修改档案管理制度.doc

档案管理制度为加强公司资料档案的管理、保存及完整、安全，使档案管理标准化、制度化，提高档案使用效率，便于查找利用，特制定本制度。一、定义本制度所称档案是指公司成立以来，在不同发展阶段所从事的业务、经营、企业管理、公关宣传等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、合同、图表、声像、传真、报表、账册、胶卷、荣誉实物、证件、PPT等各种载体的档案，是记载公司发展历史的重要手段之一，是反映公司各个历史时期真相的宝贵资源。二、归档范围1、文字及电子文档部分（以下文档在形成后一周内提交档案库）（1）公司的历史、大事及反映公司重要活动的相关书面材料及电子材料；（2）各种经营策略、中长期计划、协议书、合同书；（3）重要会议材料，包括会议通知、议程、决议、总结、简报及会议纪要等；（4）有关管理机构发来的与公司有关的决定、批示、条例、规定、计划等文件材料；（5）公司主要市场活动的方案、总结、新闻媒体报道等；（6）公司领导任免以及关于职员奖惩、福利、调配、职称评定、工资、劳动定额、绩效考核及有关管理制度的文件材料；（7）可行性报告及勘探、设计、施工、竣工、工程等全过程中形成的档案；（8）政府及有关行政部门批复的有关批示、规定或下发的文件；（9）公司综合计划，会计凭证、财务账册，资产管理等文件资料；（10）其它对于公司发展有保存价值的文件材料。2、声像部分（主要指照片、录音、录像等并以辅助文字说明的历史记录）（1）领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料；（2）公司有关人员组织或参加的重要会议，展览、宣传以及外事活动的声像资料；（3）反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料；（4）其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；（5）项目开发建设过程中的历史真相、工程形象及进度记录的声像资料；（6）广告公司的平面广告图片、影视广告片等；（7）反映企业文化活动、社区文化活动的声像资料等；（8）其它具有保存价值的声像资料。声像档案是公司历史档案资料的重要组成部分，必须同档案实行集中统一管理；3、按文档性质分类类别细目名称基本范围（包含文本、照片、声像等资料）经营管理类经营决策股东会及董事会决议、会议纪要；公司发展战略规划、战略性决策、目标管理；各类经济合同管理、投资管理等。计划工作月、季、年度计划、各项专业计划、销售计划、全面计划管理等。治理结构人事、行政、财务、工程、营销管理制度，人事档案、员工招聘、培训、调配、架构设置、奖惩、福利、考核等资料。行政管理类法律事务涉外法律事务、法规制度等。行政事务各种会议材料、纪要、往来函件等、请示、报告、总结计划、资产管理、审批文件，机要保密工作等。外事工作公司社会活动、涉外活动、各种接待等。工程管理类项目管理项目立项、可行性分析及勘探、设计、施工、竣工、工程等全过程中形成的档案。质量管理公司质量管理标准、楼宇质量检测和质量控制类资料。技术管理技术书籍、应用材料、新技术创新、测绘图、规划图、各类设计图、施工图、水电图、竣工验收和工程创优的全过程。营销管理类市场调研市场分析、客户调查资料（含代理、广告、策划公司）。市场营销重大奠基、庆典、开盘、新闻发布会、签约等仪式和各类营销活动的图片资料、文字介绍、影视片等。销售管理定价策略、售后服务、销售合同等。广告推广各阶段广告、媒体报道、推广活动等（含文本、图片、声像）。财务管理类账务管理各类报表、账簿、会计凭证、财务清册等。成本管理工程概预算、决算、结算等 。资产管理资产统计、转移、资产调拨等。三、档案分级制度及存档时限依照文档性质分为绝密、机密、普通三个等级，绝密文件需永久保存；机密文件需长期保存，时限为十年；普通文件短期保存，时限为三年。对于有关图片、声像等无法界定档级但又反映公司发展历史的亦需永久保存。具体分级及管理时限见下表：类别细目名称基本范围（包含文本、照片、声像等资料）档案分级保存年限经营管理类经营决策股东会及董事会决议、会议纪要绝密永久公司发展战略规划、战略性决策、目标管理 各类经济合同、承包合同、合作合同对外投资、利润等投资管理文件计划工作月、季、年度计划、各项专业计划机密10年销售计划、全面计划管理治理结构法人治理制度、工资福利待遇绝密永久人事、行政、财务、工程、营销管理制度机密10年人事档案绝密永久员工招聘、培训、调配、架构设置、奖惩、福利、考核等资料机密10年行政管理类法律事务涉外法律事务机密10年法规制度、法律事务函件等行政事务各种会议材料、纪要机密10年请示、报告、总结计划、审批文件资产管理、设备资料、保修书、说明书，设备的申请报告、报废鉴定书、转让折旧等管理文件普通永久各类证照原件普通永久往来函件、工作备忘录普通3年政府批复文件、政府及各级行政事业单位下发文件普通永久外事工作公司社会活动、涉外活动、各种接待等文本文档普通3年人物全宗记录重要领导的简介、图片、文章、纪实等资料绝密永久重要领导获得的荣誉：证书、奖状、奖杯等记录重要领导各种工作、公务活动的照片、声像资料媒体报道的有关领导事迹的简报、照片、声像资料公司领导在工作生活中形成的重要书信、文字资料声像档案各级领导或著名人物来我司参观检查指导工作的照片、声像资料绝密永久重要会议、参加展览、宣传及外事活动形成的照片、声像资料重要领导获得的荣誉的照片、声像资料公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料其它单位形成的与公司有关的重要图片、声像资料普通永久项目开发建设过程中的历史真相、工程形象及进度记录的图片、声像资料绝密永久重大奠基、庆典、开盘、新闻发布会、签约等仪式和各类营销活动的图片资料、影视片等普通永久广告公司的平面广告图片、影视广告片等绝密永久反映企业文化、社区文化活动的图片、声像资料等其它具有保存价值的图片、声像资料工程管理类依据文件项目建议书及批复、可行性研究报告、设计任务书绝密永久项目评估、环境预测、调查报告、项目立项机密10年勘探报告、测量报告、预测记录、人文地质质量管理公司质量管理标准、楼宇质量检测和质量控制类资料机密10年施工过程中的质量记录各种质奖项申报材料技术管理技术书籍、应用材料、新技术创新机密10年材料商目录、通讯录、材料询价绝密永久测绘图、规划图、设计图、施工图、水电图、装修图、效果图等所有图纸招投标比质比价、材料商、施工单位考察历史资料绝密永久标书、报价单、中标书、招投标过程形成的文件施工管理施工计划、施工方案、施工管理机密10年现场签证、工程记录性文件施工总结、技术总结竣工报告、竣工验收报告和工程创优的全过程营销管理类市场策划市场调查、客户调查资料（含代理、广告、策划公司）机密10年市场分析报告、策划报告、策划书、理念设计报告绝密永久重大奠基、庆典、开盘、新闻发布会、签约等仪式和各类重大活动策划方案、文本等资料各类合作单位资料、新闻媒体资料机密10年销售管理客户资料、销售方案、销售计划、销售定价策略绝密永久售后服务、客户管理、销售合同等销售情况统计、销售分析报告推广活动公司画册、各类宣传画册、自办杂志、刊物等永久各阶段广告、各类平面广告、影视广告等资料绝密新闻媒体报告资料、软性广告、剪报机密项目介绍资料各类推广活动方案、宣传方案等其它需要保存的营销类资料财务管理类账务管理各类报表、账簿、会计凭证、财务清册等按国家及公司有关规定由财务独立管理成本管理工程概预算、决算、结算等 资产管理资产统计、转移、资产调拨等四、档案管理档案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分。档案工作是企业管理的基础工作，公司有责任与义务确保公司档案的完整、安全。1、公司指派行政办公室专人对档案进行管理，各部门均应指定专责人员，负责管理本部的文件材料，并保持相对稳定；档案是公司宝贵的财富之一，必须坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全，各类档案是由所属部门立卷后，定期向档案中心备份或移交。2、公司由行政办公室负责成立文档控制中心对档案进行集中统一管理，文控中心组长由办公室主任担任，小组各成员由各部门档案管理专责人员担任。3、档案室保管要有专室、专箱、专柜、专人负责，档案室应配备防火、防盗、防雷、防虫蛀、防光、防潮、防尘等设施。室内严禁吸烟、明火及存放食品档案室周围不准堆放易燃易爆物品，定期检查防护设施，发现问题及时处理。4、档案保管坚持谁保管谁负责的原则，管理人员要遵守纪律，忠于职守，不失密、泄密，非管理人员未经同意不得擅自进入档案室。5、档案资料统一用卷宗进行分门别类管理，卷宗内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。6、档案管理人员应随时征集重要图片、声像资料。所有档案资料必须按年度立卷，并按照事件或项目进行分类。7、声像档案资料应在形成后一个月内归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。8、公司及各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要依本制度的规定分别立档。9、股东会、董事会文件由董事会秘书单独管理，财务类档案由财务部按照国家及有关规定独立进行管理，以上两项不列入文控中心管理范筹。10、所有档案按程序进入档案室，任何人未经同意不得取走，如需要借阅或是复印，必须经有关领导批准同意。五、文档控制中心管理制度（一）、文控中心的组成文控中心成员由各职能部门指定专人组成。组长：由行政办公室主任担任执行组长：由行政办公室档案管理专责人员担任组员：各职能部门档案管理专责人员（二）、文控中心职责1、负责该部门各类文档的收发、传阅及收集、整理、归档管理工作，并保持相对稳定。2、了解本部的工作业务，掌握本部资料档案的归档范围，收集管理本部的资料档案；文控中心组长需熟悉公司所有业务范围，掌握公司全部资料档案的归档范围；文控中心执行组长负责收集管理公司全部的资料档案，负责公司全部文档的目录整合。3、认真执行档案管理制度，严格按档案类别、密级分类进行归档，并做好文件资料目录索引登记，方便查阅。4、确保公司、部门档案资料的完整、健全，负责保证所保管的文件系统完整，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。5、承办档案借阅的手续办理，根据密级审查审批手续是否齐备，并做好登记手续。对于重要、珍贵的档案，一般不得提供原件使用，如有特殊需要，须经总经理批准。6、对档案、文件的机密内容，保管人员要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露有关内容，违者将受严肃处分。7、文控中心组长负责公司所有档案的集中管理，各文控中心组员于每月最后一个工作日将该部门当月所有新归存档案及目录备份一份给执行组长，文控中心执行组长保存档案原件，部门保存复印件；对有电子文档或影视文档的文件必须一并备份给文控中心组长。8、财务会计档案由财务部按档案管理制度自行管理，文控中心不负责财务档案的管理。9、董事会文件由董事会秘书专责管理，文控中心不负责董事会文件的管理。（三）、文档分级制度依照文件性质，公司文件分为绝密文件、机密文件、普通文件三个等级。文件等级划分的界定标准如下：绝密文件：股东会、董事会文件、公司经营战略规划，战略性决策，项目营销策划报告、经济合同、客户资料等等。机密文件：工作总结计划、销售计划、人事培训、考核、奖惩、调配等相关资料、合作公司名单、请示、报告、公司各项规章制度、重要会议资料等等。普通文件：公司往来文件、备忘录、一般会议纪要、有关信件等等。（四）、档案借阅制度1、绝密文件：填写档案借阅单，经总经理审批后方可借阅。2、机密文件：填写档案借阅单，经主管副总经理审批后方可借阅。3、普通文件：填写档案借阅单，经部门经理审批后方可借阅。（五）、档案的利用1、档案管理工作人员应当熟悉文控中心档案室室藏档案的情况，不断摸索利用规律，主动热情为档案利用提供方便。积极开展各类档案的利用工作，编制必要的、实用的查找工具，为查找利用创造条件，做到调卷迅速准确。2、文控中心应进行信息开发利用工作，积极配合有关部门编写项目简介、文摘、市场信息、数据手册或图表手册等，有效地为公司各部门工作服务。（六）、档案的保密1、增强保密观念，严格遵守保密制度，保守公司机密。2、认真执行保密守则，不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记，不在不适当场合与无关人员谈论机密，私人通信不应涉及公司机密，不在非保密本上记录机密事项。3、借阅档案资料必须履行借阅手续，未经批准，不得借阅与自己无关的档案资料。（七）、档案的鉴定销毁1、公司档案的鉴定工作，应根据国家有关企业档案保管的规定，坚持全面、客观，并以历史的观点，实事求是地正确鉴定档案的价值程度。2、档案的鉴定工作应在文控中心组长的主持下，由文控中心成员共同组成鉴定小组，遵循“保存从宽，销毁从严，本公司文件从严，上级文件和其他文件从宽”的档案鉴定工作原则，定期对档案进行鉴定，准确判断档案的存毁。3、对鉴定为无保存价值和保管期限已满的档案，鉴定小组要认真商量，提出处理意见报上级主管领导审批，销毁时由两人以上负责在指定的地点销毁，并在销毁清册上签名，并在销毁清册上注明“已销毁”字样，销毁清册应作长期保存。（八）、档案管理人员职责1、管理人员应了解公司业务范