核算程序：,记账凭证,收 款 凭 证,付 款 凭 证,转 账 凭 证,原始凭证,填制和 审核,登记 日记账,日记账,编制 报表,月末 处理,登记 明细账,编制 科目 汇总表,登记 总账,科目汇总表,明细账,总账,报表,会计信息系统,19,（二）手工账务处理流程的缺陷 会计信息提供不够及时 准确性差 数据大量重复登记 工作强度大,一、手工账务处理流程分析（续）,会计信息系统,20,二、计算机账务处理流程分析,计算机账务处理子系统中，基本的处理程序从表面上看并没有发生变化。但是，由于计算机具有运算速度快、处理能力强、数据处理精度高等优点，在设计计算机账务处理系统时，在数据流程再造方面已经突破了传统手工处理方式，从而使账务处理效率与精度大大地提高。,计算机账务处理系统数据流程再造,会计信息系统,21,（一）账务处理流程方案一,会计信息系统,22,（二）账务处理流程方案二,会计信息系统,23,（三）两种账务处理流程比较,1方案一账务处理流程优缺点 优点如下：处理流程简单；数据无重复存储。 缺点如下：输出日记账和明细账的速度较慢；凭证查询速度慢。由于审核、未审核，已记账凭证都放在一个凭证库文件中，所以查询某张凭证的响应速度相对来说较慢。 2方案二账务处理流程优缺点 优点如下：处理流程清晰、明了；数据无重复存储；处理速度更快。记账速度要高于第一方案；凭证查询速度要高于第一方案；银行对账速度要高于第一方案。 缺点如下：同第一种方案一样。输出日记账和明细账的速度较慢，但是随着计算机本身运算速度的不断提高，临时挑选所花的时间小到可以忽略的程度。所以这一缺点比较容易克服。,会计信息系统,24,三、手工账务处理与计算机账务处理的区别,1.数据起点和终点不同： 手工数据的起点是原始凭证，数据的终点是会计报表； 计算机方式下数据的起点是记账凭证、原始凭证和机制凭证，数据的终点是账簿。 2.数据处理方式不同： 手工方式下记账凭证由不同的财务人员登入账簿。计算机方式下由账务处理子系统完成数据处理。 3.数据存储方式不同： 手工会计数据存放在纸上；而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上。,会计信息系统,25,4.对账方式不同： 手工方式下需对账，计算机方式下无须对账。 5.会计资料查询、统计方式不同： 手工方式下找出相关资料；而计算机方式下使用查询功能。 6.账务处理的效率、准确性及时效性不同 计算机账务处理能够高效、准确和及时地提供信息,第三节 账务处理子系统编码与主要功能模块,一、会计科目编码设计 二、账务处理子系统主要功能模块,会计信息系统,27,一、会计科目编码设计,用代码替代会计科目。 文字科目的缺点 文字形式的科目名称较长 不便于计算机识别和分类 不便于提高输入速度 会计科目编码设计的意义 保证会计科目的唯一性 简化会计科目的表现形式 加快计算机运行处理速度,会计信息系统,28,一、会计科目编码设计,（二）会计科目编码设计方案 编码方式群码 会计科目编码体系设置 会计科目编码结构 科目编码方法 科目编码设计的基本原则,（1）顺序编码 （2）位数编码 （3）分组编码,（1）规范性原则 （2）层次性原则 （3）一致性原则 （4）扩展性原则 （5）简短性原则,会计信息系统,29,二、账务处理子系统主要功能模块,第四节 账务处理子 系统初始化设置,一、账套设置 二、权限设置 三、科目设置 四、其他初始化设置,会计信息系统,31,第四节 账务处理子系统初始化设置,初始化设置是账务系统应用的前提，只有在进行了初始化设置后，账务处理系统才能开始投入运行； 通过初始化设置可以使商品化软件成为满足企业核算需求的专用软件。初始化设置只是在初始使用财务软件时应用。初始设置完成后，一般不再应用。,会计信息系统,32,一、账套设置,（一）账套号 （二）安装预置科目 （三）本位币 （四）科目编码规则 （五）会计日历,会计信息系统,33,一、账套设置,（一）账套号 （二）安装预置科目 （三）本位币 （四）科目编码规则 （五）会计日历,会计信息系统,34,一、账套设置,（一）账套号 （二）安装预置科目 （三）本位币 （四）科目编码规则 （五）会计日历,会计信息系统,35,一、账套设置,（一）账套号 （二）安装预置科目 （三）本位币 （四）科目编码规则 （五）会计日历,会计信息系统,36,一、账套设置,（一）账套号 （二）安装预置科目 （三）本位币 （四）科目编码规则 （五）会计日历,会计信息系统,37,二、权限设置,系统管理员：是系统增加的、虚拟的操作员（此人在单位中既可以是账套主管也可以是微机房的略懂财务知识的管理人员），由他进行系统的总体控制，负责整个系统的安全和维护工作，管理该系统中所有的账套。 账套主管：就是我们平时工作中的主要财务负责人，其工作主要是：负责所管账套的维护工作，可以进行所选账套的修改和所选年度内账套的管理（包括所管账套年度账的建立、引入和输出）以及该账套操作员权限的设置。,会计信息系统,38,三、科目设置,（一）科目设置的基本内容 （二）辅助核算的科目设置 （三）科目设置应注意的问题,会计信息系统,39,三、科目设置P88,（一）科目设置的基本内容 （二）辅助核算的科目设置 （三）科目设置应注意的问题,会计信息系统,40,科目辅助核算的设置 如果用户原来的许多往来单位、往来个人、部门、项目等是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用账务系统后，可以改用辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，同时将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、客户往来、供应商往来、个人往来及项目核算等。,会计信息系统,41,主要用于对各种收入、费用类科目进行按部门核算，如管理费用、销售收入 如企业管理费用项目很多,想按不同部门进行核算。传统会计科目体系设置: 6602 管理费用 660201 办公费 66020101 事业部1 66020102 事业部2 660202 差旅费 66020201 事业部1 66020202 事业部2 660203 保管费 66020301 事业部1 66020302 事业部2 660204 业务招待费 66020401 事业部1 66020402 事业部2,1.部门辅助核算,会计信息系统,42,如果设置部门辅助核算，则可以将科目设置为： 6602 管理费用 660201 办公费 （部门辅助核算） 660202 差旅费 （部门辅助核算） 660203 保管费 （部门辅助核算） 660204 业务招待费（部门辅助核算） ,会计信息系统,43,将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照部门进行存储，并将部门和科目建立动态链接,会计信息系统,44,主要用于对各种往来类科目进行按客户核算，如应收账款、预收账款等 如某企业的产品种类很多,销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 1122 应收账款 112201 应收销售款 11220101 应收A产品款 1122010101 应收A产品款_客户甲 1122010102 应收A产品款_客户乙 1122010103 应收A产品款_客户丙 11220102 应收B产品款 1122010201 应收B产品款_客户甲 1122010202 应收B产品款_客户乙 1122010203 应收B产品款_客户丙 112202 应收运杂费 ,2.客户往来辅助核算,会计信息系统,45,如果设置客户往来辅助核算，则可以将科目设置为： 1122 应收账款 112201 应收销售款 11220101 应收A产品款（客户往来辅助核算） 11220102 应收B产品款（客户往来辅助核算） 11220103 应收C产品款（客户往来辅助核算） 112202 应收运杂费 ,会计信息系统,46,主要用于对各种往来类科目进行按供应商核算，如应付账款、预付账款等 如某企业的供应商非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 2202 应付账款 220201 辽宁省 22020101 供应商A 22020102 供应商B 220202 山东省 22020201 供应商C 22020202 供应商D 220203 河北省 22020301 供应商E 22020302 供应商F ,3.供应商往来辅助核算,会计信息系统,47,如果设置供应商往来辅助核算，则可以将科目设置为： 2202 应付账款 220201 辽宁省 （供应商往来辅助核算） 220202 山东省 （供应商往来辅助核算） 220203 河北省 （供应商往来辅助核算） ,会计信息系统,48,主要用于对企业与员工之间资金往来类科目进行按个人核算，如其他应收款、其他应付款等 如某企业的员工非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 1221 其他应收款 122101 差旅费借款 12210101 张三 12210102 李四 122102 私人借款 12210201 张三 12210202 李四 122103 应交罚款 12210301 张三 12210302 李四 ,4.个人往来辅助核算,会计信息系统,49,如果设置个人往来辅助核算，则可以将科目设置为： 1221 其他应收款 122101 差旅费借款 （个人往来辅助核算） 122102 个人借款 （个人往来辅助核算） 122103 应交罚款 （个人往来辅助核算） ,会计信息系统,50,辅助核算的应用及编码的设计,传统的会计核算中，对辅助账的核算一般都是通过设置明细科目来进行辅助账的核算管理的。以部门核算为例，假如某企业有5个部门，如果采用分部门进行核算，则主营业务收入的会计科目可设置如下： 6001 主营业务收入 600101 部门A 600102 部门B ,会计信息系统,51,辅助核算是在初始设置时，将某些需要进行辅助核算的科目设置为按不同项目进行辅助核算。这样实际业务处理时，系统提醒用户进行相关的辅助单位的选择。实际上这样设置就将相关科目的数据分成了两段 科目段 部门段 6001 主营业务收入 01 部门A 6001 主营业务成本 02 部门B ,辅助核算的应用及编码的设计,会计信息系统,52,辅助核算使数据处理的编码采用分段式编码。分段式编码则由多个代码段组成，代码之间没有严格的层次关系，可以自由组合。,会计信息系统,53,实际记账时，从这两个代码段中取值组合作为科目的分类信息。 例如，部门A的1500元销售收入在凭证记录表中记录为： 科目段 部门段 金额 6001 01 1500 而采用采用传统的层次码，这条记录将是： 科目代码 金额 6001 01 1500,会计信息系统,54,分段式编码与层次码的对比分析,1、灵活性 灵活性是指科目编码能不能方便地进行设置和修改来支持业务的变更。层次码具有较低的灵活性，因为当层次码个别类别上代码的改变、删除或插入时，就会影响其它层次的代码。而分段式编码则要灵活得多，不同级别的科目代码增加或删除只需对各个分段表进行操作就可以了。,会计信息系统,55,2、查询效率 分段式编码比层次编码具有更高的查询效率。层次编码进行查询汇总时需要对科目代码进行分拆操作，而在分段式代码中，由于不同的代码在数据库中用单独的字段实现，不需要分拆代码，查询效率更高。,会计信息系统,56,3、集成能力 在集成能力方面，分段式编码具有层次编码无可比拟的优势。采用层次编码的信息系统与业务系统的集成能力有限，业务系统在记录凭证数据时，很难将其明细的业务类别仔细区分。为此，国内许多财务软件在与业务系统进行集成时，采用了辅助核算方式，如部门、项目辅助核算，以采集业务系统的细节信息。而分段式编码可以任意选择与业务系统的更多属性进行连接，使业务系统与会计核算系统的信息集成更加灵活、紧密、合理。,会计信息系统,57,（三）科目设置应注意的问题,1.会计科目编码不能重复；增加会计科目时，应先建上级科目，再建下级科目；会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则；一级科目编码应使用财政部统一规定的编码。 2.辅助账必须设置在末级科目上才有效。一个科目可以同时设置两种辅助核算。,会计信息系统,58,（三）科目设置应注意的问题,3. 设置时用户可以任意修改或删除科目。设置完成投入运行后，还允许用户增加少量同级科目或对某些项目进行修改，但不允许删除或修改任何已经使用的会计科目。已经使用的会计科目不能再增加下级科目，只能增加同级科目；已使用的科目不能再修改科目编码。 4.年度结账后，可以对科目进行适当调整，并应调整相应的科目余额。 5. 平时不要随意使用设置科目功能，以免损坏或丢失数据。,会计信息系统,59,四、其他初始化设置,（一）凭证类别设置 （二）结算方式设置 （三）外币汇率设置 （四）常用摘要设置 （五）初始数据录入,会计信息系统,60,四、其他初始化设置,（一）凭证类别设置 （二）结算方式设置 （三）外币汇率设置 （四）常用摘要设置 （五）初始数据录入,会计信息系统,61,四、其他初始化设置,（一）凭证类别设置 （二）结算方式设置 （三）外币汇率设置 （四）常用摘要设置 （五）初始数据录入,会计信息系统,62,四、其他初始化设置,（一）凭证类别设置 （二）结算方式设置 （三）外币汇率设置 （四）常用摘要设置 （五）初始数据录入,摘要码 摘要内容 相关科目,会计信息系统,63,四、其他初始化设置,（一）凭证类别设置 （二）结算方式设置 （三）外币汇率设置 （四）常用摘要设置 （五）初始数据录入,会计信息系统,64,年初建账：直接录入年初余额 年中建账：录入启用当月的期初余额及年初至启用月份的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额 录入基本科目余额（底色为白色） 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的数据由系统自动计算 出现红字余额用负号输入 修改余额时，直接输入正确数据即可,会计信息系统,65,录入辅助核算科目余额（底色为黄色） 对于设置为辅助核算的科目，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来。在输入期初余额时，双击该科目的期初余额栏目，系统会自动为其开设辅助账页。 试算平衡 期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据的正确性，必须进行平衡校验。,会计信息系统,66, 期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账 已经记过账，则不能再录入、修改期初余额,注意:,第五节 账务处理子系统 日常业务处理,一、凭证输入 二、凭证审核与修改 三、记账,会计信息系统,68,实验操作具体见用友软件演示。,会计信息系统,69,一、凭证输入,（一）凭证类型与输入方式 （二）凭证基本内容与输入控制 （三）辅助信息的输入,会计信息系统,70,一、凭证输入,（一）凭证类型与输入方式 （二）凭证基本内容与输入控制 （三）辅助信息的输入,会计信息系统,71,一、凭证输入,（一）凭证类型与输入方式 （二）凭证基本内容与输入控制 （三）辅助信息的输入,会计信息系统,72,凭证保存时的正确性检查有错误将不允许保存 1.凭证类型检查：是否符合借贷科目必有条件 2.凭证号检查：编号必须连续，不能有重号、漏号 3.凭证日期的检查:日期是否序时 4.科目代码合法性检查 5.金额检查：借贷金额是否平衡,会计信息系统,73,注意：,采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，后面输入的日期必须大于前面输入的日期。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。 科目编码必须是末级的科目编码。 金额不能为“零”；红字以“-”号表示。可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”，输完科目名称后，则需继续输入该科目的辅助核算信息,会计信息系统,74,（一）凭证审核 凭证填制完成后，系统在保存凭证之前已经进行过校验，为什么还要进行凭证的审核？ 系统很难校验出的错误： 会计业务是否真实合法 记账凭证编制的内容与原始凭证是否相符 会计分录编制是否正确 凭证借贷方科目同时错误且金额相同,思考：,二、凭证审核与修改,会计信息系统,75,二、凭证审核与修改,（一）凭证审核,（1）审核人和制单人不能是同一个人； （2）凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除； （3）取消审核签字只能由审核人自己进行； （4）作废凭证或已标错的凭证不能被审核； （5）无论是手工凭证还是机制凭证都要经过审核程序。,会计信息系统,76,二、凭证审核与修改,（一）凭证审核 （二）凭证修改,1输入计算机，但没有审核的记账凭证发现错误，可以直接由录入人员利用凭证修改功能进行修改。这种修改可以不留痕迹。 2输入计算机，已经通过审核人审核，但是还没有记账的记账凭证发现错误，这种情况应该由审核人在凭证审核模块中取消审核，然后再由录入人员在凭证修改功能中进行修改。这种修改也可以不留痕迹。 3输入计算机，已通过审核并已记账的记账凭证发现错误，则不能利用凭证修改模块进行修改。根据会计制度的规定，这种错误凭证的修改必须留有痕迹。因此只能采用红字冲销法或蓝字部分补充登记法来进行修正。,会计信息系统,77,三、删除凭证,（一）未记账凭证 1.作废凭证 未经审核的凭证才能作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。 作废凭证不能修改，不能审核。 在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证作数据处理（即作废凭证的借贷数据不参与运算），相当于一张空凭证。 账簿查询时，查不到作废凭证的数据。 若当前凭证已作废，可执行“编辑”|“作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 2.整理凭证“凭证删除/整理”,会计信息系统,78,（二）冲销凭证已记账凭证 冲销凭证是针对已记账凭证由系统自动生成的一张红字冲销凭证。 冲销凭证相当于填制了一张凭证，不需保存，只要进入新的状态就由系统将冲销凭证自动保存。 已冲销凭证仍需审核、出纳签字后记账。 通过红字冲销方法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。 制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。,会计信息系统,79,四、查询凭证,在“查询凭证”功能中既可以查询已记账凭证，也可以查询未记账凭证。而在填制凭证功能中只能查询到未记账凭证。 在“查询凭证”功能中还可以查询“作废凭证”、“有错凭证”，某制单人填制的凭证、其他子系统传递过来的凭证以及一定日期区间，一定凭证号区间的记账凭证。 已记账凭证除了可以在查询凭证功能中查询之外，还可以在查询账簿资料时，以联查的方式查询。,会计信息系统,80,五、出纳签字,出纳签字的操作既可以在“凭证审核”后进行，也可以在“凭证审核”前进行。在进行出纳签字和审核之前，通常需先更换操作员。 进行出纳签字的操作员应已在系统管理中赋予了出纳的权限。 要进行出纳签字的操作应满足以下三个条件：1.在总账系统的“选项”中已经设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”。2.已经在会计科目中进行了“指定科目”的操作。3.凭证中所使用的会计科目是已经在总账系统中设置为“日记账”辅助核算内容的会计科目。 凭证一经签字，就不能被修改、删除。如果发现已经进行了出纳签字的凭证有错误，应在取消出纳签字后再在填制凭证功能中进行修改，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。,会计信息系统,81,六、记账,（一）账簿的作用 （二）记账过程,记账凭证的检验。 数据保护 选择记账凭证 开始记账 结束记账工作,会计信息系统,82,六、记账,如果期初余额试算不平衡不允许记账，如果有未审核的凭证不允许记账，上月未结账本月不能记账。 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。 上月未记账，本月不能记账。 未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 作废凭证不需审核可直接记账。 记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据，然后重新记账。（期末对账CTRL+H，激活恢复记账前状态。） 如果不输入记账范围，系统默认为所有凭证。 记账后不能整理断号。 已记账的凭证不能在“填制凭证”功能中查询。,会计信息系统,83,实验操作具体见用友软件演示。,会计信息系统,84,第七节 账务处理子系统的辅助核算,一、出纳管理 （一）支票管理 针对不同的银行账户分别登记支票登记簿。 领用日期和支票号必须输入，其他内容可以不输入。 报销日期不能在领用日期之前。 当支票支出后，在填制凭证时输入该支票的结算方式和结算号，系统则会自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该支票即为已报销。支票登记簿中的报销日期栏，一般是由系统自动填写的，但对于有些已报销而由于人为原因而造成系统未能自动填写报销日期的支票，您可进行手工填写，即将光标移到报销日期栏，然后写上报销日期。,会计信息系统,85,支票登记簿中报销日期为空时，表示该支票未报销，否则系统认为该支票已报销。已报销的支票不能进行修改。若想取消报销标志，只要将光标移到报销日期处，按空格键后删掉报销日期即可。 如不能核销请检查： 1.总账设置选项支票控制里面有没有打钩； 2.有没有指定银行总账科目； 3.在填制凭证的时候，银行科目必须录在贷方； 4.结算方式里面，必须有票据管理标志。,会计信息系统,86,（二）银行对账P110,1.银行对账原理 用户定期将银行存款日记账的记录同银行提供的银行存款对账单进行逐笔核对，会计上称为银行对账。 银行对账可采取计算机自动对账的方式，也可采用人工核对方式，或者采取计算机自动对账与人工核对相结合的方法。 对账时通常以票据号（如支票号）、金额等作为核对标志，逐条进行查对。,会计信息系统,87,2.银行对账的步骤,银行对账是将企业的银行日记账与银行对账单的数据逐笔相对，找出未达账项，并根据未达账项，编制余额调节表。未达账项包括银行已收企业未收、银行已付企业未付、企业已收银行未收和企业已付银行未付四种类型。,会计信息系统,88,对账双方银行存款调整后余额计算公式如下： 银行对账单调整后余额=对账单余额+企业已收银行未收金额-企业已付银行未付金额 企业银行账调整后余额=企业银行账账面余额+银行已收企业未收金额-银行已付企业未付金额 若双方调整后余额相等，说明银行和企业记账正确。 银行对账的起码条件是双方金额与记账方向一致，此外还可以要求双方结算方式一致以及结算号也一致，对账条件可以在对账前进行设置。(P112),会计信息系统,89,1）银行对账初始化 银行对账也有一个启用日期，用户须在此日期录入最近一次对账中单位一方与银行一方的银行存款调节前余额，并逐笔录入启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达账项。 2）银行对账单录入 银行定期向单位传递对账单，用户须按期录入银行对账单。逐笔输入银行对账单的工作通常由单位出纳人员完成。 录入的银行对账单主要包括业务日期、结算凭证类型、凭证号、业务金额等内容，其中结算凭证号与业务金额是系统自动对账所必需的，录入时必须仔细，防止因录入错误而使系统出现对账异常状况。,会计信息系统,90,3）银行对账 对账方式： 自动对账方式。自动对账是计算机系统根据对账依据将银行存款日记账与银行对账单自动进行核对，在核对相符情况下予以勾销的一种对账方式。 自动对账的对账依据通常有两种：一种是“结算方式+票据号+方向+金额” ；另一种是“方向+金额”。 对于核对相符的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方打上勾对标记，并视为已达账项，同时对于在勾对栏未标上勾对符号的记录,系统将其视为未达账项。 手工对账。手工对账是由用户对银行存款日记账的记录与银行对账单的记录进行核对，并勾对已达账项的对账方法。,会计信息系统,91,4）余额调节表输出 账项勾对结束后，为检查账簿记录是否正确，通用软件一般都具有自动编制余额调节表的功能。 系统将按照用户的需要，根据自动勾对与手工勾对的情况，在对账结束后自动编制银行存款余额调节表，用户只需点击相应的输出命令便可查询规范的余额调节数据。 多数系统中，软件所提供的银行存款余额调节表的格式与传统手工方式编制的余额调节表的格式完全相同。,会计信息系统,92,银行对账的系统分析 银行对账数据流图顶层数据流图,会计信息系统,93,银行对账数据流图零层数据流图,会计信息系统,94,银行对账数据流图一层数据流图,会计信息系统,95,银行对账数据流图一层数据流图P57,输入或传 送对账单,对账,输出余额 调节表,银行对账单,企业银行日记账,编制余额调节表,银行对账数据流图,余额调节表,余额调节表,对账单,会计信息系统,96,银行对账的数据处理词典,处理名：银行对账 输入：银行对账单文件、银行日记账文件、（上月）对账单文件 输出：银行存款余额调节表、对账单文件 处理逻辑：将银行日记账文件按结算方式、票号、方向、金额和银行对账单文件进行对账，对上的，在相关文件标记已达账项；对不上，标记未达账项，根据银行对账单文件和银行日记账文件标记的未达账项生成对账单文件和银行存款余额调节表。,会计信息系统,97,往来业务是指单位在业务处理过程中所发生的涉及应收、应付、预收、预付等会计事项的业务。往来核算与管理是对往来业务进行专门的反映与控制的一种辅助核算方法。 往来业务可分为与外部单位的往来业务和与内部个人的往来业务，与外部单位的往来业务又可分为客户往来业务和供应商往来业务。,二、往来核算与管理,会计信息系统,98,账务处理系统提供以下两种往来业务核算与管理的方法： 视同明细核算方式。当往来单位较少且相对稳定，应收账款或应付账款发生的频率较低，且往来对账的业务量不大时，可采用与手工记账方式相类似的处理方法，即按往来单位设置明细科目（按往来单位建立明细账），使往来核算体现在基本业务核算中。 往来辅助核算方式。当单位往来业务频繁，清理欠款工作量较大时，可启用账务处理系统提供的单位往来辅助核算功能来管理往来款项。采用单位往来辅助核算后，往来单位不再以会计科目的形式出现，而是以往来单位目录的形式存在。,（一）往来核算科目设置,会计信息系统,99,往来数据包括往来期初数据和日常往来业务数据。 在录入账务系统期初数据时，需要同时录入往来业务的期初数。用户应在往来管理功能启用时整理出往来业务的当前余额，并将其按照系统规定的格式录入到初始化往来数据库中。 若某科目被指定了客户（或供应商）往来核算，则系统自动为该科目开设往来辅助核算账页。在录入账套期初余额时，系统同时要求输入往来辅助账的期初数据 对往来业务的日常辅助处理主要体现在填制记账凭证的环节上。当与往来单位发生往来业务而填制记账凭证时，系统即弹出辅助信息录入窗口，要求用户输入往来客户的名称、业务员姓名、业务号等各项往来辅助账信息。,（二）往来业务数据录入,会计信息系统,100,销账是指勾销已清账的往来业务的操作。 销账工作可以由系统自动完成，也可以由操作员逐项处理，或者采取自动与手工相结合的方式。一般会计软件均提供自动销账和手工销账两种基本销账方式。 自动销账是软件系统根据日常往来业务记录，对每一往来单位的往来账进行自动核对，并注销对应业务的一种销账方式。 销账依据通常有两种：一种是“往来单位+方向+金额”；另一种是“往来单位+方向+金额+往来业务号”。 执行销账时，对于核对相符的往来业务，系统将自动在往来账目中打上销账标志,并视为已清账项。,（三）往来销账,第六节 账务处理子系统 期末业务处理,会计信息系统,102,实验操作具体见用友软件演示。,会计信息系统,103,一、自动转账,自动转账包括账务子系统内部转账和系统外转账两部分，后者是指其他核算子系统将核算结果转入总账；系统内转账，只要事先已定义好转账凭证，需要时由用户选择转账业务即可自动生成转账凭证。,会计信息系统,104,为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先存入软件环境，即建立一项业务的转账模型的过程，称为自动转账凭证的定义。 根据自定义转账凭证生成实际的记账凭证的过程称为自动转账。由自动转账产生的凭证称为机制转账凭证，简称机制凭证。 建立自动转账凭证的业务具有以下两方面的特点： 首先，这项业务属于每期都会发生的规范的转账业务，这些业务的处理有一定的时间性，也有一定的规律性； 其次，业务发生的金额是可以事先预知或可以被描述的。,(一) 自动转账原理,会计信息系统,105,(二)自动转账的特点,一般在会计期末进行； 由会计部门内部编制，没有与之对应的原始凭证； 从其他会计账簿中提取数据； 转账需要按顺序进行。,会计信息系统,106,可以快速完成期末转账凭证的生成。 可保证所生成凭证的正确性。 保障业务的完整性。,(三) 自动转账凭证处理方式的优势,会计信息系统,107,（四）自动转账的步骤,转账定义 转账生成,会计信息系统,108,用友软件的转账功能,（五）自动转账的种类,费用分配和分摊,费用计提,利润分配结转,税金计算结转,结转收入和成本,其他子系统转入,转帐业务的种类,会计信息系统,109,（六）转账定义,自定义转账 对应结转 销售成本结转 售价（计划价）结转 汇兑损益结转 期间损益结转,会计信息系统,110,1. 自定义转账,由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，必然造成各个企业这类转账的不同。在会计电算化下，为实现在各个企业的通用，用户可以自行定义自动转账凭证。在生成自动转账凭证之前，系统要求将以前的经济业务全部登记入账，方可采用已定义的转账分录格式生成机制凭证。 设置转账凭证时，首先设置转账凭证的头部，包括转账序号、转账说明及凭证类别，其次设置转账分录的“借”方和“贷”方，包括摘要、科目编码、借贷方向等内容。,会计信息系统,111,自定义结转在自动转账中是用的最多，也是最灵活的一种转账方式。它可用来进行费用分配与结转。如制造费用分配、无形资产摊销等结转。 一般当转账方式可以用一个公式描述时，都可以使用自定义结转。,会计信息系统,112,自定义结转举例,应付利息计提 假定企业发生短期借款（到期一次还本付息）数据如下 ： 每月计提利息=贷款金额年利率/12,会计信息系统,113,自定义转账设置如下： 借：财务费用 (6603) 金额公式 40000*0.1/12 财务费用(6603) 60000*0.1/12 贷：应付利息(2231) JG( ) 取数函数公式： 函数名(科目编码,会计期间,方向,辅助项1,辅助项2),会计信息系统,114,请考虑养老保险费用计提的转账凭证的定义? 根据新会计准则的规定，企业根据各自具体的情况进行计提。假定按应发工资的15%计提。 应付职工薪酬应发工资（222101） 应付养老保险费（222102）,会计信息系统,115,期末将企业的制造费用在各车间按产品进行分配。假定某企业制造费用分配表如下 ：,会计信息系统,116,部门 项目 公式 借：生产成本 一车间 长丝 FS(制造费用，月，借，1，*) 生产成本 二车间 圈绒地毯 FS(制造费用，月，借，2，*)*0.2 生产成本 二车间 割绒地毯 FS(制造费用，月，借，2，*)*0.15 生产成本 二车间 提花地毯 FS(制造费用，月，借，2，*)*0.25 生产成本 二车间 加捻地毯 FS(制造费用，月，借，2，*)*0.40 贷：制造费用 JG( ),会计信息系统,117,2.对应结转,当两个或多个上级科目的下级科目及辅助项有一一对应关系时，可进行将其余额按一定比例系数进行对应结转，可一对一结转，也可一对多结转。本功能只结转期末余额。 例：结转销项税额、进项税额(实验资料中数据),会计信息系统,118,3.销售成本结转,销售成本结转是指结转销售商品的成本，根据定义在月末按一定的方法计算出库存商品的平均单价基础上，计算出各类商品的销售成本，并对成本结转业务进行账务处理。库存商品、商品销售收入、商品销售成本的下级科目的结构必须相同，并且都不能带往来辅助核算。 结转金额=商品销售贷方数量合计*库存商品单价 =月末销售数量*库存商品平均单价 例：实验材料中的数据。,会计信息系统,119,4.售价（或计划价）销售成本结转,与上类似，但涉及差异科目。 售价法: 差异额=销售收入*差异率；计划价法: 差异额=销售成本（计划）*差异率,会计信息系统,120,5.汇兑损益结转,外币货币性科目中期末（资产负债表日）汇率和发生日汇率不同，企业持有的资产、负债发生持有损益，需要计算汇兑损益。 系统自动计算所选外币科目汇兑损益，计入设定的入账科目（财务费用汇兑损益） 在实验中，如果期末汇率发生变化，需要进行汇兑损益结转的。 提示:外币财务报表的折算不属于此类结转,会计信息系统,121,6.期间损益结转,回顾与讨论：期末(或年末)结转本年利润的科目有哪些？,主营业务收入,其他业务收入,投资收益,公允价值变动损益,营业外收入,资产减值损失,营业税金及附加,其他业务成本,销售费用,管理费用,财务费用,营业外支出,所得税费用,主营业务成本,会计信息系统,122,手工方式下，期间损益结转方法：账结法和表结法。 计算机方式下，账结和表结都可以的。只是报表公式设置不同而已，如果是表结的话，资产负债表中本年利润就要通过损益表来取；账结的话就直接取总账系统本年利润的期末数了。 期间损益的结转主要完成期末将所有的损益类科目数据全部转入利润。即在一个会计期间结束时，需要将损益类科目的科目余额结转到本年利润当中去。使损益类科目月末数据为0。它必须在所有转账全部结束，并记完账后完成。,会计信息系统,123,（七）转账生成,转账凭证经定义之后，每月月末只需运行凭证生成功能，即可由计算机自动填制转账凭证，所生成的转账凭证将被自动追加到未记账凭证库中，需经审核、记账后才能真正完成结转工作。 凭证生成后，系统会对凭证的类别、张数等作出报告，并提示用户确认与保存。用户可在未记账凭证库中查询所生成的凭证。 自动转账的运用可以极大地提高账务处理系统的使用效率。但在账务处理系统运行初期，由于用户未掌握自动转账设置的技巧，很多企业都不使用或少使用自动转账功能。但随着软件应用的深入，应逐步增加自动处理的内容，直至将所有合适的转账凭证都用自动转账方式来实现。,会计信息系统,124,注意：,转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。 进行转账生成之前，先将相关经济业务的记账凭证登记入账。 转账凭证每月只生成一次。 若使用应收、应付系统，则总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。 生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。 由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。,会计信息系统,125,二、对账与试算平衡,对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。 一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符，应经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。,会计信息系统,1