档案管理_某集团有限公司档案管理实施细则

中铁二十局集团有限公司档案管理实施细则第一章 总 则第一条 为加强集团公司系统档案管理，促进档案工作更好地为企业生产经营和各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理规定、国有企业文件材料归档办法和铁道部关于档案管理的有关规定，结合集团公司实际，制定本细则。 第二条 企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。第三条 本细则规定了科技、文书、会计、声像档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用及档案信息化建设的原则和方法。第四条 企业应遵守中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家有关档案工作的方针政策法规，依法管理本企业档案，提高全体职工的档案意识，确保档案的完整、准确和安全。第五条 本细则适用于集团公司系统各单位。第六条 企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入企业管理的各个环节，纳入分管领导和有关部门职责，统筹安排档案业务经费，配备必要的档案工作设施设备，保证档案工作持续健康发展。第二章 档案工作机构与档案管理干部第七条 按照国家规定，集团公司所属各单位凡是具有独立行文权、人事任免权和财务预决算编制权的单位，均应构成独立的全宗（即立档单位），均应建立综合档案部门（馆、科、室），配备与档案工作相适应的足够数量的专职档案干部，对本单位的档案实行集中统一管理。第八条 企业档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务工作能力。第九条 企业档案部门负责人应具有大专以上学识水平或中级以上专业技术职务。档案工作人员须取得国家档案局、总公司或省、部（市）级以上档案管理部门颁发的培训合格证，持证上岗。第十条 档案工作人员应享受专业技术人员同等待遇，按档案专业技术职务、工程专业技术职务或其他相应的专业技术职务聘任。第三章 档案工作职责第十一条 各单位档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组组长应由单位领导担任，其成员由单位分管领导或有关部门负责人担任。一般由企业领导担任档案工作领导小组组长，由总工程师分管科技档案，由总会计师分管会计档案，由办公室主任分管文书档案，由宣传（政工）部门领导分管声像档案，并担任档案鉴定工作领导小组负责人。各级档案工作分管领导应认真履行工作职责，切实负起组织领导责任，领导、监督和指导企业档案工作健康发展。第十二条 集团公司系统的档案工作直接接受总公司档案馆的监督和指导。集团公司所属单位的档案工作接受集团公司档案科的监督和指导。第十三条 集团公司档案科是全集团公司档案管理的职能部门，应依法履行下列职责：(一)负责党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策的贯彻实施，结合实际制定集团公司档案工作发展规划、计划、管理办法及规章制度；(二)负责对本系统所属机构（含国境外机构）的档案工作进行统筹规划、组织协调、监督和指导；(三)总结推广档案工作经验，培训档案工作干部，推广应用档案信息化建设成果；(四)负责指导本机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作，负责本级电子文件归档与管理工作；(五)协助有关部门参与重点工程竣工验收，重要设备开箱，重大科研成果鉴定和重要产品定型等生产技术活动；(六)负责集团公司档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和开发利用工作。第十四条 集团公司、所属单位的档案机构，是本单位的档案工作职能部门，主要履行以下职责：(一)贯彻党和国家关于档案工作的方针政策、法规法律和上级机关档案工作规划、计划、制度、办法，结合实际制定本单位档案工作实施办法或细则；(二)收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计、利用本单位档案及资料； (三)对本级机关及所属单位的档案工作实施监督、检查和指导；(四)按时向集团公司移交进馆档案； (五)参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱等活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；(六)负责本级机关电子文件的归档、管理与开发利用工作。第十五条 各单位应结合岗位责任制考评，对档案工作进行同步考核，并依据中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法的有关规定实施奖惩，促进档案事业发展。第四章 档案管理制度第十六条 档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，集团公司及所属单位应建立健全档案工作的组织领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门及所属单位在内的纵向到底、横向到边的由专兼职档案人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度，并纳入企业各项管理制度之中。第十七条 集团公司系统的档案工作根据国家集中统一、分级管理的规定，对科技、文书、会计、声像档案实行综合管理，其档案由各立档单位档案部门集中保管。其他门类如人事、公安、战备保障等档案可实行集中管理，也可设档案分室进行管理，但必须纳入综合档案管理与统计。同时，档案工作人员应对其他门类档案进行指导。第十八条 根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制度的规定，应归档的文件材料，由机关各部门进行收集、整理，定期向档案部门移交归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。第十九条 归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映企业施工生产、科研、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图象清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用A4纸国际标准尺寸。第二十条 对已归档的档案，应严格按照国家、总公司、集团公司及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。第二十一条 各单位应根据国家有关规定，准确划定档案密级。对机密档案、涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。第二十二条 档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案的保管期限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经档案工作分管领导审核批准后进行监销。第二十三条 各单位应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切实做好“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）工作，严防档案损毁、丢失和泄密。第二十四条各级档案部门必须加强对档案的科学管理，做到存放有序、排列系统、便于查找和利用。第二十五条 各单位要认真贯彻落实国家颁发的国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法，切实做好企业在改组、联合、兼并、破产、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案的处置工作，防止档案流失和损毁。第二十六条 各级档案部门要建立档案统计制度，按要求认真填报档案工作年度统计报表和档案管理基本情况（机构、人员、收进、移出、销毁、复制、利用数量、效果反馈等）统计台账，做到统计内容全面，数据准确。第五章 科技档案管理第二十七条 科技文件材料的形成与立卷归档。(一)科技档案是记述和反映本单位基本建设、经营管理、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值的科技文件材料。主要形式有图纸、图表、文字材料、照片（含底片）、计算材料以及相应的软盘、光盘等。集团公司科技档案的种类有：基本建设档案，科学研究档案，设备仪器档案，房地产档案，生产技术档案，铁路保障档案等。(二)集团公司及所属单位的技术主管部门，在制定有关科技工作规章制度，布置设计、施工、生产、科研任务时，对科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定，提出具体要求。(三)科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是科技工作的重要组成部分，一项生产、基建、科研等活动没有完整准确系统的科技文件材料的积累、整理与归档，不能算完成工作任务。(四)各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工、设备安装等任务完成之后，有关部门或工程技术人员应将形成的科技文件材料收集齐全、核对准确，按规定分类组成保管单位，及时移交档案部门或档案工作人员，实行集中管理。(五)科技档案归档范围1基本建设档案：自行设计施工工程的勘察设计文件；承建的大中型建设项目、对施工技术有指导意义的施工设计文件；承揽工程任务形成的投招标文件、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同和协议，工程承包价分割文件；施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、作业指导书及工程监理文件；重大工程技术、质量、安全事故报告，补救措施及评价材料；开工报告及批复、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施工技术总结、建交表、工程数量汇总表，重大设计变更及修改记录，竣工决算或末次验工计价表及审定书；施工中形成的关于工程建设的重要来往文件，线路平、纵断面竣工图，平纵断面缩图，重点工程的平面图、立面图，特殊设计和特殊结构图，采用“四新”技术施工工程及科技攻关项目的有关科技资料，以及其他有保存价值的竣工文件和图纸；优质工程申报材料及证书，工程投入使用（运营或投产）后的保修和回访资料等（详见归档范围及保管期限表）。2科学研究档案：在科研、试验、技术交流、成果推广应用、参观考察、经济技术合作、技术革新、发明创造、软件开发、教学研究等工作中形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结以及审批、鉴定、评议、推广等作为依据的文件材料，以及专刊、论文、工程技术总结、著作、优秀工法、QC成果材料等（详见归档范围及保管期限表）。3设备仪器档案：因施工生产、产品制造、科研试验、测量化验、养护维修、教学、办公等各项活动需要而购置、进口、自制、安装、使用和储备的机械、非机械动力设备、仪器仪表设备的图纸、说明书（外文材料包括原文和译文）、操作规程、规范、检查验收资料；进口或订购国内机械设备、仪器仪表过程中形成的购置报告、审批文件、订货合同、发票；机械设备、仪器仪表调拨转让通知，设备报废文件及批复，技术经济指标统计资料以及机械设备事故调查分析等文件材料（详见归档范围及保管期限表）。4生产技术档案：在大型机具、设备、桥梁、混凝土和金属构件、水泥、专用与非专用工具、器材等产品的设计、试制、试验、新造、改造、修理等各阶段形成的设计图、说明书、计算书、记录、工艺文件、工艺装备以及作为各阶段依据和审批鉴定的文件材料（详见归档范围及保管期限表）。5房地产档案：集团公司及所属单位自建、购买、拨入的正式房地产（含铁路专用线）和基地的扩建、改建、大修、抗震加固等工程的全部设计、施工、监理、竣工文件，以及福利设施、给排水、电力、采暖等工程的总平面布置图、座落总平面布置图、地下管线图、地形地质资料、地亩图及购地文件、地方批准文件、规划和施工许可证、统计表、土地使用证、房屋所有权证和与地方政府签订的协议，以及与房地产有关的评估资料、产权变更文件资料等（详见归档范围及保管期限表）。6铁路保障档案：战时铁路工程保障任务的划分调整，战区内铁路线路保障资料及一、二级重点目标（枢纽、桥梁、隧道、车站）的抢修方案，战备物资、器材的储备，战备科研项目，战时铁路工程保障计划、铁路战备输送方案，铁路抢修（含国内外）的设计、计划、总结，以及平时铁路抢险救灾等活动中形成的科技文件材料（详见归档范围及保管期限表）。(六)归档要求1基建和房地产项目竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到“三同步”：即布置施工任务与布置竣工文件编制同步、工程施工进度与竣工文件形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。各级工程管理部门或工程项目部，应指定专人负责竣工文件的编制、移交工作，同级档案部门应协助做好竣工文件的编制指导工作。2停建、缓建的工程项目，停止或不成功的科研项目，停产的产品生产形成的科技文件材料，都应收集、整理、立卷，移交本级档案部门保管，不得遗失和销毁。3集团公司及所属单位在国外（含境外）承建的工程项目，也应比照上述归档范围及内容，将形成的科技文件材料整理后向档案部门归档。4房地产档案的归档，在新建工程竣工移交时，由施工单位（或项目部）主管部门将房地产原始资料及竣工文件图纸按标准整理好后，移交给使用单位的房产部门，由房产部门按分级管理的内容和统一要求进行整理，向档案部门归档。5科技档案人员应按国家要求做好“四参加”工作，即协同主管部门参加工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定，对应归档的科技文件材料及时进行检查、指导和验收。6要坚持推行技术业务部门或有关业务技术人员负责科技文件材料的立卷归档制度。科技文件材料形成、积累、立卷、归档责任划分：原则上是哪个科技部门或科技人员经办的，即由该部门或科技人员负责；两个或两个以上单位（部门）承办的项目，协作单位（部门）将其承担部分的资料提供给主办单位，由主办（牵头）单位（部门）负责归档一套完整的档案；若干单位（部门）共同参建的项目，由项目负责人指定人员负责科技文件材料的收集、整理、立卷归档。7归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清晰，反差良好。严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。科技文件材料用纸应在50克以上，低于50克的必须纸质优良。8归档的科技文件材料，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅按国家标准绘制。9必须做好科技档案与文书档案的区分工作。一般情况下，在科学技术管理工作中产生的文件材料属文书档案；在科学技术活动中形成的文件材料、图纸属科技档案；有关科学技术工作的指示、决定和审批文件，以及作为科技活动依据的文件材料，如果是一套科技文件材料中不可分割的组成部分，应归入科技档案；非科技单位或部门产生的科技文件材料，作为文书档案的附件时，可与正文一并归档，按文书档案进行管理。第二十八条 案卷的整理。科技文件材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。一个独立项目的科技档案，可以组成一个保管单位，也可组成若干个保管单位。(一)卷内文字材料装订厚度应控制在15毫米20毫米之间，装订前先去掉金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左，小于A4纸规格的要粘贴在A4纸上。采用细尼龙线在左侧装订，以打4个孔为宜，装订后用胶水粘贴上科技档案软封面。装订要求结实牢固，整齐美观。(二)图纸一般散放在盒内，不装订。图纸折叠尺寸为297毫米210毫米。为便于查阅，叠图时应从图标处往后叠，将图纸先折成210毫米成手风琴式，然后再折成297毫米，使图标外露。成套使用的图纸应进行装订，如通信信号及各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米297毫米，图纸装订成册后再对折装在盒内。(三)在每份文字材料和每张散装图纸上盖上科技档案档号章（档号章式样如下），文字材料盖在右上角（装订成册的文字材料和图纸只需在软封面上盖章），图纸盖在图标的上方。科技档案档号章式样（单位：毫米）（四）卷内文件材料排列，一般文字材料在前，图纸在后。排列好的文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号，文字材料编在右上角，图纸编在图标上方。编张号可用打号机打印，也可用碳素笔或蓝、黑钢笔编写。编张号从文字材料的内容开始，统一用阿拉伯数字从1起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。不是一个保管单位的，不能连续编张号。（五）填写卷内目录每一个保管单位，均应填写卷内目录（详见附件1），以便揭示每一个案卷的具体内容。1卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称。2将盒内每份文字材料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号。卷内目录的最后一份文字材料或图纸，在“张次”栏内应填该文字或图纸的首页号末页号。3顺序号从有内容的一行开始填写。4文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。（六）填写备考表每个保管单位内均应填写一份备考表（详见附件2），便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。备考表放在一个保管单位文件材料、图纸的最后面。 （七）文件材料、图纸装盒每个保管单位的科技文件材料一律装盒，一盒即是一卷，也是一个保管单位（以下简称卷）。装盒的顺序是：卷内目录、文字材料、图纸、备考表。科技档案盒的规格尺寸，一律采用310毫米220毫米（详见附件3），盒的厚度分别为25、40、50毫米（详见附件4）。档案盒封面（详见附件5）的盒面、脊背所列项目均用油墨刷制，要求清晰、美观。（八）填写案卷封面和脊背1案卷封面分为案卷盒封面和案卷软封面两种，案卷盒封面为科技档案盒封面。案卷软封面（铁路、公路）在原科技档案盒封面基础上增加了施工里程和竣工里程两项（详见附件6），其他各项内容与科技档案盒封面内容相同。其他工程和其他类别的科技档案软封面与科技档案盒封面相同（详见附件7）。2案卷标题，用于揭示本案卷的主要内容和成份。标题结构一般由三个部分组成：项目名称、内容、文件名称。如：线特大桥竣工文件及图纸项目名称：基建档案反映工程项目名称或所在线别名称；科研档案反映课题名称；设备仪器档案反映设备名称。内容：是指某个专业、工序、单项工程（站名、桥名）等。文件名称：是指竣工文件或竣工图。3施工里程：为施工设计时采用的里程，一般用DK表示。4竣工里程：为建设项目竣工后统一使用的里程，一般用K表示。5形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。6形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。7保管期限：根据保管期限表填写，科技档案的保管期限分别为永久、长期、短期。保管期限表如下：科技档案归档范围及保管期限表18-31页都是表格8密级：根据国家有关规定填写。9案卷软封面的案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期、密级、归档章等有关内容由移交单位填写。10案卷盒封面及背脊内容由接收单位档案部门填写。第二十九条 档案的分类编号。（一）科技档案的分类编号，由种类、分类、属类三级项目代号组成。每个保管单位的档案号应包括种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号。科技档案分类编号方法按铁道部（85）铁科技字1123号文件规定和铁道部工程指挥部铁指办（1987）329号文件补充通知及铁道部第二十工程局办公室局办19901号文件通知要求填写（二）科技档案种类代号表序号种类名称简称代号备 注1基本建设档案基J包括路内路外基建工程2生产技术档案产C3科学研究档案科K4设备仪器档案设S5房地产档案房F房地产档案归入基建档案类的，可维持原状6铁路保障档案保障BZ含战备保障和自然灾害抢修档案（三）基本建设档案按工程项目、枢纽名分类，按专业、阶段、地点、里程分属类。科研档案一般按专业分类，按专题项目号分属类。产品档案一般按产品项目分类，按组部件分属类。房地产档案按简化座落号分类，按项目、阶段或栋（排）流水号分属类。设备档案按设备项目分类，按设备顺序号分属类。1997年以后新形成的设备仪器档案，按新的分类代码编号，仍然执行铁道行业标准TB2338-93机械动力设备分类代码编号表。铁路保障档案含战备保障和自然灾害抢修档案，一般按线名（枢纽）分类，按专业、阶段、地点分属类。（四）集团公司所属单位的档案单位代号，一律采用中铁二十局集团有限公司档案全宗编号和档案单位名称代号（集团公司2003236文）。如，“中铁二十局集团第一工程有限公司”，单位代号的汉语简称为“二十集团一公司”，汉语拼音代号为“ESJTYGS”。（五）科技档案分类编号的代号，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字。如果一个分类中的科技档案较少，也可去掉属类代号。在“档案号”中，各类号之间用“”联结（或隔开）。第三十条 科技档案移交进馆及归档范围的划分（一）集团公司档案科归档范围。为储备技术创新成果、积累重点工程建设业绩和企业增项资质、增强公司集团竞争实力，集团公司将从所属子公司、公司、指挥部收集、进馆部分重要科技档案。主要是：基建工程中的高、难、新、尖重点工程及采用新技术、新工艺、新设备、新材料，知名度高，具有长远查考利用价值工程的综合性、依据性、总结性材料、图纸、表报等，由所属单位档案部门向集团公司档案馆移交归档；科研档案主要收集获得国家、铁道部（含省、市）及总公司以上奖励的科研成果、论文、著作、技术总结、工法、QC成果、优质工程、合理化建议和技术创新等内容，其中科研成果、论文、著作、技术总结、工法材料由集团公司科技部移交归档；优质工程、QC成果材料由集团公司安质部移交归档；合理化建议和技术创新成果由集团公司工会移交归档；房地产档案由集团公司卫生房产部或大华公司移交归档。（二）移交铁道部、铁路局及铁路分局等单位的基建工程档案，根据铁道部铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）的规定组织进馆。其他基建工程按建设单位的要求组织进馆。（三）科技档案归档范围的划分原则是：1基本建设档案：集团公司本级自行承揽、承建的工程项目，由集团公司指挥部参照科技档案归档范围及保管期限表中“施工单位”的收集范围，收集整理并向集团公司档案科归档。以集团公司名义承揽、由所属单位组织施工的工程项目，由施工单位负责整理，分别向集团公司及本单位档案部门归档；集团公司保存反映工程建设全貌的综合性、总结性材料及图纸的原件，施工单位保管竣工资料及图纸。所属单位自揽并承建的工程项目，除高、难、新、尖工程需向集团公司归档外，一律由所属单位自行归档保存。2科学研究档案：由集团公司组织或上级机关鉴定评审的科研成果、论文、工法、技术总结以及引进技术、出席国外学术会议和出国考察、学习形成的科学研究档案由集团公司及相关单位归档；所属单位自行安排的科研项目所形成的档案，由所属单位归档保管。3设备仪器档案：属于哪一级出资购置的设备仪器，其档案资料即由哪一级档案部门保管；本级机关办公、计量测试、卫生等使用的设备仪器档案，由主办部门整理后移交本级档案部门归档保管。4房地产档案：产权属集团公司的小型基建项目，其档案由集团公司和使用单位各保管一份，其中房地产基本资料原件由集团公司保管，使用单位保存复印件。所属单位形成的本级房地产资料由各单位自行归档保存。 5生产技术档案：所属单位自行设计、制造的产品形成的档案，由形成单位档案部门保管。6铁路保障档案：战时铁路抢修和自然灾害抢修活动中形成的档案，由集团公司战备部门及参加抢修抢建单位的档案部门分别保管。（四）每个保管单位整理完毕后，要填写科技档案案卷目录（详见附件8）和科技档案总目录（详见附件9）。（五）案卷归档时，由移交单位组卷人填写“科技档案移交清册”和“移交目录”一式二份，由交接双方清点、签字、盖章后各存一份（详见附件10、附件11）。（六）科技文件材料的归档时间，可按工程程序分期分批归档，也可在全部科技文件材料形成后一次归档。一般情况下，基本建设档案应在每个工程项目竣工验收或阶段竣工验收之后归档；科学研究档案应在每项科研课题完成或停止之后归档；设备仪器档案应在每项设备仪器安装调试并正式投入使用之后归档；房地产档案应在工程竣工办理移交后三个月内归档；生产技术档案应在每项产品定型或批量生产之后归档；铁路保障档案应在每个项目完成（竣工或批准）之后归档。第三十一条 科技档案的鉴定与销毁。（一）科技档案应定期进行鉴定。鉴定工作由鉴定领导小组组长牵头，科技档案管理人员和有关业务部门技术人员参加。鉴定小组进行鉴定时，要逐卷逐页进行审查，既要考虑当前的利用价值，又要考虑长远需要，对确实失去保存价值的科技档案，应剔出销毁。（二）科技档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（15年50年）、短期（15年以下）三种。（三）鉴定工作结束后，由鉴定小组提出科技档案的存毁鉴定报告，并附销毁清册和销毁目录（详见附件12、附件13），经本单位总工程师或技术部门负责人审核批准后，指定专人到指定地点监销，以防泄密。第三十二条 科技档案的保管和借阅工作（一）归档的科技档案，必须保持其历史的真实面目，不得任意修改。必须修改时，由原归档单位的有关科技人员负责进行，并须履行审批手续。遇有特殊情况，应对科技档案进行全面或重点检查并作出详细记录，发现档案破损，要及时修补或复制。（二）借阅科技档案时，应严格执行科技档案借阅制度。各部门原则上只能借阅本部门形成的科技档案，借阅其他部门形成的科技档案，须经该部门领导批准；外单位借阅本单位科技档案时，应持有单位介绍信和个人证件，经办公室主任和单位领导批准后方可借阅；借阅具有知识产权和商业秘密的科技档案，须经获得专利单位和专利权人批准；借阅房地产档案的原始房产证时，须经房产部门同意和单位领导批准。归档的底图，除经批准作修改、复制外，一般不准借出档案馆。（三）借阅科技档案的人员，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。（四）借阅科技档案时，须认真登记、签字。归还时，档案工作人员要详细检查、注销，并注意收集、积累利用效果实例。第三十三条 科技资料工作。（一）科技资料是基本建设、科学研究等工作必不可少的有保存价值的辅助材料。机关各部门及所属单位均有义务向档案部门提供科技资料。凡是孤本的科技资料和机密资料应交各级档案部门保管。（二）档案部门保管的科技资料，应编制资料目录，便于查找利用。第六章 文书档案管理第三十四条 文件材料的收集与归档（一）文书档案是指本企业在从事领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。（二）文件材料的归档范围根据国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会颁发的国有企业文件材料归档办法(档发20044号)，结合企业实际，明确企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件材料应列入归档范围。主要内容有： 1.党群工作类。（1）党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和组织其他有关会议形成的文件材料；（2）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作及重要政治活动或事件形成的文件材料；（3）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作中形成的文件材料；（4）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料；（5）专业学会、研究会、协会工作，居委会工作，群众团体活动形成的文件材料。2.行政管理类。（6）企业在组建、改制、重组、重构、兼并、破产过程中形成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料；（7）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）构成及其变更，企业内部机构设置及变更形成的文件材料；（8）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）开展各项活动形成的文件材料；（9）综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作形成的文件材料；（10）干部人事管理工作形成的文件材料；（11）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资、社会保险、福利待遇，职务任免，专业技术职称评聘，职业技能鉴定、考核、奖励与处分形成的文件材料；（12）职工教育与培训工作形成的文件材料；（13）干部（职工）死亡五年后的履历材料；（14）审计工作形成的文件材料；（15）法律事务、公证工作形成的文件材料；（16）医疗卫生工作形成的文件材料；（17）住房制度改革、住房公积金管理形成的文件材料；（18）公安保卫、综合治理、防范自然灾害工作形成的文件材料；（19）外事工作形成的文件材料；（20）记载个人重要社会活动形成的文件材料；（21）其他对国家、对社会、对企业有保存价值的文件材料。3.经营管理类。（22）企业改制改革、经营战略决策形成的文件材料；（23）企业资质、企协工作形成的文件材料；（24）企业信用管理、形象宣传形成的文件材料；（25）企业所有的知识产权、商业秘密及其管理中形成的文件材料； （26）企业计划管理、经济责任制管理及各类统计报表、综合性统计分析形成的文件材料；（27）企业资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动及清产核资工作形成的文件材料；（28）企业国内、国际投招标项目管理，商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关资信调查的文件材料；（29）企业经营业务管理、国内外项目管理、服务质量管理形成的文件材料；（30）财务会计管理，资金管理，成本价格管理形成的文件材料；（31）物资采购、储备、供应与流通管理形成的文件材料；（32）各种普查工作形成的文件材料。4.技术管理类。（33）企业管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；（34）施工生产准备、组织调度、工程管理形成的文件材料；（35）质量管理、质量检测、质量控制、贯标认证及计量、试验工作形成的文件材料；（36）安全生产、消防工作、交通管理形成的文件材料；（37）环境保护、检测与控制形成的文件材料；（38）能源管理形成的文件材料；（39）企业标准化、规范化建设形成的文件材料；（40）企业图书情报、资料工作形成的文件材料。5.产品生产或业务开发管理工作形成的文件材料（生产技术文件存科技档案）。6.科研管理工作形成的文件材料（科研技术文件存科技档案）。7.基本建设、技术改造管理工作形成的文件材料（基建、技改技术文件存科技档案）。8.设备仪器购置、调配及管理形成的文件材料（设备仪器技术资料存科技档案）。（三）归档文件材料的来源：1.本企业内部形成的文件材料；2.本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）按规定应报本企业的文件材料；3.本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；4.本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；5.本企业执行、办理的其他外来文件材料；6.上述归档文件材料包括纸质以及电子（光盘、磁带）等载体形式的历史记录。（四）文件材料的归档时间1本机关各部门当年形成的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；2企业负责人或职工因公外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档；3变更、修改、补充的文件材料，企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中形成的文件材料，应归档的零散文件材料及其他临时性活动中形成的文件材料应随时归档；4工程指挥（项目）部形成的文件材料，应在机构撤销时，由该机构指定专人负责整理、立卷后向本级档案部门移交归档。5电子文件与纸质文件的归档时间一致。（五）文件材料的归档要求1.机关各部门、所属指挥（项目）部负责人应指定专（兼）职人员负责文件材料的收集、整理和归档。2.归档文件材料应齐全完整，模糊不清或破损的文件材料应予修复。 3.归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。4.归档的本级文件必须是盖有公章的正本，其定稿必须有单位领导在发文稿纸（首页）上的签字并同时加盖公章。归档文件定稿必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批。5计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿。6.归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。7.归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。8.各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档（会议记录纸首页式样详见附件14）。9.文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。10.两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。11.反映同一内容而形式不同的文件材料应保持一致性。第三十五条 归档文件材料的整理（一）整理定义整理就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。（二）整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（三）整理方法1.归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。2.装订。（1）归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。（2）装订前去除金属物，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊，用缝纫机或线绳在装订线一侧装订。（3）归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。3.分类。（1）归档文件统一采用年度保管期限机构分类法进行分类（工程指挥部、项目部亦可采用保管期限年度机构进行分类）。（2）归档文件的保管期限一般划分为永久、长期（50年）、短期（15年）三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照文书档案保管期限表进行。 （3）分类文件应按党委（含纪委）、行政、工会、团委、其他顺序排列。行政部门中的机构排列顺序，可按照本机关机构序列表的顺序(或习惯)排列，一般综合部门在前，业务部门在后。不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆，党委与纪委(监察)形成的文件必须分开。联合行文，定稿由主办单位归档。业务部门起草的以单位或办公厅(室)名义印发的文件，由负责起草的部门归档。（4）归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。（5）纪检监察、审计卷宗，其分类、整理标准分别执行中铁建纪20015号文件和中铁建审1990612号文件，每年形成的结案卷宗由业务部门整理后于第二年上半年向本级档案部门移交归档。每一个卷宗为一件，归入文书档案统一进行分类、排列、编号、编目、装盒和保管。（6）上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对本企业或本企业需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档；普发性、参考性文件作为文书资料进行整理和保管。4.排列。（1）盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用年度保管期限的盒排列方式。（2）盒内归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目(部门)内，按事由（问题）结合时间、重要程度排列。（3）没有文件字号的文件，如会议材料、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。（4）同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前，其他文件在后。5.编号与填写归档章。（1）为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列顺序，必须在每份归档文件上加盖归档章，文书处理部门或机关各业务部门对归档的每件文件编室件号并同时填写全宗(号)、年度、保管期限、机构，由档案部门编制并填写馆件号和盒号。文书档案归档章式样（单位：毫米）全宗(号)：即全宗名称代号，指集团公司给所属立档单位的全宗编号。年度：指归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元年。期限：指归档文件的保管期限，一般划分为永久、长期、短期(详见归档文件保管期限表)。机构：指机关内部组织机构名称(或规范化的简称)。室件号：指文书处理部门或业务部门编写的盒内文件排列顺序号。编号方式为：一个部门、在一个年度、一种保管期限内编制盒内文件排列顺序号。馆件号：指档案进馆时或对超过保管期限的档案进行鉴定销毁后，档案部门根据档案变动情况编制的件号。它反映每份档案在全宗中的最终位置。馆件号的变动编号方式与室件号相同。盒号：指档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。它反映全宗上架的排列方式。其编号方法为：在一个全宗内，按一个年度、一种保管期限分别编制盒流水号。（2）归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置。加盖归档章用红色印泥，用铅笔填写归档章内容。6.编目。（1）定义。编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。文书处理部门或机关业务部门应依据归档文件分类方案和编号顺序编制归档文件目录；档案部门在汇总归档文件目录的基础上编制归档目录索引。（2）方法。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文编目，来文标题用表示。归档文件目录(详见附件22)著录项包括：机构(部门)、盒号、件号、责任者、文件字号、题名、文件日期、张数、电子文件名、电子文件载体号、备注等项目。盒号、件号(同室件号，解释同前)。责任者：文件的制发单位(部门)，即文件的发文机关或署名者。联合发文时应将所有责任者照实抄录。填写责任者时，应使用全称或规范性简称。文件字号：文件的发文字号，由机关代字、年度、本年度发文序号组成。转发文件和来文的文件字号如不能在文件字号栏内显示，可在标题后加注明。题名：文件标题。附件、被转发文件的题名及文件字号可加抄在正文标题(后)；文件有副标题的，在正题名能够反映文件内容时，副标题一般无须抄录；文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题，外加号；有的正本题名不能反映附件内容，可在正本题名后抄录附件题名外加号。文件日期：文件形成日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2001年9月9日，填写为2001-09-09。张数：指每一件归档文件的总张数(来文与复文为一件)，文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的张数计算。在文件的右上角，用铅笔加编张号。电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名。备注：注释归档文件需要说明的情况。机构(部门)：指机关内部组织机构。电子文件载体号：电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写。 （3）归档文件目录在一个年度下按保管期限装订成册并编制归档文件目录封面(详见附件21)。（4）归档文件目录及封面采用横式打印。（5）一个立档单位的归档文件目录在汇总时，可按本单位归档文件分类方案进行装订。（6）为查找方便，应编制归档文件目录索引(详见附件20)。在每页归档文件目录右上角编制页号，将每个立档单位内部组织机构文件的总件数及归档文件目录所在页号填入归档文件目录索引内。7.装盒。归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同(指本机关内部组织机构)（来文与复文、转发与被转发文件除外）的文件不能放在同一盒内。（1）档案盒档案盒的外形尺寸为310毫米220毫米(长宽) 。脊背厚度分别为20、30、40毫米等(详见附件16)。需加盒舌。档案盒应根据摆放方式的不同，在脊背(底边)设置全宗号、年度、(保管)期限、机构、室件号、馆件号(室、馆件号填写盒内文件起止件号，中间用“一”连接)、盒号等项目(详见附件15)。档案盒封面应标明全宗名称(即立档单位名称全称)（详见附件16）。 （2）归档文件目录归档文件目录是固定盒内归档文件排列顺序的依据和检索工具。应在一个年度内，按部门保管期限盒打印，并置于盒内归档文件之前。（3）备考表备考表(详见附件23)放在盒内文件之后，项目包括盒内文件的份数、张数以及情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：档案部门负责检查案卷质量的人员姓名。整理日期：归档文件整理完毕的日期。8.移交。（1）文书处理部门或机关业务部门将以件为保管单位的归档文件整理、装盒后按盒移交给档案部门，档案部门经过系统整理、排列后，统一填写盒脊背内容和编目(在汇总归档文件目录的基础上编制归档文件目录索引)，按分类方案排列上架，提供利用。（2）文书处理部门或机关业务部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制“移交清册”(详见附件18)，并附归档文件目录一式两份，对归档文件中的特殊情况应编写移交说明（详见附件19）。交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后，方可在移交清册上履行签字手续并加盖公章，双方各存一份备查，档案部门应将移交清册按年度装订成册并编制封面（详见附件17）。第三十六条 文书档案的借阅文书档案借阅应严格执行档案借阅制度，借阅本部门形成的档案无须批准；借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准；外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批；党委会以及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅；无特殊需要文书档案不借出原件。第三十七条 文书档案的销毁鉴定（一）文书档案的销毁鉴定工作，应由本单位负责分管文书档案工作的领导、档案部门以及机关有关部门的相关人员组成鉴定小组，根据归档文件材料保管期限表，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。（二）经过鉴定，对保管期限已满、确无保存价值的档案材料，应编制文书档案销毁清册和销毁目录（详见附件24、附件25），向档案工作主管领导