前台文秘职位说明书.docx

前台文秘职位说明书岗位名称：前台文秘岗位编号：所在部门：人力资源行政组岗位定员：1直接上级： 人事行政主管直接下属部门/岗位：职系：所辖人员数目：工资级别范围： 等 级至 等 级岗位分析日期： 2005 年 2月本职概述：处理公司日常事务性工作，管理公司固定资产、办公用品等，维护公司日常办公活动正常开展职责与工作任务：职责一职责描述：负责处理日常后勤事务工作时间百分比：60工作任务1. 负责接听电话，收发传真、信件2. 接待来访客人3. 饮用水、水杯、茶叶管理4. 管理公司报刊、杂志、信件、包裹、汇款的收发等事务5. 办理订票事宜6. 订制名片、定期统计需要印制胸卡的员工，并统一进行办理和发放7. 办理快递费、名片费、加班餐费、出差飞机票费的缴纳8. 整理公司内部的各种申请单，与相关部门沟通，保证申请单的供应9. 不定期更新通讯录职责二职责描述：负责管理公司图书工作时间百分比：5工作任务1. 登记公司的每一本公用图书，妥善管理2. 借阅图书登记 3. 要求购买的图书，通过公司的流程，进行购买后登记入库4. 催还图书，在归还日期栏中登记5. 图书借阅情况随时更新到公司网站上职责三职责描述：负责办公设施采购与管理、维护工作工作时间百分比：30%工作任务1. 办理办公设施的采购工作2. 登记办公设施，保证帐物相符3. 负责公司钥匙管理和领用4. 检查办公设施及设备，发现的问题及时处理职责四职责描述：负责办公用品和礼品的订购和管理工作时间百分比：10工作任务1. 选择供应商，购买合适的办公用品2. 保证公用办公耗材的供应和储备3. 定期办理结算和统计库存4. 办理公司礼品的采购和领用职责五职责描述： 协调物业、保洁工作工作时间百分比：5%工作任务1. 与物业、保洁单位沟通，联系相关事项2. 定期办理房租、物业费、水电费的缴纳3. 传递物业通知职责六职责描述：负责办公环境的管理工作时间百分比：5工作任务1. 每天对十层办公区进行检查2. 检查完毕填写办公环境管理清单3. 监督保洁员工作情况，有问题及时指出4. 当发现办公环境中的问题，及时找相关部门进行解决职责七职责描述：负责公司车辆的年检与保养，办理车位停车证和车辆保险工作时间百分比：10%工作任务1. 办理公司车辆的年检与保养2. 办理公司车辆车位停车证及付费3. 办理公司车辆的保险职责八职责描述：负责统计员工考勤工作时间百分比：5工作任务1. 每月汇总员工考勤情况，进行考勤管理2. 记录员工的请假、出差、迟到等情况3. 在上级的同意下，联系制作和发放出入的门禁卡职责九职责描述：完成上级交办的其他工作工作时间百分比：5相关权限： 对办公用品采购确定供应商的选择权和费用使用权 对发送快递、订票、印制名片和胸卡确定供应厂商的选择权 对物业的卫生工作的监督检查权 对公司各部门办公秩序的监督检查权 对办公用品的领用调配权 对公司图书管理工作的监督权 对公司固定资产的监督权 相关每月费用预算制定权 在权限范围内，有代表企业对外联络的权力； 本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权； 学习、研究权和接受再教育、培训的权利； 办公工具和劳动工具的使用权； 相关事情的知情权汇报关系： 以上职责，向人事行政主管汇报工作协作关系： 内部协作部门：公司所有部门 外部协作单位：办公用品供应商 、快递公司、名片社、物业、保洁公司、方正集团、维修公司、订票点工作环境： 一般工作环境使用工具设备： 一般办公自动化设备所需记录文档： 员工出入登记、员工出差登记、未打卡登记、来访客人登记、投影仪录音笔借用登记、钥匙和电话领用登记、办公用品领用登记任职资格：最低学历要求：大学专科所需教育专业背景： 不限，以文科为主所需工作经验：所需培训的科目： 沟通技能 行政管理所需胜任能力： 团队合作； 责任心； 诚信； 主动性； 人际理解力； 客户服务导向； 应变能力； 组织理解力； 能按要求进行文件档案的管理，起草相关文件管理制度； 独立完成行政公文，语言表达准确，语法基本无误； 能根据