如何做好文职工作.ppt

如何做好文职工作,秘书的含义,协助领导人联系接待，办理文书和交办事 项的工作人员。 指秘书职务。 使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。 有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在 大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权 和豁免。,秘书的含义,秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。,秘书的职业特征,服务的直接性和稳定性 知识化和专业化 年轻化和女性化 秘书是“软人才“中的代表之一。,秘书工作的性质,秘书的根本性质辅助性：辅助性是秘书部门天生的属性 ，辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求， 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 中介性 ：中介性特征一方面决定了秘书工作的“纽带“和“桥梁“的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。 直接性 ：直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上 全面性 ：体现在职能及过程辅助的全面性上 服务性 ：人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮“，把秘书工作说成“没大没小，没完没了“。 被动性 ：要求秘书人员一定要不越权、不越职。 潜隐性 ：活动名义的假借性 、活动过程的幕后性 、劳动成果的潜在性 机密性 ：,秘书工作的要求,秘书工作应该发挥“四个作用“（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用） 实现“四个转变“ 1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出 谋划策； 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务： 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。,秘书工作的内容,1、接听、转接电话；接待来访人员。 2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收 集、整理工作。 3、做好会议纪要。 4、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 5、负责传真件的收发工作。 6、负责办公室办公用品的保管工作，做好物品领取的登记。 7、做好公司宣传专栏的组稿。 8、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 9、统计每月考勤并交人力做帐，留底。 10、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 11、领导或上级交代的其他工作.,秘书的职业道德,忠于职守，自觉履行各项职责 服从领导，当好参谋 兢兢业业，甘当无名英雄 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 遵纪守法，廉洁奉公 恪守信用，严守机密 实事求是，勇于创新 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 钻研业务，掌握秘书工作各项技能,秘书的心理素质,意志的调节和控制坚毅 性格的调节和控制随和 豁达开朗、意志坚强、敏捷应变 、幽默风趣 、友爱合作 兴趣的调节和控制应变 情感的调节和控制平衡,合格文职如下：,1、良好的文字处理能力，这是保证自己工作方向的基础，能让主管省事或另眼 相看，这也是提升自己能力和地位的一大法宝。这里的学问很深，自己最好备1 本办公文书写作大全之类的书，这是必备的工具书。 2、电脑应用能力。应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint、 Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧，政府机关的文员也要 求对WPS有一定的认识。 3、能熟练运用各类办公自动化设备，打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录 机，如果您对以上机器具有简单维修技能，那一定是领导的掌中宝。 4、良好的沟通协调能力，文员作为基层员工，一定要正确领会领导的意思，一 件事不可能让上级主管给你交代了又交代，较强的保密意识也就是责任心。同 时，作为文员，接听电话时间也多，作为公司与外界电话