申格公司企业内部控制制度信息管理部分.doc

申格公司企业内部控制制度-信息管理部分公司各部电脑使用管理规定 为了保护公司信息资料的安全，提高办公效率，创造一个良好的办公环境，现对公司各部电脑的使用管理规定如下：1、 公司的数据资料属于公司所有。任何人未经公司同意不得将公司资料、数据、影音资料及存储公司信息的载体拷贝或转交他人，以防丢失泄密。情节严重者将追究法律责任。2、 公司计算机由信息部统一安装、调试，未经信息部同意不得私自安装其它软件或更改默认设置。3、 不得利用公司计算机进行看电影、听音乐、玩游戏等一切与工作无关的事情。不得向电脑里拷贝与工作无关的文档、图片及音视频等内容。4、 在使用移动存储设备进行文件存储前，一定要先对移动存储设备进行病毒扫描。以确保电脑及网络的使用安全。5、 办公使用的电脑设备属于公司财产，员工只有使用权。因此员工在日常工作中一定要爱护电脑设备，非本电脑使用人员不得善自对本机进行操用。6、 各部员工在电脑使用时要自行设置系统密码，对使用的进销存或信息管理软件要经常更换密码，并且不能将所设定的密码透漏给其他人员。如要长时间离开办公室时，应随时关闭正在使用中的软件及系统。按以上使用规定要求的内容，信息部将不定期进行检查，请各部员工严格遵守上述使用规定，以保证公司的信息安全。对检查的结果在全公司公布，并进行相应的处罚处理。欧普记账员的工作流程和要求1、 店面销售操作流程：每日录入完成销售后，必须打印出单据让品牌导购核对与实际销售的明细是否相同，如有差异必马上修改，在没有问题的情况下需品牌导购签字确认。在本店各品牌确认销售明细正常的情况下，才能审核单据，（注：在单据审核时一定要保证审核日期与开单日期一至）。在确保全部单据全部审核完成后，在进行数据上传操作，（数据传输完成后一定要进行数备份）串款串色的与正常的销售单据分开入，修改同一个串款串色的单据需在同一天内完成。（在录入单据时、数据传输过程中或意外事情发生时请与信息部及时连联）2、 店面移店单操作流程：移店出库单：每日必须保证各品牌的货品调出单能按时开出。并且在调出货品出店的同时保证所对应的单据及时审核并上传。（此操作需要记账员和品牌导购合作完成）移店入库单：记账员必须保证每日核对移入单据都在本店系统中出现，并且保证本店接收到的入库打印单据与本店欧普账目系统一至。3、 店面配货单审核流程：记账员必须核对本店接收到的送货单和退货单是否与实际送退货情况相符，实时检查单据是否到位，如单据有问题需及时与物流或信息人员联系。（做到及时检查、及时发现、及时提出、及时解决）4、 店面货品对账流程：每个店的记账员制定出与各品牌对账时间表，作到每个品牌每个月最少与品牌对账两次，在对账过程中发现的问题要做出及时处理，（如库存负数或与实际尺码不符及时调整、单据不全及时跟踪）。注：（1）、信息人员将对各店面的库存情况每日进行跟踪，要求各店面库存负数在三天内解决掉，有特殊情况出现需和信息人员说明或解决。在没有特殊情况时如有存在三天以上的将进行相应处罚。（2）、对于库存出现的串码、串色的款号要单独生成单据。5、 店面数据传输流程：当每日销售数据录入审核完成之后，要进行数据上传操作，保证你的店面的数据全部上全。另外当有新的数据需要你接收的情况，可以随时进行数据传输（如接收基础信息）注：每日数据在当日必须及时上传。如有特殊情况需电话请示信息人员。6、 店面数据备份流程：要求店面每日最少作备份一次。注：每次备份的文件名称必须与上一次备份文件名不同。7、 仓库单据操作流程：仓库在每月结帐之前，必须将当月欧普里所有已开单并已审核上传数据的货品和单据配送到店面。对于店面已收一货品所存在的串款、多配、少配、未收到达货等情况，仓库必须在当月解决，不能延期到下个月.另注：1、 店面记账员将下各月的“品牌对账时间表”要在每个月的30之前上报到信息部内勤手中.2、 店面所有的调拔入库单和送货单的黄联都要收集到记账员手中，核对欧普单据后，票据传递到财务部。3、 本店所开出的全部单据必须及时审核，特别是月底之前的单据一定要及时审核并上传到总部。以下为附表：附表一：品牌对账时间表；附表二：单据传递表附表三：店计帐员与品牌对账表附表一：品牌对账时间表以下为附表：附表一：品牌对账时间表；附表二：单据传递表附表三：店计帐员与品牌对账表附表一：品牌对账时间表 店记帐员与品牌导购对帐时间表制表人： 年 月对帐日期品牌记帐员姓名 品牌导购姓名 备注附表二单据传递表_店单据传递表取单日期单据编号单据总数取单人财务接单人备注附表三：店计帐员与品牌对账表_店计帐员与品牌对账表日期品牌开始时间结束时间对帐结果品牌确认签字记帐确认签字备注欧普记账员操作处罚制度1、 单据录入制度：店面单据录入出现数量金额错误一次处罚款10元录入的单据出现漏审一次处罚款10元录入的单据误删或录入错误的单据罚款10元录入的单据出现审核日期出错一次处罚款5元2、 单据核对制度：店面接收到的单据(送货单、退货单、移入单)没有及时核对，造成问题长时间存在没有被发现，一次处罚款20元3、 品牌对账制度：各品牌库存在没有特殊情况，存在负数三日上的按款处罚，每罚商品负数处罚1元。各记账员在每个月的30日之前将下个月的”品牌对账时间表”上交信息部内勤处,没按时上交的人员一次处罚20元.记账员按月初制定的各品牌对账时间表来完成品牌对账工作。如有没按制定时间完成对账工作的人员，发现一次处罚款20元。4、 数据传输制度：各店面必须当日完成本店当日销售的数据上传工作。如有特殊情况需电话至信息部。在没有任何情况下无故未传数据而下班的人员,每次处罚10元5、 数据备份制度：各店面每日在下班前最少进行一次数据备份,信息部将对各店面进行不定期检查,如有一日数据没有备份,将处罚店面记账直接负责人10元.注：以上制度信息部将联合品牌中心、财务部一同执行。信息人员管理制度 信息维护人员管理制度：11 店面维护管理：在维护时必须携带并填写护记录表。对所维护的店面必须要认真处理每一个问题，并且将处理结果告知操作人员。分析问题出现的原因，如是操作方法上造成的问题，要在维护后将正确的操作方法告知操作人员，以免重复出错。对维护工作不彻底的维护人员，经核实将据情况进行10-50元不等的处罚。12 店面检查管理：负责店面维护的人员要不定期检查所管理的店面电脑使用情况，并且认真填写信息部巡店检查表，根据查出的问题按要求进行相应的处罚以示警戒。如有维护人员在检查时不按要求执行的，将进行相应的10-50元处罚。13 办公室维护管理：办公室的维护工作分为软件维护和网络硬件维护。在进行软件维护时当有需要进入机房维护的，必须填写机房维护记录表。如果有在解决问题时涉及到软件升级更新的需填写系统维护更新记录表。14 维护工作管理：在上级指定的工作内容，没有在指定的完成时间内去做或未完成者将处以50-100元的处罚。信息操作人员管理制度：21 基本操作管理：对店面或其它数据录入相关部门，在数据录入过程中必须要认真严格按要求进行录入，并且确定录入数据的准确、完整、属实。如发现录入的数据未达以上要求，将进行相应的警告或处罚。22 检查操作管理：对店面或其它数据录入相关部门，在日常工作当中必须要定时核对及检查数据的真实性和完整性。对于在工作中没做到按要求及时核对账目、检查数据的操作人员将按操作人员管理规定进行相应处罚。23 数据安全管理：各店面及各数据相关部门，每日必须完成数据备份工作。要求每日至少进行一次数据备份操作，如在检查中发现数据未进行日备份，将对相关操作人员进行20-50元的处罚。附表一:信息部维护记录表；附表二:信息部巡店检查表；附表三:机房维护记录表附表四:系统维护更新记录表附表一:信息部维护记录表；信息部_维护记录表序号日期申报部门申报人申报内容处理结果处理时间申报人签字备注1附表二:信息部巡店检查表；_店信息部巡店检查表 巡店日期:2007年 月 日检查项目检查内容处罚金额电脑系统1.影音文件 2.游戏 3.网页 4.小说 5.图片 6.与工作无关的软件 50 元 收发单据1.无接收单据记录 2.有空单据 3.单据内容不全 4.有三日以上未审核单据 20 元 对账执行情况 按计划对账: 1.是 2.否 20 元 库存明细 库存细码中有负数 : 1.可处理 2.无法处理 1元/款 销售单据1.自营品牌未录入完成 2.联营品牌未录入完成 3.录入日期与销售日期不符 50 元 检查结果被检查人签字:店经理签字: 到店时间: 离店时间:备注:附表三:机房维护记录表机房维护记录表日期维护人员进入时间维护事项离开时间附表四:系统维护更新记录表系统维护更新记录表日期系统升级人员升级的软件升级的目地升级处理结果信息安全制度随着公司的规模不断壮大,信息安全保障难度也随之增加.为加强信息安全的重视程度,对信息安全有一个规范化的管理,现制定以下信息安全管理制度:1、 公司的全部电脑系统都要求使用人员自行设置使用密码。密码长度为6-18位，密码内容为数字与字母的组合形式。2、 要求公司各部操作使用人员对自行设定的密码进行周期性更换，更换周期为3个月。3、 公司信息部设定信息安全专管员，对公司的各项安全错施及维护情况进行管理和检查。4、 对公司现使用的企业管理软件，要求使用操作人员进行定时、定项及完整的数扰备份，并且要求备份文件存储的位置与原数据不在同一个存储空间内，保证数据存入的安全性。数据备份的时间要求每日最少一次，并且要求在下班前一定要做好备份。5、 对电脑使用人员制做的文档及表格，要求分类归档存放，并且禁止随意查看或者转存他人文件，更不许在未经公司批准的情况下将文件转递给外人。6、 建立信息编辑、审核、发布责任制及流程，信息发布之前必须经过相关人员审核。7、 不得擅自删除系统操作日志文件，所有日志文件最少保存30天。8、 公司所有的电脑必须安装有效的杀毒软件，对于可以登陆外网的电脑要进行及时的病毒库升级。9、 禁止在使用的公司电脑上私自安装任何软件，如有工作需要必须经过信息部同意后，在信息人员的监督下进行安装。10、 除信息维护人员外，其它工作人员不得随意打开及拆卸电脑机箱设备。11、 所有工作人员不得随意接收或打开不明来历的电子邮件。12、 对于