创新合同管理模式实现采购有效控制.docx

创新合同管理模式 实现采购有效控制内容提要：合同管理是企业管理中一项重要工作，不仅为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力，还可以防范经营风险，维护企业的权益、信誉和形象。本文从合同管理中存在的问题入手，深刻阐述了创新合同管理模式，实现采购有效控制的内涵和成果以及成果创新点等内容。关键词：创新 合同管理模式 采购 控制一、创新合同管理模式 实现采购有效控制的背景合同管理是企业管理中一项重要工作，不仅为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力，还可以防范经营风险，维护企业的权益、信誉和形象。酒钢集团公司根据合同管理的实际情况，在采购服务合同的管理上，大胆创新，实行新的管理模式，不断加强采购服务合同管理工作的力度，采取集中管理、优化流程、采用信息化技术等多项措施，有效地控制了风险并带来了较大的经济效益。经过近1年多的努力，集团公司合同管理工作在规范化、标准化、信息化方面，取得了明显的成效。随着集团公司的发展壮大，合同种类繁多、数量巨大，由于管理模式和制度的不规范和不健全，使得合同管理存在疏漏和不畅，存在许多问题。1、存在的主要问题（1）合同管理的模式问题。几年来，集团公司的采购服务合同管理模式采用的是法律事务管理部门统一归口管理和合同承办部门分级管理的模式。法律事务管理部门作为合同的管理部门，对合同的签订和履行负有规范、监督、检查和指导的职责。但实际情况是公司的合同管理并没有实现真正的合同归口管理，仅审查合同文本的合法合规性，无法掌握合同履约情况，法律事务管理部门、业务部门、相关职能部门之间缺乏有效的沟通机制，合同管理模式粗放，合同的产生以会签代替了管理、监控和合同的责任主体。合同文本和合同编号随意性较大，不利于合同文本的归档和查询，合同归口管理部门缺少合同台帐和履行资料。另外，还存在业务部门对合同的订立、履行和执行的全过程所应担负责任的认识误区，甚至个别观点认为法律事务管理部门应负合同的全部责任，合同纠纷时有发生。这些情况都不利于合同的日常规范管理及责任人制度的建立。（2）合同管理的制度问题。建立合理的合同管理制度是合同管理规范化、制度化、效率化的前提和基础。而集团公司在合同管理制度上存在问题，适用性和有效性差，不健全，缺少有效的合同责任人制度、监督及奖惩措施等。合同管理制度应包含合同责任单位制度、审批制度、审查制度、监督和检查制度等。通过建立合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、审核、生效、履行、纠纷处理和考核都处于有效的控制状态。（3）合同管理分散，缺乏监督机制和信息化管控。集团公司采购服务合同管理各自为政，缺乏集中统一的控制。实施了ERP后，采购的一部分合同在信息系统中管理，大部分在信息系统外，不统一，签订前采用会签进行评审。但随着合同的数量和类型的不断增长，合同审查的效率过低和质量不高，运行效率低下，责任主体不清。（4）先履行义务和干活，没有正式书面合同，双方的权利义务不明确，后补合同，法律风险极为严重。合同文本缺乏标准，内容不够严谨，不准确，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议。合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞，常见漏掉的往往是违约责任和纠纷处理。有些合同只讲好话，不讲丑话，只讲正面的，不讲反面的，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。（5）合同管理组织机构不完善，履约控制效果差。集团公司基本上没有把合同管理纳入经营管理之中，没有建立相应的专职合同管理机构。合同签订的责任人认为“合同一签就完事”，没有专人来做履行监控或只是流于形式，不利于合同管理制度的建立和完善。在履约当中，对于遇到的不可抗力、情势变更、商业风险时，管理者不能与业务职能部门进行沟通协调，在合同的履行、变更或解除、终止过程中，缺乏有效的合同履行跟踪、监督和控制机制。2、要实现的目标随着集团公司业务的发展和经营管理的需要，必须降低成本费用，防范企业经营风险，必须对现有的合同管理进行创新。要实现3个目标：（1）实现采购服务合同签订前的公平公正的交易；（2）实现合同的统一集中管理，建立合同管理的监督控制和统一的合同归档机制；（3）实现采购服务合同管理的信息化、 标准化，提高合同运行效率。二、创新合同管理模式 实现采购有效控制的内涵与做法实行集中统一的归口管理和信息化的发挥是采购服务合同创新管理的飞跃。集中统一能够实现合同的统一标准、制度、流程和监控，合同的信息化管理能够实现效率的大幅度提高，便于控制、统计、查询。具体做法如下：1、建立合理、有效、新的合同管理模式和专门的合同管理机构，明确采购服务合同管理制度和流程，实现集中和信息化管理在企业管理信息部成立合同管理科统一归口管理，按照新的模式和流程进行控制。合同科作为合同的统一管理部门，对合同签订前负有审核、打印、盖章、归档、监督、检查和指导的责任。合同单位（主要有供销、工程、维修、劳务等）负责本单位的合同前的谈判、进入交易中心的招议标、合同起草、签订和履行，是合同的责任主体。合同单位和管控部门各司其职、各负其责的管理模式，形成完善的合同管理体系。对采购服务合同所涉及的范围、种类、制度、流程、合同专用章、合同文本进行了梳理，确定合同管理的整体思路和审核、打印、盖章、归档的方法。对集团公司、宏兴公司、分公司在原燃料、设备备件、材料、运输、维修、技术、劳务、工程建设等方面所有合同进行统一管理，统一审核和控制，集中合同的打印、盖章、归档工作。对采购服务合同的管理全部纳入到SAP和OA系统中进行信息化运作控制，实现对合同全过程的电子化闭环管理。通过信息化手段，保障了合同管理的动态实时监控，提高了合同管理工作的精确化和集约化水平。为明确标准合同与非标准合同，确定标准合同文本，实现在信息系统合同签订前的流程审核审批，杜绝会签时间过长和职责不清的现象，先后制定了合同管理办法、授权管理办法、供方管理办法、采购交易运行管理细则等管理制度。这一系列制度的建立和完善，明确了合同管理的内容、职责、流程等，将合同管理工作纳入了制度化轨道，统一管理法定代表人授权委托书和公证事宜，规范了各类合同的审批流程和审批权限，从流程上控制了合同的签订、生效。 开展整顿和规范并逐步使集团公司采购服务的业务全部进入酒钢的交易中心进行操作，将供应商的资信纳入到信息系统进行管理，使集团公司具备了对所有采购服务合同的管理和控制，跟原先相比减少了原合同审批的过多环节、责任主体不清、会签运行效率低下等各种问题。2、认真而有效地开展合同的监督审核、打印、用印和归档工作讲究工作效率和限时办结，熟知公司合同管理制度中标准合同和非标准合同的内涵，熟知SAP和OA两系统中合同的流程和涉及范围。在合同审核的过程中，严格审查合同当事人的主体资格、资信情况和履约能力，由法律事务管理部门进行管理。确保合同应具备的条款齐全、准确，确保文字表述确切无误，避免条款之间的矛盾性，加强对合同变更、补充的管理。针对代储合同不规范和存在的问题，重新修订了代储合同文本和提出了相关管理要求。积极协助合同签订单位依法签订合同，参加重大合同的起草与审核工作。截止2010年12月，近1年半的时间里，共计审核各类合同19645份，涉及公司采购服务的方方面面，没有发生延误公司合同的现象和产生法律纠纷。3、正确合理使用合同章，强化合同的授权管理，杜绝违法行为加强对合同专用章的集中管理，对原集团公司、宏兴公司、宏晟电热公司、分公司、吉瑞再生资源开发公司所使用的合同章进行了全面清理，共计收缴合同专用章23枚。新启用集团公司、宏兴公司合同专用章，对原合同专用章的30枚进行了废止，禁止使用行政章替代合同章进行签订合同。改变原合同授权的管理方式，由合同管理科统一办理合同授权的法人委托书，并采用更加严肃认真的公开方式由董事长进行授权，两年颁发合同授权牌110个，并新制定了集团公司授权管理办法，有效地保证了签订合同的合法性。4、开展对分、子公司合同管理的检查和规范工作为了加强分、子公司合同管理的规范性，根据集团公司对合同管理的情况，对西部重工、酒钢医院、德力源公司、贵友物业公司、宏达公司、耐材公司、冶金建设公司、宏晟电热公司等分、子公司合同管理工作进行了检查和规范。通过检查和沟通，及时掌握了分、子公司合同管理的情况和提出管理要求，又对集团公司合同管理的整体思路产生新的想法。同时，坚持走访制度，及时了解公司生产经营方面的信息，以合同监管为契机，加大合同检查监管力度，重点加强对原燃料和工程建设合同的监管。5、修订标准合同文本，进一步完善管理要求，扩大SAP系统的合同管理范围为提高合同管理效率，积极推行合同管理的标准化、信息化，根据原采购合同标准文本所使用的情况，开展对采购标准合同文本的修订工作，将原来的47个修订为19个，使标准合同文本极大的精简且内容更加规范、合理。根据业务管理的需要，将集团公司和宏兴公司的有关维修、劳务、工程建设和有关专项合同纳入到SAP系统进行管理，既丰富了合同管理的内容，又极大的规范了集团公司这方面的核算和统计管理工作。6、提高合同管理人员素质加强合同管理部门和合同管理人员的培训，提高全员的合同管理意识，产生“业务未动、法律先行”的全局观念。通过学习培训，使得合同管理人员都能掌握基本法律知识和审核技巧。三、创新合同管理模式 实现采购有效控制取得的效果1、实现了集团公司对采购服务合同的集中有效管理，所签订合同的采购服务费用大大降低，年节约费用达亿元。2、实现了对采购服务合同的有效管理和监控机制。 3、实现了信息化管理，合同运行效率大大提高，简洁明了。4、有效的提高了合同单位和承办人的责任意识和业务素质。四、创新合同管理模式 实现采购有效控制成果创新点1、集中管理和控制采购服务合同，使企业的对外支付费用大大降低。能够让采购服务合同的各相关部门和人员共同参与，合同的责任主体和监督控制主体明确，实现合同全过程的有效管理。2、充分利用信息技术的特点和管理作用，实现效率和管理的大幅度提高。3、对采购服务合同管理提出了以合同事前防范、事中控制为主