费用支出管理办法.doc

费用支出管理办法总 则第1条 为进一步降低非生产性成本，明确公司各项管理费用的支出标准及监控管理，保证公司的费用开支能严格控制在预算范围内，提高公司整体竞争能力，特制定本办法。第2条 本办法适用于恒翔管理中心及下属的各部门及各分、子公司，各分、子公司可依据实际情况制定的相应的费用标准及管理细则，报财务部备案，各单位费用标准原则上不得高于办法所规定的标准。第二则 业务招待费第3条 业务招待费是指因工作需要招待上级来客及有关部门人员而发生的费用，主要指餐费、礼品费、礼金等。第4条 公司对各部门的业务招待费实行总额控制，由各部门在预算内定额使用，集中管理，自行控制。第5条 业务招待应事先申请并得到批准。因特殊原因无法事先办理的，事后须及时报告有关领导。第6条 在公司指定签单招待单位消费的（或公司的协议单位），经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。原则上招待开支不签单，当场结算。第7条 凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的，由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可执行。第8条 业务招待费的预算标准另列表附后。第三则 办公费第8条 办公费是指公司内各单位办公文具、办公生活用品（卫生纸、茶叶、纯净水等）、办公设施、电脑配件、易耗材料等的购置费用。第9条 办公用品由公司行政部门在预算额度内统一购买、管理（电脑及耗材由系统管理员管理）。办公用品购置实行定点采购管理。行政部门应设专人对办公用品进行管理。第10条 各部门申请购置办公用品时，须注明用途、数量、规格型号，行政部门需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报行政部门负责人审批后执行。第11条 办公用品采购审批程序：各职能部门填写“办公用品购置申请表”报行政部门审核，并经行政部门负责人审批后到定点单位采购。第12条 公司行政部门应按月将办公用品领用及费用分配表报送财务部，财务部将费用划转入各部门。第13条 办公用品领用审批程序：（1）一般用品：领用人填写“办公用品领用申请表”部门负责人批准行政部门审核经办人领用。（2）电脑消耗材料：领用人填写“电脑消耗材料领用及配件维修申请表”部门负责人批准财务审核经办人领用。第14条 行政部门负责办公用品领发的人员，每月须填报办公用品，印刷品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门。第15条 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品。否则，由此发生的费用，将不予报销。第四则 通讯费第16条 通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用（包括移动电话费用补贴）。第17条 公司管理人员、营销人员及特殊岗位人员移动电话费按照预算标准在定额内预算到人进行管理。（具体补贴标准参照2011年9-12月预算计划表实施）。第18条 公司内部电话和单位所属直拨电话、传真机电话费用由行政部门进行管理。第五则 差旅费第19条 差旅费是指公司员工受派遣在公司办公所在城市以外的地区履行公务而发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差、境外出差。第20条 公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不预报销。第21条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告。对因公出差人员，按相应标准报销出差费用第22条 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准。（1）出差人员超标准乘坐交通工具须经主管副总经理或总经理签字同意方可报销，并须事先请示。（2）员工出差原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华舱，夜间行车超过8个小时方可乘坐硬卧。（3）员工多人一起出差时，应尽量安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的70%执行。（4）出差人员的交通补贴、伙食补贴天数按出差自然减去一天计算，即算头不算尾；住宿补贴按实际住宿天数计算。（5）公司员工出差夜间（指晚8时至次日凌晨7时）连续乘坐硬坐火车超过8小时以上的，可给予夜间乘车补贴，补贴标准为票价的50%（6）公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予报销。（7）公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。（8）公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。第23条 国内临时出差实行事先申报制度。（1）出差人员依据差旅费标准和预计出差时间填报“出差申请表”，原则上出差审批人为出差人员的部门负责人、省外出差审批人为子公司总经理、国外出差审批人为集团公司总裁。（2）审批人对差旅费申请标准按以下授权金额范围执行：1000元以下报部门主管审批，1000以上元报财务总监和总经理审批。（3）驻外业务经理出差审批程序由营销单位制定，报批后报公司财务中备案。第24条 国内长期出差实行过程控制，各职能单位可在公司规定差旅费开支标准范围内长期出差人员的费用开支标准和管理办法。报批后报财务部备案。第25条 员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费统一出国人员差旅费开支标准执行。（1）受境外客商邀请的出国人员，已由邀请单位支付交通费用和住宿费用的，不适用上述标准，但经批准，可按规定的期限和标准，一次性发放出差补贴。（2）属于由国家、省、市集体组团赴国外参加贸易洽谈的，按代表团统一规定标准执行，不适用本规定。（3）境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编制后，报集团财务总监和总经理审批。第26条 出差借款及报销程序（1）出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借款单”，列明用款计划，参照审批权限报经核准后方可借款。（2）出差人员应在回公司5个工作日内报账。（3）出差人员报销差旅费时，应整理好相关票据，据实填写“差旅费报销单”，按相关程序审核批准后方可报销。第27条 凡与原出差申请单规定的地点、天数、人效、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。第28条 差旅期间发生的共同费用报销，报销单须有同行人签名确认，第29条 长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有在人员签字证明，经部门经理签署意见，报财务总监审批后，按票价的50%报销。第30条 公司员工出差，利用出差的机会绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，非出差时间不享受伙食补贴、住宿补贴和交通补贴。第31条 严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。第32条 新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费（毕业生除外）。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。第六则 车辆使用费第33条 汽车的车辆使用费用指各部门车辆发生的各项开支费用（包括车辆油耗费、过桥过路费、保险费、养路费、车辆使用税等）。第34条 车辆使用费用由财务部将费用分解到各职能部门名下，由相应部门进行控制。车辆使用费预算到高管个人名下的，原则上不许个人之间内部调节预算，串通使用。第35条 车辆使用费的预算标准另列表附后。第七则 市内交通费第36条 市内交通费是指公司员工在公司所在地在地因公务所发生的交通费用。交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。交通费的管理是定额预算，总额控制。第37条 凡市内办理公务的主管及以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准,已享受车辆使用费补贴的中、高层管理人员不得再报销出租车费用。市内交通费的预算标准另列表附后。第八则 费用报销责任界定第38条 报销人的责任（1）报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性，单据的合法性、完整性负责。（2）各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。单据的规范要求见附件。第39条 主管部门负责人的责任（1）负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在标准之内。（2）对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法性、完整性负责。（3）部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责第40条 财务审核人员的责任（1）负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合公司有关标准。（2）审查报销项目审批手续的完整性。（3）审核金额的准确性，是否超过预算数，并对审核签字的报销单据负责。第九则 费用报销审批程序 第41条 标准内费用审批、报销流程为：申请人部门负责人会计审核意见主管负责人审批分管财务领导总经理向出纳报销第42条 超标准的费用审批、报销流程为：报销人部门负责人会计审核意见主管负责人审批分管财务领导总经理管理中心财务总监集团总裁向出纳报销第43条 超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算后才能报销。预算申请流程为：（1）1万元以内（含1万元）部门申请主管负责人审核财务部负责人审批（财务部费用由总经理或其授权人审批）总经理向出纳报销（2）1万元以上部门申请主管负责人审核财务部负责人审批总经理审批管理中心财务总监集团总裁向出纳报销第44条 所有费用均应于发生之日起5个工作日内报销（出差人员自返回公司之日起计算）。驻外营销人员费用固定每月报帐一次，上个月的费用必须在下个月底之前报销。 逾期不及时报帐将处以1%罚款。第十则 核算及考核管理第45条 财务部门应对各部门的费用开支情况做好登记，按季度编制部门费用汇总表，并向公司管理中心通报各部门费用开支情况。第46条 跨不同费用考核单位发生的共同费用报销，费用责任双方需书面注明各自相应承担金额。否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用核算项目。第47条 各部门的费用开支应严格按照本公司预算及目标管理方案的要求进行控制和考核。第十一则 处罚规定第48条 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回报销违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额100%的罚款。第49条 部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对部门负责人予以违规报销金额10%的罚款。第50条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任的，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额10%的罚款。第51条 如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。第52条 借款逾期满三十天，当事人未能及时提供给总监以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期归还手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。第53条 部门负责人对报销人因违规造成的损失承担连带责任。第54条 因审核过失给公司造成损