写电子邮件需要注意的.doc

邮件写作的礼仪基本规范，请看文章结束部分） 自动回复与阅读回执，包括信纸，都是在为阅读你邮件的人制造不必要的麻烦。1、什么情况用email相比电话，email的优点是，我们可以重复的阅读这些文字，另外往来的信件还可以成为沟通的证据。但是对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。所以，急需对方回应的事情，最好打电话，或者一个电话配合一封email。2、to, cc, bcc （收信人，抄送，暗抄）email和手机短信最大的区别是什么？手机短信只有正文，没有头信息（header information）。Email在正文前面，有from, to, cc,bcc等一堆字段，这都是干啥的呢？from和to大家都知道，就不说了。cc和bcc的对象，也会收到信。cc呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思。cc这个缩写事实上来源于carboncopy。啥叫 carbon copy呢？过去没有复印机，人们同一封信想写两份怎么办呢？用复写纸，对吧。carboncopy大概就是这个意思。bcc呢，中文翻译成暗送，blind carbon copy。收信人，能够看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。to,cc和bcc怎么用呢？咱们举个例子说：比如我想追一个女生，发信问她同意不同意（这只是一个例子，根据前面的论述，这个场合显然不适合用 email）。同时呢，还有一个女生在追我，我不从；还有一个兄弟，躲在幕后帮我策划，是我的参谋。这个场合，我就应该to这个意中人，因为这封信是要她 采取行动的（告诉我你从不从）；然后我要cc给追我的女生，因为不需要她采取行动，但我要知会她这件事；最后呢，我要bcc给狗头军师兄弟，因为我当然要 让他了解这件事，同时又不能让收信人知道他的存在。用好to, cc, bcc，可以省好多话，明眼人一看就知道发信人的意图。3、 reply to all, forward（回复全部，转发）收到一封信，有reply（回复）和reply toall（回复全部）的选项。reply会把回信发给from的那一个人，而reply to all呢，会把回信寄给from, to,cc的所有人。这是一个很方便又很敏感的功能。有些信to的名单里有几十，甚至上百人。你的回信，跟他们每个人都相关么？或者说，他们每个人都希望收到你的回信么？如果 不是，那么请不要replyto all。我见过有些组织，to几十人的信，就有四五个人不断用reply toall聊天，实际上是在这几十人的信箱里刷屏版聊。换位思考下，不是每个人收件箱里都只有你这一个组织的信，不是每个人都像你们几个一样喜欢自己的信 箱变成bbs。在确认所有人都接受这种行为之前，请不要这么做！反过来说呢，如果你想给几十甚至上百人同时发信时，可以把这些人都放进bcc列表，然后在信件的正文开头，写明白to谁cc谁。这样就不怕喜欢replyto all的人了，因为bcc的名单是不会呈现给收件人的，他reply to all也只能回信给你一个人。forward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他人。但是使用fwd也要注意，考虑一下是否原来的发信人就不愿意这封信的内容给你想转发的人知道，那么从诚信以及专业的角度上来说，就不应该把信转发给第三方。4、标题 （主题）一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的旧信，他首先会从搜索/归类标题入手。换位思考一下，不是每个人的信箱里，都像你只有这么少的信，有些人就是靠email来跟踪、梳理自己工作的。有的朋友发信忘记写标题，有些朋友想起给谁发 信说件新的事，懒得重新写信找地址簿，就直接回复人家上回发给你的一封信，这都是很不好的习惯。一个标题，就好像bbs上的一个主题楼一样，一定要专楼专 用。在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定，并且进行标识（在Outlook中，重要性高的邮件是感叹号，重要性低的邮件是向下的箭头）。这样做的目的是让收信人了解这封信的轻重缓急，当他有很多邮件需要处理的时候，可以帮助他提高效率。5、正文正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。语言得体，比如你求素未谋面的师兄师姐帮忙，就应该先问个好寒暄几句，称赞对方名声在外，然后再切入主题，最后询问对方是否有空帮这个忙？如果直接就说有这么一事你干不干吧，要决定干就抓紧，deadline回头我再通知你，这就不大合适。事情复杂的时候，内容一定要写清晰，这不是写小说，能分段、分条，尽量不要一大坨字写在一起。保持冷静是什么意思呢？工作生活中，都会有很多人很多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后，百分之 九十的可能，第二天你再翻出这封信会后悔不已，我TMD昨天怎么能这么说话呢？！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要的麻 烦。记得GE一个关于email的指导上写，发信之前闭上眼睛想想，如果这封信转天发表在纽约时报的头版头条，你会不会觉得很尴尬？如果会，请不要把它发出。正文的格式也应该值得注意，比方商务上的邮件往来，就需要比较正式，全文尽量不要用超过两种字体，超过两种颜色，并且段落分明，条分缕析。6、签名档这东西我过去也不注意，但其实还是有点用的。首先，把你的姓名、单位、头衔、联系方式写在签名档里，它能够告诉对方你是谁，有了它，你正文可以少写一两段话。另外呢，签名档写上一句比较有特点的话，能够帮助收信人对发信人产生一种印象。7、附件要起一个合适的文件名，别人下载后，不用另起名了。8、尽可能不用带背景的信纸，节约带宽，而且正常收集的图片默认是不显示的。下面转一篇文章：如何使用邮件更有效地沟通，同样阐明了一些使用电子邮件应当注意的问题。原文地址：月光博客电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等，但是作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。在 所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件，相信也是大家经常感到比较困惑的问题，下面是我们企业和 部门内部规范的一些邮件沟通技巧，相信这些技巧对于其他企业也同样适用。 一、邮件格式 1、邮件一定要注明标题，很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 2、如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。 3、收件人尽量用中文姓名全称，避免只显示个人邮箱帐号。 二、哪些事情需要发送邮件 1、正式工作报告； 2、难以简单用口头表达说明清楚的事项； 3、知识推荐和信息传递； 4、没有见面交流条件的其他交流内容； 总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。 三、邮件发送对象 1、寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持； 2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导； 3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 1、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理； 2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。 3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。 四、邮件沟通支持 1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持； 2、如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧； 3、充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）； 五、邮件内容 1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项； 2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。 六、沟通确认和反馈 1、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间；3、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。最后总结一下使用电子邮件的基本礼仪规范：关于主题主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1一定不要空白标题，这是最失礼的。2标题要简短，不宜冗长。3. 最好写上来自*的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”5一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理6可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。7回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。关于称呼与问候 1 恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。2 Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一