BALIS原文传递服务分析与实践.docx

BALIS原文传递服务分析与实践 摘要：本文北京服装学院图书馆为例，通过工作实践对BALIS原文传递服务应用中表现的优缺点做了详尽的分析，并根据实际推广经验阐述了开展该服务进行的宣传、培训、反馈调查等工作的具体做法及体会。 下载 关键词：图书馆 BALIS 原文传递 1 BALIS原文传递服务分析 北京地区高校图书馆文献资源保障体系（简称BALIS）是在北京市教委的领导下，由北京地区高校图工委组织建设的一个北京地区高等教育服务体系，该体系于2007年11月30日在中国人民大学正式启动，旨在进一步整合北京地区高等学校文献资源，实现信息共建共享。读者可直接向成员馆或委托馆提出原文请求，成员馆或委托馆通过自身馆藏或从他馆寻取后将文献直接传递给读者。目前已有70余所高校院所加入到该项服务当中，为BALIS原文传递提供较为丰富的共享信息资源。 我馆于07年底开始推广BALIS、CASHL两种原文传递服务。经过长时间的应用显示，BALIS原文传递能够更好的满足读者对外文期刊文献的需求，可以作为图书馆一项特色服务大力推广。通过我馆近三年的应用，该系统在提供的文献资源范围、服务平台的应用性、服务费用以及中心管理机制等方面体现出了以下优势和不足。 1.1 BALIS原文传递服务的优势 BALIS原文传递作为一种较新的原文传递服务模式，目前在我馆的实际应用中已经体现出多个方面的优势，主要包括提供的资源较为丰富、系统功能设计合理、费用低廉、完善的管理机制等。 1.1.1 提供了较为广泛丰富的文献资源范围 BALIS原文传递系统提供系统内70余家成员馆收藏的期刊论文、学位论文、会议论文、科技报告、专利文献等文献复制传递和可利用的电子全文数据库；同时，还接受读者的委托服务请求，提供查询国内外文献信息机构的文献和代索取文献的服务。可以说BALIS原文传递服务提供的共享信息资源几乎涉及任何一个学科，能够满足我校各专业读者的各类文献需求。比较而言，另一种文献传递服务CASHL在我校的利用情况并不乐观，这与其人文社科的资源范围有直接的关系。 1.1.2 提供了功能较为便捷周到的服务系统 BALIS原文传递中心的管理系统功能应用性较强。在“读者管理”中，管理员可以方便的管理本校读者用户，包括读者注册、账号管理、财务管理、发消息或邮件，其中均附有相应的检索功能，分别提供多个检索项的组合检索，近期又根据用户意见增加了批处理读者有效期和批处理读者预存费用功能。原文传递请求处理功能操作也十分便捷简单，对本馆用户、申请量、费用等有多种组合形式的统计分析，有助于管理员对本校读者对原文传递服务的利用情况有具体形象的了解。比较而言，CASHL的用户管理功能，包括管理员查看本校注册用户、费用管理、数据统计等模块操作稍显复杂。总之，从管理员角度BALIS原文传递系统的管理功能交互性更好，功能更为人性化。 1.1.3 提供了相对低廉的服务价格 在费用方面BALIS与CASHL均是在有关教育部门的财政支持下开展起来的原文传递服务，目前均提供50%的优惠幅度，即原文传递费用由标准的0.3元/页，优惠至0.15元/页。但是，BALIS原文传递在北京市财政的支持下为每个成员馆提供1000元的补贴款，超出补贴款后才收取费用。且自07年底服务开展以来，BALIS为推广服务一直进行免费活动，为对该服务的推广提供了有利的先决条件。我校图书馆开展此项服务以来，用户及申请量大幅增加，截止至2010年10月31日已有原文传递申请2127条，服务费用累计近2768.55元，及时满足了我校读者在学习科研方面的外文文献需求，且没有费用负担，深受广大读者欢迎。比较而言CASHL每年只开展几次短期的优惠活动，则不利于服务的推广。 1.1.4 拥有较为完善的管理机制 BALIS原文传递服务在管理中心的组织下，一直在快速有序的不断发展。从服务理念上，各成员馆在管理中心的影响下均体现出良好的积极协作、资源共享的理念。在具体管理中，管理中心多次举办成员馆的培训及经验交流会议，征询成员馆对系统的改进意见并及时进行反馈；组织各成员馆开展大规模的宣传推广活动，并提供宣传海报资料等；每个阶段或年底及时进行总结分析，对评选出的优秀服务馆给予奖励；此外，管理中心还建立了QQ群，利用这个平台实时收集各成员馆的问题，及时向各成员馆发布通知信息，有助于各成员馆间的信息沟通。BALIS原文传递管理中心提供的各种及时有效的管理和激励机制，为这项服务长期开展和推广提供了有力的支持和保障。 1.2 BALIS原文传递服务的不足 BALIS原文传递服务存在的不足主要集中在系统平台方面。此前BALIS原文传递中心已根据各成员馆反应的问题对系统进行了多处改进，目前仍存在的问题包括：文献检索及提交申请功能较为繁琐。BALIS原文传递应用CCC数据库进行检索，用户需在CCC系统检索后返回BALIS原文传递系统抄录内容提交申请，操作较为复杂，不便于掌握和应用。可供检索的资源不够丰富，且较为分散，各成员馆资源整合状况参差不齐，不利于检索。管理后台应该进的功能如：增加用户注册时间、按不同字段的排序等功能；用户费用检索结果翻页功能显示错误；读者注册成功信息提示不够明确，建议改成由各馆自行设置显示适用于本馆的注册提示。此外，BALIS原文传递服务的宣传推广以及培训工作也存在不足，还需加大力度持续开展，以便让更多的读者了解利用该服务。 2 我馆ALIS原文传递服务推广实践及体会 2.1 BALIS原文传递服务在我馆推广现状 北京服装学院图书馆BALIS原文传递的注册用户截止到2010年10月31日为214人，发送原文传递请求共2127条，表1是我馆近年来应用BALIS原文传递服务的统计数据，其中“发送申请量”的数据几乎以每年翻一番的速度增长，从上述数据及读者反馈表明BALIS原文传递服务满足了我校读者大量的外文文献需求，该服务已在我校得到初步推广，并逐渐受到读者认可并不断应用。经BALIS原文传递系统后台数据的分析得出我校应用情况具有以下几个特点：在学科专业方面，由于我校各学科科研教学工作的特点，理工类文献请求要远远大于人文社科类。在院系方面，主要集中于材料科学与工程学院、服装艺术与工程学院等科研项目较多的院系。在注册用户的身份方面，原文传递的请求者主要集中于研究生和教师，其中研究生用户最多传递量也最多，是文献传递服务的主体，其次是即将毕业的大四学生。分析原因主要是研究生及大四毕业生均是因课题研究及撰写需要查阅大量的文献资料。 2.2 BALIS原文传递服务的实践经验 我馆自07年开始推广BALIS原文传递服务，采取多种形式相结合的方式，具体包括：专题讲座、资料宣传、学科馆员上门服务、宣传促进月活动、问卷调查等，主要实践经验及体会可概括在以下几个方面。 2.2.1 宣传推广 BALIS原文传递作为一项较新的服务，宣传推广工作是重点，我馆主要采取以下形式：专题讲座、资料宣传、学科馆员上门服务、宣传促进月活动等。以宣传月为例，具体的实施可分为确定宣传内容、选择宣传渠道两方面：宣传内容。为了让读者了解BALIS原文传递及宣传活动，要制定详细的宣传点大纲：包括BALIS原文传递服务简介及活动安排、现场培训咨询的安排、优惠活动详情、BALIS网页网络问卷调查的网址等。宣传途径。利用现有媒介的同时尽可能多的开辟新途径，包括网络，即利用图书馆网站、现有各种部门及读者邮箱等途径发布宣传信息；现场实物，即图书馆电子屏、简报、海报通知、易拉宝小册子等在校园及图书馆大厅展示和散发；人员口口相传，即学科馆员上门推广、馆员向到馆读者宣传，老用户向新用户推荐。 2.2.2读者培训读者培训咨询工作是宣传推广成功的保证，让读者了解服务掌握技能才实现推广目的。我校图书馆定期开设有与BALIS原文传递有关的培训与咨询讲座。培训方法是首先简单介绍，用清晰简练的课件让读者在尽可能短的时间了解BALIS及原文传递的概况、服务内容（对象、范围、费用）、具体应用（注册、使用）等；再展示BALIS原文传递利用情况统计，使读者了解服务的利用情况，激发读者深入了解BALIS原文传递的兴趣；随后让读者亲自实践注册、检索、申请等操作，遇到问题随时提问当场解答，保证读者在当日基本掌握BALIS的申请和使用技能。最后作为保障工作，BALIS管理员及时为读者开通注册账户，并公布管理员的联系方式，读者遇到问题可随时以上门、电话、网络等方式咨询解决。 2.2.3 问卷调查 问卷调查配合BALIS原文传递服务的宣传推广进行，实践证明问卷调查既提供了广泛且有针对性的反馈结果，为继续开展工作提供参考；同时也是对BALIS原文传递服务极好的宣传推广。问卷答题方式分为纸质问卷和网络问卷两种方式。由于服务推广阶段注册用户有限，以及网络答题的硬件条件限制，调查重点设在纸质问卷部分，我馆还自备礼品以保证问卷调查的质量。其中我馆主要采用以下渠道发放问卷，较好的保证了调查结果的全面性和质量：图书馆各院系年级勤工助学的同学向班级内同学发放，保证较广泛的调查范围；BALIS原文传递用户代表向老师和同学发放，这些用户代表来自不同院系，熟悉并喜欢该服务，因而有较强责任感，指定其多向BALIS用户发放，所以这批问卷有较高的参考价值。图书馆学科馆员到院系向师生发放。该部分主要针对教师，既可以了解他们的需求又向他们推广该服务。图书馆讲座现场发放，讲座结束后填写，增加了解该服务的读者问卷比例。 3结语 BALIS原文传递的宣传推广活动让更多的读者了解并接受了该服务，也让馆员在实际工作中得到启发，在总结之