供应商管理信息系统说明书.doc

交通与汽车工程学院 课程设计说明书 课 程 名 称: 物流信息系统设计 课 程 代 码: 1103181 题 目: 西部电器有限公司供应商管理信 息系统 年级/专业/班: 09 级物流管理 3 班 学 生 姓 名: 赵露曦 学 号: 开 始 时 间: 2012 年 6 月 18 日 完 成 时 间: 2012 年 7 月 6 日 课程设计成绩： 学习态度及平 时成绩（30） 技术水平与实际 能力（20） 创新 （5） 说明书（计算书、图纸、分 析报告）撰写质量（45） 总 分 （100） 指导教师签名： 年 月 日 物流信息系统设计课程设计任务书 学院名称： 交通与汽车工程学院 课程代码：_1103181_ 专业： 物流管理 年级： 2009 一、设计题目 物流信息系统设计: 二、主要内容 分析设计具备一定功能的物流信息系统软件（或其他管理信息系统软件） 三、具体要求 完成信息系统分析完成信息系统分析 内容包括： (1)软件功能需求分析 (2)业务流程分析 (3)数据流程分析 (4)数据字典 (5)存取分析 (6)处理逻辑描述 完成信息系统设计完成信息系统设计 内容包括： (1)系统结构设计 (2)系统软硬件配置 (3)数据库设计 (4)代码设计 (5)输入输出设计 (6)模块功能说明 说明书字数 6000 字以上。 （也可进行其它管理信息系统的分析和设计，但工作量上 应与上述要求相当，具体内容可由学生与指导教师共同协商确定） 四、主要技术路线提示 系统分析设计说明书撰写（符合系统分析设计说明书撰写（符合西华大学本科课程设计说明书规范化要求西华大学本科课程设计说明书规范化要求 ）：）： (1)首先调查了解企业现状,该企业的信息系统使用现状,论述进行本系统分析设计的 意义,分析设计的主要内容,要达到的主要功能目标； (2)调查分析组织结构和主要业务，完成业务流程图； (3)完成数据流程图； (4)利用数据字典、存取分析、处理逻辑描述对数据流程内容详细描述； (5)根据数据流程图完成系统结构图； (6)进行系统软硬件配置; (7)进行代码设计； (8)进行数据库设计； (9)进行输入输出设计； (10)对系统结构图的各模块进行模块功能说明。 五、进度安排 第一天第五天：完成四中(1)(2)； 第五天第十天：完成四中(3)(4)(5)； 第十天第十五天：完成四中(6)(7)(8)(9)(10)。 六、完成后应上交的材料 课程设计说明书（符合西华大学本科课程设计说明书规范化要求 ） 七、推荐参考资料(不少于 3 篇) 1刘勇 主编. 信息系统分析与设计. 北京：科学出版社，2002 2薛华成. 管理信息系统. 北京：清华大学出版社，1999 3李苏剑, 游战清 等. 物流管理信息系统理论与案例. 北京：电子工业出版社， 2005 4曾传华,黎青松 等. 物流管理与信息系统. 北京:清华大学出版社,2007 指导教师 签名日期 2012 年 6 月 15 日 系 主 任 审核日期 2012 年 6 月 15 日 目 录 1 引引 言言.- 2 - 1.1 问题的提出 - 2 - 1.1.1 西部电器有限公司发展现状.- 2 - 1.1.2 西部电器有限公司信息系统使用现状.- 3 - 1.2 国内外研究的现状 - 3 - 1.3 任务与分析 - 3 - 2 系统分析系统分析.- 4 - 2.1 企业组织结构及相关业务分析 - 4 - 2.2 业务流程分析 - 5 - 2.3 数据流程分析 - 7 - 2.4 数据字典 - 8 - 2.5 数据存取分析 - 9 - 2.6 处理逻辑描述 - 10 - 3 系统设计系统设计.- 11 - 3.1 系统结构图 - 11 - 3.2 系统软硬件配置 - 12 - 3.3 代码设计 - 12 - 3.4 数据库设计 - 13 - 3.5 输入输出设计 - 15 - 3.6 模块功能说明 - 16 - 结结 论论.- 19 - 致致 谢谢.- 20 - 参考文献参考文献.- 21 - 摘 要 本课程设计主要是对西部电器有限公司的供应商管理信息系统进行设计。西 部电器公司是一家主要经营电器维修，保养，电器配件销售的服务型公司。采购是 公司业务里面很重要的组成部分，采购成本居高不下，供应商数量多，采购谈判没 有优势，处于一种采购资源混乱的情况。现在公司开始重视到这个问题。该课程设 计就是针对该公司采购的混乱现况进行系统分析，而设计出一个高效、有序的供应 商管理信息系统。分析组织结构，业务流程，数据流程，数据存取，数据字典描述， 处理逻辑描述以及系统结构设计，软硬件配置，代码设计，数据库设计，模块功能 描述。从而改进整个采购系统使其能够高效运作。 关键词：关键词：管理信息系统 系统分析 系统设计 （小四楷体_GB2312） 1 引 言 1.1 问题的提出 随着信息技术的发展随着我国经济技术的发展，企业之间竞争的日益激烈，使得很 多企业不得不尝试改变固有的理念，寻求新的突破和利益点。而无论是生产型，销售型 还是服务型企业都面临着采购成本很难降低的问题。 1、供应商数量多，在对于普通物资的采购中常见的是供应商数量繁多，采购商很难 选取优质的供应商，在此过程中耗费大量的人力物力财力。如果随意选择又会给采购带 来很大的风险。 2、与供应商采购谈判没有优势，由于长期以来采购模式没有更新，久而久之出现了 很多弊端，与供应商仅仅是普通关系，只注重产品质量和交货期，价格还有售后服务， 履行合同的能力，而没有更长久而深入的接触，所以导致双方形成以价格为中心的谈判， 特别是在供应商有限的情况下，毫无优势可言。 3、供应商管理混乱，在采购过程中，供应商管理混乱会直接导致采购效率低下，采 购成本高。 在采购业务中最重要的就是与供应商的关系，根据要采购的不同的商品，可以将供 应商细分出来，采取不一样的方式对待，对供应商进行分层管理，减少供应商的数量， 同时提高采购质量。这就要求有一个良好的供应商管理信息系统。 1.1.1 西部电器有限公司的发展现状 西部电器公司主要经营电器维修，保养，电器配件销售。对于电器，及其各种零部 件的采购是公司业务的重要组成部分。该公司的采购刚更新为集中采购，设有采购部门， 其他各部门需要的物品上报采购部门，统一组织采购，采购而来的全部商品堆放在自己 的仓库，仓库基本够用，到货后检验直接入库。只是比以前的各部门自己采购要好些， 毕竟集中采购至少是有规模经济效益的。仓库设有管理员，凭盖有各部门印章的单据提 取需要的物品，每月盘点一次，半年大清点一次。仓储方面问题不大，但是采购部门人 员对素质不高，对于采购没有全面的认识，除了知道压低成本以订购数量获取折扣，没 有更进一步的研究降低采购成本的方法，供应商的选取主要是通过广告认识之后联系， 或者熟人推荐的方式，每购进一批产品有一群供应商之后又可能会更换，供应商数量多 而不精 1.1.2 西部电器有限公司信息系统使用现状 该公司虽然已经意识到传统采购的弊端以及各部门分散采购的缺陷，建立了采购部 门专门负责采购事项但是实际上如果采购的理念并没有改变还是简单的和供应商保持普 通的以价格为中心的购销关系，是不能改变采购成本高的现状的。由于硬件设施跟不上， 不能支持采购信息系统，员工计算机能力有待提高，不能适应发展的需要。没有信息技 术方面的专家进行系统的设计。我认为当务之急是构建一个采购信息系统，而我就其中 的供应商管理信息系统进行了分析研究尝试做一个全新的高效的系统。 1.21.2 国内外研究的现状国内外研究的现状 经济科技相对较为发达的国家地区已经非常重视供应商的管理了，有强大的信息技 术作为支持，在很多方面都做了尝试。扩展全球采购市场，初见成效。对供应商的信息 进行统一管理，每一笔采购交易都有记录以便作为供应商的绩效考评，从中选择优质供 应商长期合作，并且发现供应商的不足之处反馈给供应商，提高其能力和绩效，以满足 自身的需求。更多的形成合作关系。但是不是说所有的企业面对所有的供应商都要运用 这样的合作关系，而是要分层管理。而我国由于企业竞争大，很多企业面临发展的瓶颈， 正在寻求一个降低采购成本的方法，除了各大企业已经运用了采购信息系统很多中小型 企业还在延续传统的采购方式。部分是由于还没有转型过来，部分是认为自身业务没有 必要进行这样大的投资和改造。 1.31.3 任务与分析任务与分析 本课程设计主要是通过对西部电器有限公司的关于采购的现状进行分析之后，为采购 部门设计一个供应商管理信息系统。使得采购得到有序的高效的信息系统支持，对和供 应商建立良好的关系起到基础和促进的作用。有了这个系统采购资源得到整合，不会再 有混乱和浪费的情况，公司能降低采购成本的同时提高采购质量。分析组织结构，业务 流程，数据流程，数据存取，数据字典描述，处理逻辑描述以及系统结构设计，软硬件 配置，代码设计，数据库设计，模块功能描述。从而改进整个采购系统使其高效运作。 2 系统分析 2.12.1 企业组织结构及相关业务分析企业组织结构及相关业务分析 2.1.1 西部电器有限公司组织结构分析 该公司是典型的私营企业由一个主管兼老板掌管，拥有最高权利。其下有财务部，仓 储部，销售部，维修部，采购部。每个部门有一个主管，如下图： Boss 仓储部财务部采购部销售部维修部 入库盘点出库采购人员与各部 门的联 系人员 西部电器公司的大致组织结构 2.1.2 西部电器有限公司相关业务分析 该公司由平行的各部门组成，相互协作，完成公司的各项事物。就采购管理而言： 1、负责采购的人员负责供应商的管理，每个供应商有自己的档案，资料。有合作的 供应商保留，没有的直接删除。 2、与各部门联系的人员负责收集整理各部门的订单需求，以便组织统一的采购活动。 但是由于信息系统的不完善，多数时候还是必须要各部门主管见面开会才能决定采购的 商品。 3、由采购人员与供应商联系，无论是以采购谈判方式还是询价采购，招标采购等方 式采购商品，签订合同。 4、通知仓储部进行入库作业。配件的查点验收，将供应商开具的发票交给会计，用 于帐务管理。对于数量和种类正确的配件进行入库，供应商提供的货物种类或数量与订 单上不符时与供应商联系，更换商品或者退货。 2.22.2 业务流程分析业务流程分析 供应商的选择标准分为短期和长期两种。 短期：产品质量合适，成本低，交货及时，整体服务水平，履行合同的能力。 长期：财务状况是否稳定，内部组织和管理是否良好，员工状况是否稳定。 供应商管理流程 1、开发、生产、采购战略需求。自制采购决策。 2、采购市场调研分析，风险分析。 3、供应商初步选择 4、供应商审核 5、供应商认证 6、供应商协议与合同 7、下订单供应商交货 8、区分供应商的类型 9、供应商考评 10、优化供应商。 开发、生产、采购战略需求 采购市场调研分析、风险分析 供应商审核 供应商初步选择 供应商质量体系审核ISO9000 认证 供应商认证 供应商分类 商业型、优先型、伙伴型 供应商交货 优先型、伙伴型 20%的物品、80%的价 格 商业型供应商 80%的物 品、20%的价格 供应商考评 供应商改进供应商年度质量体系审核 优化供应商 自制、采购决策、 采购物品战 供应商协议与合同 采购部 门 供应商档案 下订单 财务部 门 货物 仓储部 货物 销售 部 维修 部 提货单 2.32.3 数据流程分析数据流程分析 各部门 订单 P0 供应商年管理 信息系统 询价单、邀请函 供应商 报价单 付款通知 顶层数据流程图顶层数据流程图 各部 门 订单P1 采购部 合同 供应 商 报价单 采购单 付 款 通 知 F1 供应商档案 P2 财务部 收据 发货单 第一级细化流程第一级细化流程 各部门 拟订购物品 P1.1 制定采 购策略 邀请函 供应商 报价单 F1.1 供应商档案 P1.2 供应商 初审 P1.3 供应商 认证 F1.2 认证后的供应商 P1.4 供应商 分类 F1.3 商业型 优先型 伙伴型 P1.6 供应商 考评 F1.4 供应商考评结果 P1.5 下订单 分类 P1.7 优化供 应商 反馈信息 第二级细化数据流程图第二级细化数据流程图 2.42.4 数据字典数据字典 1、外部数据项字典。外部项如表 1.1 所示。 表 1.1 外部项编号外部项名字输入数据输出数据数量 001各部门拟订购清单 询价单、邀请 函 报价单002供应商 反馈信息 2、数据流数据字典数据流定义如表 1.2 所示 表 1.2 数据流编号 001 数据流名称拟订购物品 简要说明 各部门拟订购清单发给采购部制定统一采购计划 数据流来源该公司其他部门 数据去出 处理逻辑“制定采购策略” 数据流的组成订购清单，日期，需要物品的部门，采购部门。 3 数据存储数据字典 数据存储如表 1.3 所示 表 1.3 编号数据存储名称组成部分立即查询 F11供应商分类有 供应商名称 供应商编号 供应商主营产品 商业型、 优先型、 伙伴型 产品规格 产品价格 一般交货期 F14供应商考评结果供应商考评分数有 供应商名称 供应商编号 供应商各项评分 曾经交易记录 2.52.5 数据存取分析数据存取分析 在数据流程图中定义了数据存储，在数据字典中表述了数据存储的结构后，可以使用 数据立即存取图来进行数据存取分析。在这个供应商信息系统中，最初采购部门发出邀 请函收到报价单或者曾经有过交易的供应商档案都会被存入该系统的数据库。设有登录 系统，有权限的人登录以后便可以对供应商进行查询。然后在供应商的实际审查中，通 过比较选择了合作的供应商就叫做供应商认证，得到认证以后也要在系统中修改，编辑 供应商的认证记录。存档。还要对认证了的供应商进行分类，把其分为商业型，优先型、 伙伴型。并且在交易完成后，要将合作的详细内容录入系统。通过系统设置好的考评标 准，对供应商进行考评。最后选择出优质的供应商以便长期合作，淘汰不行的供应商。 对需要长期合作的供应商还可以将考评时发现的问题与其分享，提高其绩效以便适应自 身需求。 2.62.6 处理逻辑描述处理逻辑描述 P1.1 铸锭采购决策 由公司内部各部门比如销售部门或者维修部门把需要的零部件之类自己要买的物品清 单交给采购部门，采购部门制定统一的采购战略决策。 P1.2 供应商初审 采购部门从供应商档案中读取信息，进行对供应商的初审，主要是一些资格审查。包 括供应商是否是正规经营，是否有履行合同的能力等。 P1.3 供应商认证 由采购部门对供应商审查之后得到的资料，把合格的供应商进行资格认证，不合格的 供应商直接淘汰。 P1.4 供应商分类 对已经认证的供应商进行分析，研究。由公司长期或者短期的目标标准来对其进行分 类。商业型还是优先型还是伙伴型在这里就得到区分。 P1.5 下订单 采购部门选定了合作的供应商以后对供应商发出订单， P1.6 供应商考评 进行完交易以后对供应商有一个考评，主要是由采购部门制定规则，按照既定的指标 进行考察。并且对考评结果进行存储和分析。 P1.7 供应商优化 考评结束以后对有潜力的供应商要发展长期合作的关系，所以可以与其分享采购中的 问题，反馈信息给供应商。 3 系统设计 （1）. 方便而强大的数据输入性能，严谨的登录界面，尽量避免汉字和长字符串的 人工重复输入。 （2）. 灵活地查询性能，能快速实现供应商资料的数据输入和查询。 （3）. 把目前基本上是人工管理并且静态的供应商管理变为动态的供应商信息管理， 能随时存取和更新供应商信息。时时进行系统维护，设立权限，提高系统的安全 性能。 3.13.1 系统结构图系统结构图 西部电器有限公司供应商管理信息系统 信息输入采购管理信息查询 供 应 商 基 本 信 息 录 入 认 证 后 供 应 商 信 息 输 入 供 应 商 分 类 信 息 输 入 采 购 清 单 录 入 采 购 订 单 录 入 采 购 订 单 查 询 订 单 汇 总 表 采 购 清 单 查 询 供 应 商 信 息 查 询 交 易 明 细 查 询 系统维护 权 限 及 密 码 设 置 系 统 登 录 关 闭 系 统 3.23.2 系统软硬件配置系统软硬件配置 西部电器有限公司供应商管理信息系统是以计算机系统为核心建立起来的，所以计算 机系统的软件和硬件配置在很大程度上影响整个信息系统的功能实现。根据系统功能， 对西部电器有限公司供应商管理信息系统的软件和硬件配置做出如下要求。 硬件配置：一台电脑，实际使用最低配置要求： CPU：酷睿 2 双核 1.83G 处理器 T5550 内存：1G 以上 硬盘空间：180GB 以上，最好高于 250GB 显卡：512MB 以上的 PCI 或 AGP 显卡 声卡：最新的 PCI 声卡 CD-ROM：8x 以上 CD-ROM 以及联机设备（打印机等） 软件配置：WindowsXP 以上操作系统 VF 开发软件 SQL Sever2003 数据库管理系统 3.33.3 代码设计代码设计 代码设计是指用数据、字母和特殊符号，表示事物的名称、属性和状态等特征 。在 计算机处理信息过程中，代码具有重要作用：根据代码，可以区分每一个数据元素及其 代表的逻辑意义；使信息的表达方式标准化和单纯化；提高计算机处理效率和精度，便 于进行信息检索、分类、排序、汇总和分析。计算机进行库存管理的过程中，代码设计 是进行分类校对、汇总及检索的关键。 本次设计中，需要进行代码设计的是：供应商编码的设计。供应商编号这里运用的是 分组码， 代码名称：供应商编码 代码定义：供应商管理信息的系统代码 代码长度：8 个字符 代码构成 12345678 ：提供的产品编号 ：所在地编号 ：评价等级编号 3.43.4 数据库设计数据库设计 1、概念模型部分 概念模型是一种面向问题的模型，可以做成 E-R 图。 供应商 服务等 级 规模 等级 信誉等 级 质量 等级 价格 偏差 等级 名称 编号 联系方 式 m 供应 数量 价格 n 产品 质量等 级 产品 类型 编号 2、逻辑模型设计 数据表名列名数据类型长度允许空主键 用户密码 Varchar50no 用户权限 Int4no T-user（用户信息表） 用户 ID Varchar50no 联系方 式 联系方 式 产品名 称 供应商编号 Char8no 供应商名称 Char32no 供应商所在地 Char20yes 供应商联系方式 Char11yes T-supplier（供应商 基本信息表） 供应产品编号 Char2no 供应商编号 Char8no 产品名称 Char20no 产品类型编号 Char2no 产品质量等级 Int4yes 产品价格 money8yes T-product（产品信 息表） 产品数量 Int4yes 供应商编号 Char8no 供应商价格等级 Int4yes 供应商产品质量等级 Int4yes 供应商信誉等级 Int4yes 供应商交货率等级 Int4yes 供应产品编号 Char2no T-ping(供应商评估 表) 综合评价结果 Int4yes 供应商编号 Char8no 交易价格 money8no 交易数量 Int4yes 交易时间 Datetime8yes T-translate（交易 记录表） 交易产品类型编号 Char2no 累计交易次数 Int4yes 累计交易金额 money8yes 3.53.5 输入输出设计输入输出设计 1 输入设计 （1）. 输入信息来源的设计。由于供应商信息管理 仅仅是一个子系统，数据来 源相对不繁杂，供应商信息的录入直接由键盘人工输入，以及之后的交易明细都可 以用键盘输入。 （2）. 输入类型的设计。采购清单和供应商档案采用外部输入。 （3）. 输入设备和介质的设计。键盘和鼠标。 （4）. 输入内容和格式的设计。 供应商档案单样式如图所示： 供应商档案单 单位名：西部电器有限公司 供应商编号提供产品编号 供应商名称供应商地址 供应商联系方式日期 经办人 备注： 2 输出设计 输出类型。主要的是供应商考评表，有内部输出、中间输出和操作输出多种类型。 输出形式。主要是打印输出及屏显输出两种形式。 输出内容和格式。以供应商最终考评表展示。 供应商最终输出表 供应商名称年 月No： 供 应 商 编 号 供 应 商 价 格 等 级 供 应 商 产 品 质 量 等 级 供 应 商 信 誉 等 级 供 应 商 交 货 率 等 级 供 应 商 提 供 产 品 编 号 综 合 评 价 结 果 累 计 交 易 次 数 累 计 交 易 金 额 备 注 3.63.6 模块功能说明模块功能说明 1.系统登录模块如图所示： 模块名称供应商管理信息系统登录 模块功能识别系统用户身份，防止其他人操作。 处理概要说明：（设计操作界面如下图） 用户名：Lucy 密码：* 用户输入用户名 用户输入密码 区分大小写 登录 验证用户信息并作出下一步操作 取消 退出登录界面 西部电器有限公司供应商管理信息系统 用户输入用户名及密码后，单击“系统登录”命令按钮，对所输入的编号和密码进行验证， 若验证通过，则登录如窗口，否则就通过信息框弹出错误信息，密码输入错误 3 次，即自动 关闭窗口。 2信息录入模块， 供应商基本信息录入模块如图所示 模块名称供应商基本信息录入 模块功能录入供应商编号、名称、提供产品编号，所在地，联系电话对应的 并可以进行“添加” 、 “删除” 、 “修改” 、 “保存” 、 “打印”等操作 处理概要说明：（设计操作界面如下图） 供应商档案录入，资料不全面的或者初审都不过的可以舍弃。可以根据以下操作界面的 设计，分别依照需要录入的信息和可以实现的操作，来设计界面。 供应商信息 编号：01031011名称： 退货：不可退货 供应商地址： 添加修改删除保存打印退出 通过“添加” 可以录入供应 商信息 选择右边页框中的供应商点击 “修改” ，该表有制度状态变成可 修改状态，可以对信息进行修改 退出供应商信 息录入界面 选择供应商 编号 名称 配件信息录入 配件编号 配件名称 录入供应商信息时， 录入该供应商提供的 所有种类配件的编号 和信息，该信息随着 录入写入后台配件表 中，供其他信息录入 时调用 3、信息查询模块（供应商信息查询模块为例） 供应商信息查询模块如图 3.4 所示。 模块名称供应商信息查询 模块功能通过设置查询条件，完成对供应商信息的查询、保存及打 印操作 处理概要说明：（设计操作界面如下图） 采购订单查询也属于信息查询的类型，可以依照订单按年、月、日、供应商、商 品等类别查询。类比以下