BIDW项目管理分析和其应用.doc

BIDW项目管理分析及其实施1. 前言现代项目管理是管理学科近年来发展起来的一个新的领域，它与一般运营企业管理在原理上和方法上都有很大的区别，现已逐渐形成较完整的学科体系，并建立起了一些国际性现代项目管理协会，其中以欧洲为主的国际项目管理协会和以美国为首的项目管理协会为代表。项目管理概念随着历史的发展不断前进。二战后，美国海军和国防部相继推出了项目时间管理工具计划评审技术PERT（Program Evaluation and Review Technique）和项目范围管理工具工作分解结构法WBS（Work Breakdown Structures）来处理复杂的大型项目。在20世纪50年代至80年代期间，项目管理还主要应用于军事和建筑领域。进入20世纪80年代以来，生产行业和领域的发展为现代项目管理的建立奠定了基础，也为其发展提供了条件。但是，传统项目管理法已经不适应现代项目的特点和社会经济发展的需要。只有采用现代项目管理的理论和方法，才能对项目管理的整个过程和各个方面实施完善的管理，才能低成本、低风险、短时间、高质量地开发出市场需要的产品，增强企业的竞争能力和应变能力，提高企业的综合效益。而BIDW（商业智能）软件项目的实施涉及到企业的各个方面，具有相当的复杂性，对其实施中的项目管理过程提出了更高的要求。BIDW项目应该从两个层面进行考虑。其一，从管理层面来看，企业需要运用BIDW中所体现的思想，来推行管理机制、管理模式和业务流程的变革；其二，从技术层面来看，企业部署BIDW应用系统，来实现新的管理模式和管理方法。这两个层面相辅相成，互为作用。管理的变革是BIDW系统发挥作用的基础，而BIDW系统则是支撑管理模式和管理方法变革的利器。从技术层面上，BIDW项目的实施是一种典型的IT项目实施，它涉及到几乎企业所有的业务系统，还包括不同层次、不同部门、不同角色的用户，并且系统投资较大，建设周期也较长，所以，如何探讨有效管理BIDW项目具有非常现实的意义。在本文中我们将着重从项目的角度来讨论BIDW项目管理本身的特性，并讨论如何按照项目管理的要求对BIDW项目进行系统有效的项目管理。2. 项目管理概述项目的特点是：它存在独特的目的；是一个一次性的工作；需要使用资源，且有一个主要发起人或客户，并含有不确定性。因此，项目的具体定义即项目是一个一次性的工作，应当在规定的时间内，在明确的目标和可利用资源的约束下，由专门组织起来的人员运用多种学科知识来完成。美国项目管理学会PMI对项目的定义是，将人力资源和非人力资源结合成一个短期组织以达到一个特殊目的；而对项目管理的定义则是，在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。项目管理的主要内容包括9个方面，我们可以用图来表示项目管理体系，如下图所示，具体包括九个方面的内容。图1：项目管理体系1) 范围管理（Scope Management）根据项目的目的，界定项目所必须完成的工作范围并对它进行管理，包括立项、项目范围的计划和定义、范围确认、范围变更控制。它的首要任务是确定并控制哪些工作内容应该包含在项目范畴内，并对其他项目管理工作起指导作用。2) 时间管理（Time Management）给出项目活动的定义、安排和时间估计，制定进度计划并行控制。在范围管理的基础上，通过确定、调整合理的工作排序和工作周期，进度管理可以在满足项目时间要求的情况下，使资源配置和费用支出达到最佳状态。3) 成本管理（Cost Management）确保项目在预算范围之内的管理过程，包括资源和成本的规划、成本预算和控制。4) 人力资源管理（Human Resource Management）确保项目团队成员发挥最佳效能的管理过程，包括组织规划、人员招聘和项目团队的组建。5) 质量管理（Quality Management）确保项目满足客户需要的质量，主要包括质量计划、质量保证和质量控制。虽然有关产品的质量控制有大量的标准和技术可供采用，但项目管理对质量的要求还强调另一方面，即管理的质量（包括设定各种程序和过程）。6) 沟通管理（Communication Management）确保项目相关信息能及时、准确地得到处理，包括沟通计划的制定、信息传递、过程实施报告和评估报告。虽然有效的沟通对于任何项目的成功都是关键的，但在所有项目管理的职能中，沟通管理是最容易被忽视的。7) 风险管理（Risk Management）确保项目能够成功实现，需进行风险的识别、度量、响应和控制。8) 采购管理（Procurement Management）确保项目所需的外界资源得到满足，包括采购计划、询价、资源选择、合同的管理和终结。9) 综合管理（Integration Management）确保项目各要素的协调工作，包括项目计划的制定和执行、项目整体变化控制。3. BIDW项目管理简述3.1 BIDW项目特点BIDW项目除了具有项目、项目管理的共性外，还具有一些特性。1) BIDW项目相对风险比较大，而且实施难度比较大。BIDW项目还处于不停的发展中，其理论框架和软件系统还没有完全成熟，因此，并没有太多的经验值得借鉴。而且各行各业、各种行业解决方案之间存在很大的差异性。2) BIDW项目不同于其他类型的项目，它很注重与前后项目的衔接。因为在不同阶段所实施的项目可能只是BIDW系统的部分功能，而这些项目之间都应当有一种很好的衔接和整合。因此，作为一个具有远景的企业，应该有对BIDW有一个全局上的战略，确定各阶段的战略目标和战略步骤。3) BIDW项目实施后，所实现的系统需要与企业中其他系统实现整合，特别是操作性的BIDW对此提出了更高的要求。4) BIDW项目的预算往往容易偏低，这是因为预算人员经常不能把握住CRM的潜在成本。而企业要控制成本、避免失败，就需要了解BIDW潜在的隐性成本主要表现哪些方面。以下是4个关键的“成本因子”。a) 培训：公司通常需要培训员工，让他们理解如何运作BIDW系统。b) 数据维护：数据不是一劳永逸的，它需要持续进行维护，来纠正条目的错误并不断更新数据。c) 软件集成：BIDW系统需要一些形式的集成，才能呈现出一幅完整的企业视图。d) 项目管理本身：这是另一个隐性BIDW系统的成本来源。3.2 BIDW项目管理核心BIDW项目管理直接决定着系统实施的命运。BIDW项目管理的核心在于BIDW项目团队在范围、时间和成本这三个维度上进行权衡的基础上，使用项目管理工具和技术来对整个项目实施过程进行管理和控制。BIDW项目范围即要考虑BIDW项目的任务是什么？通过BIDW项目实施，企业能实现什么样的目标等。BIDW项目时间则要考虑完成BIDW项目需要多长时间？BIDW进度计划应该如何安排？BIDW项目成本主要考虑完成一个BIDW解决方案需要花费的成本。在预算时，我们一定要提防BIDW系统的隐性成本。以上三个因素可以看成BIDW项目的约束条件，这样可以把这三个因素分别作为三个轴，画出一个三维图。在项目开始时，这三个因素都应当有各自的目标。在进行了初步的时间和成本估算后，分别在高、中、低三个层次对项目风险和可能的回报进行评估，那这个BIDW项目的范围就有了更为确切的定义了。管理这三个约束因素，就是要在一个BIDW项目的范围、时间和成本三者之间进行权衡。由于项目的不确定性和资源使用的竞争性，很少有项目最终能够完完全全的按照原先预定的范围、时间和成本目标完成。成功的项目管理意味着同时实现这三个目标，并确保了项目的质量。3.3 BIDW项目团队组建一个BIDW项目的实施会涉及到企业、软件供应商、源系统厂商，有时还有咨询机构。因此BIDW项目团队的成员除了有公司的员工外，还有软件供应商、源系统厂商的专员，以及企业的最终用户，也有可能邀请资深的BIDW实施专家。需要补充强调的是，由于BIDW项目团队成员组成的复杂性，因此，BIDW项目团队成员间的协作、交流就显得更加重要。企业的员工往往与供应商的专员对许多问题的看法不太一致，因为他们的立场和角度不一样，因此进行深层次的协调和沟通。BIDW系统项目经理在BIDW项目管理中起着非常重要的作用，他是一个项目全面管理的核心和焦点。随着全球性竞争的加强和客户发展战略性合作需求的增长，对项目经理的要求也越来越高。项目经理的职责和工作性质决定了他必须具有一定的个人素质、良好的知识结构、丰富的工程经验、协调和组织能力以及良好的判断力。实践证明，任何一种能力的欠缺都会给项目带来影响，甚至导致项目的失败。4. BIDW项目管理分析BIDW项目的实施涉及管理职能的各个组成部分，必然会引起不同程度上的管理重组。在项目实施过程中，原有管理模式和管理系统的正常运转必然受到影响。作为典型的高风险项目，BIDW系统实施必须进行严格的项目管理。而项目管理的内容非常丰富，本文只是简单描述BIDW项目管理中几个重要的方面。4.1 需求确定对于BIDW项目来说需求确定是至关重要的。如果需求一开始就不明确，系统将面临不断的变动，导致工期滞后，成本倍增，并最终导致项目失败。只有对用户的要求有了一个非常清晰稳定的了解，需求确认才算完成了。BIDW的需求确定的内容很多，而且需要根据不同的BIDW解决方案，来确定相应的需求。4.2 项目计划在项目管理中，计划编制是最复杂的阶段，然后却最不受人重视。许多人对计划编制工作都抱有消极的态度，因为编制的计划常常没有用于促进实际行动。但是每一个成功的项目都必然有周密的项目计划。一个好的项目计划提供了项目的全景描述，是项目资助者、决策小组和项目团队全面了解项目内容的最好工具。项目计划本身具有稳定性和约束性，是实施项目控制的最有力标准和依据。计划可能随着项目深入而更新，但是任何计划上的改动都应当有严格的程序。在BIDW项目管理中，多处用到项目计划的内容。例如我们在确定BIDW范围时，需要制定范围计划编制和范围定义；在BIDW项目时间管理中，我们需要编制项目进度安排计划；在BIDW成本管理中，需要编制资源计划、成本估算和成本预算。4.3 项目控制控制是一个过程，用来衡量项目的方向、监控偏离计划的偏差，并采取纠正措施使进展与计划相匹配。项目控制对于确保一个BIDW项目沿着成功的轨迹推进非常重要。它在项目管理的各个阶段都发挥着重要的作用。比如，在项目范围管理中，有范围变革控制，此时的输出是范围变革；在项目时间管理中，主要的输出是进度计划更新；项目成本管理中，涉及到成本控制，输出的是质量更合理的成本估算。4.4 项目质量管理项目质量管理是一个很难界定的知识领域。不过目的很明确，就是确保项目满足它所应满足的需求。而BIDW项目质量管理往往是很多项目团队所不太重视的。目前国内很少听说在实施BIDW项目时，有严格的BIDW项目质量管理。因此在此我们只能借助于IT项目质量管理来尝试讨论CRM项目质量管理。BIDW项目质量管理包括三个主要过程：1) 质量计划编制。该步骤包括确认与项目有关的质量标准以及实现方式。将质量标准纳入项目设计是质量计划编制的重要组成部分。对于一个BIDW项目，质量标准可能包括允许系统升级与集成、为系统计划一个合理的客户响应时间、或确保产生统一的企业信息。2) 质量保证。该步骤包括对整体项目绩效进行预先的评估，以确保项目能够满足相关的质量标准。质量保证过程不仅要对项目的最终结果负责，而且还要对整个项目过程承担责任。高级管理层、BIDW项目经理应当带头强调项目团队在质量保证活动中发挥作用。而且项目团队首先应当以工作质量来保证项目质量。3) 质量控制。该步骤包括监控特定的项目结果，确保它们遵循了相关质量标准，并识别提高整体质量的途径。这个过程往往与质量管理所采用的工具和技术密切相关。例如质量控制图、统计抽样等。BIDW是典型的IT项目之一，只不过BIDW发展的时间还不长。企业在实施BIDW还没有能够严格按照项目管理的要求来执行。但是BIDW项目管理是一个持续改进的过程，经过一段时间的摸索，也一定会形成一个成熟的项目管理模式。5. BIDW项目实施5.1 实施前评估BIDW项目具体实施前需要评估公司现有的基础，看看BIDW项目的实施是否准备充分，下面这些问题不仅包括与项目经理相关的问题，也包括与企业准备充分与否的相关问题。1) 资金是否已经到位？如果企业仅是把BIDW停留在一种构想上，那么即使做出一个近乎完美的BIDW项目的整体规划，也毫无意义。2) 是否确定了企业的发展战略？以及相应的战略目标和战略实施计划？该问题主要用来检验企业对BIDW是否具有一个总体的长远规划，用它来作为BIDW实施的方向，只有确立了BIDW战略实施计划，才能确保不同阶段的BIDW项目的衔接性。3) 项目经理是否已经对实施步骤非常了解？项目经理的工作角色体现在定义并确认BIDW需求、管理项目的执行，并协助定义成功的标准。4) 项目团队是否已经定义好企业的BIDW需求？BIDW需求分析对于以后的实施工作及所实现的功能至关重要。需求分析需要项目团队和企业领导层、企业最终BI用户来共同完成。5) 是否已经建立了成功的标准？企业将怎样知道BIDW项目是否获得成功？这一点往往容易被忽略，其实它很重要，它是我们的对系统的评价依据。6) 企业是否已经确定哪些应用软件或系统，必须与BIDW产品进行集成？在BIDW选型时，应预先弄清楚其他企业系统对BIDW系统的影响，以及数据如何在公司各个系统间有效地传递，因此企业所选择的BIDW软件系统应当确保与企业其他系统间的集成性。5.2 BIDW项目实施方法在企业BIDW系统建设的过程中，逐步形成了一定的方法，如下图所示，在数据仓库循环迭代发展过程中，每一次数据仓库建设都分成3个阶段，即分析和规划、设计和实现、维护和增强。图2 数据仓库实施方法论分析和规划阶段要进行业务探索，其主要目的是了解、分析和确定在一个数据仓库建设周期中能帮助用户解决的关键业务问题，同时要进行详细的数据分析，即信息调研，解决用户提出的业务问题和业务需求所要的数据在哪儿、存储形式、数据粒度、更新频率、数据量和数据质量等。在需求调研和信息调研的基础上，结合企业业务进行逻辑数据建模工作，按照企业业务规则和流程将各种数据有机集成，最后给出数据仓库实施方案。设计与实现阶段则是根据前期的数据仓库实施方案进行设计、开发、测试、集成、部署等。体系结构设计是对数据仓库系统的总体描述，它从宏观和整体角度对数据仓库系统的各组成部分进行总体设计，并确定在设计过程中应遵循的总体原则。在总体设计的指导下还需要进行数据处理和应用开发的详细设计，以及物理数据的设计，然后进行开发和测试。其中，元数据管理是数据仓库建设中一个非常重要的过程，通过元数据管理，可以更好的帮助用户找到所需任何信息，更好的使用数据仓库。在数据仓库实现的最后阶段，要进行系统的集成和部署，从而使得数据仓库真正投入使用。维护和增强阶段主要是针对前期数据仓库系统部署、运行的情况对系统进行全面的评估，包括数据、应用、技术和管理4个方面。在评估的基础上，可能要求进行系统性能的调整，特别是随着用户数、数据量、应用的不断增加，还要对现有的逻辑数据模型和物理数据模型进行回顾和调整，确保模型能更好的包含新增加的需求和数