活动指导中心工作手册40new.doc

班级联合会工作手册部门： 活动指导中心 负责人： 陈曼莉 一、部门宗旨描述部门宗旨是以服务班级为核心，旨在加强工商管理学院各班举办活动的积极性和组织性，指导和协助班集体建设和各种团体性活动顺利有序地开展，提高效率，增进沟通，进而提高班级凝聚力、提升学生技能、拓宽学生人际关系，丰富学生生活。二、部门职能描述（一）班级活动常规事务管理。负责为学院各个班级开展活动审批活动场地和横幅审批；对各个班级春秋游等户外活动进行审批备案，规范班级活动。（二）展示班级风采。以学院网站班级风采栏目为媒介，为各班展现班级风采提供一个良好的宣传平台。（三）部门内部建设。主要包括部门例会、部门文化建设、部门凝聚力建设以及干事成长培养方案。（四）主办、指导和协助活动开展。主要分为对内活动指导，包括协助秘书处开展班歌班旗活动，与学风建设中心合办四六级经验交流会、承办学风建设系列活动，打造一个锻炼班联干事各方面能力的交流平台，以及对外举办新生班干部交流会、协办学院招聘会等活动。三、部门事务性工作内容及流程（一）班级活动常规事务管理 1班级活动场地审批与管理（1）班级活动申请的场地可分为两种，一是教室；二是非教室，即室外活动场地。（2）班级活动申请的场地是教室：各班班级活动负责人需按照浙江工商大学工商管理学教室审批单上的相关内容，以短信方式告知本部门相关负责人（姓名*，长号*，短号*）负责网上预约教室。教室审批流程以及相关注意事项详见附录。（3）班级活动申请的场地是室外活动场地：需向校保卫处申请，并且填写浙江工商大学校园文化活动审批表。室外活动场地审批流程以及相关注意事项详见附录。2春秋游等户外活动审批（1）一般情况下，春秋游以及任何以班级名义出游活动都需经过本部门审批备案。（2）班级活动负责人需填写浙江工商大学工商管理学院组织学生外出集体活动审批表并交至相应辅导员处审批，审核批准后，将表格交至院班级联合会活动指导中心备案；活动结束安全返回后，班级活动负责人需电话告知本部门相关负责人（姓名*，长号*，短号*）。 3横幅审批单使用与管理（1）工商管理学院班级联合会横幅审批单的使用与管理按照浙江工商大学新横幅审批管理条例。（2）横幅悬挂审批单一式两份，上联交至本部门相关负责人（姓名*，长号*，短号*）备案，下联交由校学生会督察部（活动中心413办公室）。 具体内容以及相关注意事项详见浙江工商大学管理学院班级联合会班级活动服务条例。（二）班级风采展示 本部门负责人或班联通讯员主要负责学院班级风采栏目的建设与管理，不定期的主动向各班征集关于展现班级的资料，不断完善信息收集制度以及网站发布制度，及时做好反馈工作，收集方式包括：1、联系班级信息员2、联系记者团，寻找相关材料3、部门干事主动收集。 具体内容及流程详见工商管理学院班级风采栏目管理办法。（三）部门内部建设1部门例会： 时间会选择在部长例会的第二天，地点固定在管理楼的某个教室，部门例会需进行会议记录。部门例会前期由部长主持，后期可由干事轮流主持，部长进行补充说明。为活跃部门例会气氛，可提前告知干事部门例会的相关内容，让干事在部门例会上“头脑风暴” ，以便提高例会的效率。 2部门文化建设： 首先，让干事明确意识到活动指导中心乃至整个班联是以服务班级为中心偏向事务性工作的组织；其次，根据部门的宗旨打造属于部门的核心文化对内团结友爱，对外勤事亲人，建议可量化价值观考核；3部门凝聚力建设： 可以不定期地组织部门聚餐、户外活动、生日送温暖，通过共同娱乐增加部长和干事以及干事和干事之间的感情。但最重要的是要通过部长和干事齐心协力共同完成任务，达到预期目的，这样才能更好地增强部门的向心力和归属感。4部门干事成长培养方案： （1）建立部门干事档案管理，收集干事从面试到离开班联之间所有干事成长的足迹，根据干事的大学规划、目标设置进行相对应的目标管理，期末会对每位干事开学初定下的目标，进行定性地比对，提醒干事做出相应调整； （2）部门各项事务性工作以及活动，可以项目小组的形式，确定临时负责人，最好是能做到男女搭配、优势互补；（3）实施PDA（personal development of all）两位部长对干事分组，每人各负责一小组，进行针对性的培养、跟踪，旨在提高干事各方面素质，帮助他们解决问题。三、部门活动及相关注意事项（一）新生班干部交流会1活动举办的意义：通过新生班干部交流会，让新生班干部彼此间认识交流，增进感情，建立良好的关系，并且与有组织活动经验的班级负责人进行沟通交流，借鉴经验，有利于各班班级活动的顺利开展。2. 活动由班联活动指导中心举办，活动当天由本部门干事负责现场布置以及签到引导工作；活动结束后，活动指导中心干事负责清理现场并做好后期总结工作以及成果展示。具体流程及相关注意事项见附录。（二）四六级经验交流会流程1该活动主要由班联学风建设中心与班联活动指导中心共同举办。2活动前期策划、工作安排由两部门活动负责人协商统筹。3活动结束后，学风建设中心干事和活动指导中心干事负责清理现场，并做好工作总结与后期宣传。4相关注意事项可参考新生班干部交流会。具体流程见学风建设中心工作手册附录。（三）班歌班旗评比大赛1该活动主要由院学生会秘书处与班联秘书处共同举办，由班联活动指导中心协办。 2活动周期为期一个月，一般从3月10日左右进行班级通知，在四月初进行晚会评比，最后为为期一周左右的后期宣传。 3. 本部门参与活动的临时负责人需及时向干部以及干事反馈活动进度；本部门主要负责后期的成果展示，收集整理班歌班旗获奖的班级，通过学院网站班级风采栏目加以宣传展示。具体流程见秘书处工作手册附录。（四）学院招聘会 1学院招聘会是由班联全体成员共同举办的大型活动，各部门各司其职。2活动指导中心主要负责招聘会现场具体工作及流程安排、现场布局及企业分布图、对招聘会工作人员进行工作及礼仪培训、编写招聘会参会指南及招聘会突发事件处理方案等。3招聘会相关注意事项： （1）企业布局要根据企业的规模大小、相关性以及差异性选择合适的位子；（2）企业变动具有临时性，企业布局的海报在定稿之后随时都需要修改，要采取一切补救的措施，如软纸板粘贴等；（3）关于礼仪的邀请，可与学生会艺术团的负责人协商，可适当购置一些小礼品赠送；（4）招聘会现场秩序的维护要落实到细节。具体活动流程见班联工作手册附录。四、附录（一）教室审批流程及相关注意事项1. 使用管理学院教师账号（账号*，秘密*）登入学校教务网系统 选择信息查询 教室借用及使用 选择条件 预约符合条件的教室（借用单位：工商管理学院班级联合会；单位电话预约人手机号码：部门负责人号码；借用用途：填写与学术有关的活动；2. 预约的第二天下午大致可以查询审批结果是否通过。若未通过，可到行政楼三楼教务处给予审批人员适当的提醒；若通过后，可到学院辅导员韦玫廷老师（办公室417 联系方式：669865）打印批条并签好意见；3. 批条一式三联，到行政楼三楼教务处盖章，根据工作人员要求，将学院老师签好意见的那份由教务处留存；剩余两联，一联交至B533备案（在班级活动开展的前两天左右），另一联交至班级申请人手中。4. 审批教室的注意事项根据浙江工商大学教室开放及借用规定 ：（1）周一至周五白天（除周二、周四下午）不安排任何与教学及学术活动无关的教室借用；（2）周二至周四晚未排课教室均作为学生晚自修教室使用，不安排任何与教学及学术活动无关的教室借用；（3）若班级活动申请使用教室的时间在班级晚自习时，部门负责人可上网预约下午整个时间段的教室（注：确保该教室晚上无晚自习），并告知申请教室的班级负责人，让他在16:00-17:00之间，从楼管处将多媒体取出，晚上活动结束之后放回即可；（4）由于教室审批需要相关老师签字盖章，因此要求各班班级活动负责人需至少提前23天时间进行预约；部门负责人在收到预约信息之后尽早上网预约教室，上网预约的时间尽量避免周五下午以及周末，以防教室未能通过审批，给班级活动开展造成不便；（5）去学院辅导员处打印批条以及教务处盖章时，注意工作人员的上班时间（8:30-11:30 1:30-4:30）。（二）室外活动场地（校内活动）审批流程1. 由申请班级按规定填写好浙江工商大学校园文化活动审批表，一式三份；2. 交申请单位的主管部门团委或二级学院主管老师批准同意并盖章；3. 到保卫处治安科审批，如果是与外单位联合搞商业性经营活动，须随带与该单位的协议或合同及营业执照复印件；4. 经保卫处治安科同意后，发给经营活动审批单，方可活动和设摊；5. 下沙校区：综合行政大楼 0121室保卫处治安科，电话：28877351。（三）新生班干部交流会相关注意事项1. 新任部长可在暑假期间编写活动策划；2. 举办活动的相关注意事项：（1）时间选择：建议在大一新生军训后的一至两周内开展，协调好各班班委时间；（2）场地选择：切合新生班干部交流会相应环节所需的场地要求；可选择户外或室内，室内教室是否为活动教室；（3）嘉宾确定：通常在活动开展的前一周联系确认好到场嘉宾，与嘉宾沟通他们各自任务（是否制作PPT等），并确认嘉宾是否全场在场；（4）参与对象确定：采取“自愿原则”，对班级活动负责人是否到场没有硬性要求，但尽量邀请，以及邀请班联内部通讯员；（5）前期物资准备与预算详表的编制：根据秘书处的财务管理条例，所购物品务必索取发票，打印选择瑞星，购买奖品可选择万鹏文具店；（6）海报制作：要突出主题，切合新生班干部交流会的特色，活动时间、地点、主办方、主题务必准确无误；海报制作完成后，可提前3-4天展出，扩大宣传效应；（7）活动现场布置：根据参与人数、嘉宾与参与对象的交流方式、活动环节的主要形式合理布置现场桌椅摆放和现场装饰；若在教室，务必将多媒体调到合适状态（特别是教室话筒、office软件不同版本的衔接等）；（8）活动整体流程：务必做到对活动流程有大致地掌控，需安排计时员适当地提醒主持人掌控活动环节的时间，切勿超时过多，引起参与人员的不耐烦情绪；（9）活动后期总结工作、反馈工作及成果展示：部门临时活动负责人要找出活动各个环节的好处及不足，做好反馈工作，收集各班对活动的意见与建议，及时总结经验；内部通讯员要及时向记者团、浪潮、班级风采栏目等宣传平台投稿。（四）班级风采栏目相关注意事项1. 各班宣传委员不重视：通知时讲明原因，并告知负责人是展示班级风采的良好平台，力求各班宣传委员按时按要求完成；2. 格式不正确：通知时讲明格式要求，文稿一般要求图文并茂，图片精简，每个话题最多两张图片，图片质量要高；语言要正式，注意标点符号、人称统一（以班级第一人称为主）；3. 各班宣传委员上交的宣传材料不符合要求：（1）部门负责人可自行修改文章内容，并告知该班宣传委员说明原因；（2）部门负责人向该班宣传委员重申要求，并指出问题，让其修改，按规定时间重新上交； 4. 要发表到班级风采栏目的资料，先由部门干事负责收集审核，再交由部长审核，审核通过后交给学院网站班级风采栏目的负责人上传；5. 对于在班级风采栏目已经发布过的内容，如优良学风班介绍材料里包括了之前在学院网站上已发表的关于团日活动的内容，尽量避免相同的图片或文字。浙江工商大学工商管理学院班级联合会班级活动服务条例第一章 总 则第一条 为增强工商管理学院班级举办活动的积极性和组织性，提高效率，增进沟通，确保工商管理学院各个班级顺利有序地开展活动，特此制定本服务条例。第二条 院班级联合会活动指导中心接受学院学办老师指导，以服务班级为核心，旨在指导和协助班集体建设和各种团体性活动的开展，进而提高班级凝聚力、提升学生技能、拓宽学生人际关系以及丰富学生生活。本服务条例适用于工商管理学院班级活动的所有事宜。第二章 班级活动类别及相关指导第三条 班级活动类别：（一）班级晚会/班会（二）团日活动（三）暑期社会实践（四）公益活动（五）春/秋游/任何以班级名义的出游活动 (六) 班级风采评选活动（七）其他班级活动第四条 注意事项：（一）春/秋游/任何以班级名义的出游活动：班级活动负责人需填写浙江工商大学工商管理学院组织学生外出集体活动审批表并交至相应辅导员处审批，审核批准后，将表格交至院班级联合会活动指导中心备案；活动结束安全返回后，班级活动负责人需电话告知班级联合会活动指导中心相关负责人（姓名*，长号*，短号*）。 （二）班级风采评选活动：班级联合会活动指导中心会不定期向各班征集展现班级风采的图片、文章或各班自愿投稿，经过评选后会在学院网站班级风采栏目展出，为各班提供一个展现班级风采的良好平台。第三章 班级联合会场地审批与管理第五条 班级活动申请的场地可分为两种，一是教室；二是非教室，即室外活动场地。第六条 注意事项：（一）班级活动申请的场地是教室，各班班级活动负责人需按照浙江工商大学工商管理学教室审批单上的相关内容，以短信方式告知本部门相关负责人（姓名*，长号*，短号*）负责网上预约教室。（二）教室借用时间段：1、周一至周五白天（除周二、周四下午）不安排任何与教学及学术活动无关的教室借用；2、周二至周四晚未排课教室均作为学生晚自修教室使用，不安排任何与教学及学术活动无关的教室借用；3、周日晚不安排与教学及学术活动无关的教室借用。详细请参阅教务处网站浙江工商大学教室开放及借用规定/disptable1.asp?id=616&tab=jwgg（三）由于教室审批需要相关老师签字盖章，因此要求各班班级活动负责人需至少提前23天时间进行预约。（四）班级活动申请的场地是室外活动场地，需向校保卫处申请，并且填写浙江工商大学校园文化活动审批表。详细审批流程请参阅保卫处网站/Articleshow.asp?bookid=549。第四章 班级联合会横幅审批单使用与管理第七条 浙江工商大学工商管理学院班级联合会横幅审批单的使用与管理按照浙江工商大学新横幅审批管理条例。第八条 横幅（以下包括横幅和竖幅）普通横幅的宣传期限均为3天，如要需续批（一般横幅只允许续批一次），审批单必须在横幅悬挂期间内交至校学生会督察部。悬挂期间需做好相关维护工作，期满时，由悬挂班级主动撤离。若一学期违规达到3次，则会取消该学期的横幅悬挂资格。第九条 横幅悬挂审批单一式两份，上联交至班级联合会活动指导中心相关负责人（姓名*，长号*，短号*）备案，下联交由校学生会督察部（活动中心413办公室）。第十条 请务必注明横幅长度（分7.5米、10米、11米）并服从督察部工作人员对于横幅具体悬挂的安排。 第十一条 注意事项：（一）申请悬挂食堂横幅的班级负责人需填写浙江工商大学横幅悬挂审批单。（二）由于浙江工商大学横幅悬挂审批单需相关老师的签字盖章，因此班级活动负责人需至少提前12天时间进行预约。第五章 附 则第十二条 本服务条例由浙江工商大学工商管理学院班级联合会活动指导中心负责解释。第十三条 本服务条例自发布之日起开始施行。附件：1. 浙江工商大学工商管理学院组织学生外出集体活动审批表2. 浙江工商大学校园文化活动审批表3. 浙江工商大学横幅悬挂审批单4. 浙江工商大学工商管理学院教室审批单5. 浙江工商大学工商管理学院班级活动汇总附件1： 浙江工商大学工商管理学院组织学生外出集体活动审批表组织活动的班级或单位参加活动人 数活动时间活动地点活动内容活动目的交通工具 （须注明该交通工具是否具有营运证）是否由旅行社组织 （如果是，须注明旅行社名称、联系人姓名和及其电话号码）是否购买人身意外伤害保险活动负责人姓 名活动负责人手机号码带队老师姓 名带队老师手机号码辅导员审批意见签名（盖章）日期： 年 月 日班联备案附件2：浙江工商大学工商管理学院教室审批单申请班级负责部门借用教室时间班级负责人教室大小联系方式长号：短号：活动参与人数多媒体教室是 否 申请目的活动主题辅导员意 见签名（盖章）：_ 日期： 年 月 日班 联备 案附件3：浙江工商大学校园文化活动审批表活动名称主办单位是否为跨学院或跨校活动活动日期活动时间活动地点参加人数负责老师联系方式负责学生联系方式活动内容简 介现场安全预 案团 总 支意 见 签字（盖章）： 年 月 日主管部门意 见 签字（盖章）： 年 月 日后勤公司意 见 签字（盖章）： 年 月 日保 卫 处意 见 签字（盖章）： 年 月 日其它部门意 见 签字（盖章）： 年 月 日注：1、校园文化活动的举行必须提前三天填报申请。纯粹商业性活动须经后勤总公司审批。2、此表交校团委审批时须一式三份，主管部门、保卫处各留一份备案。3、开展校园文化活动务必注意现场秩序的维护和用电安全。附件4： 浙江工商大学横幅悬挂审批单申请单位负责部门悬挂时间班级负责人悬挂地点联系方式长号：短号：横幅内容横幅 竖幅 长度： 米辅导员意 见签名（盖章）：_ 日期： 年 月 日班 联备 案浙江工商大学横幅悬挂审批单悬挂位置（由督察值班人员填写）_申请单位负责部门悬挂时间班级负责