会议管理文献知识.ppt

（教材：司有和企业信息管理学(第二版07年7月)科学出版社） 2007年9月 ,主讲：林永民 (管理科学与工程系) E-mail：,河北理工大学经济管理学院信息管理与信息系统本科专业基础课,信 息 管 理 学 Information Management,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,5.1 企业非计算信息系统管理概述 5.2 企业竞争情报的管理 5.3 企业信息公开的管理 5.4 企业会议的管理 5.5 企业文献信息系统的管理 5.6 企业知识管理,Qiyexinxihuodongdiguanli,5.4 企业会议的管理,5.4.1 企业会议概述,1企业会议的内涵,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,会议是指有组织有领导地商议事情的集会。,2会议的功能,会议是管理者实施管理的重要手段 会议是企业实施管理创新的特定条件 会议是发现人才的重要来源 会议是学习、宣传、教育的载体,5.4 企业会议管理,5.4.1 企业会议管理概述,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,1会前准备-1H5W,5.4.2 企业会议管理的内容,H-How: 怎样开会？规范 W-Why：为什么开会？目的 W-What：开什么样的会？ W-Who：参加者是谁？ W-When：什么时间开? W-Where: 在什么地点开？,开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题,随着公司的发展，会计部门与销售人员合作产生了问题，所以会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议，讨论一起工作的方法。然而： 房间太小，椅子不够 有些人站着，挡住别人视线 致使他们看不到经理正在翻动的图表 空调无效，窗也未开，室内闷热 一扇门开着，但听到了外面的噪声 财务经理被电话叫走了 然后有几个人生气地走了,5.4 企业会议管理,5.4.1 企业会议管理概述,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,1会前准备-1H5W 2. 会中组织、指挥和控制,5.4.2 企业会议管理的内容,说明会议的主题 要经常总结（切腊肠战术） 把与会议主题无关的内容另列出来（停车场战术） 调动积极性，集思广益,会议控制,读出消极信号,表示不感兴趣,常常看表 朝窗子张望 揉纸片 打呵欠,会议控制,读出消极信号,表示排外,双肩耸起 避免目光接触 表示不想交流 提示没有兴趣 也可能表示自信心不足,会议控制,读出消极信号,表示不感兴趣,与会者内省的样子 注意力不集中,会议控制,表示感兴趣,辨别积极信号,扬起眉毛 显示鼓励性微笑 与会者头侧向发言者 采取一种开放的表情,会议控制,辨别积极信号,表示热情,一种支持性的姿势 一种专注的姿势 身体向前倾,5.4 企业会议管理,5.4.1 企业会议管理概述,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,1会前准备-1H5W 会中组织、指挥和控制 会后总结,5.4.2 企业会议管理的内容,清理回收会议文件，以免发生泄密事件 跟踪决定的执行情况,5.4 企业会议管理,5.4.1 企业会议管理概述,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,1会前准备-1H5W 会中组织、指挥和控制 会后总结 会议的成本管理,5.4.2 企业会议管理的内容,直接会议成本：包括设施费，场地费、差旅费等 会议的时间成本 效率成本,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,1企业文献信息,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,在企业的生产活动和经营管理活动中形成的、反映企业运转情况的各种指令、报告、资料、档案、简报以及统计数字等所有文献信息资料。,2企业文献信息系统,当前，企业文献信息系统是以计算机为核心的电子档案管理，包括手工系统在内。,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,1企业文献信息,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,2企业文献信息系统,3企业文献信息系统的内容,（1）技术档案 含义：企业的技术档案是企业在生产工艺设计、产品设计、生产设备设计等活动中形成积累起来的、经过整理、鉴定、留作历史记录的技术文件材料。,形式：图纸、图表、照片、影片、录像、文字材料、计算材料、录音带、磁带、光盘等。 功能：,技术管理功能 借鉴继承前人成果的认识功能 生产科研原始信息的存储功能 原始凭证功能 提高经济效益功能,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,1企业文献信息,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,2企业文献信息系统,3企业文献信息系统的内容,（2）人事档案 含义：员工个人在社会实践中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位经过鉴别、整理后保存起来、以备查考的文字材料。,（1）技术档案,种类：干部档案、工人档案 功能：,考察员工的重要途径之一 澄清个人历史问题的凭证 为人才开发提供信息 编写人物专记和专业史的史料,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,1企业文献信息,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,2企业文献信息系统,3企业文献信息系统的内容,（2）人事档案,（1）技术档案,功能：,（3）文书档案 含义：在企业管理公务活动中形成和使用之后、经过整理归档、以备查考的各种书面文字材料。,传达贯彻政府方针和政策 发布法规 请示和答复问题 指示和接洽工作 报告情况和交流经验,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,1企业文献信息,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,2企业文献信息系统,3企业文献信息系统的内容,（2）人事档案,（1）技术档案,（3）文书档案,（4）经营档案系统 企业客户信息资料，各营销点的业绩 企业所在市场的信息资料 企业竞争对手的资料，供应商，销售商的资料,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,1企业文献信息,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,2企业文献信息系统,3企业文献信息系统的内容,（1）技术档案 （2）人事档案,（3）文书档案 (4) 经营档案,（5）书、报、刊资料 图书是全面、系统地了解某一问题的工具; 报纸是了解竞争环境、竞争对手的极好渠道; 期刊可以为企业管理活动提供有效专业帮助,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,1企业文献阅览的管理,内涵：这是指企业文献管理机构，提供专门的阅览条件，让本企业成员在指定时间和场所阅读所收藏的企业文献资料的信息服务工作。,5.5.2 企业文献信息的服务管理,内容：主要是阅览室的管理 包括：阅览室类型定位 阅览室室藏文献的组织 阅览室现场条件的准备 用户接待,企业的阅览室应该根据本企业发展、技术创新和员工学习提高等方面的需要来定位,根据自己的任务、用户对象的不同，进行室藏文献组织。既要尽可能地全面，又要防止庞杂臃肿，还要注意随时进行必要的更新,阅览室的选址要便于阅览和调卷，保证光线充足、温度适宜、空气流通、宽敞安静、清洁舒适。,向用户提供有关企业文献在现场阅读，解答用户提出的相关问题，通过有效方式满足用户需要。,企业文献信息服务包括：文献阅览和文献咨询,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,1企业文献阅览的管理,5.5.2 企业文献信息的服务管理,2企业文献咨询的管理,（1）企业文献咨询服务的含义和类型 咨询的含义,咨询，在汉语里有参谋、顾问、商量、请教和征求意见等意思。 现代咨询，指向有经验的专家请教。,咨询受托方根据委托方要求，以专门知识技能和经验，运用科学方法和先进手段，进行调研、分析预测，提供最佳或几种可供选择的方案，帮助委托方解决疑难问题的服务活动。,解决的问题是有关企业文献信息问题就是企业文献咨询。,5.5 企业文献信息系统的管理,5.5.1 企业文献信息系统概述,第 5 章 企业非计算机信息系统的管理,1企业文献阅览的管理,5.5.2