异常商品处理流程.docx

异常商品处理流程一、内容与目的：(一) 内容：包括异常商品(虚库存商品、待处理商品、高库存商品、零销售商品、零库存商品)的定义及处理规则，已冻结商品处理流程；(二) 目的：明确异常商品的定义和相关部门的工作职责，保证异常商品的处理效果和运作效率，加强商品有效管理、加快已冻结商品库存处理进度。二、 流程涉及部门主要职责：(一) 门店：对门店续订的正常经营商品的进行补货，对可退的淘汰商品进行处理，对虚库存、待处理商品进行盘点、单据核对、帐务调整；(二) DC：负责DC冻结商品的清退，对虚库存、待处理商品进行报损、单据核对、账务调整；(三) 采购部：各品类部门负责采购续订的正常经营商品订、补货和不可退或账款不足的冻结商品进行处理， DC良品区的不可退商品的处理，并协助门店处理可退的冻结商品的坏货；1. 华南供应商供货的商品和平湖DC的商品由华南总部负责；2. 区域供应商供货的商品由区域采购部负责，但需返配回DC的商品需报华南总部审核确定；(四) 财务部：负责库存盘亏时的账务调整；(五) 控制部：负责整理和提供各类异常商品报表；三、 异常商品处理：(一) 虚库存商品：1定义： 门店在系统中有库存，但找不到实物或实物库存数量小于系统库存数量的商品； 2处理要求：2.1 分店跟进处理冻结商品、零销售有库存商品、高库存商品时，如发现虚库存商品必须于一周内进行账实核查并盘点；2.2 确定后原则上在三周内对系统内虚库存以盘亏单形式进行系统账目调整，确保账实相符；处理,具体操作详见冻结商品、零销售有库存商品、高库存商品部分；(二) 待处理商品（负库存）：1. 定义: 系统库存为零，但由于实物库存大于系统库存而出现有销售记录的商品；2. 处理要求：2.1 门店必须对所有待处理商品进行单据的核对或抽盘，并报店总审批后进行系统账目调整;2.2 有待货安装标识的商品不在此类商品处理范围内。3处理步骤3.1. 门店每周核实一遍待处理商品，由分店库审每周二打印待处理商品清单传商品部门；3.2. 商品部门在一周内完成单据核对及抽盘数据的确认；3.3. 分店库审在周一将处理结果及原因汇总，统一填写到表格中报店总审批；3.4. 传分店财务进行系统账目调整。 4相关报表待处理商品(日报)日期门店编码门店名称部门编码部门名称单据类型名称单据号码类别编码类别名称商品编码合计商品条码商品名称进价期初库存数量期初库存金额本日产生数量本日产生金额本日调整数量本日调整金额本日结存数量本日结存金额出现负库存累计天数在途入库量DMS订货方式物流模式商品状态货架编码供应编码备注:此部分商品不在零销售零库存及有销售零库存清单中;(三) 高库存商品处理（U51实现后执行）1. 定义：门店已陈列销售，但仍连续30天库存周转天数大于N天且库存数量MAX（1个包装规格，最小陈列量）的非试销期的正常经营商品（不含零销售商品）。1.1 食品部冻品（7、8类）：N=15天散装食品、纸制品、饮料/奶制品（17、23、14）类的商品：N=30天酒、进口食品、个人护理2（10、19、21）类的商品：N=80天除以上类别外其它食品与日化类别的商品：N=50天1.2 SL部门的所有类别的商品：N=80天1.3 自营服装的所有类别的商品：N=120天1.4 HL部门小电器（32、35、38类）商品：N=80天大电器（33、34、39类）商品：N=100天2. 确定高库存责任人的标准：按照最后一次补货人进行考核（不考虑订单是否验收），如商品最后一次补货为系统管理，则高库存考核门店，如商品最后一次订货/分货为采购部某人，则高库存考核采购部责任人。为避免对门店续订商品因营采重复订货造成高库存，确定采购分货范围包括：自采商品、一次性买进、DM首单、高值酒、自营服装、新品首单、团购商品、季节性商品应季前备货。3. 处理规则：3.1 对高库存商品原则上不允许按非批发、团购因素原因补货，补货时系统给予提示但不限制审核；3.2 可退商品由门店自行退货，将商品的库存周转天数降至合理范围，原则上在一个月内完成；3.3 退货标识为不可退或账款不足的商品由采购部处理，并于两个月内完成，处理规则：3. 2.1 由门店联系其它门店进行横向调拨消化现有库存，或由品类部门根据各店的库存情况安排调拨，调入和调出门店无条件执行；3. 2.2 与供应商（包括按照非批次供应商退货）协助做特权当地退货或特权异地退货；3. 2.3 对现有商品进行折价促销；3. 2.4 因滞销导致高库存商品必须汰换，冻结后按照冻结商品进行清理；4. 处理步骤：4.1 可退商品由门店自行退货：4.1.1 分店库审根据报表确认合理的退货品种及数量传收货部做单；4.1.2 商品收货部制作退货单；4.1.3 商品部门收到退货单后必须在两天内整理出好货商品交接给收货部，对于没有交接的虚库存商品，商品部门在一周内对未交接的商品核对单据并抽盘（商品部门对于有特殊需求不按要求数量进行退货的需要知会分店库审原因），将结果报分店库审核实；4.1.4 收货部等待供应商办理退货；两天内没有交接的商品收货部消单处理；收货部将消单明细知会分店库审；4.2 退货标识为不可退或账款不足的商品由采购部各品类部门相关买手根据报表按规则清理商品高库存; 5. 处理方式：营运门店以日报形式跟进处理，采购部以双周报形式跟进进度和处理。 (四) 零销售零库存/有销售零库存商品处理1. 定义：1.1 零销售零库存商品：连续四周在门店即没有库存也没有销售记录的A状态应季的非试销期商品（不含待处理商品）；1.2 有销售现零库存商品：四周内有销售记录但当前无库存的A状态应季的非试销期商品（不含待处理商品）；2. 处理规则：2.1 “零销售天数”28天的连续四周零销售零库存商品由各品类部门跟进处理，规则：2.1.1 需要正常经营销售的商品跟进补货；2.1.2 不再经营的商品冻结冻结后按照冻结商品进行清理；2.1.3 连续3个月零销售零库存的商品由采购支持部直接冻结;2.2 四周有销售现零库存商品处理规则:2.2.1 在3周内断货的门店续订的商品，由门店跟进订货到货情况,采购续订商品由品类部部门负责跟货或淘汰;2.2.2 断货超过3周但没有2次订货记录的商品状态不变，继续考核门店缺货率;2.2.3 断货超过21天以上的采购续订商品直接冻结;2.3 试销期的零库存商品不在此报表中跟进，采购部将按照新品到货率对买手进行考核;3. 处理步骤：3.1 商品从断货之日起三周内，采购与门店根据职责划分自行跟进补货；3.2 门店将下单多次，但供应商不送货的明细直接反馈对应买手处理;3.3 采购部各品类部门根据报表明细跟进处理，淘汰商品品类部门需考虑商品ABC属性，A类商品应将店组群内所有经营的门店冻结，如A类商品只冻结单店，该品将变为B类商品；3.4 采购支持部对断货超过21天以上的采购续订商品（烟、大电器、带货安装商品除外）或在3周内有过2次以上订单记录的门店续订商品直接按门店将商品冻结（A类商品按门店冻结后转为B类商品）；4. 处理方式：四周有销售现零库存商品由营运各门店和采购部以周报形式跟进进度和处理情况，零销售零库存商品采购部以月报形式跟进。(五) 零销售有库存商品处理1. 定义：到货两周以上且连续四周没有销售记录，但库存周转天数在合理范围内的A状态应季的非试销期商品；2. 处理规则（U51上线前，作过渡期处理，上线后按规则处理）：2.1 过渡期间，考虑门店对商品上柜情况无法规范管理期对零销售有库存的商品无法确定门店是否正常陈列、还是为虚库存，因此采购部仅对在采购区域范围内所有店为零销售且有库存的商品进行汰换处理； 2.2 U51上线后，采购将对单店零销售有库存商品进行处理:：2.2.1 对于结构性商品，品类部门必须提出改进措施；2.2.2 对于主营商品，品类部门协助门店在一周内提交提出在门店安排商品促销，促进销售；2.2.3 冻结（按ABC级别确定该品冻结的门店，如A类商品应将店组群内所有经营的门店冻结，如A类商品只冻结单店，该品将变为B类商品，B、C类商品可按店冻结），冻结后按照冻结商品进行清理；3. 处理步骤：3.1 分店核对零销售有库存商品报表，检查此部分商品是否有陈列位，对于其中可能存在的虚库存商品在发现后一周内给予单品抽盘及调帐处理；3.2 各品类部门按规则确定处理方式；3.3 采购支持部制单；4. 处理方式：采购部以双周报形式跟进，分店每周跟进。(六) 销售、库存异常商品报表1具体字段：销售、库存异常商品报表（周报）营运区域采购区域店号店名 部门 大类 小类 商品编码 商品条码 商品名称 ABC级别 商品状态 库存周转天数 库存数量 DMS 在途入库量 在途出库量 立项时间 退货标识 物流模式 供应商编码 供应商名称 供应商区域标识 结算方式 续订标识 试销期 进价 售价 促销进价 促销售价 毛利率 促销结束时间 零销售天数 零库存天数 高库存天数 异常周数 经营门店数 采购区域门店平均销量 店组群门店平均销量 周一到周日 备注：采购区域门店销量=该店的零销售商品在对应的采购区域所有门店销售数量 店组群门店销量=该店的零销售商品在对应的店组群所有门店销售数量2查询条件：时间(周)、异常类型（零销售、零库存、高库存）、营运区域、采购区域、店号、部门、大类、商品编码、商品条码、供应商编码、异常周数，可任一任意组合查询。四、 已冻结商品库存处理（一） 定义: 已冻结商品即供应商申请不再经营的商品或买手确定在一定时间内淘汰不经营的且状态已改为“冻结”的商品。（二） 流程图： 版本：B 第 16 页 共 16 页(三) 处理要求1 门店将已冻结的不可退商品下架后集中陈列保证销售，在动番区陈列位不足的情况下保证冻结不可退商品在正常陈列位有陈列;2 处理时间要求：2.1 可退商品于5周内由门店负责将库存清零；2.2 不可退商品清理的时间为9周，其中前4周由采购部负责清理，后5周由门店削价;2.3 4周后DC不允许将冻结或已清场供应商的批次商品配送到门店;(四) 处理规则1 退货标识为可退且账款金额足够的好货商品由门店直接下架退货，坏货由门店/DC自行报损，门店报损的损失计入门店损耗，DC报损的损失分为两种情况：1.1 因DC原因造成商品坏损或找不到实物的，由DC内部报损，损失由DC承担；1.2 因商品不可退库存无法清零的，由采购确认后报损，报损损失由采购承担；2 退货标识为不可退或账款不足的商品由买手按以下规则给出处理意见：2.1 与供应商（包括按照非批次供应商退货）协商做特权当地退货或特权异地退货；2.2 安排门店促销消耗所剩库存；2.2.1 冻结不可退商品（除洋酒、彩电、空调、冰洗、小家电、男女装、童装、自营化妆品玉兰油、露得清等品牌外）自冻结之日起二周内售价下降20%销售（即原价8折）；第三、四周促销售价再下降20%销售（即原价6.4折）；2.2.2 冻结不可退商品（小家电）自冻结之日起一个月内售价下降10%销售（即原价9折）；第二个月促销售价再下降10%销售（即原价8.1折），以此类推，直至6折。2.3 DC不可退商品配送到门店销售；3 门店削价时分四周按采购促销期最后执行的销售价格基础上打8折、6折、4折、2折的幅度调整，这部分费用削减销售毛利（自采商品、高值烟酒、电器类商品、带货安装商品除外），损失由采购与营运共同承担；4 到清理期限后，商品在系统中仍有库存的，由门店/DC做盘亏处理库存清零（自采商品、高值烟酒、电器类商品、带货安装商品除外）。损失记入门店损耗；(五) 实施步骤:1 退货标识为特批不可退的商品冻结时，全部改为可退；2 可退的冻结商品处理步骤：2.1 收货部每天查看冻结商品报表，每天按品类冻结商品出退货单通知商品部门退货，各品类每周安排一次退货；2.2 收货部每天查看退货失败报表，对于因账款不足造成退货失败的商品，门店按照报表中提供的可用账款金额做部分商品退货单并知会商品部门退货;2.3 商品部门收到退货单后必须在两天内整理出好货商品交接给收货部，等待供应商办理退货;2.4 已出退单但供应商3周未退的，门店按照出清流程操作；2.5 4周后仍未清完库存的商品由门店在一周内做首次削价单，以后按照削价规则连续4周降价；2.6 5周后冻结商品仍有库存的营运部按照可退冻结商品5周未清理报表对各门店进行考核；3 不可退和账款不足的商品处理步骤：3.1 每个门店需设56组货架的动番区，在动番区有陈列位的情况下将冻结不可退商品从正常货架下架后集中陈列，保证销售；3.2 采购部买手按照规则给出清理意见，尽量安排在4周内清理完库存;3.3 4周后仍未清完库存的商品由门店在一周内做首次削价单，以后按照削价规则连续4周降价；4 9周后，冻结商品仍有库存的门店做盘亏处理库存清零。后期门店以基本码销售；5 商品冻结后三个月内不允许解冻，特殊情况报采购总监审批；(六) 监控报表冻结商品清单（日报），具体字段：采购区域营运区域店号店名 部门 大类 小类 商品条码 商品编码 商品名称 ABC级别 冻结日期 冻结周数 DMS 库存数量 在途出库量 原进价 原售价 促销进价 促销售价 促销毛利率 促销结束日期 退货标识 物流模式 配送地供应商编码 供应商名称 供应商区域标识 结算方式 备注：可退库存=门店库存-在途出库量2 可退冻结商品5周未清理报表（周报），具体字段：采购区域营运区域店号店名部门大类商品编码商品条码商品名称ABC级别退货标识供应商编码结算方式供应商名称商品状态