标书制作作业指导书.doc

标书制作作业指导书ACEWAY-QC-0522标书制作作业指导书1 目的通过编制标书制作的作业指导流程，明确标书制作过程中的职责，确保每一份标书能满足客户要求及市场需求，确保每一份标书在技术上的可行性、针对性和先进性，确保每一份标书的方案建议、系统配置及商务报价的合理性。使我公司为用户提供的标书规范化。2 适用范围适用于公司所有项目标书的申请、分解、设计、评审、制作和管理的全过程。3 职责3.1 营销中心指定标书的总负责人。总负责人对标书进行总审。行业总监对本行业内标书的商务报价部分进行审核。3.2 销售人员负责提供详细的客户需求与背景资料，及与客户商讨确定标书商务条款。同供应商的协商提供代理资质证明。负责商务报价部分的制作。市场销售人员可任标书的总负责人。3.3 市场助理根据标书需求负责提交售前技术支持登记表，负责组织标书分解会。依据标书要求拟制公司简介、授权委托书，准备相应的资质文件。负责收集标书各部分的电子文件进行组合排版、印刷、装订、用印工作。协助市场销售人员进行小签。3.4 产品中心技术助理负责售前技术支持登记表的处理，并负责向营销中心解释标书的技术部分在制作过程中出现的问题及延期原因。标书制作完毕以后的收档和传递。3.5 售前支持部门负责在限定时间内制作标书的方案建议书、技术应答、配置和建议报价等，对制作过程中出现的问题填写问题记录表或工作协调单进行协调处理。部门经理负责对本部门提供的标书内容进行评审。3.6 技术产品委员会负责对标书的技术部分进行总审。3.7 项目管理部售前项目主管负责监督标书制作任务的执行情况。3.8 对于项目招投标的前期准备，请项目管理部负责基本资料和资质的准备并对投标后公司内部相关人员对投标文件进行自查，以便加速客户澄清的反应时间和及时了解投标文件中可能存在的问题，有项目管理部对招投标文件过程给出标准流程；4 工作流程说明4.1 标书分解4.1.1 市场助理接到市场销售人员提出的标书制作请求后，协助销售人员填写售前技术支持登记表发送至相关部门同时抄送项目管理部。组织标书制作的参与部门召开标书分解会，根据标书要求进行任务分解。填写标书分解评审记录表。4.1.2 标书制作的一般内容、制作责任部门或责任人及审核人：l 公司简介：市场助理负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 资质文件：市场助理负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 授权委托书：市场助理负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 成功案例：产品中心相关工程师负责提供案例信息，市场助理配合收集相关资料，产品中心部门经理及销售人员审核，标书总负责人终审。l 代理资质证明：销售人员、产品中心、商务部配合完成，标书总负责人审核。l 方案建议书：产品中心相关工程师负责，部门经理审核，技术产品委员会及标书总负责人共同终审。l 技术应答：产品中心相关工程师负责，部门经理审核，技术产品委员会及标书总负责人共同终审。l 配置：产品中心相关工程师负责，部门经理审核，技术产品委员会终审。l 商务应答：商务部相关商务主管负责，产品中心、销售人员协助，商务 部经理审核，销售人员调整及确认，标书总负责人终审。l 商务报价：销售人员负责，产品中心、商务部协助，行业总监审核。营销中心副总裁终审，对于重点项目还需请执行总裁确认。l 组合排版：市场助理负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 印刷装订：市场助理负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 用印：市场助理负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 小签：销售人员负责，市场助理配合，标书总负责人审核。l 刻件：销售人员负责，市场助理配合，标书总负责人审核。4.2 标书制作4.2.1 各部门开始制作标书时，须查阅售前技术支持登记表是否提供了必要的用户需求与背景资料，如不完全马上与有关销售人员或通过销售人员与局方联系，取得较完全的用户需求资料。如需查明我公司以前是否为该地区任何单位、任何项目做过方案或报价，可向产品中心技术助理查询。4.2.2 产品中心相关工程师根据客户需求设计技术方案，并参考“标准建议书范本”、“标准报价范本”作出相应的方案建议书、配置报价清单。4.2.2.1 “标准建议书范本”应至少包含前言、业务功能、模块结构、网络结构、各主要系统功能的实现、计费和结算、后台管理、联网及漫游、性能指标等内容；“标准报价范本”包含我公司各主要产品报价明细的总集合。4.2.2.2 “标准范本”都是经过各相关部门审核通过的，其维护和管理由技术管理部技术助理负责。如对范本有修改，需记录下修改内容，由技术总监签字认可后方能修改，并保留此修改记录。4.2.2.3 “标准范本”应定期交产品中心、营销中心、商务部等相关部门评审，并签署意见。“标准建议书范本”评审周期为三个月，“标准报价范本”评审周期为一个月。4.2.2.4 技术管理部技术助理定期把“标准范本”及相应电子文件存入售前支持部文档库，相关人员需要使用“标准范本”时只需从文档库获得此文件，不必另外申请。4.2.3 各部门在制作过程中如遇到问题可直接向相关部门的标书参与人咨询或上报主管，确实无法解决的问题，填写问题记录表，由主管签署意见交项目管理部协调解决，同时问题提出人也负责跟踪问题解决情况，并继续完成标书制作任务。4.2.4 各部门应及时通报标书制作情况及延迟完成原因，项目管理部及时登记并进行跟催。4.3 标书审核4.3.1 审核要点：4.3.1.1 商务方面：l 到货能力能否保证l 到货时间能否满足用户要求l 回款时间和比例是否合理l 毛利率是否合理l 产品保修期是否合理l 双方责任是否合理l 其他特殊条款4.3.1.2 法务方面：l 标书主体是否合格l 标书标的的名称、规格、数量、价格、质量标准、外包装要求等是否明确及整个标书中的有关约定是否一致l 标书中货物的交付时间、地点是否明确l 标书中有关运费、保险费的负担是否明确、合理l 标书中货物风险、所有权转移的约定是否合理l 付款期限及金额是否明确，付款条件是否合理l 货物验收的期限、内容、标准以及相关责任是否明确、合理l 货物的保修条款是否明确、合理，与供应商给我方的承诺间是否存在Gapl 培训及其他售后服务是否明确、合理l 违约责任是否对等、合理，对方的主要义务是否有违约责任条款约束，我方违约责任中是否含有间接损失、是否定有上限l 争议解决及法律适用条款是否合理或对我方有利l 有关标书中解除、变更、补充等的约定是否合理l 附件是否齐备，正文、附件约定是否保持一致l 标书内容是否违反相关法律法规，是否存在重大误解或显示公平l 标书的签字盖章是否有效l 标书的文字表述是否存有歧义或无法理解l 除以上项目外的其他法律风险4.3.1.3 技术方面：l 第三方应用软件n 所需要的硬件环境，是否需要费用n 所需要的系统软件环境，是否需要费用（如果系统软件是自由软件，由谁负责维护？硬软件环境由谁提供？）n 是否涉及到第三方对软件的改造（如果涉及到第三方对软件的改造，是否已和第三方确认）n 软件升级和维护是否为免费n 验收安排是否和客户确认n 付款方式是否和（我方与客户方的）合同一致，符合背对背的要求n 技术方案是否和（我方与客户方的）合同一致，符合背对背的要求l 维护时间n 标书中正文、产品清单及（我方与客户方的）合同免费维护期是否一致l 主机、硬件、网络等n 是否满足客户技术要求n 设备列表是否完整，与客户技术要求及技术方案保持一致4.3.1.4 总审：l 标书是否能够满足客户所提需求。l 标书条款文字是否通顺，言之成理。l 所提供的附带文件是否齐全。l 公司技术上是否能够支持。l 设备配置、软件配备是否合理。l 价格复核是否正确无误。4.3.2 各部门制作完成的标书初稿应针对审核要点进行自行检查，之后再连同标书分解评审记录表一同交相应的审核人或终审人进行审核。审核人也需依据标书要求及审核要点对标书进行审核，并在标书分解评审记录表中记录审核意见。若审核人外出，则指定临时审核人审核或以电话评审方式进行审核。若审核通不过，提出修改意见后，交回相应的标书负责人修改，再照以上步骤进行。4.3.3 标书总负责人负责标书的最终总审工作。对于重点项目还需请执行总裁确认。4.4 排版、装订、归档4.4.1 审核通过后，各部门应在第一时间把标书的电子文档和标书分解评审记录表一同交到市场助理进行组合排版，市场助理根据标书的重要级别进行印刷装订。4.4.1.1 标书排版格式参见标书及技术资料排版格式说明4.4.1.2 标书印刷及装订要求参见资料印刷及装订作业指导书4.4.2 市场助理最后将封装好的标书按照销售人员的要求传真或特快专递给相应人员或根据销售人员要求以E-mail的形式发送出去，并做好登记。发出的标书应保证质量，要满足销售人员及客户的需求。4.4.3 市场助理负责把标书最终的电子版和签署完成的标书分解评审记录表一同交技术管理部技术助理归档。并在售前技术支持登记表中登记标书完成时间及情况，交项目管理部闭环此表。4.5 自查澄清4.5.1 标书提交客户后，参与制作标书的相关人员立即对所投标书进行自查，以便加速客户澄清的反应时间和及时了解投标文件中可能存在的问题。4.5.2 自查时应根据审核要点及该份标书的制作要求进行。5 相关支持性文件5.1 版本标识作业指导书QC-01145.2 售前技术支持管理作业指导书QC-05015.3 标书及技术资料排版格式说明QC-01165.4 资料印刷及装订作业指导书QC-01176 质量记录6.1 售前技术支持登记表QF-05-036.2 售前技术支持需求变更