工程项目文件材料收集、整理、归档实施细则

武汉天河机场第二公路通道项目文件材料收集、整理、归档实施细则第一章 总 则 第一条 为武汉天河机场第二公路通道项目（以下简称本项目）文件材料收集、整理、立卷、归档工作，保证档案质量，更好地为项目建成后的管理、养护和改(扩)建服务，特根据国家和行业相关法规，制定武汉天河机场第二公路通道项目文件材料收集、整理、归档管理工作细则(以下简称细则)。第二条 本细则的依据：一、科学技术档案案卷构成的一般要求(GBT118222008)；二、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DAT282002)三、公路工程质量检验评定标准(JTGF801-2004)四、公路建设监督管理办法(交通部令2006年第6号)；五、公路工程竣(交)工验收办法(2004年第3号令)六、关于贯彻执行公路工程竣(交)工验收办法实施细则(交公路发2010 65号)七、关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知(交办发2010382号) 八、湖北省交通建设项目文件材料立卷管理办法(鄂交办2005450号文)九、武汉天河机场第二公路通道项目监理大纲第三条 本细则所称“文件材料”或“竣工文件”是指本项目立项审批至工程竣工验收全过程形成的，反映项目质量、进度、资金和安全管理基本情况，对建成后的管理、养护和改(扩)建具有保存、查考、利用价值的各种形式和不同载体的有效的公路工程建设项目文件材料。第四条 本项目所有参建单位均应贯彻执行本细则，在日常施工管理活动中，必须同步收集相关文件资料，并由专职资料员整理、预立卷、妥善保管，以便在项目交(竣)工验收时提交完整、齐全、真实、有效、规范的项目建设档案文件。第五条 建设项目文件材料立卷归档是执行国家和行业有关法规的工作，任何参建单位和个人不得无故拖延或拒绝提交工程文件材料，不得弄虚作假、敷衍了事，否则将依法追究其责任。第二章 管理与职责第六条 本项目文件材料立卷归档工作，根据项目法人负责制和统领导、分级负责的原则，武汉天河机场路投资发展有限责任公司（以下简称项目公司）协同总监办为组织单位，实施统一领导并负责完成。各驻地办除做好各自形成的文件材料收集、归档工作外，并负责对施工单位（以下简称项目部）各项文件材料形成、收集和组卷归档工作进行监督、检查，并在交工验收前向项目公司提交所辖项目部的档案质量审查意见。各项目部负责对日常旄工管理与生产活动中形成的文件资料及时收集、整理、组卷归档，并在分部（或单位)工程交工前提交驻地办审查。第七条 为加强本项卧档案工作的领导和组卷归档力量，项目公司成立档案工作领导小组，并在原有档案管理人员的基础上充实力量，组成档案工作专班。各驻地办和项目部的档案管理也应加强力量，驻地办主任和项目经理要亲自抓：技术负责人要保证本单位提交档案的质量和时间；各驻地办应配档案人员卜2名，各项目部应配档案人员不少于3名，配备的档案工作人员应相对专职、稳定，并具有相应工程专业和熟悉档案专业知识，能满足项目文件材料组卷归档工作的需要。第八条 本项目竣工文件组织管理职责分工一、项目公司档案工作领导小组职责：(一)组织、领导各参建单位文件归档工作，执行国家和相关行业挡案管理法规，督促各参建单位按照本细则要求及时做好各自形成文件的收集、整理和预立卷工作，确保项目文件档案的质量。(二)解决档案工作遇到的疑难问题，建立档案工作奖惩机制，有效推进本项目档案工作顺利完成。(三)组织竣工文件立卷归档专业培训，督促、指导各参建单位竣工文件编制工作。(四)主持完成本项目档案省级专项验收的筹备工作，确保档案专项验收一次通过。二、项目公司档案工作专班职责：(一)在档案工作领导小组领导下，根据细则要求，具体负责本项目文件材料立卷汇编归档工作，按时向档案验收委员会提交符合法规要求的、优质的建设项目档案文件。(二)负责检查、指导项目部、驻地办、设代处及项目公司各职能部门形成的文件材料收集、整理、预立卷工作，保证本项目档案质量符合规范要求。(三)负责落实档案工作奖惩制度，奖励先进、处罚落后。(四)会同外委单位按“纸质文件数字化技术规范要求，对纸质文件需要数字化的生成电子文件；检查电子文件与纸质文件内容符合性及形成的一致性，有无莩正常改动；建立“电子文件盘存储、归档与档案管理系统”，以及电子文件的每个存储载体中，同时存有相应符合规范要求的机读目录。(五)完成上级档案部门交办的工作。三、项目公司各职能部门档案工作职责：(一)执行档案工作领导小组指令，按细则要求随时收集整理本部门的文件材料、并预归档；协助档案工作专班搞好本项目的档案汇编工作。(二)各部门负责人在执行部门职能工作时，应同时检查督促项目部、驻地办的文件资料收集整理工作按要求完成。(三)负责按要求提交本部的所有文件材料。四、驻地办档案工作职责：(一)认真履行监理职责，贯彻执行本细则，落实档案工作领导小组的指令、接受档案工作专班指导。负责督导项目部竣工文件收集立卷工作按计划保质保量完成。(二)明确驻地办一名领导分管档案工作，落实卜2名工程技术人员专职负责本驻地办的档案管理和所辖项目部提交的档案审查工作，做到专人收集整理、专盒专柜保管。(三)在日常监理工作中，严把分项工程(工序)检验关，督促各项试验、检测资料及时形成、收集、整理立卷等工作。(四)严把档案质量关，认真审核竣工图i质量控制文件，纠正填写笔误等问题。完成对项目部竣工图、竣工文件的验收签字盖章工作。(五)按要求如期向项目公司提交所辖项目部档案质量审查意见，移交本驻地办监理竣工文件。五、项目部档案工作职责：(一)认真执行本细则规定，落实档案工作领导小组指令，在项目公司档案工作专班和驻地办的指导下，切实做好施工文件材料立卷归档工作。(二)明确一名副经理分管档案工作，在项目总工具体指导下，专职档案人员负责每天向各工区(工班)和项目部各部门收集施工和来往文件资料，并按本细则要求进行分类预归档，专盒专柜保存。(三)本着工程施工与相关文件资料同步形成原爿，结合单位工程(或分部工程)完工先后，分批、分期地将先完工程文件资料报驻地办审查、签认，以利于保证档案质量，加快立卷归档工作进度。(四)在所承担的主体工程接近尾声时，应立即安捧技术人员若干名，组成专班，负责竣工图纸绘制、编排工作，确保项目竣工文件齐全完整、准确、真实、符合法规、并具有可追溯性。(五)按合同要求如期完成、竣工文件(含竣工图)编制、移交工作。六、本项目所有档案工作人员职责：(一)贯彻执行国家和行业关于档案工作法规，落实本细则各项要求。(二)认真搞好本单位(部门)的竣工文件的收集、整理、预立卷、归档、移交工作。(三)确保收集的竣工文件材料齐全、完整、真实，档案逻辑性强，便于查考。(四)忠于职守，遵守纪律，保守秘密。七、项目公司档案室职责：(一)在档案工作领导小组领导下做好档案室工作。(二)配合档案工作专班按本细则要求，完成本项目竣工文件材料的组卷归档工作；制定档案管理办法和检索、调阅和利用等服务措施。(三)督导档案整理中介完成本项目档案统一分类编号工作。(四)确保本项目档案安全，切实做好档案库房防鼠、防虫、防盗、防潮、防光、防火、防有害气体的七防工作。第三章 收集与预立卷第九条 本项目文件材料具体收集范围与收集、归档责任分工详见附件3，电子文件须与纸质文件同步收集归档，并使两者建立互联；如果前期工作阶段未形成电子文件的，可采用图像扫描或微缩方式予以补齐。第十条 平时积累 各参建单位应建立健全各自文件材料收集、整理和预立卷制度，配各档案人员按照附件3中相关范围和责任，结合项目建设程序的不同阶段(或工序)文件材料产生的自然过程，分别及时做好收集、整理与预立卷工作。第十一条 项目文件质量要求一、收集、归档的项目文件材料必须是完整的原始件。其中项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件仅为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。二、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。字迹要清晰、端正、图面要整洁。不能用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的字迹材料书写；凡为易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件(如原材料出厂证明等)，应附一份复印件，同时将原件裱糊在复印件的背面(空白面)，摆放时，原件正面朝上。三、计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格式样应铅印或用计算机激光打印。四、签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章(用红色印泥)，并在盖章处右侧签上代签人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。五、开工申请批复单、变更申请批复单、单位(分部、分项)工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位(项目部)和监理单位(驻地办)共同盖章。需要单位盖章的资料应盖红色印泥图章。六、写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用刀刮改，并盖上修改人的私章。七、竣工文件中形成的纸质材料及科技档案分类目录、卷内目录、备考表均应使用激光打印机打印，所使用的纸张统一为A4(297X210)号纸或A3(297X420)号纸，小于A4纸规格的文件应粘贴在A4纸上，除竣工图表外要统一按A4(297X210)号纸的规格折叠，竣工图、表要统一缩成A3格式后组卷(除房建竣工图外)。八、归档文字材料对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。第十二条 收集归档的文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录；如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容应规范，产生及使用部位应标注清楚，相关签署手续应完备，且相关责任人应亲笔签名。第十三条 承包人和监理以及项目公司各部门等全体参建单位应建立电子文档，各种文字载体的竣工文件资料都应有电子档案。各参建单位每月应将当月形成的各种文字载体的文件资料进行整理，同时将电子文档台账递交项目公司与监理相关部门各1份。第十四条 项目公司委托的档案整理单位应按合同要求将需扫描的纸质文件档案，按纸质档案数字化技术规范(DAT312005)要求，进行扫描，写入不可擦除型光盘纸质档案数字化各个环节均应进行检查验收、登记，并及时整理、汇总，装订成册，在完成数字化的同时建立完整、规范的记录。第十五条 工程声像材料的收集一、照片资料作为档案保存的数码照片，原则上不要对照片本身进行处理，照片上的原数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。照片资料按统一的照相册归档并附底片(数码照片应先冲印出成6英寸照片用专门的影集归档，再刻录成光盘，装入档案盒，影集与光盘中的照片要保持一致；必须交叉放置时，数码照片附所存储光盘的编号及序号)和说明，说明必须打印，应写明照片所反映的工程所在位置、部位与内容，要求文字简洁，一般不超过200字；声像档案的说明必须打印，必要时应附解说词；二、收集工程建设过程中的录音、录像资料都应收集，归档时，要标明每盘音像责任者、囊嗣时间、地点、内容、顺序号、保管期限、摄制人等。建立声像资料卡片，声像羹料卡片上文字要打印(可用EXCEL软件编制固定大小的单元格，根据文字多少选择字型号的大小，一般为小四号宋体)。三、整理照片档案的整理、编排既应符合照片档案管理规范(GBTll821一2002)的要求，又要与其所反映的工程之电子档案建立互联，以便查询。第十六条 竣工图编制要求竣工图必须与工程实际情况相符合，竣工图纸上的专业名词、术语、代号、符号和选用的结构要素以及计量单位，均应符合国家有关法令和标准，做到规格统一、圈面整洁、字迹清晰、尺寸标注准确详细，并用电脑成图，确保竣工图的质量。具体要求如下：(一)竣工图(表)应全面、准确反映竣工路线、路基、防护、排水、路面、桥梁、涵洞、立交、安全设施、机电、房建、绿化等各项工程的全部施工实际。所有竣工图上的桩号均采用连续桩号，凡有断链的均要换算成连续桩号(同时注明原设计桩号)。(二)竣工图(表)中均应反映原设计图(表)涉及的内容，以及有变更的部分，不得遗漏。(三)竣工图均按A3号纸(420m297咖)大小装订。房建竣工图若是蓝图，要按规范折叠成A4号纸格式，可不装订，但必须逐张加盖档号章。(四)竣工图的编制l、施工图没有变更的，在施工图(必须是新图)上逐张加盖竣工图章作为竣工图，并签署竣工图章(见附件4)；2、凡结构、工艺、平面布置等发生变更的，施工单位均应依据原施工图和设计变更文件重新绘制竣工图，注明修改依据。重新绘制的竣工图应采用新的竣工图图标(见附件4)，不再加盖竣工图章，竣工图标应标注在竣工图右下方空白处。3、竣工图中的数字标注、文字说明必须是肯定用语，如设计地基承载力不小于350kpa，在竣工图中应该是实际测量的地基承载力510kpa；设计图的沉降缝设置间距4-6m，在竣工图中应该是肯定的5m或者6m。(五)竣工图的图号编制要求1、依据施工图制作的竣工图，则参照施工图图号，在施工图图号前加注“J-标识； 2、依据变更设计图制作的竣工图，则参照变更设计图图号，在变更设计图的图号前加注“J-”标识；3、变更原因在同类型施工图中增加的竣工图，竣工图号参照同类型的竣工图图号，之后加“-1”、“-2”标识；4、施工图或变更设计图无注明图号的，竣工图图号为空。(六)竣工图章的有关要求l、竣工图章应使用红色印泥，盖在竣工图标题栏右上方空白处或折叠后标题栏上方；若正面无空白处，则盖在对应图纸的背面左上角。2、竣工图章的内容，应填写齐全、清楚，不得代签字或打印。(1)第一格：例如武汉天河机场第二公路通道KK路基工程竣工图。(2)施工单位：填写签订合同时施工单位的全称。(3)编制人：指竣工图的编制人(全名)。(4)审核人：施工单位的工程负责人(全名)。(5)技术负责人：工程技术负责人或总工(全名)。(6)编制日期：竣工图编制的日期。(7)监理单位：签订合同时监理单位的全称。(8)监理负责人：总监办的负责人(全名)。(9)现场监理：负责本项工程的现场监理工程师(全名)。(八)竣工图文件的排列及内容要求1、图纸封面(见附件4)2、竣工图总目录按项目顺序排列并编写册数。要求：按照业主下发的项目代号，每一个项目代号都必须有独立成册的竣工图。3、竣工图编制说明(本册)，内容为本册竣工图所反映工程技术情况的说明，包括：(1)工程概况。(2)施工依据。(3)每卷竣工图案卷内应散放一份本合同段设计变更文件与竣工图档号对照览表(见附件4一11)。每一单位工程均应编制工程竣工数量表，其内容与施工图致，准确反映工程设计数量、竣工数量、变更增减及工程变更所对应的变更令号。4、本册目录每一册竣工图、表的目录，之后开始编竣工图页码。竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。5、同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。不同构筑物、建筑物应分别编制。(九)竣工图的审核l、竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐；项目业主应对竣工图的真实性、完整性、准确性，进行审核把关。2、竣工图在做到“三对应，即与施工现场对应，与质保资料对应，与实际数据对应。第四章 分类与编号 第十七条 根据交公路发【2010】65号文件规定，结合文件材料自然形成过程及其内在有机联系，便于科学管理和检索利用。本项目竣工文件分为下列十一类：1、前期准备阶段类；2、工程管理类；3、勘察设计类；4、工程施工类；5、工程监理类；6、交竣工类；7、科研类；8、设备管理类；9、财务管理类；10、声像电子类第十八条 本建设项目档案分类号码采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的方法。不同层次类号之间用间隔符号“”，分开，类号与案卷号之间用“一”隔开构成案卷编号，编号前冠以“WTJL”(为本项目全称的拼音代码)。例：本项目建设档案工程类、6合同段、第一本案卷档号编为：WTJL46-1n。图例： WTJL 4 61n档案保管单位：案卷号二级分类号表示：合同段号一级分类号表示：工程施工类本项目建设档案名称代码第十九条 本项目竣工文件分类整理编号方案：(一)期准备阶段类WTJLl 111n项目建议书及批准文件；项目评估、论证 121n工程可行性研究报告及批准文件 131n环境影响评价及批准文件；水土保持批准文件；文物调查、保护等文件；矿产压覆、水文、防洪、地震、地质安全评价文件 14一ln施工许可批准文件(二)勘察设计类编号WTJL2 211n设计任务书；设计招投标及合同文件 22一ln初测初勘文件、初步设计文件及批准文件计 231n定测详勘文件、施工图设计文件及批准文件；补充设计及审批文件 241n设计变更文件及批准文件 25一ln设计中重大技术问题往来文件、会议纪要 26一ln上级单位有关指示（三)工程管理类WTJL3 31一lN征地批文 321N征用土地数量一览表 331N占地图及土地使用证 341N拆迁数量一览表 351N招标文件 36lN投标文件、资审文件、评标报告 37一lN合同书、协议书、 381N工程技术文件及补充文件 391N建设单位往来文件 310一1N工程质量责任登记表 31l一1N其它文件及资料(四)工程施工类编号WTJL4 41一lN土建1标竣工文件 42一lN土建2标竣工文件(含路面) 431N土建3标竣工文件 441N土建4标竣工文件 451N土建5标竣工文件 461N土建6标竣工文件 471N土建7标竣工文件 481N土建8标竣工文件 491N土建9标竣工文件 4101N土建10标竣工文件 4111N土建11标竣工文件 4121N土建12标竣工文件 4131N土建13标竣工文件(含路面) 4141N土建14标竣工文件 4151N公铁立交l标 4161N公铁立交2标 4171N绿化1标竣工文件 4181N绿化2标竣工文件 4191N绿化3标竣工文件 4201N房建1标竣工文件 421lN房建2标竣工文件 422一lN房建3标竣工文件 423一lN房建4标竣工文件 4241N机电1标竣工文件 4251N交安l标竣工文件 4261N交安2标竣工文件 4271N交安3标竣工文件(五)工程监理类编号WTJL5 51 1N驻地监理1标文件 52一lN驻地监理2标文件 531N驻地监理2标文件 541N公铁立交监理文件 551N房建监理文件 561N机电监理文件 571N总监办文件包括监理计划、规范文件、有关来往文件(含总监办通用函、停复工令、现场处罚单、监理指令等，各部门关于进度、质量、安全、技术等方面工作来往文件，上级关于进度、质量、技术、安全、环保等方面工作来往文件)581N总监办中心试验室管理文件、试验检测资料、外委试验检测资料、专项监测监控文件等(六)交、竣工类WTJL6 611n竣工验收文件 621n交工验收文件 631n工程单项验收文件 641n缺陷责任期文件包括试营运期相关往来文件资料；缺陷责任招标、施工资料、养护、维护整修等相关资料 651n决算和审计文件 包括财务决算文件、工程决算文件、项目审计文件(七)科研类WTJL7 71一lN科研课题文件 72一lN新技术推广应用文件 73一lN项目公司建设者论文(八)设备管理类WTJL8 811N工程机具及管理文件 821N试验检测仪器及管理文件 83-1N交通工具(车辆)及管理文件 841N资产设备管理文件(九)财务管理类编号WTJL9 911N财务管理制度及财务管理性文件 92一lN报表、财务凭证、会计账簿、对帐单、会计电算化数据备份(电子版) 931N其他(十)声像电子类WTJL1O. 1011N领导关怀及重大活动照片 1021N工程照片(工程关键工序和隐蔽工程施工照片) 1031lN光盘、电子文件第二十条 经系统化排列的卷内文件材料为双面书写时，应在其正面右下角、背面左下角逐页编写阿拉伯数字页号；当为单面时则在其右下角编写页号，已装订成册的文件材料，组成一卷并已编有页号的勿需再编：如与其他文件材料组成一卷、且该册文件排列在其他文件之后构成一册的，亦勿需重新编写页号。第二十一条 经系统化排列的文件材料，在组卷时，既要使同一卷内文件材料的类别相同或互相关联，又要考虑其总页(张)数不宜太少或太多，以适应案卷盒的厚度(20、30、40、60MM)最佳。当同类文件材料的厚度超过60MM时，可分盒(册)保存，每盒厚度宜大体相同，成卷文件页数太少时，也可数卷装一盒。第二十二条 案卷由卷盒、卷脊、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表(封底)组成，其格式分别如附件4。一个卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。第二十三条 案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括建设项目名称、起止桩号、分项(分部或单位)工程名称及文件名称，格式详见附件4。立卷单位指案卷的组卷单位或部门。起止日期填案卷内文件形成的最早和最晚时间， 年 月 日(年号应填4位数)。第二十四条 卷内目录由下列项目组成：(一)序号，按文件排列顺序1-N标注：(二)文件编号，填写文件材料的原始编号或图(册)号；(三)责任者，填文件材料形成单位或主要形成单位。原材料报验和工序检验文件，责任者为施工单位或监理单位；(四)文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明其内容的，应自拟标题并加()说明，案卷内每份独立成册及单独办理报验和批准手续形成的文件，均应逐件填写文件标题：(五)日期，填写文件材料形成最终日期；(六)页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料标注起止页号；属已装钉成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏里注明累计总页数。(七)备注，填写需要注明的事项。卷内目录需纸质目录和电子目录各一份。 第二十五条 备考表中须注明本案卷组卷情况及包含文件份数；如果卷内有复印件，应说明用复印件归档原因和原件存放地；立卷人为案卷组卷人，检查人应为部门或项目技术负责人及经理。第二十六条 除已经装订成册的文件和竣工图表外，卷内单份文件材料应按“三孔一线(孔距100砌)方式进行装订。装订前应除去塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面(底)或装订材料。装订线距纸边12衄。勿需装订的图纸及成册文件材料，每份应加盖红色印泥档号章，其式样详见附件4。第二十七条 案卷系统化排列及编号案卷编制单位应按工程进行的自然过程，结合相关附件提供的顺序，对整理好的案卷进行系统化排列，并用铅笔(不用墨水笔)在卷盒封面及卷脊编写案卷流水号，其中施工单位各自形成的案卷按照其自然形成过程，依照路线行进方向，结合单位工程排列顺序进行排列。监理单位应按照监理工作程序和时间顺序(综合性文件资料)，结合施工合同段顺序(标段针对性文件资料)进行案卷系统化排列。第二十八条 案卷目录和编制经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份(含电子版)，其表格式样详见附件49，案卷示例详见附件6。第五章 案卷汇总