实用公务写作知识培训教案.ppt

公务知识培训,写作知识 主 讲 青海民族大学文学与新闻传播学院 李 朝 2010年11月15日,主讲简介,李朝，祖籍陕西西安，现籍青海海西，曾任办公室主任等职。青海民族大学文学与新闻传播学院教授。毕业于川大、陕师大中文系。主要从事民俗文化、民族历史文化研究，主讲课程有：中国文化概论公文写作申论公务员制度概论，发表论文40余篇，专著余光中诗歌艺术论、诗性高原、移民视野下的河湟戏曲文化等。 主持吐谷浑社会生活研究、丝路羌中道民族走廊文化研究、青海审美文化等课题7项国家社科基金项目。,联系方式Email：lizhao_,第一讲 公文的种类及处理,一、公文的种类 根据国务院国家行政机关公文处理办法（2001版） 的规定，我国各级政府机关使用的公务文书有13类13种。 它们分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 下行文类：上级机关向下级机关、单位发送的文件 命令、决定、公告、通告、通知、通报、意见、批复等； 平行文类：不相隶属和同级机关、单位之间送递的文件 通知、函等； 上行文类：下级机关、单位向上级机关呈报的文件 请示、报告、意见、通知等；,李朝多媒体工作室制作,（一）公文分类方法 1、从文体的来源和使用范围看： 可分为对外公文、收来公文、内部公文。 2、从行文关系看： 分为上行文、下行文、平行文。 3、从公文的性质、作用看： 可分为法规文件、行政文件、党内文件； 4、从公文的使用范围看： 可分为通用公文、专用公文等。 5、从机密性质看： 可分为机密文件、内部文件、公布文件。,李朝多媒体工作室制作,（二）政府部门的文书种类 1、常见的行政公文： 13类13种规定公文中的决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，即除命令（令）、议案的所有行政公文。其中，特别常用的分别是决定、通知、报告、请示、批示、意见、函等7种。 2、常见的业务公文： 各类统计报表、专业简报、分析报告、调查报告、统计信息简报（专业简报）、政务简报等。 3、常见的内部公文： 工作计划、工作安排、工作总结、规章制度等； 4、常见的个人文书： 述职报告、评议报告、个人总结、申请书、建议书、读书笔记、借领据等等。,二、公文的处理 （一）公文处理的一般程序 公文的处理一般有两个环节：收文处理和发文处理。 1、收文处理程序：签收、启封、登记、分办、传送、批办、拟办、承办、催办、注办、归档等。 2、发文处理程序：拟稿、核稿、编号、校对、签发、缮印、用印、登记、封装、发送、归档等。 （二）公文处理的规则 1、制定登记制度、签收制度、传阅制度、保密制度、销毁制度、归卷和归档制度； 2、制定明确的相关责任制度，提出具体的要求，责任到处室、到人员、到事务。 3、印制相关的手续材料，确保工作制度化、常规化，坚决避免随意化、临时化。,李朝多媒体工作室制作,（三）收文的处理方法 1、签收 （1）接收清点，核对文本。主要检查文件的数量，签收册表是否与文件名、内容是否一致。 （2）检查验收，履行签字。及时发现是否存在破封、散包、密封条脱落或拆毁等包装问题，若有必须要求退回，签收是注明时间。 2、启封 签收文件以后，通讯文书或专兼职秘书 （1）启封分类、分类交转； （2）具体检查文件内页有无缺份、少页、漏印（无印信）、少款（无落款）等现象。,李朝多媒体工作室制作,3、登记：这是收文中最重要的环节 （1）来文分类：由上到下、由外到内的顺序分类 即按照中央、国务院、省委、省政府、省府各部门、省 主管部门，州委、州政府、州政府各部门、州府主管部门， 县委、县政府、县府各部门、县主管部门、各科室的顺序 分类。 分类还可以根据业务关系将上述各类文件按照直接业务、 业务涉及关系、业务周知关系分为三类在具体的承办、归档 中使用。这种情况一般在秘书及相关人员中掌握便可，以便 文件在落实时分出主次、急缓、轻重。 为了便于日后管理归档，亦可采取按以上顺序分类编号 的方式进行分类：年份+部门固定编号+流水号 如：,年份,07 10 007,部门,流水号,州统计局文件,李朝多媒体工作室制作,在流水号那里，也不是放任自流，而是有其内在规律。 如：,0 0 7,上级和主管部门,同级和相关 部门,来文 顺序号,可以使用编号机编录 （2）确定登记形式和项目 一般可通过提前设计和印制的收发文本予以登记处理。 以下要件不可缺少（10项）： A、日期：收到文件的日期 B、收文号：收文的编号 C、来文机关：文件来源机关 D、来文号：来文的号码 E、文件标题、事由：文件的名称、文件的提要摘录 F、份数：收文数量 G、承办单位签收：收文的承 办单位或者承办人员签字,李朝多媒体工作室制作,H、处理情况：收文的具体承办、催办情况 I、归档情况：年终或固定归档时间文件的回收情况，入档 编号 J、备 注：需要注明的其它事项，如：借阅、复印、移 交档案局等情况。 以上做法主要基于便于管理、于使用、便于落实、便 于归档、便于查档，是文书管理中便基础性环节。 具体的表格参考样式（用A4纸张横排）：,来文当时处理,承办 时间处理,归档后处理,（3）登记的范围 登记工作是基于本部门工作的性质、实际需要，文件的 性质、急缓程度、主次要求等具体情况而确定的，为了避免 程序“腐败”、程序低效、繁琐哲学和文山会海，登记应作为分 类的基础工作，在严肃认真的前提下，务求日常化、熟练化、 简易化对待。结合实际，一般不要将一般性会议通知、无文 号的文件作为归类、登记的文件看待。具体承办人的心中应 当确立以下基本概念： 1、上级机关的文件、属于指导性文件； 2、上级机关对本部门工作的文件； 3、主管机关的业务文件； 4、外部门联系工作、商洽业务和需要回复的文件； 5、下级请示工作的文件； 6、机密文件； 7、其他重要文件、具有参考作用的文件。如内参、紧急 传真文件、电话记录。,李朝多媒体工作室制作,会议文件的登记 作为政府的主要业务部门，本单位的领导、相关业务人员 经常会举办、参加一些业务会议、工作会议、专门会议，这部 份文件除了在会后在本部门传达、传阅、部署工作以外，最后 要及时上交或收回。 在此，领导同志和负责同志要率先垂范，主动上交登记； 会议要通过讨论和商议的文件要及时收回，待修改、讨论、通 过以后另行发文。这样做的原因是会议未最后决定，该文件不 具备法律效力、外流后容易引起纠纷、失密，更重要的是这样 的文件有可能带来不必要的麻烦和工作失误。 会场上，应由专门人员负责清点、登记；有关人员参加会 议的文件也应当及时交回文件处理人员登记归档。,李朝多媒体工作室制作,4、分办 文件登记后，一般将文件的流向分为两种情况： （1）直接交由某部门办理的文件； （2）呈送领导机关和主要负责人阅看签署的文件。 前者要在承办、催办等程序结束后，经由部门负责人签署办理情况后归档；后者要在领导人阅看后签署意见后，按照领导的签署意见分发到有关部门或有关领导传阅签署意见，然后交由具体承办单位或个人承办，落实后签署办理执行情况意见。,李朝多媒体工作室制作,5、传送 文件交由单位领导签署意见后，向下一级领导 或单位分送、传递、传阅。 分送的原则： （1）找准对象，分清范围； （2）注意复文，对口回馈； （3）遇有疑难，呈送主要领导； （4）送达及时，急事急办； （5）一文多份，先送主要领导，余下分发； （6）确保签字。,传递的原则 （1）专人负责，不得替代：专职或兼职的文书人员办理； （2）说明时限，做好登记； （3）及时收取，及时归档； 传阅的原则 （1）确定传阅范围； （2）安排传阅顺序； （3）及时检查，依照批示及时处理； （4）传阅人员照章签署（姓名、时间、意见）。 传阅单样式,XX机关文件传阅单,李朝多媒体工作室制作,6、承办、催办、注办（略） 7、归卷、归档 （1）归卷 文件阅签、办理后将文件按照前文所说的分类方法， 先行归入相应的活页文档中或卷宗中，以便及时使用和日 后建档、归档； （2）归档 将处理、办理完毕，按照规章制度及时将文件分门别 类地、按照档案法登记造册，入库。文书工作人员应当养 成良好的工作习惯，及时归类、及时归卷、及时归档。,李朝多媒体工作室制作,（四）发文的处理 文件的发送流程主要包括 1、拟稿、核稿、签发； 2、缮印、校对、用印， 3、编号、登记； 4、装封、发送 这是四个紧密相连的流程，而不是单纯指把文件发送 者一道程序。其中，拟稿是整个发文程序中最为重要和关 键的环节。 我们另文讲述，此不赘述。,李朝多媒体工作室制作,第二讲 公文写作的原则,一、广义的写作原则 1、符合党和国家的方针、政策、法令、法规，坚持依 法行政，依法行文； 2、必须符合客观实际、符合业务工作规律； 3、必须及时、迅速； 4、文字要符合写作规范和修辞要求； 二、狭义的公文写作原则 1、确有必要 2、党政分开 3、明确关系：隶属关系、职权范围等 4、规范行文 5、对应原则,李朝多媒体工作室制作,现就如何明确关系：隶属关系、职权范围，把握规范 行文的要求，如何处理对应原则专门讲述。 1、明确关系 隶属关系是确定行文的方向和文种选择的重要依据， 在统计机关隶属关系包括两类相隶属和不相隶属的机关。 （1）隶属关系：领导与被领导的上下级关系 上级对下级使用下行文：向下级机关行文要根据内容选择对象，周知类的文书尽量全面涵盖主送单位，在文后向直接上级主管机关、主要领导注明抄送，专业类文书主要针对主要业务部门，不必要“文必主送”，确有必要，在文后注明抄送。上行文不得以请示、意见和报告的形式向上级机关个人行文。下行文包括逐级下行文和多级下行文，统计部门州级向县级为逐级，周级或县级向下行文一般为多级行文，以确保效率。,李朝多媒体工作室制作,下级对上级使用上行文： 向上级机关行文主送只能有一个，州县两级常见的多头行文需要戒除，确有且必须多头行文，根据事由选择主要机关，然后在报送、抄送中予以体现；受双重领导的下级机关，也是根据内容和业务范围，只选择一个主送，另外一个则在文后注明抄送。 （2）不相隶属的关系 凡是不具有领导和被领导的关系，无论其级别大小、高低均属于不相隶属的关系，故而行文时一律抄送，若有来往一般只能使用函，切忌使用通知及其它的上行文和下行文。,李朝多媒体工作室制作,2、职权范围 （1）系统内行文： 部门之间有业务需要有关问题需要协商而协商未果者，不得向下级行文； 政府各部门主要以函的形式商洽工作、询问事宜、答复问题、审批事项，一般不得向下级政府行文；如需行文竟有上级政府批转行文； 政府部门一般不对外行文，不向同级的机关发布政策性、规范性文件。,李朝多媒体工作室制作,（2）联合行文： 同级机关之间有必要时可联合下文。 同级政府、同级政府部门、上级部门与下级政府可联合行文； 政府部门和相应的党组织、军队机关可联合行文； 政府部门和同级人民团体、具有行政能力的事业单位联合行文； 主管范围内事宜应当由部门行文或联合行文； 联合行文一定要明确主办单位、协办单位。,李朝多媒体工作室制作,联合行文的要求： 其一，协商一致。协商未果，不得行文；其二，不相 隶属。联合行文一般均属于不相隶属关系部门之间；其三， 级别相同。一般是在同级机关或者平级机关联合。 （3）授权行文 须经政府审批的事项，经政府同意可由部门行文，文中 须注明经政府同意字样；党委办公室根据党委的授权，可以 向下级党委行文。 （4）行文规范 （上行文规范） 逐级上报：这是最正常的、最基本的上行形式； 多级行文：往往只用于问题重大的事宜，且须得到直接 上级机关各更高级机关的了解、批示和批复。 越级行文：除非特殊不得使用。如重大突发事件、重大 刑事案件。要越级时采用抄报形式。,李朝多媒体工作室制作,（5）其他规则 第一，一事一文 机关公文一般都是一是疑问，特别是请示必须一事一文。 第二，文体对应 机关中请示对应的是批复，有请必复；意见对应的是实施 办法、决定获答复；通知、意见可上行、下行、平行。 第三，不得混淆 机关中最常见的问题错误是将请示与报告混淆、将报 告与请示并用，如请示报告；其次是申请与请示混用，申 请一般指个人，或者日常事务中的事项，请示公务文书， 请求的是不能决定事宜、政策不明确的事宜、上级政策法 规抵触的事宜、以及项目、资金、计划、指标等。 第四，公开发布的文件不再另行文,李朝多媒体工作室制作,三、 公文写作的总体规范 格式化是公文写作的基本要求，是政府保持政府公文 严肃性、规范化的标志，也是公文法定权威性和约束力在 形式上的体现。同时便于理解、便于处理和管理。 国家行政机关公文处理办法的第十条明确规定了 公文写作的基本要素有17项，就是我们必须始终遵循的总 体规范和作业标准。 从公文的版式和标示上看，公文从形式上分为眉首（俗 称文头）、主体（俗称文身）、版记（俗称尾款、文尾）三 个部分。 （一）眉首 公文红色套线以上的部分（包括空白）占据版面的 。包括公文份数序号、密级和保密时限、紧急程度、 发文机关标示、发文字号、签发人个部分。,李朝多媒体工作室制作,眉 首,政府公文分特急、急件两类,同一文件印刷 多份逐份编号,涉密文件须标明密级按绝密年、机密年、秘密年以内分别执行,按全文全称、规范化简称两种形式居中标明（一般使用号宋体字或者黑体字）,由发文机关代字年份序号组成 （不加“第”字、不设虚位） 在发文机关下方、空两行、居中、号仿宋字体,发文字号下方处是用红色反线，一般为.磅，与版心等宽,关于举办统计业务骨干培训班的 通 知 各县统计局、农调队：,文件要送达的单位,主 体,空 两 行,顶格书写 收文单位,李朝多媒体工作室制作,（二）主体 标题 1、公文的标题 A、事由+文种=标题（普通、正式文件的一般做法） B、发文机关+文种=标题（公示类、公告类文件的做法） C、文种=标题（普通公告类、机关内部使用） 使用方法： 修饰、限定语（事情的缘由）+助词（“的”）+文件本身的属性 （应当使用的文种） 不要太长、用词要准、“的”字不在分行之前、除引号、书名 号一般不使用标点、一个短语组成。,李朝多媒体工作室制作,政务简报、业务简报标题的写法 1、新闻式（适用于综合类、报道类简报） 举例： 主谓式：共和县统计局举行乡镇统计专项业务培训 贵德县统计工作标准化再创佳绩 恰卜恰城镇居民消费出现新动向 值得关注的牧民消费动向 虫草滥挖现象不容忽视（尕让地区虫草采挖人数骤增） 主副式：A、全称式（眉题+主标题+副标题） 开拓新局面 再创新佳绩 海南州统计局在贵德县举办统计工作观摩会 xxx同志就转变政府工作作风提出5点建议,李朝多媒体工作室制作,B、眉题+主题： 工作成绩显著 问题刻不容缓 全州居民住房现状普查工作日前完满结束 C、主题+副标题 同德县人口素质整体水平进一步提高 变被动服务为主动服务是统计工作的新方向 2、引文式（适用于强调类、典型类简报） A、直接用式 XXX同志日前强调：必须转变统计工作的服务方向 海南州统计局在贵德县举行现场观摩会 统计显示：居民消费价格稳中有升 五月份肉类价格再度上扬,李朝多媒体工作室制作,B、间接引用式 问渠哪得清如许 为有源头活水来 旅游软硬件齐头并进 我州旅游人口逐年增长 3、解读式（结果或结论+内容或强调的内容） 结构失衡：关注肉价持续上涨的不确定因素 4、设问式（警示类、强调类简报， 通过故意设问提请注意） 为什么现阶段海南州工业企业增长速度放缓？ 结构调整不均衡是主要原因 5、对仗式（常规类简报） 抓实干细处着眼 求突破新处着手 专业建设不放松 整体素质是关键,李朝多媒体工作室制作,第三讲 公文正文的基本写法 一、下行公文的写法格式 决定的种类：决断性决定（权力机关使用的）、指挥性决定（重要 事项、重大行动时所作的指示和安排）、奖惩性决定（突出事迹的先进 个人或单位的表彰、范有重大错误的人或单位） 公告的种类：发布性公告（法律、法规等司法文件的发布）、知照 性公告（重大事项的公布）、事项性公告（向社会和公众发布的周知性 公务事务）、强制性公告（内容与前者相同，但具强制性） 通告的种类：事项性通告、强制性通告,标题,收文单位,通告的缘由,通告的事项,发文单位,发文日期,标题,文号,通告的缘由,通告的事项,发文单位,发文日期,通知 通知的种类： 发布类：发布行政法规、办法、措施 批转类：批转下级机关的公文、转发上级机关、同级机关、不相隶属机关 的公文 部署类：告知、要求下级办理或共同执行的具体事项包括部署工作、布置 工作、安排活动、交待方法、阐明原则等 告知类：传达信息、告知情况、公布任免、处理机关事务、管理日常工作,标题,收文单位,发文缘由,通知事项,执行落实 要求,结束语,印章,发文日期,李朝多媒体工作室制作,通报 通报的种类：表彰性通报、批评性通报、情况通报,标题,收文单位,发文缘由,主要事实,分析评论或评价,通报决定,要求希望,结束语,印章,发文日期,李朝多媒体工作室制作,二、上行文的写法,请示的种类：请求指示类、请求批准类、请求批转类 标题,收文机关,请求的缘由,请示的事项,结束语,印章,发文时间,报告的写法,报告的种类：工作报告、情况报告、建议报告、会议报告,收文机关,概述情况,详述情况,结束语,印章,发文时间,标题,报告写作的步骤 1、概述情况：用概括的语言简要介绍基本情况（戴帽子） 2、详述情况：主要陈述五个方面（捋肠子） （1）工作过程 （2）工作作法 （3）取得成绩 （4）存在问题 （5）今后打算（或意见建议、工作安排） 3、结束语： 特此报告； 以上报告，请审阅 以上报告，请审核 以上报告，请指正,意见 意见的种类：下行意见、平行意见、上行意见,标题,收文机关,背景交待,具体意见,印章,发文日期,三、下行文的写法 批复 批复的种类：同意性批复、否定性批复、解答性批复,标题,收文机关,引述来文,批复意见,执行要求,结束语,印章,发文日期,四、平行文的写法 函 函的种类：商洽函、答复函、请示函、告知函,标题,收文机关,发函缘由,具体事项,希望要求,结束语,印章,发文日期,会议纪要 纪要的种类：办公会议纪要、工作会议纪要、讨论会议纪要,标题,收文机关,前言,主体,希望要求,结束语,纪要单位,要求 1、内容繁杂，只抓提要 2、分类归纳，分清主次 3、意见概括，提纲挈领 4、忠实会议，抓住主流,第四讲 简报的写法 简报名称 第X期,编印单位 年月日 按语： 编者的话 导 语 主 体 尾部 1、领导号召式 2、希望勉励式 3、总结概括式,第五讲 调查报告的写法 第六讲 分析报告的写法 （以上内容见书面材料）,第一节 公务员在经济生活中的作用 一、应当坚持和树立的原则 （一）树立和坚持宏观管理的原则 （二）树立和坚持依法行政的原则 （三）树立和坚持客观公正的原则 （四）树立和坚持热情服务的原则 （五）树立和坚持积极协调的原则,第七讲 公务员在社会生活中的作用,我们党的社会主义大厦 需要有人文关怀来支撑,资料来源:新闻周刊,（一）防止权利欲膨胀，力戒权力无限和权利滥用 （二）防止“热心”过度，力戒“强硬” 干预 （三）防止职能缺失，力戒职责越位或缺位 （四）加强作风建设，力戒烦琐哲学和拖沓风气 （五）坚持公私分明，力戒个人利益渗透行政工作 （六）防止“政绩思维”，力戒好大喜功和“形象工程”,