库存管理系统培训教程.ppt

易飞管理软件,存货管理子系统培训(INV),深圳咨询服务部,课 程 大 纲,一、系统主画面,二、与其他系统的关联,四、日常交易,五、月结作业流程,七、报表管理,三、基本信息创建,六、其他管理功能,系 统主画面,产品结构子系统,工单/委外 管理子系统,主生产排程系统,自动分录子系统,采购管理子系统,销售管理子系统,存货管理子系统,与其他系统的关联,基 本 信 息,设置共用参数,录入品号类别,录入品号信息,设置单据性质,录入品号条码,基本信息创建,1.设置共用参数,两种成本计算体系： 标准成本制： 1）品号.存货成本计价方式标准成本 实际成本制 1）品号.存货成本计价方式全月加权 2）品号.存货成本计价方式先进先出 3）品号.存货成本计价方式分批认定,设置品号信息默认核准状况,1.分类是将繁杂的事务按一定的标准逐次区分，作有系统的排列；料件种类繁多，而人的记忆有限，要治理繁杂必须分门别类化繁为简，然后才能提纲挈领依序处理；故分类是科学管理的开始。 2.本作业是针对设置共用参数中的四种商品分类方式，定义四种分类方式的细项分类。,基本信息创建,2.录入品号类别,基本信息创建,3.录入品号信息,1.编号应反应分类 2.编号应反应顺序 3.变动属性不应纳入编号原则 4.长短应适中（8-12 最佳) 5.避免有意义编号 6.避免使用中英文字母混合 7.避免使用特殊符号(., /,%,$,） 8.同类编号长度应要求一致 9.编号原则应有防错功能,-计算机编号基本原则,基本信息创建,3.录入品号信息,常为采购及销售的单位 如：螺丝，库存及BOM单位为PCS，采购时以包计， 每包500 PCS 故：库存单位：PCS 换算单位:BOX 换算率:1 BOX=500 PCS 录入交易单据时可选择以换算单位录入，但交易单 据审核时会将数量换算成库存单位下的数量影响库 存,基本信息创建,3.录入品号信息换算单位说明,在双单位制时，小单位字段方可以输入,假定:12支=1打 1.单一单位制需输入库存单位字段 1.5打 = 1 打 + 6 支 2.双单位制需输入库存单位字段及小单位字段 1.005打 = 1 打 + 5 支,基本信息创建,3.录入品号信息大小单位说明,基本信息创建,3.录入品号信息存货双单位说明,基本信息创建,3.录入品号信息采购单位和计价单位说明,某些品号库存单位和采购单位不一样，计价单位也可能不一样。 如铁棒可能库存单位是数量，采购单位是打，计价单位是公斤。 这时公用参数须设置“采购单位与计价单位不同”，录入采购单及进货单时默认的单位为“采购单位”，并且另外显示“计价单位”，而计价数量也为计价单位下的换算数量,下列性质的单据在输入时，遇到该品号其品名规格字段均可由使用者自行更改,1.报价单/客户订单/销货单 2.采购单/进货单/退货单 3.工单单/领退料单/生产入库单/委外进货单/委 外退货单 4.库存交易单据/调拨单,原则:该商品库存特性为零库存(不作库存管理),基本信息创建,3.录入品号信息更改品名规格,举例说明:,品号 品名 规格 110101 纸杯-粉色KITTY CAT 3.5CM,规格图案乃由客户指定，图案版费另计，报价时不含制版费用，而且不做库存品，客户要什么图案在报价单时决定.生产多余的商品直接赠与客户，完全不保留.,基本信息创建,3.录入品号信息更改品名规格,库存管理的意义：当品号有交易时要不要记录其进出信息 包含:数量及金额,服务性商品无须进行库存管理，如： 1.维修费用 2.运费 3.拆装费用,基本信息创建,3.录入品号信息库存管理说明,基本信息创建,3.录入品号信息最小用量、领用倍量,标准成本制： 标准成本法 实际成本制： 月加权平均 先进先出 分批认定,基本信息创建,3.录入品号信息成本计价方式,1.设置虚设件是为了使BOM表结构清晰化、模块化,降低信息量及增加输入效率。 2.遇到共享件设计变更时,可使更改幅度降低。 3.节省磁盘数据库的保存空间 EX: A W A B C D E F G B C D E F W G 由上例可知, W为虚设料件,原有BOM,现有BOM,基本信息创建,3.录入品号信息品号属性(虚设件),品号在BOM架构中的最低阶数。 用在计算MRP时展开BOM并控制退出的指针。 用在计算标准成本,计BOM阶次,并控制退出指针。 EX: 0阶 A 甲 1阶 B C 乙 丙 2阶 D E F 3阶 F G,在BOM系统做计算低阶码时算出F的最低阶次码为3,基本信息创建,3.录入品号信息低阶码,采购需求,可直接由库存量来判定。采购量应等于经济批量与补货倍量的最小联集 经济订购量：乃定义当库存低于补货点时，采购的批量，此量必须考虑到 常为一般成品的共享性材料，采购、进料、保存成本低，以订购点的库存管理方式为其采购政策 依每日平均耗用、采购周期、成本及前置时间而定义。,A B C D E H I,时间,存 量,订 购点,经济订购量,基本信息创建,3.录入品号信息补货政策(R:依补货点),生产或采购来自订单需求(或计划生产)当有订单时先检测库存数量及在途各种有效可用量，确实无法在时间点满足需求时，则透过MRP/LRP来生成补货计划，我们称此种料件为依需求补货。,A B C E D H I,3.录入品号信息补货政策(M:依需求补货),基本信息创建,此种品号为特殊的料件(在于补货时间点的定义),如下 例,此种时间推算称为MRP的理论逻辑。 在设LRP 件时必须注意LRP 的单阶用途料必须为尾阶 材料或者同为LRP件，否则LRP 的功能无法发挥。,A A 假设30日要出货前置5天 则B应于25日投入(工） B C D E 前置5天 则E应于20日入厂 E F,3.录入品号信息补货政策(L:依LRP需求补货),基本信息创建,品号的采购完全人工控管，一般为不架设在BOM内但需作库存管制品。如： 1.固定资产 2.文具用品 3.维修器件 4.模具 .,基本信息创建,3.录入品号信息补货政策(N:不须),固定前置天数:一般指公司内部固定准备时间，如开单、核准、检 验等。 变动前置天数:属于工作中心的加工时间或采购件在供应商制造 时间，如果此时间的设置会因量的不同而成正比的变化，请 于批量字段输入计量批量。 采购件:供应商从收到采购单至送货到厂所需要的天数。 制造件或委外件:工作中心从领料日至成品完成入库所需要的天 数。,基本信息创建,3.录入品号信息前置天数,1.逐批领料:当生产时，我们必须填写领用单，向仓库领料，仓库将依领料单数转交。 2.自动扣料:当领料无法对应具体产品的消耗，可以使用最终产品的生产数量来反推标准用量扣库存帐。 3.单独领料:品号的领用完全使用者自订，一般为非BOM 中的用料。,基本信息创建,3.录入品号信息领料码,基本信息创建,3.录入品号信息复制品号,复制品号时，新品号提供开窗查询品号编码原则，避免新建品号不遵循编码原则的状况,基本信息创建,3.录入品号信息品号核准状态,可以变更品号的核准状况，只有已核准状况的品号才允许被使用； 可以在设置进销存参数中设置品号的默认核准状况,4.设置单据性质,基本信息创建,单据一经设置请勿随意更改，交易类别将影响进耗存的统计，千万不得造成单据不同时区，所设置的交易类别不同,单据 单别 影响 更 新 更 新 更 新 影响成本码 对应科目 编号 名称 库存 入库日 出库日 盘点日 1101 其它入库单 Y 赋予成本结果 1102 其它出库单 Y 赋予成本结果 1103 零星领料 Y 赋予成本结果 制造费用 1104 零星退料 Y 赋予成本结果 制造费用 数量调整单 Y Y 赋予成本结果 盘盈损 1106 成本调整单 成本来源 1107 成本调整单 成本调整 1108 盘盈损单 Y 赋予成本结果 ,基本信息创建,4.设置单据性质-单别示范,单据 单别 影响 更 新 更 新 更 新 编号 名称 库存 入库日 出库日 盘点日 影响成本码 对方科目 1109 仓库报废单 Y 赋予成本结果 盘盈损 1120 赠品入库单 Y 赋予成本结果 无 1121 赠品出库单 Y 赋予成本结果 无 1122 工艺报废入 Y 赋予成本结果 无 1123 工艺报废出 Y 赋予成本结果 无 1130 期初开帐 Y 成本来源 制造费用 1201 调拨单 Y Y 赋予成本结果 无 ,基本信息创建,4.设置单据性质-单别示范,日 常 交 易,其他领料(费用领料)作业流程,其他退料(费用退料)作业流程,异常库存帐调整作业流程,库存成本调整作业流程-料工费合并,库存成本调整作业流程-料工费分离,录入库存交易单,录入成本开帐/调整单,录入调拨单,品号调拨流程,N,N,日常交易,1.其他领料(费用领料)作业流程,良品 退回仓库,日常交易,2.其他退料(费用退料)作业流程,日常交易,3.异常库存帐调整作业流程,日常交易,4. 库存成本调整作业流程-料工费合并,日常交易,5. 库存成本调整作业流程-料工费分离,N,N,日常交易,6. 品号调拨作业流程,凡非采购进货、退货，营业销售及销退，生产领料、退料、入库，委外进货退货、领料、退料的其它与库存相关的库存交易进出（盘营损单、零星领料单、零星退料单、报废单、成本调整单等），由本作业进行登录。,日常交易,7. 录入库存交易单,日常交易,8. 录入成本开帐/调整单,购买成本系统的期初库存开帐或成本调整时，可由此程序区分材料人工、制费、加工的成本。,日常交易,9. 录入调拨单,1.两个仓库间品号的移转，由本作业进行登录 2.转出仓库必须为单头工厂内的仓库；转入仓库可为不同工厂的仓库 3.不同仓库性质的仓库间不可相互调拨,月 结 作 业 流 程,月结流程,成本计算方式,重计现有库存,月底成本计价,自动调整库存,维护库存交易明细,维护品号每月统计,调整库存现行年月,月底存货结转,帐务冻结日期设置,帐务报表 检核,库存相关交易单据完整性检核,月底成本 计价作业,自动调整库存作业,交易单据确认 (成本调整单),月底结转作业,原因分析及信息修订,打印库存 相关报表,更新品号基本信息 更新库存交易明细 更新每月统计信息 更新交易单据信息,Y,N,.单据是否有未审核者 .进料、加工单价是否正确 .库存明细表数量及成本异常有无异常,月结作业流程,1. 月结流程,品号信息 库存数量 库存金额,更 新,库存交易单据 的单位成本,库存交易明细 单位成本,运算,品号信息 月初数量 月初金额,库存交易明细 影响成本码Y 库存数量 库存金额,品号信息 月初数量 月初金额,计算月加权 单价,影响成本码N,月结作业流程,3.成本计价方式-月加权成本制,让本月份耗用的单位成本一致化，本系统日常的交易，对于库存价值以移动平均计价，所以如果两次进货的进价不同，第一次进货后的领料单位成本，与第二次进货后的领料单位不同，为了让同一月份的领料单位成本一致，必须运行月底成本计价作业,月结作业流程,2.成本计价方式-月加权成本制意义,日期 类别 数量 单价 交易金额 库存金额 12/31 期末 100 2 200 01/05 进货 100 3 +300 500 01/10 领料 100 2.5 - 250 250 01/15 进货 100 1.5 + 150 400 01/16 领料 100 2.0 - 200 200,月加权平均单价 =(200+300+150)/(100+100+100)=2.1667,日期 类别 数量 单价 交易金额 库存金额 12/31 期末 100 2 01/05 进货 100 3 300 500 01/10 领料 100 2.1667 217 283 01/15 进货 100 1.5 150 433 01/16 领料 100 2.1667 217 216,月加权计算更新后,月结作业流程,2.成本计价方式-月加权成本制举例,5.重计现有库存,月结作业流程,执行时机： 1.发觉关帐年月以后，现行年月以前的某月月初库存数量及金额有误（品号月统计信息）。 2.发觉品号信息单头或单身的库存数量及金额有误时。,月结作业流程,6.月底成本计价,按照品号存货计价方式，计算品号当月份的存货出库成本， 并更新库存交易明细信息档及库存交易单据，并更 新品号信息的单头及单身库存金额及数量。,月结作业流程,7.自动调整库存,1.尾差调整：将库存数量为零，金额不为零的料件，生成一张成本调 整单于库存交易单据录入中，调整后（单据确认），相应料件库 存数量及金额均为零。 2.分库调整:将各库库存金额调整成成本计算后的成本金额 3. 先进先出品号参与调整：建议总仓核算机制下，先进先出/分批认 定（批内先进先出）核算的品号不参与调整。原因： 如果调整，产 生调整单，进而可能会影响存货计价的结果。,月结作业流程,8.月底存货结转,1.结算当月份的库存及统计当月的库存交易，生成品号现行年月交易统计信息。 2.运行后现行年月1 ，所有原现行年月的成本、库存相关的信息无法再进行修订。 3.应付帐款信息必须完成结帐（货款必须确定完成）。 4.所有的交易单据不可输入、取消审核或审核。 5.若有成本计算子系统，应配合成本系统进行信息结算,月结作业流程,9.维护库存交易明细,库存交易明细信息是由系统相关的单据审核而生成，原始单 据取消审核时明细信息同时被删除。,月结作业流程,10.维护品号每月统计,本作业的信息由月底存货结转生成，可查询品号每月各 库别、各种交易统计信息。属于系统汇总信息，信息有误 时，应透过批次作业中的重计现有库存来重算，不应直 接从数据库或本作业中进行调整。,对于先进先出/分批认定（批内 先进先出）品号可以查看入库 队列的结存数量/金额,月结作业流程,11.反月结-调整库存现行年月,从共用参数中提取出单独程序,便于权限划分,自动生成抽盘料件,盘点卡打印,盘点列表打印,录入盘点料件,月底成本计价,盘盈亏报表打印,盘点信息更新,盘盈损单审核,帐务调整完成,贴于料架上的凭证,工作分派重点,实盘信息补入作业,使盘盈亏金额的单价为当月的月加权或标准成本,计算机自动生成盘点单作库存调整,其他管理功能,4.库存盘点-盘点流程,其他管理功能,4.库存盘点-自动生成抽盘料件,将同样条件的品号库存信息,生成于录入盘点料件作业中,其他管理功能,4.库存盘点-录入盘点料件,盘点结算时会重新计算该品号仓库该盘点日期时点的账面数量,其他管理功能,4.库存盘点-自动生成盘点料件,当实盘后,以盘盈亏报表查询发觉账面数量及实盘数量生成差异时,必须生成盘点调整单 (盘盈盘亏单) 来调整库存账面量,本作业目的就是自动生成盘盈亏调整单.,其他管理功能,5.不合格品管理-自动生成报废单,1.来源为：进货单委外进货单生产入库单转移单转移入库单 2.批次运行成功后，产生报废单，同时相应单据的单身上的报废码会被更新为Y,其他管理功能,5.不合格品管理-录入报废单,可手工录入报废单，也可由批次作业整批生成,其他管理功能,5.不合格品管理-录入销毁单,来源可以是复制报废单而来,5.盘点盈亏明细表 打印批号料件账面量与实际盘点量的对比,以作盈亏统计 6.盘点料件库存异常表 针对盘点中的品号,从库存明细表的角度,来检视账面数量是不是与库存明细表的数量相符 7.品号信息异常检测表 录入品号信息信息字段录入的完整性检查 8.批号库存异常检测表 针对品号属于批号管理者,其于录入批号信息中各批号库存结余总计,不等于录入品号信息的各库存余额者,将品号明细信息打印出