租务管理流程文档.docx

租务管理流程1. 目的建立商户管理档案，规范商户进、退场管理流程及日常经营管理工作。保证租务管理工作的有序开展。2. 适用范围适用于公司所开发项目的商业项目中商户的进场、退场管理及日常租务管理工作。3. 术语和定义3.1 商户管理档案：建立商场商户从进场到退场全过程完整的信息资料。3.2 日常管理工作：租务日常管理工作主要包括(租金收缴、市场调研、销售分析、销售稽查、品牌调整、证照办理等相关工作)。4. 职责4.1 商业经营部（运营线）4.1.1 负责编制商业项目运营管理方案；4.1.2 负责接收商业经营部（招商线）移交的客户资料、建立客户档案；4.1.3 负责商户入住装修、运营管理、退场、费用核算等工作。4.2 商业经营部（招商线）4.2.1 负责移交商户资料；4.2.2 负责审核商户装修效果图；4.2.3 负责合同续约谈判。4.3 相关部门4.3.1 工程管理部负责装修施工图的审核工作；4.3.2 物业公司、财务管理部负责商户退场费用的审核工作。4.4 分管领导/总经理4.4.1 负责运营管理方案、装修方案、续租、退租与相关费用的审核审批工作，详见权责手册中的要求。5. 工作程序5.1 商户入住阶段5.1.1 商业运营管理方案5.1.1.1 商业经营部（运营线）编制商业项目运营管理方案，报相关部门审核审批，详见权责手册A8-4.1。5.1.2 建立商户档案5.1.2.1 商业经营部（招商线）和商户签署正式租赁合同后，将前期相关资料移交商业经营部（运营线），进行合同重要事项交底，建立商户档案。5.1.3 商户收铺、进场施工前准备5.1.3.1 商业经营部（运营线）根据已建立的商户档案，制作商铺交接通知单及相关收铺文件，并于合同规定的交付日期限前15天向商户发出商铺交接通知单及相关收铺文件，包括进场装修须知、租户装修缴款通知单、承租方应提交的装修设计图纸明细及相关要求、装修图纸报审表、装修授权委托书、燃气安全责任书、装修现场消防安全责任书、装修管理责任书、装修工程保证书、开工申报单、现场管理承诺书等。5.1.4 商户办理收铺手续5.1.4.1 商户凭商铺交接通知单及具法律效力的有效证件和相关文件前来办理收铺。5.1.4.2 商业经营部（运营线）根据商户收铺递交资料审核表核对并回收商户递交的收铺文件（见5.1.3.1所列），并确认相关费用已经缴付后，为商户办理收铺。5.1.4.3 进行收铺移交时，商业经营部（运营线）应和商户共同填制商户进场能源读数确认表商铺交接确认单。5.1.5 商户装修与开业/入驻5.1.5.1 对首批进场商户，商业经营部（运营线）组织首次营运及装修协调会，统一明确入场装修安排；对非首批进场商户，商业经营部（运营线）单独接洽，明确入场装修安排。5.1.5.2 商户向商业经营部（运营线）提交装修方案，并附上详细装修施工图纸。商业经营部（运营线）组织相关部门对装修方案进行审核：设计管理部（大的煤气、水电、结构变动）/物业公司、工程管理部负责审核装修方案及图纸，商业经营部（策划线）负责方案效果图部分审核。5.1.5.3 装修方案通过公司内部审核后（详见权责手册A8-5.6），商业经营部（运营线）将相关意见反馈商户。商户选择装修施工单位，并将施工单位资质证书（三级以上）、营业执照、安工保险办理情况、临时用水用电申请等递交商业经营部（运营线）审核。5.1.5.4 审核通过后，商场物业管理处为施工单位发放施工许可证、动火许可证，并向商户收取施工押金、出入证押金、垃圾清理费等费用。5.1.5.5 商户进行装修期间，商业经营部（运营线）履行过程监管职能。5.1.5.6 装修验收、安检通过，商户正式开业。5.1.5.7 错过统一装修时间的首批入住商户和非首次招租商户若要在营业时间实施装修，需额外提交营业时间装修申请单，经商场物业管理处审核，商业经营部负责人审批通过后方可实施装修。5.2 租务管理阶段5.2.1 合同正常终止5.2.1.1 商户租赁合同到期前2个月（具体按合同约定执行），商业经营部（运营线）根据招商管理流程要求判断是否与其续租，若我方有续租意向，则由商业经营部（运营线）向商户发放租约到期提示单，征询其续约意向，根据需要经洽谈形成新的租赁合同，并按权责手册A8-5.1要求进行审批；若我方无续租意向，应提前和商户沟通，达成一致后按照退租处理。5.2.1.2 商户或我方若无续租意向，则由商业经营部（运营线）制定退场方案，按权责手册A8-5.2、5.3进行审批，通过后由商业经营部（运营线）与商户共同进行费用核算（包括但不限于租赁保证金、管理费押金、物业损坏赔偿费、委托恢复装修费等），拟定商户退场费用结算单并报物业公司、财务管理部审核，公司相关领导审批，详见权责手册A8-5.7。5.2.1.3 费用审批通过后，由商业经营部（运营线）向商户发放退场通知单，商户办理相关手续并交纳相关费用后进行场地的恢复装修。5.2.1.4 空置场地的恢复装修由商户负责，商业经营部（运营线）负责监督。5.2.1.5 商业经营部（运营线）监督商户人员和货品的退场，确保其他商户的正常经营秩序不受影响。5.2.2 合同非正常终止5.2.2.1 租赁合同执行过程中，合同非正常终止的情形包括但不限于：1) 若商户擅自变更经营范围、货品类型，或擅自进行装修工作、场所改造，或严重不遵守我方统一经营管理要求，达到合同规定之情形与次数，我方可主动终止租赁合同。2) 若商户经营策略、资金状况等发生重大改变，且符合双方合同约定条件，可提出提前结束合同申请。3) 因各种不可抗拒力影响（包括但不限于：战争、自然灾害等），双方合作无法维继时，可提前终止合同。5.2.2.2 发生合同非正常终止情形时，商业经营部（运营线）接洽商户，双方在充分沟通的基础上共同商定退场方案、进行相关费用核算（包括但不限于租赁保证金、管理费押金、违约赔偿金、物业损坏赔偿费、委托恢复装修费等），详见权责手册A8-5.2、5.3、5.7中的要求。5.2.2.3 其后商业经营部（运营线）负责和商户办理合同提前终止事宜，按权责手册完成审核/审批后向商户发放退场通知单，商户办理相关手续并交纳相关费用后，商业经营部（运营线）负责监督商户进行空置场地的恢复装修。5.2.2.4 商业经营部（运营线）监督商户人员和货品的退场，确保其他商户的正常经营秩序不受影响。5.2.3 空置场地恢复装修5.2.3.1 商户退场前，商业经营部（运营线）负责和商户沟通，商洽恢复装修事宜。5.2.3.2 若商户自行恢复装修，商业经营部（运营线）负责过程监督并组织验收；若商户委托我方恢复装修，则由双方估算委托恢复装修价格并达成一致后，纳入退场费用整体核算，或依据双方合同约定执行。5.2.3.3 商户结算离场后，对委托我方恢复装修的情形，若我方决定暂不恢复装修，只简单的对现场作整洁和清理，则由商业经营部（运营线）对设备进行检修和基本维护，对场地进行清理。5.2.3.4 新商户提出恢复装修要求后，商业经营部（运营线）组织恢复装修及验收。6. 支持性文件6.1 招商管理流程7. 记录和表单7.1 商铺交接通知单7.2 商铺收铺确认函7.3 进场装修审核确认单7.4 商户收铺递交资料审核表7.5 承租方应提交的装修设计图纸明细及相关要求7.6 装修图纸报审表7.7 装修授权委托书7.8