音像档案管理探讨.doc

音像档案管理探讨音像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、磁带、磁盘、唱片、光盘等。它们以感光材料或磁性材料以及光盘等为载体，以影像和声音为主要内容，具有直观、快捷、生动再现等特点，因而成为当前档案的重要组成部分。随着社会的发展和影音等多媒体技术和设备的不断进步，音像档案大量形成。音像档案以其在维护历史真实面貌、弥补文字档案的不足等方面具有独特的地位和重要的作用。因此，音像档案越来越受到社会的重视，这对我们档案工作者来说是件好事，同时也暴露出了我们档案工作在管理音像档案方面的一些不足。一、音像档案管理的现状及问题音像档案管理是档案管理的重要组成部分,也是目前档案管理工作的薄弱环节, 加强对音像档案的管理已成为当前档案部门急需解决的重要课题。因此，重视和加强对音像档案的收集、保管和利用等工作，对档案工作来说极其重要。但不少单位的档案部门在音像档案管理方面还存在着不少问题，具体表现在以下几个方面：1. 对音像档案的收集、保管和利用工作不够重视目前，一些单位对音像档案的管理缺乏足够的重视，存在着不同程度的认识不清、管理混乱，甚至无人管理的现象。随着音像档案在各立档单位的不断积累，上述问题若不及早引起重视，必将积重难返，造成大量珍贵档案资料的遗失和损坏，从而给音像档案的管理工作带来不必要的麻烦。首先，对音像档案的收集和整理工作不够重视，即使收存了一些音像档案，也缺少必要的辅助性文字说明，从而给音像档案的利用带来了困难。在工作中, 我们常常会遇到这样的情况: 一些单位和部门到了该用音像档案的时候，如展览或出版大型历史画册时, 因为平时不注意音像档案的搜集、整理和保存, 事到临头只好东拼西凑，因为缺少大量的音像档案诠释, 这些展览或画册毫无历史的真实感和纵深感, 其实际效果大打折扣。其次，是不重视音像档案的保管。音像档案因其载体材质和信息内容的不同，与纸质档案相比有其特殊性，因此，在保管音像档案时，要依其特性进行分类保管和管理，同时保管环境和备件还应符合相应的要求，否则就会造成音像档案不同程度的损坏，严重影响着作为原始记录的音像档案的安全性和完整性。2. 缺乏必要管理方法、手段和条件很多单位对音像档案的管理还停留在纸质档案的管理方法和手段上，在收集和保管方面缺乏具有相关知识和技能的人员，同时在保管环境和条件上还不能满足管理音像档案的要求。主要表现在：一是档案管理者在思想观念上不重视，缺乏管理音像档案的相关知识和技能，认识不到音像档案的重要性和特殊性, 没有把这项工作纳入管理范畴; 二是缺乏制度管理。档案管理人员与音像工作者缺乏有效的信息沟通，不少从事音像专业的人员缺少应有的存档意识, 大量的、重要的音像资料在无意中被遗弃, 给收集工作带来了极大困难; 三是物力因素。因为形成、制作和管理音像档案的材料、工具和设备比较昂贵, 很多单位或部门不情愿或无力购置相关的设备和材料,致使大量珍贵的音像资料无法整理归档和保存, 白白地被浪费掉了。3. 缺乏相应的标准和规范目前，在音像档案的管理标准和规范方面，只有纸质照片档案和磁性载体档案的管理规范。随着多媒体技术的发展，音像档案的种类不断增加，如数码照片档案，高清视频档案大量出现，而在对这些音像档案进行管理时，标准和规范滞后。给音像档案的管理和编辑制作带来的很大的困难。二、音像档案管理的发展趋势及建议随着信息社会的发展，音像档案越来越受到社会的重视。音像档案具有视听直观、感染力强, 现场可证、纪实性强,传播迅速、实效性强的特点, 可使人们多种感官接受信息, 并带来一种全新的感觉, 其广泛应用已成为一个世界性的潮流, 并将最终改变人类的工作和生活方式，人们越来越注重音像档案的利用工作，并对音像档案信息的完整性、真实性与可靠性的要求越来越高。这从某种意义上说我们的音像档案受到了社会的重视和认可，同时也对我们档案工作者提出了更高的要求，这就要求我们档案工作者必须重视对音像档案的收集、保管和利用，要用先进的理念、科学的方法、先进的技术手段来规范地管理好这些音像档案，并重点作好以下工作：1. 首先要从思想上重视音像档案的管理工作音像档案管理是一项新的技术性工作, 是时代发展的必然要求，无论对各级文书部门, 还是对各级档案部门, 都要真正认识到做好音像档案管理工作的重要性和紧迫性。首先，音像档案是国家档案的重要组成部分，不能有音像档案可有可无的思想，要重视音像档案的收集工作。其次，音像档案不能等同于纸质档案进行管理，要根据音像档案的特点，从思想上重视音像档案的管理工作，克服对音像档案不管不问的思想，如一些磁性载体档案在保管过程中不管不问就会造成磁性载体档案的损坏，光盘档案不定期进行检测就会出现档案无法读取或损坏的情况发生，这些都会给音像档案带来重大的损失。2. 建立和完善音像档案管理的各项制度做事情、干工作都要有制度作保证，同样，做好音像档案的管理工作，也要从观念上转变对音像档案管理工作的认识, 从机制上保证音像档案管理工作顺利实施，必须建立和完善音像档案收集、分析、整理、备份、编辑、归档、保存和利用等相应的管理制度,任何一个类别的档案管理都是一项系统性工作, 都有一个完整的工作流程,音像档案收集工作是音像档案管理工作的前提, 音像档案管理制度首先应当明确规定音像档案收集的目标、内容、范围, 即提出在何种情况下,必须收集音像档案, 收集哪些音像档案，从而抓住源头,避免遗漏。音像档案的收集工作相对于其他档案来说, 具有一定的广泛性, 比如在面对某一重大事件时, 档案管理人员除了要收集文字资料外, 还要从录音师那里收集录音资料, 从摄影师、摄像师或其他人员那里收集影像资料。音像材料在反映某一事实过程中具有重复性,即在展现事件的过程时, 一个画面可以通过不同的角度去展示。如何抓住关键, 从中筛选出有价值的材料, 对提高档案质量具有重要作用。对于档案人员来说, 既需要专业音像知识, 又需要确立相关的技术规定。因此，收集要有标准，要有制度作保证，否则此项工作无法完成。音像资料收集到手后, 要进行细致的整理和编目，同样需要相应的标准。音像档案具有易腐蚀性, 不像其他纸质、实物档案那样易保存, 因此音像档案必须备份。在保存过程中, 还需要定期进行备份更新。音像档案的这些特殊要求, 决定了在管理过程中必须建立严格的制度, 对档案进行定期检查, 根据材料的特性, 进行定期加工整理等，都就有相应的制度来保证。3. 改善音像档案的管理方法、技术手段及保管条件音像档案不同于纸质档案，不论从载体材质、记录形式及内容信息等方面都有其特殊性。因此，在音像档案管理工作中，与纸质档案相比需要的技术要求更高。随着信息技术的不断发展, 音像档案的管理方法和手段也会不断变化, 不断出现新的问题。我们必须不断研究新情况, 采用先进的管理方法和技术手段, 在解决音像档案收集、保管和利用等问题方面,要有满足音像档案自身特点的技术手段，在保管方面要有适合于音像档案自身要求环境及保管条件。使音像档案得到科学保管和有效利用。4. 建立健全音像档案管理方面的相关标准和规范目前，在音像档案管理标准和规范方面，除 2002年出台的照片档案管理规范和1995年发布的磁性载体档案管理和保护规范外，其他成熟的标准和规范几呼没有，数码照片及音视频档案管理方面的标准或规范还没落地，这就