票据登记表格填写说明.docx

回票登记表填写说明1、 各助理填写各区/部门回票登记表（此表不包含工程项目费用登记，工程项目单独填表），要求每个人的票据要及时报销，最迟不能超过一个月，具体财务制度里面会有规定。2、 大区/部门寄回来的发票必须是贴好的（按要求贴好，不合格发票退回给交票人重新粘贴），助理对票据进行初审登记，每张报销单登记一行（便于以后核对）。3、 所属部门写相关人员的分类，一般分业务、技术推广、部门助理、工程人员、研发、监测、人事行政、物流、宣传等（工程人员平时出差，不属于项目上的支出，也填在此表）。4、 回票日期指实际收到票据的日期，寄回总部日期指票据整理初审登记后寄回总部的日期。5、 不同部门之间的调派，产生的费用在所属部门处填上调派部门。如工程部人员临时接受监测部门的工作安排，他虽然属于工程部，但产生的费用属于监测部门的费用，在所属部门处填上监测部，并加上备注说明。此种情况一般比较少，一般部门/大区人员产生的费用都属于本大区/部门的费用。6、 出差住宿费指出差所产生的住宿费。参加会议而发生的住宿费填在后面的会务住宿费那一项。住宿费的报销标准参照财务制度，超额的不能报销。在报销单上需按实际能报销的金额填写。7、 交通费一般包括出租车票、火车票、汽车票、公交地铁票、购票手续费、退票手续费、车船票、机票等，为避免大家混淆，而且方便以后对账和备查，现统一规定按明细填写。8、 汽车费用包括汽油费、过路费、停车票、汽车年票、汽车保养、汽车维修、洗车费、汽车违章、汽车滞纳金等。注意汽车违章指因为工作原因而客观产生的违章费才能在公司报销，而且只能报销2/3（各区/各部门助理审核时就需区分清楚是否能报销而且报销只能报销2/3，不能全部金额都写上然后寄回总部），因个人原因产生的汽车违章公司不予报销。汽车滞纳金也要分情况，因工作而客观产生的滞纳金才能在公司报销，因个人原因产生的滞纳金不予在公司报销。9、 租车费需备注说明时间段，如租车费500元，在备注里注明时间2012.03.06-2012.03.10。10、 招待费是指招待客户而产生的招待费，不包括会务产生的招待费。会务产生的招待费归入会务-招待费里面。11、 礼品费指送给客户的礼品费，并且要备注说明是什么物品，如烟、酒。不包括会务产生的礼品费，会务产生的礼品费归入会务-礼品费里面。12、 运费指收发货、寄发票产生的运费。13、 办公用品指购买的低值易耗品，如笔、胶水等，填报销单时可按实际内容填写，填此表格时归到办公用品这一项，并在备注里注明是什么物品。14、 办公-书籍费指办公需要购买书籍而产生的费用。15、 办公-网络使用费指办公场所的网络费用。16、 办公-固定电话费指办公场所的固定电话费用。17、 办公-水电费指办公场所的水电费用。18、 办公-取暖费指办公场所产生的取暖费用，一般大区没有此项费用，有产生并符合报销条件的可填在此项。19、 办公-管理费用指办公场所的管理费用。20、 办公-饮用水指办公场所的饮用水费用。21、 办公-印名片指大区/部门内人员印名片而产生的费用。22、 办公-打印装订费指投标等工作原因而产生的打印装订费。23、 办公-电脑维修费指维修办公电脑而产生的费用。24、 办公-其他指以上不能涵盖的内容，但属于办公产生的费用，填报销单时可按实际内容填写，填此表格时归到办公-其他里，并在备注里注明是什么内容。25、 广告宣传费指广告制作、投放费用、宣传用品等，填报销单时可根据实际内容填写，填表格时归到广告宣传费，并备注说明是什么内容。26、 设备购置费指购买打印机等一些设备，填报销单时根据实际内容填写，填此表格时归到设备购置费，并备注说明是什么内容。27、 会务-住宿费指由于参加会议而产生的住宿费。28、 会务-招待费指由于会议而产生的招待费。29、 会务-礼品费指由于会议而产生的礼品费。30、 会务-交通费指由于参加会议而产生的交通费。31、 会务-场所费指租用会务场所而产生的费用。32、 会务-培训费指组织会议聘请相关人员作培训而产生的费用。33、 会务-其他指以上几项不能涵盖的内容，但是因为会务而产生的，填写报销单时根据实际内容填写，填此表格时归到会务费-其他里，并备注说明是什么内容。34、 开发费指开发需要而购买的一些小配件，小材料，一般是研发部门才有此项费用。填写报销单时根据实际内容填写，填此表格时归到开发费里，并备注说明是什么内容。35、 房租费指各区/各部门房租费用（包括办公和宿舍的），在备注里面注明缴纳房租的时间段。36、 房租中介费指租用房子而产生的中介费用。37、 房租押金费指缴纳房租的押金，备注说明是办公区/宿舍区的押金，并注明押金到期日。38、 房租-其他指以上几项不能涵盖的内容，但是租房而产生的，填写报销单时根据实际内容填写，填此表格时归到房租-其他里，并备注说明是什么内容。39、 取款手续费指由于工作原因而产生的异地手续费。40、 以上所有不能涵盖的内容，填写报销单时根据实际内容填写，填此表格时归到其他这一项里面，并备注说明是什么内容。退票登记表填写说明1、 退票登记表填写主要是为了备查，以后区域/部门人员想查询发票是否已报销、哪些不能报销时先到助理处查询。做好退票登记表能随时查询区域内人员票据上交的情况，所以这个表要详细做好记录。2、 所属部门写相关人员的分类，一般分业务、技术推广、部门助理、工程人员、研发、监测、人事行政、物流、宣传等（工程人员平时出差，不属于项目上的支出，也填在此表）。3、 退票原因，票据不合格时，会在票据上面注明退票原因。一般退票的原因包括背书不清、假票、不能报销、发票开错，需找替票等原因。助理在收到票据时需做好登记。4、 收到退票日期指实际收到总部退回去的日期。5、 其他各分项填写明细同回票登记表。6、 助理在初步审核时要认真严格，不合格的发票第一时间让交票人改正，初审合格后才寄往总部，尽量减少总部退票的几率。退票整理表填写说明1、 退回去整理的发票要区分新票，不能跟其他第一次交的票混淆。由于这些票据已经经过总部审核后不合格才退回的，时间上要求尽快整理好寄回，另外这些票据一般是假票或发票开错，需整理好后附上原退票一起寄回来。重新整理后寄回来的替票需用信封或其他东西单独装好并备注说明是整理后的退票。2、 原退票原因，需备注说明总部