工业设备安装有限公司分公司管理制度.docx

第四分公司管理制度山西省工业设备安装有限公司第四分公司管理制度实施细则二0一五年五月为加强分公司的管理，明确分公司各职能部门的职责与权限，确定各职能部门的业务工作流程，促进各部门间的配合与协调工作，防止出现权责不明互相扯皮的现象，使分公司的各项工作能顺利进行，特制定本办法。第四分公司组织结构图公 司书 记经 理生产副经理技术副经理市场副经理综合办公室工程部纪检监察室法务工会党工部技术质量部市场开发部商务部安全部财务部人力资源部分公司经理岗位职责全面主持分公司行政工作。负责分公司全面管理工作，致力于部署企业发展战略、人才兴企战略、技术兴企战略、市场竞争战略以及品牌战略等的分析研究工作；组织公司有关分公司改革、投资、融资等重大事项的研讨决策和分险控制工作；积极推动分公司机制创新和制度建设工作，打造适合员工进步发展的企业平台；努力推进分公司持续健康发展。1、贯彻国家和地方各级政府政策、法规。落实公司各项经济技术指标，制定部署分公司的发展规划和本年度应完成的各项指标及各项管理制度。2、主持分公司全面工作，对市场开发、财务管理、生产经营、工程质量、技术、安全工作负责。3、实施员工考核制度，决定对员工的任免、奖罚、考核、兑现等工作。4、以严谨、务实、创新、诚信、和谐为宗旨，提高企业信誉。5、建立内外信息沟通，确保质量、环境、安全管理达标。6、接受员工所提出的各种合理化意见、建议，形成具有科学决策、民主管理等特点的现代化企业管理模式。分公司书记岗位职责1、宣传贯彻党的路线、方针、政策及法律法规、贯彻落实上级党组织决定，抓好分公司党建、项目党建等各项工作。2、参与分公司重大问题的决定，积极支持和协助经理做好生产经营工作，实行科学民主决策，促进分公司的改革和发展。3、按照公司党委项目党建工作制度（试行），以“争旗创优达标”活动为载体，切实发挥项目基层党组织的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用，确保基层党组织的核心作用。4、按照“坚持标准，保证质量、改善结构，慎重发展”的工作方针，抓好发展党员工作。5、抓好职工思想政治工作，保持队伍稳定，充分调动职工的积极性、主动性和创造性。6、加强党风廉政建设，开展效能监察工作，继续推行党务公开，营造风清气正发展环境。7、加强企业文化建设，开展文明单位创建活动，促进企业四个文明建设的协调发展。8、加强对分公司后备党员干部的培养，加强对共青团组织的领导,积极支持他们独立自主地开展工作。9、在分公司日常管理中，主管党工、清欠、效能监察、机关员工考核、人力资源部等各项工作。分公司工会主席岗位职责1、贯彻执行公司工会有关规定，负责分公司工会工作。2、负责筹备召开分公司职工代表大会或职工大会，监督检查决议的贯彻执行和代表提案的落实。3、按期提出和审定工会工作计划和总结。4、广泛了解职工的思想、工作、生活动态，及时向上级反映情况。5、关心职工生活，积极开展“送温暖活动”，保持职工队伍稳定。6、依照工会法规定，按时足额缴纳工会经费、上缴工会经费，并按要求进行管理、使用。分公司副经理（生产）岗位职责主持分公司生产运营管理工作。分析研究分公司过去、现在和未来的生产组织模式，统筹要素资源规划；适时了解和掌握项目成本变化情况和市场行情，积极推动信息共享工作，提出应对策略；创新项目管控制度和执行标准的建设，推进标准化和程序化运营，组织策划生产体系内人员的培训工作；健全安全生产和卓越质量的管控体系，创新管理机制，提升管理水平；建立合同评价制度，深入分析合同风险，组织制定风险经营策略，指导和监控合同履约工作；加强项目组织协调，推动最佳实践制度化工作，努力推进分公司向规模效益型发展。1、贯彻执行公司生产管理各项制度。2、适时了解和掌握项目成本变化情况，做到事前决策、事中控制、事后分析调整，对成本进行准确的判断。3、对项目人工、材料、进度、安全进行全面管理。4、对成本及预决算进行全面管理（兼）。分公司副经理（市场）岗位职责1、主持分公司市场开发工作。2、负责分公司公共关系和信息资源渠道，推动客户管理工作，积累和增值市场资源。3、分析研究宏观和微观市场环境，制定和调整分公司市场战略；及时了解和掌握市场价格因素变化情况和分公司项目成本变化情况，指导和调整分公司投标报价策略。4、建立合同评审制度，降低合同风险。严格执行公司、分公司的管理制度及章程，努力推进分公司规模效益的发展。5、严格执行公司的管理体系文件市场管理分册。6、在分公司对市场、合同及法务工作进行全面管理。分公司副经理（技术）岗位职责1、贯彻执行公司技术管理各项制度。2、负责分公司技术进步和技术运营管理体系建设工作，逐步推进分公司信息化建设工作。3、推动分公司施工工艺技术创新以及施工工艺风险控制工作，提升技术盈利的能力。4、策划分公司技术管理人员的培训工作，培育和储备后备力量。5、在分公司的日常管理中对技术、质量及信息化建设进行全面管理。6、主持分公司科技进步和技术管理工作。项目经理职责与权限项目经理的职责项目经理应履行下列职责：（1）项目管理目标责任书规定的职责；（2）主持编制项目管理实施规划，并对项目目标进行系统管理；（3）对资源进行动态管理；（4）建立各种专业管理体系，并组织实施；（5）进行授权范围内的利益分配；（6）收集工程资料，准备结算资料，参与工程竣工验收；（7）接受审计，处理项目经理部解体的善后工作；（8）协助组织进行项目的检查、鉴定和评奖申报工作。二、项目经理的权限项目经理应具有下列权限：（1）参与项目招标、投标和合同签订；（2）参与组建项目经理部；（3）主持项目经理部工作；（4）决定授权范围内的项目资金的投入和使用；（5）制定内部计酬办法；（6）参与选择并使用具有相应资质的分包人；（7）参与选择物资供应单位；（8）在授权范围内协调与项目有关的内、外部关系；（9）法定代表人授予的其他权力。项目经理应承担施工安全和质量的责任，要加强对项目经理市场行为的监督管理，对发生重大工程质量安全事故或市场违法违规行为的项目经理，必须依法予以严肃处理。综合办公室岗位职责1、按照分公司领导安排，依据公司规章制度制订分公司管理制度、考核办法。2、对分公司内部管理工作中的不足及漏洞提出整改意见和完善措施。3、参加分公司内的生产、成本分析及招、投标等会议，并针对有关问题提出建议。4、负责上级单位部门行政及受控文件的接收、分类编号、登记、审批、发放、归档及上传下达等管理工作，并做好记录。5、负责起草、下发分公司管理文件。6、印章使用要符合公司、分公司内的有关规定。7、按时办理分公司营业执照、机构代码等的年检工作，按时订阅报刊、杂志、收发及时、准确。8、配合其他部门做好民事协调工作，营造和谐的工作生活氛围。9、合理安排日常事务等工作，保障日常工作有序进行。10、负责对分公司区内房屋维修提出建议并实施，定期对水、电等设施进行保养维修。11、负责分公司内的治安、消防管理。负责办理分公司内办公用品的登记、建帐、保管工作，做到台账盘点及时，详细准确。12、完成领导交办的其他工作。配合各部门的工作有序进行。具体实施办法如下：办公室管理制度为维护好日常的办公秩序，进一步规范工作人员的行为，提高工作效率，特制定以下几项管理制度。一、办公室人员规章管理制度1、办公室人员执行上、下班打卡签到的考勤制度，分公司机关从2015年4月7日起实行一天四次打卡考勤制度，时间是上午上班8点前签到有效，8点后签到的算迟到，中午12点下班12点后打开有效，12点前打卡签退算早退；下午上班2:30前签到有效，2:30后算迟到，下午下班6点后签退有效，6点前签退算早退。请大家自觉遵守分公司的作息制度，5月份开始严格按照考勤机所出数据为准，如有请假、出差要及时补办手续.分公司机关的作息时间随公司调整。 2、分公司办公室执行每周双休制，员工个人有事、有病需要请假的须写请假条，请假三天以内的须经部门负责人签字生效；请假三天以上七天以内的经部门负责人和分管领导签字生效；请假七天以上的分公司经理签字生效。确实需在休息时间加班的分公司合理安排换休，换休累计，连续换休不能超过3天，若无时间换休，则分公司年底视情况给予一定补偿。所有手续签字后交分公司综合办，未按规定及时履行请假程序，一律按旷工处理。3、各职能部门办公室内卫生区由各部门安排值日，办公场所公共卫生区由办公室统一安排专人打扫。4、严格要求自身的言谈举止和个人行为，不可做出有损公司整体形象的行为。使用文明礼貌用语，树立公司整体形象。5、不允许任何人在工作时间内打游戏、网上聊天。6、分公司内部各种机密文件或相关资料禁止对外泄漏。7、降低分公司损耗，如：打印纸张不可随意抽取，只做打印正规资料使用。严禁浪费纸张等办公资源。8、办公室人员相互配合，不可情绪化工作。办公期间不可擅离工作岗位，需要暂时离开应与相关人员交代清楚。以不影响工作为宜。9、工作时间手机调在低音或震动状态，以免影响他人的正常工作。二、文书管理办法文件资料收文流程文件资料接收归 档上传、下达相关部门签收办理分类整理登记相关领导审阅传阅不传阅不同意发文件流程部门拟稿办公室起草文件相关领导审阅领导审批同意办公室用印办公室发文发文结束，文件归档相关部门收文取消重新编写（一）、 文件管理细则1.分类：须登记的文件范围：外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等。内部文件：分公司内部文件和对外业务文件。2.收文、发文2.1分公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文、传阅、督促、执行。2.2分公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由分公司办公室登记、编号、签发。2.3发放到各部门的文件，需及时查阅。3.会签3.1需多部门或多人会签处理的文件应在收文处理单由相关领导、人员签字。3.2各部门收到需参与会签的文件时，应本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。3.3收文签署意见后，再依“文件处理单”内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，处理后将本文件转送办公室。（二）、重要文件的审核、执行1.审核、批示涉及分公司总体协调或应由分公司经理审核的文件，由办公室汇签意见，交经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。2.执行经过经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份给执行单位处理并督促执行。（三）、撰写文书格式1.分公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。2.对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。印章、证件的管理办法（一）、印章、证件的领取和保管1.分公司各类印章、证件由各级和各岗位专人依职权领取并保管。2.印章、证件必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。3.分公司建立印章、证件管理卡，专人领取和归还印章、证件情况在卡上予以记录。4.印章、证件持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章、证件的，须办理归还印章、证件手续后方可办理离职手续。5、分公司的各类证件由综合办公室统一管理，员工的各种资格证由市场部负责管理。（二）、印章、证件的使用1.分公司各级人员需使用印章、证件须要求填写使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经分公司有关人员审核。属公司系统内部报表等有关文件往来的，由部门负责人审批；属外部一般函件等需要盖章的，由相关部门负责人和其主管领导审批；涉及到合同等重大事项的函件必须由分公司经理审批。2.经有关人员审核，批准后方可交印章、证件保管人盖章。3.印章、证件保管人应对文件内容和印章、证件使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。4.在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。5.财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。6.用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。7.印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经分公司经理批准后由两人以上共同携带使用。8.公章、证件的使用决定权归分公司经理根据实际工作需要进行授权。（三）、责任1.印章、证件保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向分公司办公室报告。2.任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章、证件，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。3.违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关。印章使用登记台账（内部用印）序号日期部门申请人使用事由审批备注印章使用登记台账（外部用印）序号日期部门申请人使用事由审批备注印章使用审批单部 门日 期年 月 日事 由分公司经理主管经理部门负责人申请人办公室车辆管理制度 1.办公室车辆以保证分公司领导办公用车和机关各部门办公提供后勤服务为目的，由办公室主任统一调度管理，非紧急特殊情况，任何人不得擅自调用，外单位用车一般不予派车。 2.公司领导工作用车要提前将用车时间、地点、活动事先通知办公室，依照先公后私，根据轻重缓急统筹安排，一般人员用车要严格控制，没有特殊情况一律不予派车。 3.司机必须服从指挥调度，随派随出，保证出车时间，出车任务完成后，要及时返回分公司，如有其它情况，应及时向办公室说明情况。 4.严禁司机私自用车和私自为他人提供用车，由此造成的损失和其它后果，司机本人自己负责，并视情节轻重，给予相应处罚。 5.司机要遵章守纪，精通驾驶技术，模范遵守交通规则，服从警察和停车场管理人员的指挥，行车要注意车速，不开英雄车，不开斗气车，不开疲劳车，会车和通过路口时，要礼让三先：严禁酗酒和酒后开车，要注意经常检修保养车辆，勤擦车，内外卫生整洁，保证车辆正常使用及安全行驶。 6.车辆发生故障时，司机要及时向办公室主任提出修理申请，经共同检查鉴定后，能自修的不送修，能继续使用的件不更换，确需送修理或更换件的由司机认真填写车辆维修登记卡，报办公室主任批准后送修或购买。 7.司机不允许有下列行为： 私自出车和私自为他人提供用车； 擅自在外停车过夜的； 随意转借，互相驾驶的； 无理取闹拒绝接受驾驶任务的； 违反交通管理法规出现行车事故的； 车辆违章费自行解决； 8.司机要积极参加机关政治业务学习和其它活动，牢固树立服务意识，自觉维护城建形象，对用车的同志热情、和蔼、不急、不燥，圆满完成行车任务。出差申请单 年 月 日部 门申请人出差人数出差时间年 月 日至 年 月 日 计 天出差地点出差人员主管领导签 字部门负责人签 字车辆维修登记卡车辆号牌维修日期维修内容结算金额大写：维修单位盖章司机签字本卡一式两份，由维修单位和办公室各执一份作为结算凭证。请 假 条 年 月 日姓 名部 门请 假 类 型事假调休工伤产假病假婚假丧假其他请假时间自 年 月 日至 年 月 日共 日主管领导签 字部门负责人签 字车辆维修保养登记台账车辆号牌备注维修保养记录行车里程及油耗记录注：本表实行一车一卡制度。会议管理规定1.分公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议定期、定时、定人召开。2.会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。3.会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、归档、上报. 4.与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。5.与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。6.会议不得无故缺席、迟到。7.每周进行例会，由分公司书记或主管生产的副经理主持，办公室根据各部门计划进行合理调配。8、分公司的安全生产会（李文元主持）、市场开发会（马福主持）、成本分析会（张玉珍主持）技术质量分析会（吴喜柱主持）、结算会议由分公司经理主持每月25号至次月的5号前召开。9、参会人员：安全生产会：分公司领导班子成员、安全部全员、工程部全员、分公司各职能部门负责人，各项目经理。市场会：分公司领导班子成员、市场部全员、分公司各职能部门负责人，各项目经理。成本分析会：分公司领导班子成员、商务部全员、生产部门负责人、财务部负责人、各项目经理（和安全生产会一并召开）。技术质量分析会：分公司领导班子成员、技术部全体人员、分公司各职能部门负责人，各项目经理、项目技术负责人。（和生产会一并举行）结算会议：分公司领导班子成员、分公司各职能部门负责人，商务部主管结算的人员、结算有关项目的项目经理。10、其他会议由综合办按照主办部门的要求（包括：年终会议、技术总结会），由综合办合理安排会议议程。办公室物资管理办法（一）、物资分类：分公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品。1、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等2、管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等3、个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及现金费用开销的物资。（二）、行政办公用品采购：1.分公司行政用品的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，物品申购交分公司经理同意，办公室批准。2.行政用品由办公室指定专人负责，并采取以下方式：(1）定点：分公司指定大型超市进行物品采购。(2）定时：每月月初进行物品采购。(3）定量：动态调整，保证常备行政办公用品的库存合理性。(4）特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。（三）、物资领用管理公司根据物资分类，进行不同的领用方式：1、低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用。2、办公日用品：直接向办公室物品保管人员签字领用。3、实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。（四）、公司行政用品借用1. 凡借用公司办公器材，需填写借用单，并由部门经理签字认可。2. 借用物品超时未还的，办公室有责任督促归还。3. 借用物品发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。（五）、附则1. 新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。图书、报刊管理办法（一）、申购程序1、各部门科长可根据业务实际需要，提出申请并经分公司经理同意合理安排购买业务参考书籍否则，费用自理。2、填写申购单部门科长批准分公司经理审购单交财务部。3、购买填写报销凭证购买的书籍交办公室登记办公室主任在报销凭证上盖已登记的印财务审核经理签字财务部报销（二）、分类 凡新购进的图书按图书分类科目进行分类整理与编号，贴上标签，登记入账。（三）、借阅1、期限：普通图书借期一月，专用工具书籍的借阅期限视具体情况限定。2、继借：借阅图书到期，必须到办公室办理续借手续。3、归还：如有破损、遗失情况，照价赔偿。（四）、图书中的报刊管理1、订阅：公司由办公室负责刊物的订阅，各部室可以以部室名义提出订阅2、收发：办公室每日收取报刊，整理并置放在公共阅览资料架上供阅览。3、更换：阅览架上的报纸每星期更换一次，期刊每月更新一次。4、归档：每年年底将期刊装订成册，归档备用；报纸每季度处理一次。出差管理办法1、分公司各科室的出差统一由办公室管理，出差人员出差前需到综合办公司办理出差手续。出差人员填写出差申请单，经部门负责人和主管领导审批后交办公室，出差回来后到办公室完善出差手续。主管领导签署报销差旅费单据时，财务报销差旅费时，必须附出差审批单方可办理报销手续。出差申请单每月20日由办公室交人力资源部保存。出差人员必须及时办理出差手续，否则会影响本人工资的发放。2、差旅补助：出差人员250公里以内按每天/每人45元的补贴发放；250公里以外每天/每人按60元标准发放差旅补助；分公司机关确需加班的按每餐/每人15元的标准报销费用。去项目检查的用餐费用除特殊情况外不再报销。财务部岗位职责1、贯彻执行会计法及国家有关各项法规和规章制度。2、配合公司年度目标任务的制订与分解，编制分公司的财务计划。3、负责分公司的财务管理，制定资金使用管理办法，合理控制使用资金。4、负责分公司成本核算、资产及负债的管理工作。5、负责分公司年度财务决算工作，并进行综合分析。6、负责财务会计凭证、账簿、报表等财务档案的管理工作。7、负责各类费用的审核、报销和挂账工作。8、负责核算分公司各科室年度经费支出情况。9、负责分公司涉税业务相关办法、制度的制定，进行分公司税务筹划。10、负责财务人员的培训、考核、证件管理和任用推荐工作。分公司财务部工作流程为了规范财务核算，加强资金管理，强化财务监督职能，真实有效地核算企业的运行情况并及时反映，使分公司经济运行更趋规范，根据企业会计准则、施工企业会计核算办法及公司制定的有关规定，编制本工作流程，望各部门、各项目部认真贯彻执行。一、费用报销流程分公司费用报销时按下述流程进行：1、报销人填写报销单及原始凭证。日常报销时，经办人必须在“报销人”栏签字，在报销单上注明所属部门、日期、费用项目、摘要说明、金额，并将原始单据均匀整齐地粘贴在报销单上。2、所附原始凭证如果是由外部取得，必须附有与报销内容相符的票据、发票等原始单据，除国家规定可以代替发票的凭证外，其余应主动索取发票，外部收据与白条均不得报销。3、机关人员报销时，由部门主管签字确认后，至财务审核票据后交分公司经理签字；项目部人员报销时，应由项目经理在“部门负责人”位置签字确认，至财务审核票据后交分公司经理签字确认。4、由分公司出纳付款。5、财务部门审核内容：报销内容是否符合资金使用计划规定的内容，是否办理事前申请程序；报销的原始凭证是否真实合法、内容是否完整、数字书写是否清晰、准确。对于不真实、不合法的原始凭证不予受理；相关审批手续是否齐全。对于记载不明确、手续不完善的原始凭证应退回给经办人，要求其更正或补办手续。二、借款管理流程1、借款人需使用分公司统一印制的借款单，并在借款单上注明借款日期、借款部门、借款用途、申请借款额等事项，借款额应分别按大小写填写，并保证金额一致。借款人必须在“借（领）款人位置签字。2、由部门负责人和分公司经理签字后，交项目部人员借款由项目经理、分公司经理签字同意后，由财务部门申请支付。3、出纳人员根据签字后的借款单支付借款。4、借款人应在借款业务发生后7日内及时清理借款，不得借故拖延，不允许跨年度使用，特殊情况应写出书面说明，并经分公司经理审批同意，方可延期清理。出纳人员应核对借款人是否有未清理借款，对于无故不清理借款的人员，不得支付借款，财务将从借款人工资中逐月扣除，扣完为止。三、资金使用计划的编报项目部应按月编制项目资金使用计划，并于每月3日前报分公司领导审核，审核确认后交分公司财务部备案，做为资金支付的标准。资金使用计划应至少包括但不限于以下内容：1、本月预计回收工程款；2、分包人工费预计支付额；3、项目管理人员及临时用工人员工资、补助应支付额；4、材料采购需用资金；5、项目部租用房屋支付房租、水电费、维修费等所需资金；6、项目部租赁机械、汽车加油、维修等所需资金；7、项目部预计支出招待费、差旅费、购买办公用品等所需资金；8、其他需要支出的各项资金。四、项目收款流程项目经理是项目收款的第一责任人，必须保证合同约定资金回收率达到或超额完成，要有资金回收措施和手段。1、收款业务必须使用安装公司统一印发的内部收据，分公司财务要指定专人负责，妥善保管，正确使用，不得毁损和丢失。在领购及核销票据时，双方经手人都应在“票据领用簿”上签字确认。2、项目部收款时，应从分公司财务部借用内部收据，并注明收款甲方名称、预计收款金额、收款时间等事项。收款后，应在第一时间将收款金额、收款方式（现金、支票或汇票）上报分公司财务部，不得擅自支付，并及时将收款收据存根交回财务部销账。未使用的内部收据，应及时交回财务部，待需要时重新借用，不得长期占用。3、分公司的其他部门无权出具内部款项收据，无权办理现金收付业务。内部款项收据使用保管等同发票使用保管。4、项目部不得擅自决定向外单位借款事项，更不得擅自支付借款利息。以此取得的资金，分公司将全额没收，并追究相关人员责任。5、设置清欠台账，督促项目经理及时催要工程欠款，完成公司下达指标。五、项目款项支付流程1 基本要求 财务部门应在符合付款依据的前提下按照付款程序办理款项支付业务，有不符合以下条件之一的不得付款： 1.1 各项目收取的工程款，应当在保证完成公司 10%的划拨上交和对分公司的划拨上交后，根据项目的实际情况，对剩余资金提交资金使用计划，按照批准后的资金使用计划支付款项。 1.2 分包工程必须签订工程分包合同，大宗材料购买必须签订购货合同，没有合同不得付款。 1.3 分包工程按月结算，没有结算（或预结）挂账，不得支付款项。 1.4 材料款挂账及支付要有购货发票、送货清单、材料验收入库单，否则不得付款。 1.5 预付账款的支付与扣回应严格履行合同，不得长期挂账。 1.6 成本费用一般不得预提，因特殊情况确实无法及时提交结算（或预结）而需要预提的，要有充分的依据，并且需经项目经理签字确认，并以此作为暂付款的依据，次月应及时办理结算手续。 1.7 财务部门严格审核有关票据的真实性、合法性和合规性，对于不符合要求的票据予以退回，款项不得支付。 2 基本程序 款项的支付，应当由相关部门、分公司经理审核相关手续后交财务部门，财务部根据经批准的资金使用计划对相关付款手续审核，交出纳办理付款。 3 具体业务 3.1 分包工程款的支付 3.1.1 分包工程款的支付依据 分包工程合同、分包工程结算书、付款申请书、发票（收据）。 3.1.2 分包工程款的支付程序 a) 财务部门接到审定的分包结算后，进行账务处理，根据审定的结算书分别计入相应的成本项目。 b) 财务部门接到审定的付款申请书后，结合月度资金使用计划支付工程款。 3.2 人工费的支付 3.2.1 人工费的审核 人工费是工程成本的重要组成部分，人工费的反映形式也不尽相同。以分包工程（即清包工）形式完成的工程项目，人工费以分包结算形式体现，对工程结算书的审核，也就是对人工费的审核；以自有班组完成的工程项目，人工费以工资形式体现，项目经理对工资表应严格审核，客观反映此类人工费的支出；临时用工的，也以工资形式体现，项目经理对工资表应严格审核，减少不必要的临时用工；多种形式共存的工程项目，分别以各自的体现形式混合体现。 3.2.2 人工费的支付依据 分包工程结算书、劳务发票（收据）工资表。 项目部支付劳务费时：成建制的劳务队应提供劳务发票，不能提供劳务发票的应提供山西省工业设备安装公司劳务分公司开具的收款收据；非成建制的劳务队伍应提供山西省工业设备安装公司劳务分公司开具的收款收据。劳务队伍自用收据、白条一律无效，财务部门不得作为付款依据。 3.2.3 人工费的支付程序 人工费的支付形式也因其反映形式的多样性，支付方式也存在多种形式，分包（清包工）工程的人工费包含在分包工程价款中，随同分包工程款的付款支付；自有班组及临时用工形成的人工费，以工资表的形式反映，与分包工程款的付款同时支付。财务部门接到上述付款手续后进行认真核对，核对无误后作为付款依据，及时进行账务处理，并根据资金使用计划进行付款。 3.3 材料款的支付 大宗材料采购必须签订购货合同，并由材料供应商提供销货发票及送货清单和完整的验收手续，否则不得付款；对于需要预付部分材料款的，必须在签订购货合同时对预付比例或金额予以明确。预付材料款应在第一次支付材料款时予以扣回。 个别零星材料的采购要根据实际情况，从成本效益原则出发，就近购买，及时报销。 3.3.1 材料采购的一般程序 材料采购需经施工员提出用料计划，材料部门据以提出采购计划，项目经理审核确认后方可办理采购业务，通过询价、招标、签订采购合同形成材料采购事实；材料运到现场，材料人员清点后办理验收入库，并依据采购发票、送货清单及材料入库单填制报销单，经材料负责人、项目经理分公司经理审核签字后到财务办理报销挂账手续。 对于分包工程中包含材料的，要严格审核分包结算中材料的含量，减少材料费的支出。 对于甲供主材，要严格限额领料制度，严防由此造成材料的浪费。 业主供料本身属于材料采购，项目部应定期与业主对账，核对业主供料的数量。 3.3.2 材料费的支付依据 购货合同、购货发票、送货清单、验收入库单、已挂账单位收据。 3.3.3 材料费的付款程序 财务部门对材料部门报回经审核的报销单进行核对，核对无误后及时进行账务处理，根据购货合同以及资金使用计划进行账务处理并办理付款。 3.4 机械费的支付 3.4.1 机械费的审核 项目部租赁机械应与出租方签订机械租赁合同，项目部应于月末对租赁设备台班进行汇总核实，并及时办理结算付款手续。经设备管理部17门负责人审核签字、项目经理审核后到财务办理挂账付款手续。其中机械使用费结算书、出租方提供的机械使用发票作为报销单的附件。 分包队伍自带机械的机械费在分包结算中体现，分包结算的审核要关注机械费的含量，并在结算中注明额度，严把机械费的支出；施工班组自带机械的机械费以工资的形式体现，在工资表中必须注明机械费的金额。 3.4.2 机械费的支付依据 机械租赁合同、机械使用费结算书、出租方提供的发票、施工班组工资表。 3.4.3 机械费的支付程序 财务部门接到上述付款手续后进行认真核对，核对无误后作为付款依据，及时进行账务处理，并根据资金使用计划进行付款。 3.5 临时设施费得支付 临时设施有多种形式，根据施工现场的实际情况，可以采用自建、购买和租赁民房等形式。 3.5.1 临时设施付款的审核 1) 项目部自建临时设施的，材料的购买及材料费的支付参照上述材料款的结算程序，人工费支付参照上述分包工程款的支付程序，在临时设施建成后及时办理验收手续，转入临时设施进行管理，并及时进行摊销。 2) 购买的临时设施首先要通过双方谈判，形成合同，合同签署由出售方开具发票，财务依据合同及发票，结合本月资金使用计划、项目经理签署的付款额度予以付款。 3) 租赁的临时设施，项目部应与出租方签订租赁合同，严格按照合同约定付款。财务部门接到审核的付款凭据后结合本月资金使用计划予以支付。 3.5.2 临时设施费的支付依据 1) 项目部自建的临时设施，材料费的支付参照上述材料款的支付依据，人工费支付参照上述分包工程款的支付依据。 2) 购买的临时设施，付款依据包括合同书、发票。 3) 租赁的临时设施，付款依据为租赁合同、发票。 3.5.3 临时设施费的支付程序 财务部门接到上述付款手续后进行认真核对，核对无误后作为挂账付款依据，及时进行账务处理，并根据资金使用计划进行付款。 3.6 现场经费的支付 现场管理费包括现场管理人员的工资及工资性补贴、办公费、差旅交通费、固定资产使用费、工具用具使用费、保险费、工程保修费、工程排污费、其他费用。对于现场经费要遵循必须、节俭的原则，加以严格控制。现场管理费的支付各基层单位执行国家相关法规及本单位的相关规定，严格审核原始凭证的真实性、合法性和合规性。 六、项目成本资料报送流程1、为便于及时核算项目成本，项目部核算期为每月21日至次月20日，各种核算资料应于每月20日前编制完成，其中：有关工程收入结算和分包人工费结算（或预算）应于每月21日前报送分公司工程部门。2、工程部应及时进行项目工程量、分包结算（预结）及机械租赁费的复核，对于报量资料，要求封皮上有业主方盖章签字确认，分别列示本月完成工作量、本年完成工作量、工程开工以来完成工作量，后附以项目为单位的分析资料，应至少明确人工费、材料费、机械费、税金的金额，并以预算（或决算）的格式转财务部进行列收核算。上述资料需有工程部门负责人签字认可，分公司经理签字确认。并于每月23日前报财务部，做为项目收入成本核算的原始资料。分包人工费结算（或预算）和其他挂账手续未办理或不完善的，不得付款。3、项目部应于每月20日前，将当月材料采购、材料调拨、材料领用的票据上报财务部。其中材料采购应根据采购发票及销货清单编制入库单，对于暂时没能取得发票的，可根据销货清单编制入库单暂估入库，但不得全额付款，采购人员负责及时催要发票。材料调拨与领用单应填制完全，注明使用班组，上述票据均应有相关责任人签字。月末由项目部进行材料盘点，编制本月材料采购统计表、本月材料消耗统计表和本月末材料库存统计表上报工程部，并定期与财务核对库存材料，避免丢失浪费。每年年末，由项目部编制材料盘点表，于12月20日前上报分公司财务部。4、项目管理人员工资，由分公司劳资部门统一编制，并于每月22日前将当月审核后的工资表转至财务部进行工资费用的核算。项目工资的发放应依据资金使用计划进行，工资发放后，项目部应及时将领用人签字后的工资单交回财务部销账。5、项目部日常发生的报销单据，应于每月20日前带回财务部报账。6、每个项目应专设项目成本台账，月末进行成本分析会时，项目成本台账要与财务部成本进行核对，并分析成本节超的原因，针对问题改善管理，挖掘企业降本增效的潜力。七、实物资产盘点对账流程1、对存货的盘点，要指派专人负责，分类逐项进行实地盘点，严禁抄袭财务账本，严禁不经实地盘点填制报表，严禁以估代盘。对盘盈、盘亏要说明原因并逐级审核、审批，数额较大的必须有专题报告。2、分公司应当建立健全固定资产登记和核算制度。企业取得固定资产后，应及时去公司办理入账手续，办理时应携带购货发票，属于以物抵账的还应有双方签订的抵账协议。资产管理部门应按固定资产分类目录，对固定资产统一编号，建立台账，定人定责，对固定资产的规格、用途、购置时间、原价、使用部门及使用年限等做详细的记录，并做到与财务部门账账相符。资产管理人员应作好固定资产在各施工项目间调转的登记，定期对固定资产的存放地点、使用部门及人员进行监督检查。固定资产若发生增减变动、租赁或使用状态和地点变更情形，资产管理部门应当及时办理有关手续并将有关资料提供给财务部门进行账务处理。财务部门应当按固定资产类别进行分类核算，并设置固定资产明细账，按月计提折旧。固定资产应派专人保管，发生固定资产调拨、报废等情况时，应去公司办理相关手续，并转财务记账。资产管理人员应按月编制固定资产盘点表，与财务账核对固定资产的数量、金额、折旧计提情况。对固定资产的盘点，要采用实地盘点的方法进行，以账对物、以物对账、保证账实相符。对盘盈、盘亏要说明原因，数额较大的必须有专题报告。3、发生以物抵账业务时，执行公司以物抵债管理办法（晋建安财发【2009】51号文，2009年4月27日印发）。其中：3.1 项目部以物抵债业务经分公司决定后，必须以书面报告形式报公司审批，并报公司财务资金部备案，公司批准后实施。3.2上报的以物抵债报告中至少应说明抵回资产的建设单位名称、工程项目名称、抵债资产的相关信息（包括名称、类型、型号等）以及约定价格等；抵出资产应说明债权人名称、债务金额、约定价格等，对造成损失的还应重点说明损失金额及原因。3.3 对基层单位以物抵债报告的审批，分不同情况分别由公司主管部门、分管领导和经理办公会审核批准。对于没有造成抵债损失的，由公司财务资金部审批；对于损失在3万元（含3万元）以内的，由公司总会计师审批；对于损失在3万元以上的，由公司经理办公会集体研究决定。八、涉税事项的办理1、关于每月月初综合纳税申报表、会计报表集中办理流程：我单位的主管税务局是大同地税五分局，每月15日前需将填制打印好的综合纳税申报表（A4纸一式3份）和上月财务报表1份(仅包含加盖公章封皮、资产负债表、利润表)一并报送税务局存档，其中一联综合纳税申报表盖税务局业务大厅受理章后返回分公司财务。如果当月有税申报缴纳（非零税申报），在报送综合纳税申报表和会计报表的同时完成税金的缴纳工作，把完税凭证交给分公司财务部记账。2、关于外出经营税收管理证明的办理流程：两个要求：第一、资料一定要齐全；第二、一定要按时办理，新办外经证是在开工报告被批准后15日内办理，外经证到期后及时续办，续办期为外经证到期后10日内；分公司财务人员要建立好外经证台帐；在外经证快到期时及时催促提醒。2.1资料齐全具体内容是： 以公司名义签订的施工合同原件，并按合同价万分之三贴了印花税，没有合同价的，可在合同上暂估价，并以该暂估价为基数贴印花税；中标通知书原件；开工报告原件；如果未按合同开工日期开工，应办理工程延期开工证明（原件），应有甲乙双方的签章，其相当于甲乙双方就开工时间变化而补签的一个变更合同，这一项很重要，有很多合同由于没有准备这一项，而被拒绝办理外经证，希引起重视。2.2 续办外出经营税收管理证明需准备的资料：续办需要的具体资料有：到期的外出经营税收管理证明第二联，该联必须加盖施工所在地税务机关公章。在该经营期有营业收入的，缴纳了税并使用了发票的，把完税凭证和发票复印到A4纸上1份。施工合同复印件1份（其中需把印花税复印上）。2.3延期竣工续办外经证需准备的资料:有些工程未能按合同约定时间竣工，在续办外经证时一定要有甲方出具的延期竣工证明原件（或延期付款证明），否则税务局会认为你已按期完工，结束在外经营行为，从而拒绝继续办理。2.4结算价大于合同造价很多的外出经营税收管理证明需按照续办外出经营税收管理证明要求准备资料，另附工程结算书汇总表原件及复印件。注：以上所有条款中复印件要装订成册，统一为A4纸装订。3、本地工程建筑业发票的代开业务办理流程：3.1 需准备的资料分公司营业执照复印件、分公司税务登记证复印件、施工合同原件（已完万分之三的印花税）及复印件、付款单位税号或组织机构代码证号码、外出经营证明。3.2 流程需要办理报验程序的，先至当地税务局办理税务报验登记，及缴纳税金登记，填制代开发票申请表，申请表和合同一一对应。缴纳税金后，完税凭证、发票交予分公司财务部记账。人力资源部岗位职责1、熟悉掌握公司各项人力资源管理制度，协助主管副经理编制分公司人力资源管理的相关制度，并组织实施。2、按照公司员工岗位聘用管理办法编制分公司的人力资源年度需求计划并上报公司。3、掌握各项社会保险政策，根据公司员工社会保险管理办法按时完成保险的上交，做好分公司保险基数核定、保险征缴等各项工作。4、按照公司信息化系统管理办法负责分公司人力资源信息系统数据的录入、更新与日常维护，向上级和对外报告人力资源信息。5、根据劳动合同法及国家、省市、公司相关规定，做好分公司劳动合同的管理。6、负责组织做好在岗员工的考勤、考核、调动等日常事务工作。7、负责组织完成分公司职业资格证书注册、继续教育、工程技术人员职称考试申报、岗位人员上岗证的取证和职业技能取证等工作。8、负责新开项目意外伤害保险的办理；负责分公司、所属项目劳务人员合同的签订的监督和管理。人力资源部业务流程分公司内部人员调动时，经领导研究决定后通知人力资源部，由人力资源部办理调动手续，进行人员信息及时更新后，安排变动人员到岗。双方签订劳动合同按月清点劳动合同花名册合同到期前一个月书面通知员工员工在合同到期前20天提出书面意向人劳部门汇总审核填写续签劳动合同申报表终止劳动合同续签合同流程分公司主管领导签署意见公司人力资源部审核公司分管领导审批同意不同意收人汇总终止、解除劳动合同员工送