档案管理学第十三章电子.ppt

第十三章,档案馆(室)的资料 与实物材料的管理,第一节,档案馆(室)资料工作概述,一、资料与资料工作,资料：档案馆（室）藏资料是一个特定的概念，它是指档案馆（室）收藏的，机关、组织或个人在履行其职能（职责）活动中形成的，能配合档案提供为社会各方面工作、生产、学习、科学研究等参考需要的，公开或内部出版物和档案的复制品。 资料工作：档案馆（室）资料工作，就是有效地收集、整理，加以充分开发和利用具有参考价值的各种资料的科学劳动。,二、资料的作用,1、内容集中，便于利用； 2、代替档案，填空补缺； 3、互为印证，相得益彰； 4、资料也是档案馆藏的有机组成部分。,三、档案馆（室）藏资料的特点,1、相关性：指馆（室）藏资料必须在内容与形式上与馆（室）藏档案有关，与机关业务工作有关。 2、区域性（或专业性）：档案馆（室）应收集保存反映本区域、本专业的有关资料。 3、原生性：档案馆（室）藏资料与档案有历史渊源，能直接或间接反映某一时期某一机关、组织的历史真迹。 4、参考性：对馆（室）藏档案中残缺、差错起到补充、修正等相互参照、互相核实的作用，保促进或代替档案原件提供利用。 5、史料性：表现为对历史研究、科学研究、编史修志等方面是有用的素材，能说明某些史实或印证历史。,四、档案馆（室）资料管理工作的类型,1、档案馆内设专门的资料室； 2、档案工作和资料工作合一的档案馆（室）（或称资料中心）； 3、机关档案室收集保存与档案有关的资料。,第二节,档案馆（室）资料的收集,一、资料的收集范围 1、从资料的所有制形式看，应从单纯收集国有资料拓展到收集集体所有和个人所有的资料； 2、从形成资料的主体看，应从单纯收集党政机关的资料拓展到收集企事业单位、其他社会组织和公民个人的资料； 3、从资料的门类看，应从单纯收集文书资料拓展到收集各种资料、信息； 4、从资料的载体形态看，应由单纯收集纸质资料拓展到收集磁性载体、胶片、实物及其它载体的资料。,二、收集资料的途径与方法,（一）发现资料源 （二）收集的方式 1、接收与赠送； 2、征集与订购； 3、交流（交换）与复制。 （三）建立收集、接收资料的制度,三、收集资料应注意的问题,（一）资料应与馆藏档案的内容相适应； （二）呈现出馆藏资料特色； （三）突出重点，兼顾一般； （四）走优化馆藏资料之路； （五）重视系统性和完整性； （六）加强馆际协作与分工收藏实现资源共享。,第三节,档案馆（室）资料的管理,一、资料的登记,登记的方法可以是一册一号，也可以是一种一号，即一种有两本或3本时，只给1个登记号，登记时只占1格。,二、资料的分类,（一）资料分类的现状 （二）资料分类与图书、档案分类的区别 1、分类对象不同； 2、分类标准不同； 3、分类深浅程度不同； 4、分类目的的不同；,（三）资料分类与图书、档案分类的联系,1、从分类原则上看，均应遵循思想性、科学性、实践性原则。 2、从分类标准上看，都是根据自己所具有的属性作为分类标准。 3、从分类体系上看，均是采用体系分类法。 4、从分类号码上看，均可使用分类标记符号，用它来固定类目的位置，明确各级类目的先后次序，在一定程度上显示类目之间的隶属、并列关系，以及描述其类目的含义和作用。,（四）资料分类表的构成,1、从档案馆（室）藏资料的分类特点出发； 2、编制资料分类表应注意的问题 （1）分类表必须有稳定性； （2）分类表必须有很好的适应性； （3）分类表必须考虑标引与检索的需要； （4）分类表必须具有兼容性； （5）资料分类表应有一套好的标记符号。,三、资料的编目,依据资料的分类体系来揭示馆藏资料的内容，从而显示出每一个类目包括一些什么方面、什么问题的资料，便于利用者按专题查找材料。,四、资料的保管与排架,1、给每一册资料贴一张书标，在睛面打上登记号，或在资料封面的左上角打上登记号，依登记号码的顺序放置在架上。 2、将若干份资料装入资料盒，在盒的脊背处打上所装资料的起止号。,第四节,档案馆（室）资料信息的开发与利用,一、强化资料的宣传工作,1、资料工作介绍； 2、资料的陈列； 3、专题资料展览。,二、资料的提供利用,1、馆（室）内阅览； 2、办理外借； 3、复制服务； 4、使用方法辅导与答复咨询。,三、资料信息的开发,（一）编制目录索引 （二）编写参考资料 1、资料汇编； 2、资料摘编； 3、剪报。,第五节,档案馆（室）实 物材料的管理,一、档案馆（室）保存实物材料的原因,1、博物馆、纪念馆、文物部门或有关部门认为目前还不需要接收保存或还无力保存的； 2、领导上指示和决定由档案馆（室）保存的； 3、历史上已经形成由档案馆（室）保存的。,二、实物材料的分类与编号,（一）实物材料的登记 （二）实物材料的分类 1、按实物载体分类：纸张、金属、陶瓷、纺织、皮、木器、竹等； 2、按品种类型分类：印章、证章、像章、锦旗、奖杯、牌匾、标本、样品