如何做好一名办事处主任.ppt

1,办事处主任工作探讨 2007年7月30日,2,前言-办事处主任扮演的角色,办事处主任：是个特殊的群体 在公司看来，是一方诸侯、封疆大吏， 在经销商看来，是大使是钦差。 -于是，办事处主任的位置变得微妙起来。,3,前言-办事处主任扮演的角色,被人既查又用，既爱又恨。做得好则左右逢源，公司的功臣，代理商的财神；做得不好则“风箱里的老鼠两头受气”，成了矛盾的导火线。 而且，办事处主任是头目，也是下属，在指挥的同时也在被指挥，如何协调各种关系，如何把资源进行合理的配置，这对于一个成熟的主任来说，不仅仅是完成销售额拿奖金的问题，还能获得在复杂的环境中游刃有余的成就感。,4,前言-办事处主任工作的误区,神志不清的办事处主任(三种情况的误区) 猪八戒踩西瓜皮 (只会干例行,不能出绩效) 盲目促销 (只会做促销) 拿常识当策略 (有想法,无办法;运筹帷幄,不能决胜于千里之外) 办事处主任的困境： 该干得都干了销量还是上不去 员工总是很多理由,5,前言不管你愿不愿意，战争已经开火了,我们所需要的是- 准备和应战 -自己和竞争,6,一、办事处主任的关键条件,基本素质和能力 行业管理及行业知识 专业知识,7,1、基本素质和能力,身体状况 受教育的程度和不断学习新知识 您自已的理想和价值观 适应能力、沟通能力、亲和力、自我管理能力、自我激励能力、团队管理能力、 情绪控制能力,8,2、教育程度和不断学习,文化程度、高中、大学、本科 专业培训 企业内部培训 自学、函授、 （淘金）,9,3、理想和价值观,你是不是想当一个销售经理 你是不是想当最好的销售经理 你当了销售经理将体现你真正的价值 如果当了销售经理一定是一个最好的销售经理 进入营销行业并有所建树是你的梦想 职业生涯规划,10,4、行业管理和行业知识,了解行业信息 行业业态的走势 行业的规范 行业的基本知识,11,1、了解行业信息,如人均用纸量 每年以多少比率增长 世界人均用量和市场现状对比 公司生产能力和配送格局 竞争对手的相关局部策略,12,2、行业业态的走势,浆纸加工的变化 百货行业的转变 将来市场方向发展 我们应准备哪些工作和措施,13,3、行业的规范,如产品的行业指标、规格 使用范围 卫生标准 存贮、运载方式等等 国家对本行业制定的法律、法规,14,4、行业的基本知识,对你从事的行业的知识的了解 产品生产基本过程 产品销售的渠道和策略 行业竞争的热度 ,15,二、办事处主任如何把握销售政策,作为一个区域的部办主任，因为销售政策把握的不得当，运用的不得体，常遇到以下问题 1、 区域销售体系混乱无章，销售人员军心涣散； 2、 区域客户不受控制，为了己利，不择手段； 3、 区域市场波动起伏，窜货事件屡禁不止； 4、 业务人员叫苦连天，工作性质就是到处救火补漏； 5、 总部领导骂声迭起，惩罚批评不断； 6、 市场占有率下降，销售额下降，客户忠诚度降低； 7、 产品美誉度丧失，逐渐沦为靶子产品； 8、 自己东奔西跑，处处碰壁，里外不是人，领导责备、客户埋怨、手下骂娘。,16,二、办事处主任如何把握销售政策,销售政策-产品价格、折扣、返利、奖金、回款、促销费用、渠道费用、经销权等。 1、 销售政策执行的角度？ 必须清楚究竟申请或者上级从什么方向制定销售政策，客户短期利益备货？市场基础出样铺市？完成眼前的销售任务？阻击竞争对手？ 2、销售政策执行的对象？ 销售政策是为大客户制定？所有客户一视同仁？根据不同区域市场情况、不同客户体系，制定不同的销售策略？,17,二、办事处主任如何把握销售政策,3、销售政策执行的尺度？ 必须清楚上级销售政策的条件，什么样方式去实行？还有出台的销售政策是否有张有弛，能收能放？ 4、销售政策执行的效果？ 必须清楚销售政策能给市场、团队、产品、客户带来什么样收获？ 部办主任面临着销售任务严重超标的压力，承受着市场格局起伏不定的考验，面临着业务人员能力参差不齐的困惑；既要从长远角度考虑市场的成功运作，又要急功近利完成当前的销售任务，更要突围竞品的前后夹击，否则，就可能因为其中的某个不可预测因素而“败走麦城“。,18,二、办事处主任如何把握销售政策,时刻把握着一个核心：以完成销售任务为核心， 两条基本线的策划原则：以推动市场为主线，以激励客户为辅线。,19,二、办事处主任如何把握销售政策,1、 产品价格：合理包装产品的价格，就本产品性价比、竞品性价比、行业整体价格而言，重点品类一定要保持价格的稳定性，进攻性品项一定要 “放血” 加大幅度作为特价。 2、 产品溢价：产品价格包装产生的溢价绝对要返回给经销客户，一部分用作提货奖励的形式刺激经销客户提货的积极性，另一部分结合广告费用进行终端推广，加强终端活动的频次和气势，在终端销售中为产品加强影响力，帮助经销客户疏通渠道，解决货源积压。该项费用的使用核销，严格要求办事处业务人员先报告申请后使用，再通过详细活动材料核销，避免资源的外流和浪费；,20,二、办事处主任如何把握销售政策,3、 促销结合：要求客户获取的激励政策拿出部分或更多分配给下游客户或终端顾客，其形式有追加赠品、特价、提货返现、增加促销人员等形式来激励客户的产品销售或者流通； 4、 渠道建设：利用渠道基金加强客户的终端形象建设，自己品牌的终端形象重点客户中一定要出类拔萃，不能因为客户主推就重视终端形象建设，同时还拿出部分渠道基金让客户参与企业的培训学习，提升客户经营、管理思路。,21,三、办事处主任轻松管理四部曲,1、完整的目标管理系统 A、目标设定与实施：在销售目标的设定时要把握如下几点关键部分。 目标设定的实际性 达成此目标所得到的好处 达成此目标所面临的阻碍 达成此目标所需的知识与技术 必须共同协力达成目标的个人、团体及组织,22,三、办事处主任轻松管理四部曲, 达成销售目标所需时间、资源 达成目标过程的授权把握 达成目标中的资源分配；销售目标设定是部办主任销售管理过程的起点。它对销售组织、销售区域设计及销售定额的制定起着指导作用。这些工作完成之后，部办主任开始培训和激励、指挥销售人员、辅助人员，促使他们朝着销售目标方向努力。同时，主任还应当及时收集、整理和分析有关计划执行情况的信息。这样做一方面有利于对计划的不合理处进行修改，另一方面则有利于发现实际情况与计划的差异，以便找出原因并寻求对策，,23,三、办事处主任轻松管理四部曲,B、目标完成的绩效评估 销售业绩的完成率考评。 销售费用控制比率的考评 新客户开发数量的考评。 销售计划、销售文件的记录和处理的正确性、及时性的考评 客户的关系处理的正确性考评。 （6）个人工作态度、工作能力突出性的考评。,24,三、办事处主任轻松管理四部曲,2、树立标杆瞄准管理 作为一个部办主任若想快速的发展自己。必须树立学习与追赶的目标，通过资料收集、座谈交流、分析比较、跟踪模仿等方式，快速提高自己的销售管理能力、人事管理能力、市场策划能力等。最大范围内的学习和总结自己的、别人的方方面面的优势，形成自己的核心竞争力。 1、 内部标杆管理法：从自身团队挖掘、培养标杆人物 。即在自己管理的人员中挖掘、培养优秀人才，让其在整个销售团队中做到模范、带头作用，成为其他成员学习、模仿的榜样；培育典型的样板市场，让其他市场以此为参照物，找寻差距、差别，分析、归纳各种影响市场起色的因素，制订适合该区域销售的策略、缩小与样板标杆市场的差距。,25,三、办事处主任轻松管理四部曲,2、 对手标杆管理法：通过向竞争对手学习，瞄准竞争对手所占据的优势位置，分析所支持其优势地位的内在因素和外在因素。如产品优势、品牌优势、销售支持优势等，这些往往是一个部办主任不容易在短时间内模仿、颠覆、超越的对手内在优势。而对手的客情关系、促销思路、 品牌在经销商中的口碑、经销商主推信心、销售团队的竞争力等，这些都是容易在短期内学习、颠覆、超越竞争对手的外在因素。 一个出色的部办主任在执行标杆瞄准管理时，必须形成一套适合自己团队、适合自身产品、适合自己市场的管理标准和市场运作策略。否则，总是徘徊在模仿、学习营销、管理中，也是容易失去自主方向或者永远处在跟风的位置。,26,三、办事处主任轻松管理四部曲,3、建立制度、流程标准化管理 俗话说：没有规矩，不成方圆。没有制度，便责任模糊、便分工混乱；没有流程，便缺少标准、层次，大家各行其是，各自按照自己的思路或认识执行工作。各有各的标准就是没有标准。 团队成员学习和熟练掌握标准化执行手册 明确人与制度、流程的关系：确定了执行的制度、流程是任何人都不能逾越的，谁逾越就要拿谁开刀！,27,三、办事处主任轻松管理四部曲,4、领导者魅力 李云龙的魅力：电视剧亮剑中李云龙就是一个典型的具有超强领导力的领导。在他的手中，无论多么蹩脚的队伍都能被打造成嗷嗷直叫的狼一般的军队,28,三、办事处主任轻松管理四部曲,4、领导者魅力 执行力是一句争议颇多的议题，就是员工的执行力。我们把他理解为衡量一个员工执行制度的能力、执行领导指示的能力，其它的说法都是空话。说白了，执行力就是体现领导者的领导力的部分。只有先有让人信服的领导力，才会有百折不挠的执行力。一个部办主任如果缺少领导魅力，队伍中将会发生阳奉阴违、人心涣散的现象，对领导的指示多是一听二看三通过：用耳朵听听领导的指示，要看看领导的指示是否要求必须执行或者看看有没有这个必要、值不值得去执行，然后才是具体的落实和执行。一个部办主任的领导力如果落到了这种地步，就必须使用强势的管理手段或者独特的交流手段，让他们服从命令，没有任何理由。,29,三、办事处主任轻松管理四部曲,作为一个出色区部办主任，必须狠狠地修炼这四个管理方面的能力，才会让自己“运筹帷幄“遂心如意的操作着本区域的销售管理。,30,四-办事处主任成功的六秘诀,成功根本：谦虚谨慎的为人 成功前提：营造一种良好的气氛 成功关键：有效的指导和激励 完成指标：对销售实施“指南针“式的控制 用人策略：充分发掘每个员工的潜力 面对压力：人生没有迈不过去的坎,31,四-办事处主任成功的六秘诀,秘诀之一 成功根本：谦虚谨慎的为人 仔细观察一下我们身边成功的部办主任，就该明白毛泽东的“谦虚使人进步，骄傲使人落后“这句名言是多么的正确。子曰：三人行，必有我师焉。在公司里，深受领导重用不断得到升迁的，是那些时时以人为师、事事宽容忍让的人，而不是那些处处锋芒毕露、凡事自认高人一筹的人。 三国时的祢衡，天下一干英雄皆不放在眼里，结果被别人几施借刀杀人之计，终死黄祖之手。西汉的开国功臣淮阴侯韩信，自认劳苦功高，不知进退，最后遭刘邦猜忌，落得个被吕后施计斩于长乐钟室的下场。再如美国的二战名将巴顿将军，上司对其一忍再忍，他还不知收敛，终被解除军职。,32,四-办事处主任成功的六秘诀,部办主任，作为公司的封疆大吏，肩负一方市场兴衰之重任，手握公司的重要市场资源，这是公司对你的信任，同时公司也是有所保留的。若是因此自我感觉良好，骄气渐生，言行举止不知轻重，轻者公司对你的信任度降低，重者招来“杀身之祸“。,33,四-办事处主任成功的六秘诀,秘诀之二 成功的前提：营造一种良好的工作氛围 人在良好的气氛中，能激发出更大的潜力。 人都会犯错误，不必过多指责，和你的下属一起找出错误的原因，帮助他改正。所以，部办主任要营造一种宽容的气氛。 一个人的力量是渺小的，都希望在自己困难的时候有人施以援手。所以，部办主任要营造一种相互支持的气氛。 每个人都渴望在一个充满笑脸和友善的环境中生活和工作。所以，部办主任要营造一种和谐的气氛。 每个人都有惰性。所以，要让你的业务团队保持进取心，要营造一种竞争的气氛。 每个人都希望自己的为人和工作能力能得到别人的信任。所以，要营造一种相互信任的团队气氛。,34,四-办事处主任成功的五秘诀,秘诀之三 成功关键：有效的指导和激励 一、你下属工作的动力 （一）按劳取酬，获得生存的根本 工作是为了活着。公司都有合理的工资绩效机制，部办主任要鼓励下属通过自己的劳动来争取较高的收入。但对一个有雄心，期望职业生涯不断迈向新台阶的业务人员来说，工资和奖金对他们来说绝不是最重要的。 （二）熟练地掌握营销知识和技能，提高能力和信心 作为上司，你要不断给部属挑战机会，给他们一定的工作让他们独立地完成，以此来锤炼他们各方面的技能，提高能力和信心。 （三）获得培训和学习的机会 现在经常听到这样一句话：培训是给员工最大的福利！ （四）通过工作贡献获得公司的认同和尊重,35,四-办事处主任成功的六秘诀,二、你作为指导者充当的3个角色 （一）训练者 通过你的训练，下属要具备娴熟的营销技能和过硬的心理素质，能够胜任其工作岗位。 （二）顾问 下属的工作和生活总会碰到一些麻烦和问题，你要能给他们以有益的建议，以免他们的思想和行动出现偏差，给工作带来不必要的麻烦。你的下属一般会碰到的问题有： 1、情感和家庭不顺； 2、长期得不到提升； 3、和个别客户要改善关系； 4、不能很和谐地和团队其它成员相处； 5、学习计划和职业生涯规划； 6、理财。,36,四-办事处主任成功的六秘诀,（三）纠正者 这是部办主任作为部门负责人进行指导时最难扮演的一个角色。当你的下属工作方法和工作态度等出了偏差达不到公司的要求时，你一定要予以纠正。几个要点： 1、对事不对人，不要把工作上的失误转到对员工本人的人身攻击上来； 2、遵循当众表扬、私下批评的原则，指出下属的错误时，最好在只有你和他在场时进行； 3、和他一起找出失误的原因并找到改进的办法； 4、鼓励他改进失误。,37,四-办事处主任成功的六秘诀,三、进行有效指导的步骤 （一）指明问题以及期望目标 比如，业务员小王负责的A地级市场前2个季度任务完成得不是很好，第3季度一定要完成100万元的销售回款，才能确保全年任务的完成。 （二）设想各种各样的方法 1、和小王一起想办法： （1）在2个比较差的县级市场做一次促销； （2）市区超市渠道是薄弱环节，可以另找一客户进行独立运作； （3）小王前期与A市客户的沟通出了一些问题，使该客户积极性有所降低，近期将会和小王一起去拜访该客户； （4）竞争品牌前两季度加大了市场投入，可考虑在三季度开一次二级客户订货联谊会，巩固客情关系。,38,2、制定行动计划 人员的安排、车辆调度、货物准备、促销品购买、时间安排等。 3、设定时间期限 制定行动完成时间期限，定期督促和检查。 4、建立任务完成标准 要一条一条地列出，以供事后检查，分析行动效果。 5、给其提供必要的资源 根据其行动方案，尽可能给其提供一些方便和支持。 6、不能半途而废,四-办事处主任成功的六秘诀,39,四-办事处主任成功的六秘诀,秘诀之四 完成指标：对销售实施“指南针“式的控制 一个部办主任，每天考虑的问题不外乎以下几类事情： 这个月的回款任务还差多少？差额上哪去找？费用超支了吗？ 几个业务员完成任务有问题吗？最有可能出现问题是哪里？如何解决？ 预定的产品推广离目标还有多远？如何保证完成？ 竞争对手来犯，如何应对保证市场不受冲击？ 新市场开拓是按部就班的在进行吗？ 客户丘经理在很多方面已不适应公司的发展需要，和上司商量后已决定取消他的经销资格，这项工作如何处理才能保证市场不出现动荡？,40,四-办事处主任成功的六秘诀,所有这些问题，一言以概之：对我们的销售工作，要如何进行有效的控制，以保证销售目标的实现？ 当今比较流行“指南针”式的控制方法。指南针始终指向南方。用到区域市场管理上，指南针就是区域市场年度销售目标，我们所有的工作都指向这个目标。这种控制方法以人为主体，但并不是简单地把目标任务下达给下属，而是把责任（完成任务）和权利（费用和其它资源）一起下达给你的下属，充分发挥下属的创造力和主动性，部办主任只是通过销售目标实现与否来评价和控制下属的行为。 具体到运用上，主要应该做好以下几方面的工作：,41,一、确定好区域市场销售目标 区域市场的目标，一般在年初由总部下达，部办主任没有太大的决定权，但要和总部领导多沟通，力求总部下达的是一个比较合理、科学的目标，而且要多争取一些资源，这样，部办主任的操作空间将会更大一些。 二、健全目标体系，根据区域市场的实际情况进行目标细化和分解 比如，我们可以把区域市场划成几个片区，业务员一人挂一片，每一片有相应的回款指标和产品销售指标，业务员的成功将很大程度上取决于各自所负责片区的目标完成情况。部办主任还要进一步和业务员一起把片区任务细化到一级客户、二级客户和各类产品上。相应的，部办主任可根据总部下达的费用计划，在范围内申请局部市场的资源运作，实际市场过程中由业务员申请，主任把关。,四-办事处主任成功的六秘诀,42,四-办事处主任成功的六秘诀,三、建立严密的规章制度和奖惩机制 所谓“没有规矩，不成方圆”。部办主任要严格执行标准化内容，对业务人员进行管理。同时，对有功的要奖，有过的要罚，特别是违反公司规定的员工，一定不要姑息纵容。,43,四-办事处主任成功的六秘诀,四、对目标要实施动态管理 （一）我们经常会发现我们制定的目标要进行适度调整 由于各种原因，有时我们的目标制定得并不是很合理，某业务员的任务明显过重，可以适当减少一些加到其他业务员身上；有时候由于一些不可控制的原因对市场造成了冲击，任务的完成已变成不可能，这时候就有必要对目标进行调整。 （二）目标的完成需要主任的时刻督促 有时候，业务人员的目光会集中到一些具体事务上，而忽视了总体目标，发现这种情况要及时给予纠正；有时候，业务人员感到找不到提升市场的方法，主任要及时地给予指导；有时候，部属抓不住工作的重点，主任要适时的帮助其改正,44,四-办事处主任成功的六秘诀,秘诀之五 用人策略：充分发掘每个员工的潜力 一、团队成员搭配要圆满，要互为补充。要能允许你的部下某些方面强过你，不要在某些方面和部下较短长，把他们放到能发挥其长处的地方，给他们施展才华的舞台。 二、用人之长，量才使用。看人看七八分优点，二三分缺点。中国古代有一则西邻五子的寓言：西邻有五子，一子秉性质朴，西邻就让他种地；一子机敏，西邻就安排他经商；一子双目失明，西邻就让他学卜卦；西邻还安排背驼的儿子搓麻，安排跛足的儿子纺线，5个儿子各得其所。在实际工作中，有的业务员擅长新市场开拓，有的业务员更适合成熟市场的巩固；有的业务员理论功底深厚，其工作重心应在出谋划策等一些参谋工作上，有的实战能力强，市场上的一些难点问题，钉子客户可交给其办理。 三、功劳让给部属，过错由自己承担。想一想，一个事事只为自己作想，有了功劳拼命往身上揽，出了差错一个劲地把责任向部属身上推的部办主任，怎能够让部属对你死心踏地呢？,45,四-办事处主任成功的六秘诀,秘诀之六 面对压力：人生没有迈不过去的坎 科学家验证，一般人一生只能用掉10%的脑细胞，但一般人都可至少开发到20%，只是人们不都使用，没有压力，自然不能开发出更大的潜力。 区域经理每天都在接受数字的折磨，每天都要承受各种各样的挫折，每天都生活在巨大的压力之中。没有过硬的心理素质，是很难成长为一名优秀的区域经理的。 那么，面对压力，到底应该如何面对呢？ 一、相信这样一句话：我们现在碰到的每一个困难和问题在世界的某个地方一定出现过，而且有人已经找到了解决办法，我们要做的是把这个解决办法找到。 二、告诉自己：最困难的时候往往就是你将要成功的时候。 三、孟子曰：天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨 四、把世界上最伟大的推销员读上几页。 五、去运动一下，洗个热水澡，好好睡个觉。无论发生什么事情，明天太阳照常升起！ 六、拿起一本名人传记，看看主人公是怎样挺过难关的。 方法太多太多。总之，你只要相信一句话：人生没有迈不过去的坎！,46,五办事处主任想当然的结局,俗话说“好汉不提当年勇”，然而我们在运作市场时总喜欢用过去的经验解决现在的问题，总喜欢把现在复杂的问题简单化，于是这些