企业办公管理系统概要设计说明

广广东东移移动动通信有限通信有限责责任公司任公司 企企业办业办公管理系公管理系统统（ （GMCC EOAS） ） 概要概要设计设计说说明明书书 设计单设计单位：广位：广东东移移动动通信有限通信有限责责任公司任公司 Modern Devices (China) Ltd 设计设计日期：日期：1999 年年 5 月月 10 日日 1.引引 言言.3 1.1.编写目的 3 1.2.文档版本 3 1.3.项目背景 4 1.4.定义 4 1.5.参考资料 4 2.总体设计总体设计.4 2.1.需求概述 4 2.2.运行环境 5 2.3.基本设计概念和处理流程 5 2.3.1.系统建设的原则5 2.3.2.系统建设的目标5 2.3.3.系统中的技术应用6 2.3.4.系统平台的选择6 2.3.5.设计的基本概念和方法8 2.4.系统结构体系 9 2.4.1.软件功能体系9 2.4.2.系统体系结构10 2.5.功能需求与程序结构的关系 11 2.6.人工处理过程 12 2.7.尚未解决的问题 12 3.接口设计接口设计.12 3.1.用户接口 12 3.2.外部接口 17 3.3.内部接口 17 4.数据结构设计数据结构设计.19 4.1.逻辑结构设计 19 4.2.物理结构设计 60 4.3.数据结构与程序的关系 60 5.系统出错处理设计系统出错处理设计.61 5.1.出错输出信息 61 5.2.出错处理对策 61 6.安全保密设计安全保密设计.61 7.维护设计维护设计.61 8.附录附录 1：处理流程：处理流程62 9.附录附录 2：文件样张：文件样张69 1. 引引 言言 1.1. 编写目的 为了促进广东省移动通信实现全面企业信息化，广东省移动通信有限公司(以下简称 GMCC)制定了管理信息系统（广义）技术规范书。该规范全面阐述了广东省移动通信有限 公司信息化建设的原则、目标、周期、概预算方面的问题，是信息化建设的纲要。 Modern Devices (China) Ltd.（以下简称 MDCL 公司）受广东省移动通信有限公司的 委托，根据广东省移动通信有限公司管理信息系统技术规范的要求和需求分析报告，编制 此概要设计报告，供详细设计人员和软件开发人员使用。 1.2. 文档版本 版本号完成日期参与人员 V1.01998.12.01陈晓东、孙勖、魏江都、冷宏俊、 周伟、陈芃芃、廖晶、吴树新 V2.01999.1.15陈晓东、孙勖、魏江都、冷宏俊、 周伟、陈芃芃、廖晶、吴树新 V3.01999.3.20陈晓东、孙勖、魏江都、冷宏俊、 周伟、陈芃芃、廖晶、吴树新 V4.01999.5.10陈晓东、孙勖、魏江都、冷宏俊、 周伟、陈芃芃、廖晶、吴树新 1.3. 项目背景 1998 年 9 月 MDCL 公司通过竞标方式承揽广东移动通信有限责任公司的“信息系统 (GMCCIS)技术咨询与系统集成”项目。其中“企业办公管理系统”软件开发及推广是整体 项目的一部分，是建立在广东移动通信有限责任公司广域网基础上的办公应用平台。 1 软件产品 软件名称： GMCC 企业办公管理系统 软件代号： GMCC EOAS 2 有关单位及人员 委托单位： 广东移动通信有限责任公司 软件用户： 广东移动通信有限责任公司 用户方项目负责人：朱国胜、周实奇 开发单位： Modern Devices (China) Ltd. 开发方项目负责人：陈晓东 项目成员： 孙勖、魏江都、冷宏俊、周伟、陈芃芃、廖晶、吴树新 1.4. 定义 办公自动化系统（OA） 、Internet、Intranet、防火墙、信息共享、电子邮件、公文流转、 电子签名、Lotus Notes、Solaris、Win95、Win98、视图、表单、导航器、域 1.5. 参考资料 信息系统(GMCCIS)技术咨询与系统集成任务书 实用软件工程-清华大学出版社 软件工程导论-清华大学出版社 软件工程 -电子工业出版社 概要设计说明书内部规范-MDCL 公司 GMCC EOAS 需求分析说明书-MDCL 公司 GMCC EOAS 基础平台和操作管理- MDCL 公司 网络设计方案- MDCL 公司 2. 总体设计总体设计 2.1. 需求概述 GMCC 企业办公管理系统（GMCC EOAS）旨在全公司范围内实现办公管理现代化、 信息资源化、传输网络化和管理科学化，充分发挥单位的通信优势，建成高质量、高效率 的信息服务系统，为公司领导和单位办公提供服务。 办公自动化系统的主要内容应该包括：公文管理(收文、发文和呈批件)、档案管理、 会议管理、公共信息(通信录、列车航班等)、个人事务管理(名片夹、日程安排等)、电子论 坛、电子邮件、电子传真、电子期刊、企业文化宣传等模块。尤其增加企业文化功能，包 括企业介绍、历史回顾、重大新闻及事件。(详见GMCC EOAS 需求分析说明书) 2.2. 运行环境 本系统开发和运行平台为 IBM Lotes 公司的 Domino/Notes R4.6。 客户端运行 Windows 平台和 Lotus Notes 客户端软件，服务器为运行在 SUN Solaris 和 WINDOWS NT（部分应用）平台上 Domino。所有的应用数据库运行在 Domino 服务器 上。 2.3. 基本设计概念和处理流程 2.3.1. 系统建设的原则 办公自动化系统是企业信息系统的重要组成部分，办公信息在管理信息系统中占相当 大比重，办公信息的有效管理、控制和使用，能大大地提高办公效率，解决我国目前存在 的办公效率低的状况。办公信息和业务信息之间是相互关联不可分割的，二者的有机结合 能充分发挥出各方面信息的价值，有效地为各项业务及决策服务，使管理信息系统的应用 效果得到充分发挥。 办公自动化的发展经过以下几个发展阶段：最初是先进的办公设备的（如传真机、打 字机、复印机等）使用，解放办公人员的手工劳动。随后计算机进入办公室使办公自动化 技术得到迅速的提高，计算机自动排版、电子表格技术等减少了工作人员大量的排版和数 字核算工作。计算机网络技术的发展给计算机在各方面的应用带来了无限的生机，同样也 为办公自动化带来了新的概念，人们可以通过网络、电子邮件和其他人员进行信息交换、 协同工作，这是由个人办公到协同工作的质的飞跃。Internet 技术的迅猛发展使人们可以在 世界任意地方进行交流、协作，彻底改变了人们对办公自动化的认识。 目前，办公自动化技术的内涵及外延都发生了彻底地改变，在企业信息系统中各种综 合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息，根据业务分析形成公文文档和报 告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。因此，在企业信息系统的建设 过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概 念，应用先进的网络计算技术，群件及工作流技术，构造一个在企业信息系统中不可或缺 的高效的办公自动化系统。 2.3.2. 系统建设的目标 办公自动化系统建设要达到如下目标： 建立稳固、强大的企业级通讯基础设施； 利用信息技术发展的契机，加强企业文化建设； 迎接知识经济时代的到来，加强知识管理； 行政指令上传下达畅通，响应迅速； 加强协作，提高企业整体工作效率，增加企业在市场竞争中的活力； 充分利用信息资源，提高决策效率和准确度； 加强与外界交流，把握市场动态，提高企业应变能力； 2.3.3. 系统中的技术应用 办公自动化系统有其自身的特点，它的信息量大、信息种类繁多、参与人员多，需要 不同层次的协作，更有一些信息代表着指令和命令，需要有安全、保密的保障和可认证性。 因此，办公自动化系统的建设中需要采用一些先进的技术来保证。 群件技术：群件技术：办公自动化系统中的信息种类多，可能包括文字、表格，图形图象，甚至 包括声音动画等多媒体信息，需要多种软件进行协调处理，办公自动化系统的文档多为复 合的文档，在处理时需要功能强大的对象连接嵌入（OLE）技术，信息的传递更需要与功 能强大的电子邮件技术结合。群件技术不同于单个软件的集合，它能使不同的信息的处理 协调进行，使人们在不同的地域和时间协同工作，促进群体交流和资源共享，充分提高群 体工作效率。 工作流技术：工作流技术：办公自动化系统中，一个工作的完成需要多个人员参与，参与的角色、 时间、阶段和方式也各不相同，因此需要有强有力的工作流技术做保证。要能自动寻找路 由传递文档，供相应人员进行批阅；跟踪传递中文档的状态，对工作进行统计和督办；企 业级与跨企业级的文档分发；文档的组织与链接等。 安全机制：安全机制：办公自动化系统中的信息既有上传下达的指令与命令，又有不同人员的个 人信息。因此在传送和保存中要有严格的安全机制做保证。数字签名：确保信息来自发出 信息的人，以防信息被仿冒和篡改；私人密钥加密：保证信息传输和到达后只有指定的人 员才能看到；存取权限控制：从数据库、文档、乃至区段字段级的加密，使有存取权限的 人员才能阅读或修改相应的内容。 移动计算：移动计算：移动计算技术使人们离开办公室时，如：出差、在家中，同样可以连入企 业网络进行办公，如同在办公室一样，可以大大地提高工作效率，提供企业竞争能力。 支持支持 SQL 标准：标准：使 OA 系统能对关系数据库进行访问，使 OA 系统与 MIS 系统进行 数据交互，例如：从生产、经营数据中统计分析，形成计划报表，进入审批执行的流程； 另外从 OA 审批流程中的数据记入管理信息系统的数据库。 与与 Internet 的互连：的互连：信息技术的发展使人们可以通过 Internet 进行信息交流、信息发 布和电子商务。企业内部网络不再是孤立的、封闭的系统，通过防火墙与 Internet 互连， 使企业与外界能及时地交流信息，使企业在市场中立于不败之地。 2.3.4. 系统平台的选择 根据对广东移动通讯有限公司的办公系统的需求分析和其对实现技术的要求，本系统 选定 IBM Lotus 公司的 Lotus Domino/Notes 为开发设计和运行平台。 Lotus Notes/Domino 是业界公认的群件“鼻祖”和事实标准。自 1989 年 12 月发布第 1.0 版以来，已具备 8 年的发展历史，积累了丰富的经验。在电子邮件与群件市场，拥有最大 的客户群和最大的市场份额。累计到 1997 年第一季度末，全世界已有一千二百万个客户使 用 Lotus Notes/Domino，与去年同期比较，增长率是 120%。预计到本年度末， Notes/Domino 的用户数将达到两千万。 Lotus 公司在电子邮件市场拥有丰富的经验，其拥有的另外一项著名产品是 Lotus cc:Mail。cc:Mail 在全球的用户数达到一千一百万，是基于局域网的电子邮件系统产品之冠。 Lotus 正在将其在优点推广到基于广域网的邮件、群件产品的开发与推广之中，其中以 Lotus Notes/Domino 为代表，继续保持了在这一领域的领先地位。 Lotus Notes/Domino 是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及 Web 技术为一 体的电子邮件与群件平台。其目的是跨越地域、部门之间的界限，使得企业工作人员传递、 共享他们的信息与知识，从而提高群组的工作效率。Lotus Notes/Domino 的主要功能可以 概述为： 电子邮件与报文传递电子邮件与报文传递: Lotus Domino/Notes 是客户机/服务器结构的报文传递系统。 Notes/Domino 的电子邮件与报文传递功能通常被称为 Notes Mail。Notes Mail 提供最终用 户一个非常简单易学的邮件系统，其中还包含日历与日程管理的功能；同时还提供可以与 应用系统集成的、以支持工作流应用为特点的群件应用开发能力。 文档数据库系统文档数据库系统: Lotus Domino/Notes 是一个文档数据库管理系统。Notes 的数据库不 仅可以包含结构化的数据信息，而且还可以存储、管理关系型数据库或者其它数据库系统 无法存储与管理的非结构化数据。对于这些以非结构化或半结构化为特征的“文档型”数 据的处理，Lotus Domino/Notes 还提供了全文搜索、版本控制、文档链接等等信息检索、 处理手段。 交互式的交互式的 Web 服务器服务器: Lotus Domino/Notes 完全支持 Internet 标准，可以发布或浏览 Web 信息。所有的应用系统信息都可以在安全机制的控制下，动态发布给 Internet 或 Intranet 用户，同时通过 Internet/Intranet 收集信息。 网络应用开发工具与实施工具网络应用开发工具与实施工具: Lotus Domino/Notes 提供了一整套集成的、面向网络 应用的开发工具。它包含有多个层次的开发手段，提供初学者到专业编程人员适应不同应 用需求的开发手段，如宏公式语言与 LotusScript。通过这些编程开发工具以及相关的软件 产品或工具，开发者还可以集成企业的其它信息来源，如通过 ODBC 标准或 Notespump 产 品与关系数据库系统双向交换数据。需要特别提出的是，开发出来的 Domino/Notes 应用是 通过 Domino/Notes 本身的手段通过网络安装到每一个服务器上的，客户端基本不需要相应 修改什么，因此 Domino/Notes 解决了困扰应用系统管理员的项目实施、管理问题。 利用 Domino/Notes 建立的企业信息集成系统，完全符合本系统对邮件与群件平台的 要求。具有以下鲜明的特点： 集成性集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套 应用软件。在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、 关系数据库信息、Internet 信息等各个方面的信息。这种集成能力是在软件平台一级获得的， 而不是通过二次开发“强加”上去的。 这大大减少开发的工作量，提高了应用系统的可靠 性。而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统 或数据源之间来回切换。 开发快捷、实施容易开发快捷、实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电子邮件功 能是 Domino/Notes 的基本功能，珠海电信局在开始系统实施的很短时间内，就可以在全企 业的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益。而群件系统的应用或者办公自动化应用则 可以利用 Notes/Domino 的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。这非常适应办公自动 化需求多变、繁杂的特点。 管理容易、机制完整管理容易、机制完整。由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的 平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。对 于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用 Notes/Domino 完备的管理 手段。如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理， Notes/Domino 提供这样的手段和接口，如基于 SNMP 网管协议的 Notes View 软件；或者 使用 Windows NT 的用户管理手段。 保有费用低保有费用低。应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施 费用、系统集成费用等等。由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在各 方面都会降低。同时由于 Notes/Domino 的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。 适应企业级、跨企业级的应用适应企业级、跨企业级的应用。建立在 Notes/Domino 之上的企业信息系统，是一个 分布式的客户机服务器系统。可以根据业务量的大小选择不同规模档次的服务器系统 （如 UNIX 或 PC，SMP 或单 CPU 的服务器） ，同时还可以利用 Notes/Domino 群集技术提 高系统的吞吐量和高可靠性。 开放性开放性。Lotus 积极参加 Internet/Intranet 标准的制定，同时在自己的产品中遵循支持 标准的原则。Notes/Domino 支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性 标准、编程开发标准。本系统是一个内部互连的，又是一个可以与 Internet 互连的系统， 并且随着技术的不断更新，本系统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。 可以获得厂商的丰富经验与支持可以获得厂商的丰富经验与支持。Notes/Domino 是一个成熟的产品，在国内外电子 邮件与群件领域始终居于领先地位，Lotus 以及代理商具备丰富的成功经验。 2.3.5. 设计的基本概念和方法 广东移动通讯有限公司企业办公管理系统（GMCC EOAS）是一个广东全省移动企业 办公和企业运作平台。根据系统建设的原则和技术要求，该系统遵循软件工程的原理以及 平台的特点进行设计。设计最终要满足系统的建设的目标，保证系统的高可用性、高可靠 性和可扩展性。 系统的功能体系的设计是在企业现状调查和需求分析的基础上进行，对系统的业务过 程和信息进行分解、归类和抽象，形成过程类和信息类，分析二者之间的作用关系，进行 模块化划分。模块的划分遵循软件工程学中的模块独立性原则，保证模块的高内聚性和模 块之间的低耦合性。 Lotus Domino /Notes 是一个非结构化数据库系统，数据和程序共同存在与一个数据库 实体内，程序的设计又具有面向对象的特征。数据流和信息的传递又一邮件和网络技术为 基础。因此基于 Lotus Domino /Notes 的设计有一定的特殊性。 该系统在进行设计是，功能体系的划分遵守结构化设计方法和数据库设计原理，内部 程序设计参考面向对象设计原理。 GMCC EOAS 的设计分为两个部分其中概要设计和详细设计 。概要设计为详 细设计提供总体架构的依据。 概要设计从系统功能体系结构划分，数据库结构，系统间的控制关系等方面。其 中数据库设计根据 Lotus Domino /Notes 数据库的特殊性， 概要设计对其数据库 （DataBase）的划分、视图（VIEW） 、表单（FORM） 、数据项（FIELD）进行设计，其中 数据项仅对用户可视的信息项和和系统间公共的数据项（也许为隐藏属性）进行设计，该 类数据项在本系统中称为“表现域” ，而那些用于程序过程的状态量、控制项在本系统中称 为“控制域” ，列为程序设计的内容，在详细设计中给予描述。 详细设计描述程序实现的设计，涉及到功能系统和子系统的实现对象类的属性 （包括数据类：数据库、视图、表单、域）和时间，程序的流程和输入输出控制等。 2.4. 系统结构体系 2.4.1. 软件功能体系 GMCC 企业办公管理系统 企业文化办公管理部门办公个人事务 企 业 形 象 会 议 管 理 呈 批 件 发 文 管 理 收 文 管 理 技 术 交 流 新 闻 简 报 任 务 指 派 日 程 安 排 通 讯 录 个 人 文 档 电 子 期 刊 规 章 制 度 档 案 管 理 常 用 信 息 谈 天 说 地 公 告 与 通 知 通讯平台 电 子 邮 件 传 真 服 务 今 日 工 作 其中： 不包含在任务书和需求说明书中，但从系统架 构的完整性，把它列在系统的体系结构中，但本文未作设计。未来的“部门办公”主要包 含各部门的日常办公需求，可能涉及到与企业管理的数据库系统的数据交互和协同处理。 各功能的处理流程见附录 1。 2.4.2. 系统体系结构 GMCC EOAS 系统运行于基于 Lotus Domino 的全省互连的 INTRANET 平台上，底 层网络为 GMCC 的 MDCN（Mobile Data Communication Network） ，该网络是连接 GMCC 总部和 27 个地市分公司的宽带 ATM 网络，各地市分公司的局域网（LAN）为快速以太网， 广域网连接示意图如下： Domino 服务器的部署：服务器的部署： 包括省公司和 27 个地市分公司共有 28 个点部署 DOMINO 系统和 EOAS 系统。各 点均配置一台 DOMINO 群件服务器和一台 DOMINO 邮件服务器，用于运行 GMCC EOAS 和企业的内部电子邮件，另外在省公司配置两台 Domino 服务器用于 SMTP MTA 网关， 使内部邮件域 INTERNET 系统相连，服务器部署和连接如下图所示： 部门办公 GMCC ATMGMCC ATM广广域域网网拓拓扑扑连连接接图图广广域域网网拓拓扑扑连连接接图图 韶关 河源 梅州 潮州 汕头 揭阳 汕尾 惠惠州州 深深圳圳 清远 肇庆 云浮 湛江 茂名 阳江 珠海 中山 江江门门 顺德 南海 佛山 广州 番禺 花都 从化 增城 东莞 总公司: 主连接：广州、花都 、从化、增城、番禺、清远 备 份：南海、佛山、云浮、肇庆、韶关、河源 江门: 主连接：南海、佛山、云浮、肇庆、茂名、湛江 备 份：花都、清远、阳江、珠海、中山、顺德 深圳: 主连接：阳江、珠海、中山、顺德、东莞、汕尾 备 份：湛江、茂名、梅州、潮州、揭阳、汕头 惠州: 主连接：梅州、潮州、揭阳、汕头、韶关、河源 备 份：东莞、汕尾、番禺、广州、从化、增城 4E1 ATM Trunk: IMA E1 ATM Trunk: Primary E1 ATM Trunk: Backup 2.5. 功能需求与程序结构的关系 根据 GMCC 办公管理的功能需求，本系统建立 20 个应用程序模块完成相应的需求。 序 号 程序 需求 企 业 形 象 新 闻 简 报 规 章 制 度 电 子 期 刊 技 术 交 流 谈 天 说 地 常 用 信 息 收 文 管 理 发 文 管 理 呈 批 件 会 议 管 理 档 案 管 理 公 告 通 知 今 日 工 作 电 子 邮 件 个 人 文 档 日 程 安 排 通 讯 录 任 务 指 派 系 统 设 置 1.企业形象宣传 2.规章制度 3.电子期刊 4.电子论坛 5.常用信息查询 6.收文管理 7.发文管理 8.呈批件管理 9.会议管理 10. 档案管理 11. 公告与通知 12. 电子邮件 Sun Sun Sun J Jo oh hn ns s F Fa ax x Sun D om i no Server(SM P+群集) 邮件/ 群件/ H ub服务器 Pum p服务器 RDBMS Server Domino Server 远程接入服务器 SMTP MTA 网关服务器 Domino Web 服务器 Fax Server 传真服务器 网络用户 网络用户 Sun 分局(SM P+群集) 邮件/ 群件服务器 Sun Pum p服务器 Sun Domino Server 远程接入服务器 Fax Server 传真服务器 件件 OA 件件件 Sun 件件件 Fax Server 传真服务器 Pum p服务器 Internet 件件件件 移动用户 小分局 邮件/ 群件服务器 13. 个人文档 14. 日程安排 15. 名片夹 16. 任务指派 2.6. 人工处理过程 由于本系统的边界关系(见需求说明书41 页)的限制，文件传递、交流只能在 GMCC 广东省内的移动企业进行，对于省电信管理局、其他省市移动企业和外部其他单位 的文件将无法直接进入本系统处理。对于接收的外部文件，可通过文件登记秘书手工录入 或扫描录入到本系统中，传真文件可通过传真服务器接收，自动转成电子文件，传入本系 统处理；对于输出的文件，本系统提供完善的打印功能，将电子文件打印输出，也可通过 传真服务器直接将电子文件通过传真发送外部单位。 2.7. 尚未解决的问题 原始的手工日常办公中，发布的文件要求加盖发布单位的公章和真迹签名，但在电子 文件传递中公章和真迹签名在法律上暂无规定，无法保证公章和真迹签名的法律效力，为 安全起见，在本系统中不使用公章和真迹签名。 3. 接口设计接口设计 3.1. 用户接口 用户使用的平台为 Lotus Notes 客户端，用户界面设计也遵循 Lotus Notes 风格，用户 首先通过导航器登录本系统的不同功能模块(本节介绍用户界面的设计风格，公文的样张格 式见附录 2)。 进入各功能模块后，界面如下： 数据库图标 工作台面 便捷图标 菜单 邮件操作 场所信息 状态条 用户新建、编辑文档时界面如下： 操作(条) 视图 文件夹 新文档 文档 删除标记 选中标记 打开/折叠标记 列标题 导航器 热点 热点 提示信息规范： 1.提醒信息： 采用提醒对话框。提示的标题统一为“提示” ；内容应叙述简练、准确，尾部加中文的 感叹号；选用如上图所示的图标。语气委婉，多使用“请、您”等，不使用“你、警 告”等字眼。 2.确认信息： 当用户的操作将产生不可恢复的影响和后果时，应使用确认提示。确认提示采用是否 判断对话框；标题为“提示” ；提示内容和图标如上图所示。 表单中的规范 隐藏域： 隐藏域的字体:红色 宋体 10号 隐藏域的后面要加上对该域的注释,如: 操作 字体 字号 归档标志： 1表示未归档 2表示已归档 表单标题域： 字体：宋体 字号：18 颜色：黑 样式：正常体 对齐方式：居中 表单窗口标题：窗口标题使用与表单标题相同的文本,当文档为创建状态时显示 “新建”加表单标题。 视图设计规范： 1.1.视图属性：视图属性： 1.11.1 “S”“S”标签：标签： 背景颜色：北极蓝 列总计的颜色：暗红 未读行的颜色：红 交替显示：选择；颜色：白 显示左边空：选择 最后一列延伸到窗口右端：选择 显示标题条：选择；样式：立体标题条 标题条高度：1 文档行高度：1 行间距：单倍 1.21.2标题属性（位域列属性的标题属性（位域列属性的“标题标题”标签中）：标签中）： 字体：宋体 字号：9 样式：正常体 文本颜色：暗蓝 对齐方式：居中 1.31.3列属性：列属性： 当列为分类列且位于其它列左侧时：当列为分类列且位于其它列左侧时： 基本标签：选择“当列可展开时显示展开标记” 。 字体设置：宋体、9号字、粗体、斜体。 对齐方式：左对齐 文本颜色：第一个分类列的颜色为暗绿，以下的分类列颜色依次为暗红、深蓝绿、 暗洋红，隐藏列不计算在内。不推荐使用超过四列的分类层次。 列的其它属性根据具体需要进行设定。 普通非分类列：普通非分类列： 字体设置：宋体、9号字、正常体。 文本颜色：蓝 列的数值为金额时：数值类型为定点、2位小数位数、每千位加标点。 其它设置根据需要设定。 3.2. 外部接口 目前本系统除电子邮件外与外部应用无信息传递和共享，但随着系统推广和应用的范 围不断扩大，用户要求的不断增加，势必要将目前本系统处理的日常行政办公和日常的业 务办公结合起来。软件开发人员可通过 ODBC 标准或 Notespump 产品与企业的业务系统双 向交换数据 企业的现有的信息系统（MIS、ERP、DSS、INTERNET）与企业办公管理系统 （EOAS）系统面向的使用人员和信息有所不同，但二者是相互关联，两个系统的有机互 连能更好地发挥信息系统的价值，充分利用信息资源。 两个系统之间的关系表现在两个方面： 1 通过通过 EOAS 对对 MIS 系统数据的查询访问：系统数据的查询访问：在办公自动化系统中的经常要用到来自 经营、管理等方面的业务数据和统计分析结果。以往均有行政办公人员从有关部 门得到相应数据，经分析处理进入办公文档中。EOAS 与 MIS 通过 Domino.Connect 互连，根据设置的数据模型对 MIS 系统的数据进行抽取分析，实 时进行处理，提高办公决策效率。例如：年、季、月的生产经营计划的形成和执 行；报送有关部门的统计报表等。 2 MIS 和和 EOAS 对审批类流程的协同处理：对审批类流程的协同处理：在 MIS 系统中的一些业务和管理的流程 需要不同的人员和部门进行审批，流程有一定的不确定性，数据可能包括非关系 化的文档和图、表等，由关系数据库完成这些流程处理，灵活性差，流程难于定 义。结合 NOTES 的工作流技术，进行流程审批，在最后形成确定性结果后，通过 Domino.Connect 写入 MIS 系统的数据库，数据为以后的流程共享。例如：工程项 目管理的审批过程，涉及到申请报告、图纸、报表等，需要有关部门审批或修改， 经过 OA 审批流程后，形成的工程项目档案写入工程项目管理的数据库，为工程 项目的执行和分析服务。 3 与与 INTERNET 网上应用及电子商务的集成：网上应用及电子商务的集成：随着 INTERNET 技术的发展，也为 企业的经营与服务模式提供了新的形式。通过 INTERNET 网络的经营方式电子 商务（如网上付费、网上购机等） ，为企业赢得市场提高竞争力提供了新的机遇； 通过网络提供的客户服务（如费用查询、网上投诉等）为企业赢得更多客户的信 赖。OA 与 INTERNET 网上应用及电子商务的集成，使企业经营管理人员相互协 作能更快地了解市场需求并作出反映。 4 与企业资源规划系统（与企业资源规划系统（ERP）和决策支持系统（）和决策支持系统（DSS）的集成：）的集成：可以通过 Lotus Notes 的数据接口技术与企业的资源规划系统（ERP）和决策支持系统（DSS）进 行集成，数据共享，提高企业信息的利用价值。 3.3. 内部接口 系统设置库用于创建企业的组织机构及人员信息，并为 NOTES 用户赋予权限（角色） 。 只有正确地为其他数据库分配存取权限和角色，才能保证系统地正常运行。 收文数据库与发文数据库，发文数据库中公司级的发文在公司领导批示后，分发各科 室处理时，各科室秘书登记后，应转换为科收文，存储在收文数据库。 公司间发件传递时，首先将发文存储到对方公司服务器上的公文邮件数据库中，再由 相关的文件登记人员将公文邮件数据库中的文件登记，存储到收文数据库中。 消息传递规范： 1.消息传递统一使用Notes Mail实现。 2.待办工作采用书签形式，表单为“BookMark” ；使用文档链接，样式见下面的样例。 3.在发送书签时需增加四个条目： 、，文本域值。 表示消息类别，属于公文流转类的模块此域值为“公文” ，例如：收文、 发文、呈批件等；属于公告类的模块此域值为“公告” ，例如：新闻简报、公告栏、规 章制度等； 表示文档来源，例如：“公告栏” ； 表示数据库文件名，例如：“xxxxGGTZH.nsf” 文本类型，表示链接文档当前所处的流程步骤的顺序号，例如“3”- -表示第三步。 4.在所有涉及审批流程的表单中增加一个多值域：，用于流程跟踪。流程 每完成一步需将操作者和所做的工作以如下形式给该域赋值： “CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O=mdcl-核稿” 并随着流程的流转依次添加新值。其中操作者名用全名（从UserName函数获得） ；连 字符使用“-” （减号） ；工作名应与发送书签中的赋值规格相同。标准见 “公告栏”库的“全局”表单。 5.涉及审批流程的表单中增加一个多值域：,用于传递流程状态信息。流程 每完成一步需将操作者和所做工作的步骤顺序号以如下形式给该域赋值： “CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O=mdcl-2” 并随着流程的流转依次添加新值。其中操作者名用全名（从UserName函数获得） ；连 字符用“-” （减号） ；步骤顺序号与发送书签中的赋值规则相同。标准见 “公告栏”库的“全局”表单。 6.在个人日常办公模块中“我的工作”中使用、 域进行文档和工作分类；使用、域进行办理状态的区分。 7.待阅文件采用便签形式，表单为“Memo” ；使用文档链接，在发送便签时需增加三个 条目：、，文本域值。 表示消息类别，属于公文流转类的模块此域值为“公文” ，例如：收文、 发文、呈批件等；属于公告类的模块此域值为“公告” ，例如：新闻简报、公告栏、规 章制度等； 表示文档来源，例如：“公告栏” ； 表示数据库文件名，例如：“xxxxGGTZH.nsf” 文档加锁标准： 当对文档具有编辑权限的用户打开文档时,如文档的当前处理人,能对文档进行收 回操作的用户,能够对流程进行疏导的流程管理员,文档的阅知者,收文的登记者等,首 先判断是否有别的可对文档进行编辑的用户打开该文档,如果有,将该文档的 SaveOptions置为0,否则置为1.当对文档不具有编辑权限的用户打开该文档时,将该文 档的SaveOptions置为0.如果文档的SaveOptions的值为0,则所有能对文档进行实质性 编辑的操作,如“提交下一处理“,“收回“,“退回“等,都将隐藏. 4. 数据结构设计数据结构设计 4.1. 逻辑结构设计 本系统根据功能需求分析结果建立 20 个 Notes 数据库，每个数据库完成相应的文件处 理功能，存储相应的数据文档。 数据库名称数据库名称功能描述功能描述 启动数据库所有应用的启动入口。 企业形象数据库是企业文化的重要组成部分，它包括“企业介绍” 、 “企业发展史” 、 “企业业绩” 、 “企业精英” 、 “合作伙伴” 、 “重大新闻”等内容。 新闻简报数据库用于发布企业普通新闻(科技信息、信息快报等)。 规章制度数据库将企业的人事、劳资、财务、工作准则等各项规章制度和国颁、 部颁的行业标准及制度在企业范围内发布，供员工随时查阅，以 规范自己的工作。制度按发布的范围分为全公司制度和本公司制 度。按用途分为专业制度和通用制度。 电子期刊数据库是企业员工抒发情怀，展现自己才华的园地；是外界了解企业文 化的窗口。广大的 GMCC 员工可以在网上阅读期刊，并且可以踊 跃为刊物投稿。 技术交流数据库用于企业内部就专业和技术问题在员工之间展开交流和讨论。 谈天说地数据库企业内部聊天室，让大家针对某些话题进行讨论，发表自己的观 点。 常用信息数据库常用信息数据库管理员增加除列车、航班外信息时，可自主编辑 修改此数据库达到需求。 列车时刻数据库查询、修改列车时刻表 航班时刻数据库查询、修改航班时刻表 收文管理数据库收文管理是指 GMCC 对本公司、上级单位、下级公司、电信管理 部门以及其它外单位的正式公文、传真电报、信函、通知等进行 登记、批示、阅办、阅处、阅知、归档等处理的整个过程。收文 根据收文级别和收文处理流程的不同，分为公司级收文和科室级 收文。 发文管理数据库发文管理是指移动通信局对公文从拟稿、审核、签发到发文、归 档的整个处理过程。移动通信局的发文分为正式的红头文件、传 真电报、呈批件、内部通知等几种类型。 呈批件数据库公司内部日常办公中，下级请示、报告的一种文件类型。 会议管理数据库会议管理是指 GMCC 内从起草会议通知、部门经理审核、公司领 导审批到最后发会议通知，会议结束后填写会议纪要以及归档的 整个过程。 公告通知数据库公告和通知是向全公司和本公司发布的一般性和专业性的通知等。 处理流程为起草、审核、签发。 档案管理数据库模块实现需归档文件从收集、整理到立卷、组卷等归档处理全过 程的电子化、自动化，同时提供丰富的打印和查询功能。 日常待办理(登记、审核、签发、发布等)和待阅的文件。 在此模块中进行私人邮件的传递和处理。 提供一个创建、编辑和管理个人文件的场所。 可以管理您的私人名片。记录客户、朋友、同事等的电话、地址 等信息，为您的日常工作带来方便。 个人邮件数据库 您可在此计划、安排您的日常工作。制订工作安排、设置闹钟提 醒。 任务指派数据库公司各级领导向下属分配工作的方法，可实现工作任务的登记、 指派和催办，并监督和管理任务的办理和完成情况。促进工作组 成员间的交流、提高工作效率，是自动化办公的得力助手。 系统设置数据库用于创建企业的组织机构及人员信息，并为 NOTES 用户赋予权限 （角色） 。 公文邮件数据库公司间文件传递的临时存储数据库，也可用于与外单位系统联系 时，文件传递的临时存储数据库。 公告通知数据库结构设计： 数据库数据库对象类对象类名称名称说明说明 本地|Local用于创建本公司公告与通知表单 全局|Global用于创建全公司公告与通知 起草公告显示起草时期，还未进入审批流程的公告。 本地公告显示已经在本公司内发布的公告与通知。 全局公告显示已经在全公司内发布的公告与通知。 视图 状态跟踪显示处于审批中的公告当前所处的状态。 Gg1用于没有拟稿、核稿、签发角色的人员，对 应“全公司公告”视图。 Gg2用于没有拟稿、核稿、签发角色的人员，对 应“本公司公告”视图。 Gg3用于具有拟稿、核稿、签发角色的人员，对 应“全公司公告”视图。 Gg4用于具有拟稿、核稿、签发角色的人员，对 应“本公司公告”视图。 Gg5用于具有拟稿、核稿、签发角色的人员，对 应“起草公告”视图。 导航器 Gg6用于具有拟稿、核稿、签发角色的人员，对 应“流程跟踪”视图。 PostOpen打开数据库时判断当前用户身份，根据其存取控 制权限打开不同的导航器。 公告栏 数据库 Script Querydocume ntdelete 根据当前用户的权限删除不同的文档。 本地表单 域的名称域的名称中文提示中文提示类型类型备注备注 SaveOptions无文本缺省为“0” CheckerList核稿者列表文本根据角色得出 SenderList签发者列表文本根据角色得出 DocStatus当前文档状态数字0 拟稿，1 核稿，2 签发，3 已发送， 4 核稿退稿，5 签发退稿 BackStatus 文档退稿状态文本0 未退稿 ,1 核稿退稿,2 签发退稿 ShowStatus 文档显示状态数字1 显示审批流程,2 显示公告内容 IsDraft 是否存为草稿数字0 否 ，1 是 Readers 文档读者文本文档所有读者 CurrentReader 文档当前读者文本当前可以编辑该文档的人 StepCounter 流程计数器数字记录该文档共走过的结点数 GmccStep 流程跟踪文本文档处理者+文档在该处的结点数 提供给今日工作数据库 type_o 公告类型比较文本用于今日工作数据库 Superman 超级用户文本，创建 时计算 管理员 aclroles 文本，创建 时计算 本数据库中的角色列表，不包含 “拟稿” 、 “核稿” 、 “签发”等角色 TypeForView公告类型文本，计算显示 Type 中的内容，当 Type 隐藏 时显示 Type公告类型文本，可编 辑 在深圳公司一直为普通公告，暂不 显示 Roles发布范围文本，计算内容从 xtsz.nsf 的“人员”视图中 得到 Writer拟稿文本，创建 时计算 创建者 Checker核稿文本，可编 辑 审核人 CheckerForView无文本，计算显示 Checker 中的内容，当 Checker 隐藏时显示 Sender签发文本，可编 辑 签发人 SenderForView无文本，计算显示 Sender 中的内容，当 Sender 隐藏时显示 CheckerComment核稿意见文本，可编 辑 SenderComment签发意见文本，可编 辑 Title无文本，可编 辑 公告标题 PublishOrg发布单位文本，可编 辑 PublishOrg_1发布单位文本，计算当 PublishOrg 隐藏时显示其内容 CreatedDate创建日期时间，可编 辑 PublishDate发布日期时间，创建 时计算 当 CreatedDate 隐藏时显示其内容 Body无RTF 文本， 可编辑 公告内容 元素名称元素名称类型类型包括的域包括的域备注备注 EditSection控制存取区段TypeForView, Type, Roles 当前拟稿人可编辑， 文档被退回后不能 再编辑。 EditSection0控制存取区段Writer, Checker, CheckerForView, Sender, SenderForView 当前核稿人和当前 签发人可编辑，文 档被退回后不能再 编辑。 EditSection1控制存取区段Title,PublishOrg,Publis hDate,Body 发布后不能再编辑。 EditSection2控制存取区段CheckerComment当前核稿人可编辑。 EditSection3控制存取区段SenderComment当前签发人可编辑。 操作名称操作名称说明说明 关闭关闭当前文档，不保存。 存为草稿将 IsDraft 的状态置为 2，将 CurrentReader 置为拟稿人。文档将放入 “起草公告”视图。 发送核稿将 DocStatus 的状态置为 1，并将 CurrentReader 置为核稿人。向核稿人 “今日工作”发送文档链接。文档将进入“状态跟踪”视图。 发送签发将 DocStatus 的状态置为 2，并将 CurrentReader 置为签发人。向签发人 “今日工作”发送文档链接。 发布将 DocStatus 的状态置为 3，并将 Readers 按 username 置为所有能看到的 人。文档进入“本地公告”视图。 核稿退回将 DocStatus 的状态置为 4，并将 CurrentReader 置为拟稿人。向拟稿人 “今日工作”发送文档链接。 签发退回将 DocStatus 的状态置为 5，并将 CurrentReader 置为拟稿人。向拟稿人 “今日工作”发送文档链接，同时向核稿人“今日工作”发送文档拷贝。 全局表单 与本地表单基本相同，所不同的是 域的名称域的名称中文提示中文提示类型类型备注备注 TypeForView公告类型文本，计算显示 Type 中的内容，当 Type 隐藏时显 示 Type公告类型文本，可编辑 Roles发布范围文本，计算内容从当前数据库所拥有的角色中得到。 操作名称操作名称说明说明 创建本公司公告创建新的“本地”表单 创建全公司公告创建新的“全局”表单 全部展开将所有分类展开 全部折叠将所有分类折叠 导航器 导航器名称导航器名称包含内容包含内容 Gg1,gg2全公司，本公司，返回 Gg3,gg4,gg5,gg6全公司，本公司，起草公告，状态跟踪，返回 热点热点说明说明 全公司打开“全公司”视图。 本公司打开“本公司”视图。 起草公告打开“起草公告”视图。 状态跟踪打开“状态跟踪”视图。 返回关闭当前窗口。 规章制度数据库结构设计： 数据库数据库对象类对象类名称名称说明说明 制度主题 |PubSubject 用于创建一个新的制度主题。其标题是“简介” ， 其内容应是对整个规章制度的介绍。 发布单 |PubForm 用于创建各规章制度的章节。当创建“发布单” 是必须选