销售部职员工作规范及处罚条例.doc

销售部工作规范及处罚条例 为了更加规范公司管理及完善管理制度，确保提高业务部门工作效率以及提升业务员自身素养，坚持不断的开发新的客户资源实现个人的社会价值以及为公司创造更高的效益，特制定业务员最基本的工作职责及处罚条例如下：业务部由公司负责销售业务的副总经理全权管理（因为现在还没有部门经理），各业务员的工作直接向该副总经理负责（请示和汇报）。一、 客户来源及处置1、每个业务员应该最大限度地利用公司分配的阿里巴巴账户，做到不浪费资源，做到最快速更多的获取客户询盘；每天至少一次在账户上发布、更新产品（文字、关键词和必须带有公司水印图片），工作日周一至周五每天至少5条。每天发布，更新与否和发布，更新数量，必须在当天下班前报告给领导登记备案。如果在工作日没有发布，更新，一次罚20元，如果更新的数量不够或者图片没有带公司水印，一次罚5元。如果谎报，一次罚100元，副总同样受罚。新老业务员两人为一组，如果遇到某一业务员请休假或者外出公干，此项工作由另一业务员代为操作。2、获取新的客户询盘后，如果在一周时间内没有获得客户回复的邮件，副总应该将客户指定其他业务员同时开发，或者直接列入共享资源所有人都可以开发。以避免浪费公司客户资源。大家一起开发的客户，如果客户最先回复了哪个业务员，则应该由该业务员继续联系客户，其他业务员则要停止跟踪。二、 客户列表1、 公司一直主张建立公司客户列表，列表分为全公司的总表和各个业务员的分表。2、 客户列表应该统一格式以便管理，其内容包括：序列号、业务员、客户名字、国家和城市、邮箱（有多少个列多少个）、公司（客户）名称、网址、联系电话（固定和移动）、在线联系方式、询盘时间、每次往来邮件的时间、备注。重点客户用黄色作为底色，已经下单的用红色为底色，其他的白色底色。3、 每天必须根据客户列表来指导工作，哪些还没有回复过的客户应该写开发邮件了，哪些联系上的客户应该继续写邮件，哪些客户的问题还没有回复的，等等。所有业务以此为依据，以该表的数据及记录，结合各自的邮箱里跟客户之间的邮件往来情况，制定一天的工作计划。4、 当天的工作情况（主要是指跟客户的往来邮件的时间记录，客户需求等其它情况，可以自己记录在笔记本），必须准确记录在该客户列表，如果不做记录，或者漏记，一次罚10元。不得删除和更改历史记录，如果发现可以或者应该删除的客户，应该请示副总，经同意后才可以删除。5、 该客户列表每周六下班前交给副总，副总将总表交总经理。迟交的（推迟到周日前交的）罚50元，不交的（周日前还没有交的）罚100元。请假或者外出公干的交表时间可顺延。三、 早会1、 每天9：10时必须准时召开早会，10点钟前结束，最多可以延迟到10点半结束。2、 早会的内容，以业务和管理为核心。做到简短、高效。3、 每个业务员必须陈述“昨天跟踪客户的具体情况（没有收到客户回复的不作陈述）和遇到的困难（问题）”，简单的问题副总当即解决，复杂的问题会后个别解决。4、 主管行政的常务副总，对“昨天”在管理方面的问题进行评定，该表扬的、该处罚的，都要记录在案，向总经理汇报。四、 业务统计表及其它档案1、 业务统计表，作为最重要的档案类型，包括客户总表（表一）、订单月统计表（表二）、新客户询盘周统计表（表三）、有联系的客户周统计表（表四）、年度业绩走势图（表五）。销售部必须以这些数据为依据，发现问题，制作后续的短期工作方案。表三和表四，应该在每周六的专项业务会议认真分析和总结，找出存在问题，作为依据指导下周的工作。并在周六由副总审核之后发送到总经理邮箱。表二和表五，每月更新一次，并在月底最后一天由副总审核之后发送到总经理邮箱。2、 其它档案，包括PI、操作单、提单等，以电子档和纸质档同时保存，纸质文档都必须签名，并在订单操作完成之后的一周内，统一交由公司档案保管员存档。3、 在跟踪客户的过程中，客户提到的我们公司经营以外的产品，业务员务必要登记到其它产品登记表，如果有图片一定要附上，如果没有图片，就用文字说明。登记表要在当天呈副总签字（下班后收到的邮件，要在次日呈上），副总签字后应该立即交采购部了解产品和市场状况。4、 上述三项工作，各责任人应该准确按时完成，如果统计有误或者没有按时完成上交，给予责任人处罚50元并责令次日补充完成上交。五、 客户开发1、 所有业务员应该以完成公司布置的销售任务为宗旨开展工作，也就是说所有的工作以成交为目的。在获得客户后，通过各种方式（包括邮件、SKYPE、TRADMANAGER、电话、当面接待等等）跟客户取得联系，了解客户需求，宣传公司和产品的优势，以至最终成交。2、 收到客户询盘后应该立即将询盘内容向副总汇报，并根据客户询盘的内容写邮件给客户，邮件完成之后呈副总审核，同意后立即发送给客户。 如果客户留有联系电话，应该立即打电话给客户告诉他我们已经写邮件给他。完成以上工作后，对客户资料进行登记备案。违反本条规定的，每次罚20元，并将客户转交给其他业务员跟进。3、 当天下午六点至当天晚上十点种之前收到的询盘，应该在第当晚十点以前回复客户；当晚十点到第二天早上九点的询盘需在第二天上午十二点以前回复客户；当天早上十点到当天下午六点收到的询盘需要在当天下午六点前回复。否则每次罚50元，并将客户转交给其他业务员跟进。4、 当天下午六点至当天晚上十点种之前收到的客户邮件，应该在第当晚十点以前回复客户；当晚十点到第二天早上九点的邮件需在第二天上午十二点以前回复客户；当天早上十点到当天下午六点收到的邮件需要在当天下午六点前回复。违反本条规定的，每次罚100元，并责令立即回复客户。如果一个月内违反第二次（即使不是同一个客户），处200元罚款，并停止跟踪该客户，由副总直接用CEO邮箱或者指定其他业务员继续谈判。如果业务员是等待资料或者运费的，采购部应该立即询问并将结果告诉业务员，如果正常上班时间采购部故意拖延的，采购部同样要受罚。但是业务员也应该回复客户邮件先回答其它可以回答的问题，不能回答的问题要告诉客户稍迟点告诉客户。 不能回答如果遇到这种情况不适宜及时回复的，一定要请示副总批准，副总批准后可以相应调整邮件发送时间。5、 上述2、3、4条规定，如果遇到业务员请休假或者外出公干，一天时间内的，该业务员的工作由同组另一业务员代替，责任等同。6、 关于群发邮件的写作和收发，副总应该根据每个业务员客户数量多少，安排好本周全部业务员群发的数量和次序（即每天安排哪几个业务员群发，发出去的数量等），并在每周一早上的早会宣布执行。业务员在群发之前，应该将写作好的群发邮件经过副总的审核同意后方可发出。该排序表应该张贴起来，副总每天检查督促该项工作完成情况并做标记。未完成者罚50元（副总同）。7、 周一至周五工作日每个业务员除了群发邮件，至少向10个客户发送邮件（包括回复客户的邮件）。只要是回复客户的邮件和初次询盘写给客户的邮件，每封邮件发出之前，必须经过副总根据客户跟踪的情况审核同意后方可发出；其它邮件，业务员应该根据过往跟客户的谈判情况以及公司的促销政策等等来写作。在任命销售部经理之前，由于工作量比较大，两位副总各自副总一半。任命销售部经理后，该项工作由业务副总和销售部经理负责。审核者应该同时检查邮件回复的时间是否符合规定、邮件内容是否有利于促使客户下单。如果是节假日，业务员必须回复客户邮件和初次询盘，其它邮件的数量可自行安排。若邮件数量没有达标，或者邮件内容中对客户提出的问题不作回答，审核者和业务员均处予100元罚款。8、 为了接到更多的定单和奠定公司长期发展的基础，对于已经下 了定单在经营中的客户，也应该要好好利用，让客户重复购买或者帮助他们的朋友购买或者成为我们的国家和地区代理。最少一个月联系一次客户保持良好的关系，告诉客户我们公司的最新产品和动向。六、学习和提高1、 公司一直重视所有职员的进步，业务部也不例外。学习的形式可以多样化，包括外派、视频、书籍、以老带新、实践的总结等等。2、 外贸业务员应该认真学习