某公司工程项目文件材料编制及档案整理实施细则

附件附件 SXXNYNMF-XX-XX-XX-2015SXXNYNMF-XX-XX-XX-2015 中国三峡新能源公司内蒙分公司中国三峡新能源公司内蒙分公司 工程项目文件材料编制及工程项目文件材料编制及 档案整理实施细则档案整理实施细则 2015-04-21 发布 2015-04-21 实施 中中国国三三峡峡新新能能源源公公司司内内蒙蒙分分公公司司 China Three Gorges New Energy Corp., Northeast Branch 发 布 目 录 1 总则总则.1 2 适用范围适用范围.1 3 引用标准引用标准.1 4 术语术语.2 4.1 项目文件 2 4.2 项目档案 3 4.3 单位工程 3 4.4 分部工程 3 4.5 单元工程 3 4.6 案卷 3 4.7 立卷 3 4.8 归档 3 4.9 档号 3 4.10 档案的完整 .4 4.11 档案的准确 .4 4.12 档案的系统 .4 5 保证体系与职责保证体系与职责4 5.1 组织管理机构 4 5.2 组织管理机构的主要职责 5 5.2.1 参加竣工资料编制的各有关单位管理工作部门的共同职责.5 5.2.2 业主单位的职责.5 5.2.3 竣工资料管理小组的职责.5 5.2.4 设计单位的职责.6 5.2.5 监理单位的职责.6 5.2.6 施工单位的职责.6 5.2.7 质量监督单位（部门）.7 5.2.8 调试单位（含施工单位承担的调试工作）.7 5.2.9 生产运行（电厂）单位.7 5.3 竣工资料收集编制责任人员的要求 7 5.4 人员培训 7 6 基本规定基本规定.8 7 竣工资料的归档范围和保管期限竣工资料的归档范围和保管期限.9 8 项目竣工资料的编制项目竣工资料的编制.10 8.1 竣工资料的质量要求 .10 8.1.1 数量要求10 8.1.2 版本要求10 8.1.3 笔迹要求10 8.1.4 尺寸要求11 8.1.5 装订预留位置要求11 8.1.6 粘贴材料要求11 8.2 竣工图的编制要求 .11 8.2.1 竣工图的编制 11 8.2.2 竣工图章的使用 13 8.2.3 竣工图的审核13 9 竣工资料的整理竣工资料的整理14 9.1 竣工资料整理的基本要求 .14 9.2 工程声像材料的整理 .14 9.3 工程电子文件的整理 .16 9.4 竣工资料组卷原则和方法 .18 9.5 案卷和案卷内文件的排列 .18 9.6 案卷的编目 .20 9.6.1 编写卷内文件材料页号20 9.6.2 卷内目录的编制20 9.6.3 卷内备考表的编制21 9.6.4 案卷的卷盒和脊背的编制22 9.6.5 案卷目录的编制24 9.6.6 案卷的装订25 10 竣工资料的归档竣工资料的归档.25 10.1 归档时间 25 10.2 归档份数 25 10.3 归档要求 25 10.4 归档审查 26 10.4.1 施工单位自查.26 10.4.2 监理单位审查.26 10.4.3 业主单位审查.26 11 竣工档案的移交与验收竣工档案的移交与验收.27 11.1 竣工档案的移交 27 11.2 竣工档案的验收 28 12 归档控制归档控制.28 13附则附则 29 中国三峡新能源公司内蒙分公司 工程项目文件材料编制及档案整理实施细则 1 1 总则总则 1.1 为做好中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料的编制、归 档及档案整理工作，确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范， 依据国家有关法规、行业的有关规定以及中国三峡新能源公司相关管理办法， 结合中国三峡新能源公司内蒙分公司工程实际，制订本办法。 1.2 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料是指在整个建设项 目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、招投标、勘测、设计、施工、 监理、调试、生产准备、试运行、竣工验收等工作活动中，形成的文字、图纸、 图表、计算、声像等形式或载体的全部文件材料，以下通称为竣工资料。 2 2 适用范围适用范围 本办法规定了中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目竣工资料的收集、 整理、归档的要求和方法，适用于中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目在 立项、勘测、设计、招投标、施工、监理、调试、试生产、物资供应、竣工验 收等活动过程中所形成的竣工资料的编制、收集、整理、归档及竣工档案的验 收、移交。 3 3 引用标准引用标准 3.1 中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法 3.2 档案工作基本术语 （DA/T 1-2000） 3.3 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （DA/T 28-2002） 3.4 水利水电建设工程验收规程 （SL 223-2008） 3.5 电力工程达标投产管理办法 （2006 年版） 3.6 国家档案局、国家发展和改革委员会重大建设项目档案验收办法 （国档发20062 号） 3.7 原能源部电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表 （能 源办1991231 号） 3.8 科学技术档案案卷构成的一般要求 （GB/T 11822-2008） 3.9 国家基本建设委员会关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定 （(1982)建发施字 50 号） 3.10 电子文件归档与管理规范 （GB/T 18894-2002） 3.11 照片档案管理规范 （GB/T 11821-2002） 3.12 磁性载体档案管理与保护规范 （DA/T 15-1995） 3.13 火电企业档案分类表 6-9 大类 （国家电力公司总文档200229 号） 3.14 归档文件整理规则 （DA/T22-2000） 3.15 风力发电场项目建设工程验收规程 （DLT 5191-2004） 3.16 建设工程文件归档整理规范GB/T 503282001 3.17. 风力发电企业科技文件归档与整理规范NB/T 31021-2012 4 4 术语术语 4.1 项目文件 指建设项目在立项审批、核准（备案） 、勘察、设计、招投标、施工、调试、 监理、运行（生产）及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全 部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 4.1.1 项目前期文件 指工程开工以前在项目立项、审批、核准（备案） 、勘测、设计、招投标以 及工程准备过程中形成的文件。 4.1.2 项目竣工文件 指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文 件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 4.1.2.1 项目施工文件 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 4.1.2.2 项目竣工图 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 4.1.2.3 项目监理文件 指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。 4.1.3 项目竣工验收文件 指项目竣工后试生产（试运行）期间以及项目竣工验收时形成的文件。 4.2 项目档案 指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 4.3 单项工程及单位工程 单项工程：是指在一个建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后能 独立发挥生产能力或效益的工程项目。 单位工程：具有独立的设计文件、具备独立施工条件并能形成独立使用功 能，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 4.4 分部工程 指构成单位工程各个部分具有相对独立施工条件或作用划分的工程项目。 分部工程一般是按单位工程的结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设 备种类等的不同而划分的工程项目。 4.5 单元工程（检验批） 指按同期施工作业区、段、层、块划分，通过若干作业工序或工种完成的 工程项目（最小综合体） ，是构成工程质量考核和合同支付审核的基本工程单位。 4.6 案卷 由互有联系的、价值大体相同的若干文件组合成的档案保管单位。 4.7 立卷 按照电力工业企业档案分类规则的规定，将中国三峡新能源公司内蒙 分公司工程建设形成的文件材料按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 4.8 归档 建设项目的承包单位在项目完成时向建设单位提交全部文件；建设单位各 机构将工程各阶段形成的文件定期移交建设单位的档案管理机构。 4.9 档号 指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 工程的档号由项目代号、分类号、案卷号、卷内文件顺序号组成。 4.10 档案的完整 指按中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料归档范围所确定的 内容，将中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目建设全过程中应该归档的文 件材料归档，各种文件原件齐全。 4.11 档案的准确 指档案的内容能真实记述和准确反映建设过程及竣工时的实际情况，图物 相符，技术数据可靠，签字手续完备，文件符合档案管理要求。 4.12 档案的系统 指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 5 5 保证体系保证体系与职责与职责 5.1 组织管理机构 5.1.1 中国三峡新能源公司内蒙分公司竣工资料编制与档案整理工作，由 各项目业主和监理统筹规划、组织协调、制定制度，成立竣工资料管理小组， 并授权管理小组进行指导、监督和检查。管理小组成员主要由业主、监理、设 计及施工单位相关部门主要负责人组成。业主和监理的主管部门对本项目的文 件材料收集编制工作的宏观管理，将竣工资料收集编制工作纳入到项目管理之 中，在下达项目计划、检查项目进度、验收已完工程项目时，要同时部署、检 查、验收竣工资料及其编制管理工作。施工单位应把竣工资料的形成积累纳入 工程进度计划、纳入工作程序、纳入有关部门和工程管理及技术人员的岗位职 责。 5.1.2 业主、设计单位、监理单位、施工单位等应当明确分管竣工资料编 制工作的负责人，建立与竣工资料编制工作相适应的档案管理部门（或明确责 任人） ，并配备竣工资料收集编制专职档案管理人员（1 人以上） ，制定内部管 理制度，建立健全竣工资料临时档案管理工作。 5.1.3 各参建单位竣工资料编制工作负责人和专职档案管理人员须在业主 档案管理部门登记备案。工程施工过程中人员如有变更，须及时报业主档案管 理部门批准并备案。 5.2 组织管理机构的主要职责 5.2.1 参加竣工资料编制的各有关单位管理工作部门的共同职责 （1）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策； （2）建立健全本单位竣工资料收集编制工作的规章制度； 遵循竣工资料整理“谁经办谁负责”的原则，统一管理本单位在项目职责 范围内的竣工资料编制工作，并维护其完整与安全，开发利用信息资源，为项 目建设服务； （3）各参建单位对各自报送的原始材料的内在质量负责，竣工资料管理小 组对编制质量和动态管理负责。在编制过程中，各参建单位有责任提供本单位 在工程管理中的相关材料； （4）负责对本单位有关部门和文件材料形成者进行监督、检查和指导。 5.2.2 业主单位的职责 （1）明确竣工资料编制管理负责人，根据竣工资料管理小组的建议及时发 布与竣工资料收集编制管理有关的通知指令； （2）协调设计单位、施工单位、监理单位和竣工资料管理小组之间的关系， 为竣工资料的管理提供有利的工作条件和环境，并督促各职能部门及时履行竣 工资料编制管理的相应职责； （3）负责工程建设全过程中竣工资料的编制、归档等工作的业务指导、监 督、检查、验收和接收工程全部档案，以及对各参建单位提交的竣工资料进行 检查、验收、整编、建立数据库和汇总后，向有关单位移交； （4）及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施 工到竣工验收的全过程中形成的与业主有关的文件材料，完成材料的整理、保 护和编制工作。 5.2.3 竣工资料管理小组的职责 （1）在业主的统一部署下，对竣工资料收集编制的各方进行培训、指导， 对疑难问题进行解决，并逐步完善竣工资料收集编制体系； （2）认真收集、整理、保护、编制和分析材料，按时完成任务并履行其责 任； （3）对竣工资料编制工作进行统一管理和指导，及时检查竣工资料的收集 编制情况，包括材料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等。 审查设计单位、施工单位、监理单位上报的材料，及时签认或反馈审查结果； （4）同监理单位一起指导和检查质检表格的填写和质量评定； （5）对设计单位、监理单位、施工单位提供的竣工资料进行审查、验收。 工程完工时，竣工资料的编制也进入尾声。竣工验收前，敦促各参建单位对基 本的竣工资料进行装订，接受检查并符合要求，竣工验收后将形成的竣工资料 移交给档案管理部门； 5.2.3.6 实施全过程的动态管理，为业主决策提供依据。 5.2.4 设计单位的职责 按时完成与设计工作有关的材料收集、整理、保护和编制工作，提交从项 目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收全过程形成的与设计有关 的文件材料，包括建设过程中下发及上报的各种文件（含设计修改通知单） 、设 计总结等。 5.2.5 监理单位的职责 5.2.5.1 明确竣工资料编制管理的负责人，根据竣工资料管理小组的建议 及时发布与竣工资料编制管理有关的通知； 5.2.5.2 按时完成与监理工作有关材料的收集、整理、保护和编制工作； 5.2.5.3 负责监督施工单位在项目建设过程中完整、准确的收集、整理各 种文件、材料，及时全面审查施工单位上报的竣工资料。监理必须慎重行使个 人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监 理和施工单位之间的交叉材料。 5.2.6 施工单位的职责 5.2.6.1 明确竣工资料编制管理的负责人，成立与竣工资料编制管理相适 应的管理机构（如竣工办、档案管理部门等） ，确定相关竣工资料收集编制责任 人员，且在整个管理过程中保持稳定，不允许私自更换（竣工资料管理小组要 求更换的除外） ； 5.2.6.2 根据工程进展，及时完成与工程施工有关的材料收集、整理、保 护、编制和报送； 5.2.6.3 对上报的竣工资料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到 监理、竣工资料管理小组和业主的签认，也不能免除施工单位在该方面的责任。 5.2.7 调试单位（含施工单位承担的调试工作） 负责编制、收集、积累、整理、提交所承担项目全部实施过程的文件材料 （包括调试方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等 级评价表、继电保护整定单、设计变更材料、调试工作总结等） 。 5.2.8 设备厂家职责 （1）编制移交清册，在设备开箱验收前移交业主档案负责人员。 （2）在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说 明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三 套设备图纸（合同中另有规定的除外） 。 （3）风机厂家负责风机调试报告的编制与移交工作。 5.2.9 质量监督单位（部门） 负责编制、收集、积累、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量 监督文件。 5.2.10 生产运行（电厂）单位 负责收集、整理生产准备文件、企业技术标准（现场运行规程、操作及事 故处理规程、管理制度与措施等） ；提供机组整套启动及试生产期间的文件材料 （试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论和试生产工作总结等） ， 提供设备命名、主系统起动方案等工程材料。 5.3 竣工资料收集编制责任人员的要求 竣工资料收集编制专职责任人员应严格履行职责，忠于职守、遵守纪律、 具有专业技术技能，并具备对材料进行收集、整理、保护和分析的能力。 各参建单位要对各自在竣工资料的收集、整理、保护和分析等方面成绩显 著的部门和个人给予奖励，对失职的部门和人员要依法严肃处理，擅自损毁、 丢失有保存价值的竣工资料，要追究有关部门和当事人的责任。 竣工资料管理小组对在竣工资料的收集和整编工作中成绩显著的单位和个 人给予奖励，对失职的单位和人员要追究责任、给予处罚。 5.4 人员培训 监理单位和施工单位进场后，要明确各自竣工资料收集编制负责人，配备 竣工资料收集编制责任人员，将名单报送业主备案，并将本办法和有关材料分 发给所有负责人和责任人员。由竣工资料管理小组组织或委派专人根据需要对 各单位档案管理责任人及责任人员进行培训。培训的主要内容应包括： （1）竣工资料收集编制的依据及其部分内容； （2）竣工资料收集编制的程序、要求和注意事项； （3）竣工资料收集编制的分工和职责。 6 6 基本规定基本规定 6.1 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目各参建单位要增强档案管理 意识，按照中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归 档范围与档案分类及保管期限划分表 （见附件 1） ，认真做好各自所承建工程 项目有关文件材料的收集、整理、归档和竣工图的编制等工作。竣工资料的形 成、收集、整理、归档和档案移交工作应与项目的立项准备、建设和验收同步 进行。 6.2 参与中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目建设的各单位，工程项 目总包后实行分包的，总包单位除收集、整理自己工程竣工资料外，还应负责 指导各分包单位按要求完成其分包范围内的竣工资料收集、整理及归档，并检 查、汇总各分包单位编制的竣工资料，统一向项目业主提交。 6.3 项目建设过程中应该归档的文件材料必须完整、准确、系统，符合档 案管理要求。 6.4 监理单位不仅要按要求完成监理资料的收集、整理、归档并移交外， 还须负责对施工竣工归档文件的完整性，准确性，竣工资料的质量进行审查， 并签署审查意见。 6.5 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件的汇编、归档工作在施 工过程中原则上按单位工程划分进行文件、材料的分类整理，最终以中国三 峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及 保管期限划分表 （见附件 1）为分类标准。 6.6 各参建单位应紧随工程建设进展及时收集各种竣工资料，并在其所承 建工程完工后三个月内，完成其合同范围内工程竣工资料的收集、整理、归档 及移交工作。 6.7 业主单位在项目全部完工以及各环评、水保、安全等专项验收通过后 三个月内完成其职责范围内档案资料的收集、整理、归档。 6.8 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目施工过程中，所采用的原始 施工记录表格，均按规定格式印制。禁止用复印机复印的施工原始记录表格作 为原件。一 6.9 为保证项目文件材料的完整性、准确性、系统性、真实性，在竣工资 料未移交并通过验收之前，不退还工程质量保证金。在各阶段的工程结算签证 中，档案验收手续不齐全的项目不予结算支付。 6.10 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目竣工资料的整理、移交分为 两个阶段完成： 第一阶段：设计、施工、监理（监造） 、业主单位（质量监督资料由业主单 位负责收集整理归档） ，按单位工程划分完成各自责任范围内竣工资料的初步整 理，装入档案盒，暂不装订。 第二阶段：各参建单位在所承建工程项目完工后，按照中国三峡新能源 公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限 划分表 （见附件 1）的规定，对竣工资料进行系统整理，最终完成工程竣工资 料的整理、装订、移交工作。 7 7 竣工资料的归档范围和保管期限竣工资料的归档范围和保管期限 7.1 凡在中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目设计、施工、监理（监 造） 、监测及项目管理各阶段工作过程中形成的，反映与工程有关的重要职能活 动、具有查考价值的各种形式和载体的文件材料（图纸、照片、录音、录像、 磁盘、光盘等） ，均属于中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目竣工资料的归 档范围。 7.2 各类文件材料应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集，凡是 引进技术、设备文件必须先由业主档案管理部门登记、归档，进行译校、复制 再分发使用。 7.3 根据中国三峡新能源公司归档文件整理规则 （SXXNY-G3-ZH-10-201 5） ，竣工档案的保管期限分为：永久、30 年、10 年三种。 7.4 具体归档范围及保管期限详见中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、 光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表 （见附件 1） 。 8 8 项目竣工资料的编制项目竣工资料的编制 8.18.1 竣工资料的质量要求竣工资料的质量要求 8.1.1 数量要求 所有竣工资料均应提交一式三份。与合同中规定的份数有冲突时，以合同 规定的份数为准，但不得少于一式三份。 8.1.2 版本要求 8.1.2.1 所有竣工资料必须至少有一份是原件。凡合同、协议、签证、启 动验收交接书、竣工图纸（表）等文件均应为原件归档，不得用复印件归档。 8.1.2.2 措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印 件，不能用复印件或喷墨等打印件，以保证字迹耐久性。 8.1.2.3 如特殊要求,需保留原件且具备专业档案馆保存条件,可向归档部 门报复印件,但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。 8.1.2.4 施工记录表格式应符合有关规定。 8.1.2.5 重大质量事故处理、重要设备缺陷处理和重要会议，除文字材料 外，要求尽量收集声像材料，永久存放归档。 8.1.3 笔迹要求 8.1.3.1 所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，但代签名必须是代 理人的本人姓名，不允许代替别人签名；必须按要求在表格中签名，不允许出 现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等，依此类推。 8.1.3.2 所有材料中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手 签名。 8.1.3.3 施工原始记录材料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测 资料等，如果需要更改，须征得监理和业主的同意，并在旁边签名。 8.1.3.4 各种施工记录表格中的签名栏，必需签署全称，不得以姓 、 字 （如：李工、老王）等简略写法代替。 8.1.3.5 各类归档文件必须用纸规范、书写工整、字迹整洁、清楚，图样 清晰、线条清楚，图表整洁、整齐，各级签字手续齐全，无漏缺。 8.1.3.6 各类归档文件材料必须采用耐久性强的书写材料（如碳素墨水） 进行书写、绘制；不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠 笔、复写纸、铅笔等）进行书写、绘制。 8.1.3.7 对于由易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的文件材料、 字迹不清或破损的文件材料，应制作复制件，并与原件一起归档，复制件在前， 原件在后。 8.1.3.8 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应 符合耐久性强的要求。 8.1.4 尺寸要求 各种文件材料用纸规格统一为：A3（420mm297mm）和 A4（210mm297mm）两种规格。若原始记录纸张尺寸小于 A4 纸的，应按 A4 纸 规格尺寸裱贴补齐作为原件，且不得影响记录内容的查看。 竣工图纸允许加长，但不准加宽。 8.1.5 装订预留位置要求 “竖页纸”左方为装订线， “横页纸”上方为装订线；注意不得倒装，装订 预留尺寸一般以 2.5cm2.8cm 为宜。 8.1.6 粘贴材料要求 对于卷内文件材料的裱糊和案卷卷脊标签的粘贴，不得采用浆糊、胶水等 易老化、虫蛀的材料，必须使用白乳胶。 8.28.2 竣工图的编制要求竣工图的编制要求 8.2.1 竣工图的编制 8.2.1.1 竣工图的图纸参照原设计，若原设计图为蓝图，则编制竣工图的 图纸采用蓝图且必须是新蓝图，若原设计图为成套的 A3 幅面，则竣工图亦为 A3 幅面。 8.2.1.2 交中国三峡新能源公司内蒙分公司的竣工图均为一式三份，且均 应为原件。 8.2.1.3 竣工图应准确、清楚、完整、统一、清晰、规范、修改到位，能 全面、准确反映工程项目的全部施工实际造型和特征，能反映工程结构施工真 实状况，隐蔽工程的真实建筑结构状况、工程特征、设计变更、结构变更、材 料变更等基本情况，真实反映工程竣工验收时的实际情况。 8.2.1.4 凡按原图施工，未作设计修改的图纸，可在原设计图（须是新图） 上加盖竣工图章，作为竣工图归档。 8.2.1.5 施工图纸有一般性设计变更、材料代用，可在原设计图上用杆改 或划改方法，标注修正，并注明修改依据（设计变更通知单、监理通知单、商 洽记录、会议纪要等文件的编号） ，但修改范围不得超过图面的 1/3。具体要求 如下： （1）原施工图有修改的部分，采用“杠（划）改”的方法，同时必须进行 标注，注明更改依据（如设计变更通知单、洽商记录等的文件编号）和更改日 期。文字、数字更改一般是杠改，线条更改一般是划改。 （2）局部小范围修改可采用圈改，圈出修改部位，在原图空白处重新绘制。 （3）当无法在图纸上表达清楚时，应在图签栏上方或左边用文字说明。 （4）图上各种引出说明应与图框平行，所有引出线不得交叉，不得遮盖其 它线条。 （5）原施工图中的文字部分（如：设计说明、施工技术要求、材料明细表 等）在需要修改时，也可采用“杠（划）改”方法，但不允许采用“涂改”方 法，当修改内容较多时，可采用注记说明的办法。 （6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 （7）更改应符合各专业的要求。 （8）更改必须使用黑色墨水或碳素墨水。 8.2.1.6 凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其 它重大改变，图面变更面积超过 25或不宜在原施工图上修改、补充的，应重 新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字。重绘图图面布局合理、 主次与粗细线条匀称。 8.2.1.7 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中， 但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同 建筑物、构筑物应分别编制竣工图。 8.2.1.8 竣工图纸均按国家标准 GB/T 10609.31989技术用图复制图的 折叠方法 ，统一折叠为 210mm297mm（A4）图幅，手风琴式样，图面向内， 外翻图标。 8.2.1.9 竣工图编制完毕后，各编制单位应编制竣工图总说明及各专业的 编制说明，叙述竣工图编制原则及各专业编制情况等。 8.2.2 竣工图章的使用 8.2.2.1 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章的 内容必须填写齐全、清楚，不得由他人代签或以个人印章代替签字。 8.2.2.2 竣工图章的尺寸为 80mm60mm（长宽） ，图章式样见附件 3。 8.2.2.3 竣工图章各栏填写说明： （1）编制单位名称栏应填写（盖）实际编制该竣工图的单位的全称，建议 刻成 52mm7mm 长方形无边框图章，字体为仿宋 GB_2312，字号用 12 号或 11 号，字数太多写不下时也可使用 10 号字。 （2）编制日期填写实际编制该竣工图的日期。日期不得简写，应写全称， 如：2013 年 01 月 09 日。 （3）监理单位名称栏应填写（盖）该项目实际监理单位的全称，建议刻成 52mm7mm 长方形无边框图章，字体为仿宋 GB_2312，字号用 12 号或 11 号，字 数太多写不下时也可使用 10 号字。 （4）监理负责人栏由该项目的监理负责人签字。 8.2.2.4 竣工图章必须采用不褪色，不浸油的红色印泥，盖在原图图签栏 附近空白处，无空白处时盖图签栏背面。 8.2.3 竣工图的审核 8.2.3.1 竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查 其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时督促该单位进行修改和补齐。 8.2.3.2 竣工图内容应如实反映施工图设计、设计变更、现场商洽、材料 变更、施工及质检记录等情况。 8.2.3.3 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的 竣工图由外方确认。 9 9 竣工资料的整理竣工资料的整理 9.1 竣工资料整理的基本要求 9.1.1 业主形成或收到的有关工程项目建设的前期文件、设备技术文件、 涉外文件、竣工试运行（生产）及验收文件等，根据文件的性质、内容，分别 按年度或单位工程整理。 9.1.2 勘测设计单位形成的基础材料和设计文件，应按专业整理。 9.1.3 施工技术及质量验收等文件应按单位工程的分部、单元工程整理。 9.1.4 设备、技术、工艺及商检、索赔文件应由承办单位整理，现场使用 的译文及安装、调试形成的非标准竣工图、设计变更、使用维护中形成的文件、 工程事故处理文件由施工单位整理。 9.2 工程声像材料的整理 9.2.1 工程声像材料是指工程建设过程中形成的对国家、集团公司和新能 源公司及项目公司有保存价值并经整理、归档的照片、音频、视频文件。声像 档案包括照片档案、音频档案、视频档案三种类型。其内容反映工程建设的演 变过程，主要包括： （1）原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。 （2）地基及基础录像：建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、 录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。 （3）主体工程施工：项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施 工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布 局，型号及节点焊接等照片；预埋件安装照片；电缆敷设照片；质量事故（缺 陷）及处理照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及 设备工程、安装工程的管沟类型；设备缺陷。 （4）工程施工组织及工程质量：工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像； 工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。 （5）工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。 （6）工程建重要设节点的照片、录像。 9.2.2 声像材料的建档应与建设过程同步，由形成单位分别整理、归档， 并按照 GB/T 11821-2002照片档案管理规范和 DA/T15-95磁性载体档案管 理与保护规范要求进行整编。 9.2.3 工程声像材料的分类、编号，应视其内容特点与反映同一问题内容 的纸质档案统一分类、编号。同时在不同载体形式的档案分类号前加上载体形 式代码，以示区别。即：照片-ZP，录音带-LY，录像带-LX。 9.2.4 对于已经形成的声像档案，应当分别采用下列方式整理 （1）银盐感光材料照片档案，须整理形成分辨率在“200500dpi”区间 内、格式为“.JPG”的数字照片文件，其底片按照年度、类型等有机联系分类 管理、集中存放； （2）录像、磁带档案，按照标清视频文件进行数字化整理。 （3）所有声像档案应按要求进行著录，并形成著录文件，一并归档。 9.2.5 照片档案收集、整理要求 （1）照片拍摄，应当采用“.JPG”格式拍摄，必要时可采用无损压缩格式 （如“.RAW” ）和“.JPG”格式同步拍摄。一般使用不低于 1000 万像素的相机； （2）照片筛选，应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要数字照片及 银盐感光材料照片同时归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加 修饰和裁剪； （3）照片著录，以每张照片为单位著录“正标题” 、 “副标题” 、 “事件描述” 、 “关键词” 、 “拍摄者” 、 “拍摄时间”等项目； （4）照片移交归档，各单位须保证记录同一事件照片的完整、准确、系统， 且应当在事件结束后 20 个工作日内完成整理归档。 9.2.6 音频、视频档案收集、整理要求 （1）视频拍摄，应当采用高清摄录设备以不低于 19201080/50I 像素记 录，并通过非线编辑设备统一转换为“.AVI”格式高清视频文件； （2）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通 用格式的相关软件。音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式； （3）视频著录，每个视频文件须著录“文件题名” 、 “事件描述” 、 “关键词” 、 “时长” 、 “拍摄者” 、 “拍摄时间”等项目； （4）音频著录，每个音频文件须著录“文件题名” 、 “事件描述” 、 “关键词” 、 “时长” 、 “录制者” 、 “录制时间”等项目； （5）音频、视频归档，各单位须保证音频、视频文件的完整、准确、系统， 且应当在事件结束后 20 个工作日内完成归档。 9.3 工程电子文件的整理 9.3.1 工程电子文件是指在项目建设全过程中各阶段生成的、以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在 通信网络上传送的文件。 9.3.2 电子文件形成单位应指定专门机构和人员，负责电子文件的收集、 归档、保管和利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。 9.3.3 对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式均应尽量采用通用 格式。通用软件产生的电子文件，应标明其软件型号和相关参数。通用格式主 要包括： （1）文本文件：要求为 Microsoft Office 2003 及以上版本生成的一般用 字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、 报表等，包括 txt、pdf、doc、xls 格式； （2）图形文件：要求为 AutoCAD 2004 及以上版本系统生成的二维、三维 dwg 格式或 pdf 格式的图形文件； （3）图像文件：要求文件格式为 jpg、gif、tiff、bmp 由图纸扫描或其它 方式产生的二维点阵图文件； （4）音频电子文件应采用 WAV、MP3 格式。 （5）视频和多媒体电子文件采用 AVI、MPEG-2、RM 格式； （6）数据库电子文件应采用 DBF 格式. 9.3.3 其它专用软件产生的电子文件，必须连同专用软件一并收集。 9.3.4 存储要求 归档的电子文件应一式三套，一套正本，两套副本，均应使用不可擦除型 光盘进行存储。 9.3.5 整理要求 电子文件应按竣工档案的分类进行整理，经整理的电子档案在存入光盘时， 应按类别建立相应的文件夹。在一个类别（即一个文件夹）下，图形文件应以 图号作为文件名，按图号顺序排列，竣工图应在图框中录入各项签名。图像文 件、文本文件按文件属类进行整理，同一属类文件按自然形成规律排列。 9.3.6 填写要求：存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写 编号、套别、名称、密级、保管期限和软件平台等。 （1）编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档号、电子文件类别代码、 光盘序号组成。电子文件类别代码用字母表示。其中： T文本文件 I图像文件 G图形文件 V影像文件 A声音文件 O超媒体链结文件 P程序文件 D数据文件 如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都 分别填写上。 （2）光盘序号：光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。 （3）套别：归档电子文件套号，用大写英文字母 A 或 B 表示，A 表示正本； B 表示副本。 （4）名称：归档项目名称，用中文表示，要求简洁、明确、概括。 （5）保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。 （6）软件平台：识别或运行光盘电子文件的软件环境。 9.3.7 电子文件的登记：电子文件在收集与积累后，应进行电子文件登记， 每份电子文件均应在电子文件登记表（首页） （见附件 6-1）与电子文件 登记表(续页)中登记(见附件 6-2)。 9.3.8 电子文件的鉴定：归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子 文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和 审核结果填人归档电子文件移交、接收检验登记表(见附件 6-3)。 9.3.9 电子文件的物理归档：归档电子文件应以盘为单位填写归档电子 文件登记表（首页） (见附件 6-4)，以件为单位填写归档电子文件登记表 （续页） (见附件 6-5)。由项目负责人核查签字，对电子文档的完整性、准确 性、系统性和载体有无病毒、在指定存在的环境平台上能否准确读出负责。 9.3.10 电子文档单独归一卷，均为一式三份。排列顺序：电子文件登记 表（首页） ；电子文件登记表(续页)；归档电子文件移交、接收检验登记表； 归档电子文件登记表（首页） ；归档电子文件登记表（续页） 。 9.3.11 各单位将电子文档按要求整理后，与配套的纸质文件一起作为完整 的竣工资料交验。 9.4 竣工资料组卷原则和方法 9.4.1 组卷要遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联 系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用，做 到分类科学、组卷合理。 9.4.2 竣工资料原则上按中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发 电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表 （见附件 1）的四级类 目并结合保管期限进行分类、组卷，没有四级类目的类别，按最低级类目组卷。 文件材料数量太少、无法组卷的，可归入上一级类目，即：按单位工程的分部、 单元工程组卷。 9.4.3 在同一类目下，不同保管期限的文件材料应分别组卷，文件材料数 量极少时，可合并组卷，并以保管期限最长的文件来确定该案卷的保管期限。 9.4.4 工程技术文件按单位工程、阶段、专业等组卷；竣工图按专业分别 组卷；设备文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维护、 随机图样等进行组卷；不同机组、不同台（件）设备的文件应分别组卷；管理 性文件按年度、问题组卷；同一问题一卷装不下，可按单位工程、分部组成多 卷。 9.4.5 外文材料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式， 外文文件材料有中文译文的，应一并立卷。 9.4.6 一个案卷内不得出现重份文件。 9.5 案卷和案卷内文件的排列 9.5.1 管理类归档文件采用“年度机构(问题)保管期限”进行分类。 即应先按文件的形成年度分类，在每个年度内，按机构（问题）分类，再根据 保管期限的不同分类。 文件所属年度一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、规 划、总结、预决算、统计报表、法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一 按文件签发日期来判定文件所属年度；跨年度形成的文件，按文件办结年度归 档。如：跨年度的会议文件，归入会议闭幕年；跨年度的请示、批复，归入批 复年；如正本与定稿为一件时，以正本日期为准；正文与附件为一件时，以正 文日期为准；转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准；来文与复文为 一件时，以复文日期为准。 案卷内同一问题（事件）的请示、批复、合同、协议、来往文电应相对集 中在一起；批复、批示在前，请示、报告在后；正件、正本在前，附件、定稿 在后；转发件在前，被转发件在后；会议文件、统计报表等成套性文件可集中 排列。合同会签单、处理单在前，合同定稿其次，合同正本在后。 9.5.2 设计文件或案卷按凭证性材料、基础性材料、可行性研究、初步设 计、施工图设计、设计变更等顺序排列。 9.5.3 工程施工技术文件或案卷按管理、依据、材质与产品检验、施工试 验、施工安装记录、工程质量验收评定、工程检查验收等顺序排列。 9.5.4 设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试 和设备运行维修等顺序排列。 9.5.5 竣工图按工程项目的单位工程、专业、图号排列。 9.5.6 设计变更通知单按分部工程、专业、年度排列。 9.5.7 图样材料的排列，按总体性、综合性的图样在前，局部性的图样居 中，细的、大样的在后排列。 9.5.8 卷内文件排列方法：案卷内出现图文混排的，则文字在前，图样在 后；有译文的外文材料，译文在前，原文在后；同一事项的请示与批复，批复 排前，请示报告排后；同一事项的报告材料与批转材料，批转材料排前，报告 材料在后；转发与被转发的公文，转发公文排前，被转发公文排后；公文的正 文与附件，正文排前，附件排后；结论与依据性的文件材料，结论文件排前， 依据性材料排后。 9.5.9 若文件材料形成单位已经按形成规律进行了系统排列，即沿用原来 的排列顺序，勿须另排。竣工时，若文件材料有增加，则在原来排定的顺序后 面顺序排列。 9.6 案卷的编目 9.6.1 编写卷内文件材料页号 9.6.1.1 依据卷内文件排列，顺序编写页号，凡有书写内容的页面（包括 原有的封面、目录）均应编写页号，空白页不编页号。同一卷内文件应编写连 续页号。 9.6.1.2 页号编写位置：单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面 书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；图纸的页号编 写在标题栏外的右下角。 9.6.1.3 案卷之间不连续编页号，同一问题一卷装不下，可分为两个以上 的案卷，每卷均重新编制页号。 9.6.1.4 成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷时，原目录可代替卷 内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷时，应排在卷内文件材 料的最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，但须在备注 中注明总页数。 9.6.1.5 页号一律用铅笔编写，也可用打码机编写。 9.6.1.6 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 9.6.2 卷内目录的编制 9.6.2.1 卷内目录（格式见附件 7）是案卷内登记文件及其排列次序的目 录。规格为 297mm210mm（即 A4 纸） ，用 70 克以上白色书写纸制作，字体使 用宋体，字号：表格名称用小三号字加粗，表头用小四号字加粗，档号与表格 的正式内容用小四号字。 9.6.2.2 每卷文件材料均应填写卷内目录。没有使用电子档案管理系统的 立卷单位，卷内目录要求用 Excel 电子表格制作，激光打印机打印。 9.6.2.3 序号：采用阿拉伯数字从 1 开始依次编号，标注卷内文件材料件 数的顺序。一份文件编一个号，文件的附件不编序号。 9.6.2.4 文件编号：填写文件的发文字号、图纸的图号或设备代号等。 9.6.2.5 责任者：填写文件形成单位的全称或通用简称，不得使用“本厂” 、 “本局” 、 “本公司”等名称；合同、协议等文件材料应填写甲乙双方的名称； 以个人名义制发的文件材料，填写作者名称。 9.6.2.6 文件材料题名：填写文件的标题或图纸图名的全称。题名不能随 意更改或简化，没有题名的或原文件题名不能揭示文件内容的，应根据内容拟 定题名，重新拟写的题名应加“ ” 。 9.6.2.7 日期：填写文件材料形成的日期（文件材料落款处的日期） ，以 8 位阿拉伯数字表示， “年、月、日”不写，如：“2013 年 12 月 09 日”写成“” 。 原始记录以每册记录中的最早和最晚时间为该册的编制日期；竣工图以每张竣 工图章中的编制单位技术负责人签发日期为该张图纸的编制日期；厂家文件材 料、专题报告以每册份文件的报告说明封面的原日期为该册份的编制日 期；设计修改通知单以每份通知单上的送出时间为该份通知单的编制日期。 9.6.2.8 页号：填写每份文件材料首尾页上标注的页号，即填写每份文件 材料的起止页号，中间用“-”连接，如“15-19” 。 9.6.2.9 备注：文件材料有特殊需要说明时填写。 9.6.2.10 卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。 9.6.3 卷内备考表的编制 9.6.3.1 卷内备考表（格式见附件 8）是说明案卷内全部文件总件数、总 页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题的表格，排列在卷内文 件材料之后，采用 70g 以上白色书写纸制作。 9.6.3.2 卷内备考表填写说明：填写该案卷在组卷和案卷提供使用过程中 需要说明的问题，如不同载体文件的数量、文件缺损、修改、补充、移出、销 毁等情