赵启光教授谈时间管理.doc

赵启光教授谈时间管理 时间是什么？是金钱，是效率还是生命？美国卡尔顿大学终身教授、艾美奖评委赵启光会告诉你，时间就是每个人的千军万马，驾驭好时间，就能够驾驭好人生。2009年9月6日，赵启光教授做客央视我们栏目，与即将步入大学的8位中学生畅谈时间管理。赵教授从大学中普遍存在的一些浪费时间的现象谈起，与大家分享古今中外的一些与时间有关的故事和经验。从不可一世的法兰西皇帝拿破仑到步履匆匆、为生活奔波的现代人，大家都在时间的流逝中发现了它的存在，但是只有等它如烟花般绚烂的转瞬即逝之后，蓦然回首才发现我们并没有珍惜它。但是，赵启光教授会告诉你，光珍惜时间是不够的，因为它始终会溜走，时光的流逝是没有办法阻止的，只有正确、高效的管理好时间，才是最好的珍惜时间。 如何有效地管理好你的时间 时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理，方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。 时间管理的方法有一个演变的过程。最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。在时间管理的第三个阶段，人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，而时间管理理论则更注重个人的管理，注重效能，关注完成的工作是否具有有用性。时间的帕金森定理表明工作会自动地膨胀占满所有可用的时间；8020原则表明应该把最佳的时间用在最重要的时间上，所谓“好钢用在刀刃上”。时间管理是个人财富之源，“时间就是金钱”的观念早已深人人心，而对于处在高校中的学生来讲，做好时间管理不仅意味着丰厚的经济利益，更能令自己的学业突飞猛进。保持焦点，一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。聪明人要学会抓住重点，远离琐碎。 在我们学生的实际生活中，浪费时间的症状主要表现为办事拖拉、打牌和打游戏、连续看小说、电话聊天、长时间QQ、经常性喝酒聚餐、闲谈聊天、犹豫不前、没目标、不考虑轻重缓急、凭记忆办事等等。鉴于更好地适应以后工作的压力和外部的竞争状况，在学校里学会有效地管理时间对我们大学生来说十分重要。在管理个人的时间过程中应注意如下几点： 一、良好的习惯是一种个人竞争力 对学习和工作的事先作计划。每天、每周给自己定学习和工作计划和目标，对所学的和感兴趣的知识进行系统学习和记录，一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项；在宿舍的台历或记事本上，标注当天或预定的学习与工作计划，以备遗忘，也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒；设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正。如一项工作别人做得更好或更合适去做，则应及时转交他人。根据个人生活规律，选择每天精力最充沛、思想最集中的时间，去处理最重要的事情，如背单词，做练习。这会达到事半功倍的效果。克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内（如4小时、8小时、当天）将学习或工作办完；将一些不太重要的事集中起来办或联办。 现在就做（DO IT JUST NOW）。许多人习惯于“等候好情绪”，即花费很多时间以“进入状态”，却不知状态是干出来而非等出来的，最佳时机是需要把握的。请记住，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间是现在，手中的鸟比林中的鸟更有效。 学会说“不”。计划赶不上变化是经常遇到的情况，确实有很多时候自己原本已安排好了计划，但是经常会临时出现一些变化。例如，朋友拉你打牌或喝酒，会占用你大部分自由时间，在这种情况下，要学会恰当地拒绝，这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法。但是拒绝时要讲究技巧，不宜直截了当，而要委婉，用他人觉得确实是合理的理由来拒绝。要学会限制时间，不仅是给自己，也是给别人。不要被无聊的人和无关重要的事缠住，也不要在不必要的地方逗留太久，不要将整块的时间拆散。一个人只有学会说“不”，他才会得到真正的自由。同时也要避开高峰，如避免在高峰期乘车、购物、进餐，可以节省许多时间。 时间价值观念。 避免“一分钱智慧，几小时愚蠢”的事例，如为省两元钱而排半小时队，为省两毛钱而步行三站地等等，都是极不划算的。对待时间，就要像对待经营一样，时刻要有一个“成本和价值”的观念，要注重时间的机会成本，使时间产生的价值最大化。积极休闲。不同的休闲会带来不同的结果。积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流，有利于提高办事效率；而且随着经济和生活水平的发展，一些休闲性的活动也能放松性的解决问题，如通过打篮球、网球等共同爱好来结识不同的朋友也能提高办事效率。 集腋成裘。生活中有许多零碎的时间很不为人注意，其实这些时间虽短，但却可以充分利用起来做一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一步的工作，翻翻报纸乃至记几个单词；运动时可回想遇到困难的事会急待解决的事等等。在疲劳之前休息片刻，既避免了因过度疲劳导致的超时休息，又可使自己始终保持较好的“竞技状态”，从而大大提高工作效率。 搁置的哲学。不要固执于解决不了的问题，可以把问题记下来，让潜意识和时间去解决它们。这就有点像踢足球，左路打不开，就试试右路，总之，尽量不要“钻牛角尖”。不要开展无谓的争论，不仅影响情绪和人际关系，而且还会浪费大量时间，到头来还往注解决不了什么问题。说得越多，做得越少，聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离 三个小时决定欧洲命运时间是什么?军人说时间是胜利。1815年，拿破仑的大军和欧洲各国反法联军在比利时的滑铁卢会战，双方成胶着状态，都在焦急地等待援军，这是极其关键的历史时刻，谁的援军先到达一步，就会在几小时内压倒对方，胜利者就会左右欧洲历史的进程。可是谁能想到，在这关键时刻，欧洲的命运落在一个平庸之辈的手中。在滑铁卢会战以前，拿破仑命令格鲁希元帅率领的法军精锐军队迎击普鲁士军队。格鲁希小胜后，乘胜追击，但在追击中，普鲁士军队突然消失了。于是格鲁希就停留在距离滑铁卢主战场不远的地方。他不知道，这时候拿破仑的主力部队已经和反法联军在滑铁卢遭遇。格鲁希的耳边已经能听到隆隆炮声，脚下能感到大炮的振动，他的部下请求他立即向炮声前进，增援拿破仑，如果急行军，三个小时就可以赶到滑铁卢增援拿破仑主力。但是格鲁希犹豫了三分钟。他接到的命令是追击普鲁士军队，没有接到拿破仑调回军队的命令，格鲁希居然要求部下原地待命。三个小时以后，法国的援军没有到，被他追击的普鲁士大军却及时绕道赶到滑铁卢。对方援军的出现使法国军队惊慌失措，战线崩溃。就在兵败如山倒的三小时中，拿破仑不断地问：“格鲁希在哪里，他究竟呆在什么地方？”格鲁希没有到，拿破仑自己却当了俘虏。法国从此一蹶不振。这三小时这决定了法国和欧洲的命运。其实格鲁希是带兵的好手，否则他也升不到陆军元帅的地位，但在时间面前，他是一个平庸之辈，他是时间的拙劣统帅。你是时间的统帅看来，一个优秀的统帅，指挥的不只是军队，更重要的是指挥时间。人们常说，人生是战场；人们常说，你是人生战场的战士。但是人们很少说，你也是统帅。是的，你是统帅，你自己人生战场的统帅。你的千军万马就是你的时间你是时间的统帅。时间随着指针的移动滴答在响，就好像千军万马在滑铁卢前进。你人生战场的胜利或者失败，就在于你如何统帅你的时间大军。你的“秒”是列队行进的士兵，你的“分”是冲锋陷阵的军官，你的“小时”指挥部运筹帷幄的将军。你的年、月、星期、日、小时、分、秒就是你的军、师、旅、团、连、营、排。所以当你百无聊赖，胡思乱想的时候，请记住你手掌上有千军万马，你要对你的人生战场的胜负负责。每天24小时，你的大军都在你面前列队走过。检阅他们时，你不妨问问自己你的每一秒、每一分、每一小时、每一天是否在人生之战中发挥了最大的作用，是否为你的胜利目标作出贡献，另一方面你也不妨问问自己你是否是一个慷慨从容的统帅，允许你的部队在战斗间隙休整，望一眼战场上西沉的落日，让你的身心在优美的天地中徜徉。不会计划时间，等于人生失败。不会欣赏时间流逝的美，是对生命的浪费。懂得时间的急迫与壮丽，你就是时间的统帅。每天三小时的决定人生拿破仑滑铁卢之战败在援军晚到三个小时，其实你一生的成败也是由每天三小时决定的。你的人生的成功，在于你如何调配你的时间大军。你每天的大部分时间并不由你做主，你要上学、要工作、要睡觉。剔除这一切，你每天能自由支配的时间恰恰三个小时左右，占你每天24小时的八分之一。军队的统帅手头也没有多少可以自由调动的军队，八分之一的后备队决定战斗的成败。那么你怎么使用这三小时后备队呢？你可以上网玩游戏、可以打牌聊天、可以赖在床上胡思乱想。但是，如果你这三小时做不同的事，你就是不同的人。你如何使用时间，决定年是什么人。三小时，这可是一支大军，每人情况不同，自然支配方法也不同。我建议你这三小时这样使用：读书、锻炼、追求美好。1读书。黃庭坚说：“三日不读书，对镜觉面目可憎。”反过来说来说：读书三日，对镜觉面目秀美。读书三日，你不用张嘴，你的内在美就洋溢在脸上。所以你不用到医院作美容手术，读书使你美丽了，你走在街上，过往行人就对你行注目礼。（你想当帅哥美女吗？读书吧）。请注意，我这里说的书是和考试、升级等没有直接关系的书。我国人在学校读书太多，毕业后读得太少，为功名读书太多，为快乐读书太少。为考试读书读成驼背近视，并不美丽。读书目的不仅仅是谋生，而是激发起兴趣，扩大视野，鼓舞精神。靠读书来谋生可以占据很多时间，但不能占据全部读书时间。请你每天拿一小时在书海中悠闲徜徉，这一小时，你神交古人，与造物者游，古今中外最智慧的人对话，何乐而不为呢？当然我说的读书是广义的读书，看报纸杂志、深层的网上阅读、听讲座也算的。2请你每天再拨一小时给体育锻炼。古罗马人有一句格言：“健全的精神寓于健全的身体。”所以建议每天锻炼一小时，或球类、或太极拳、气功、棋类、或散步、或游泳滑冰均可。生命在于运动，游泳时，你的身体在翻腾，你的思想也在翻腾，打球时，你心雄宽大，你原谅了自己，也原谅了世人。散步散到舒畅时，草木昆虫、过往行人都沾了你的喜气，和你一起高唱贝多芬的欢乐颂。爱好锻炼的人有一股正气。有人说，锻炼好是好，但我没有时间。这就好比一个将军舍不得把后备队调到主战场，跟贻误战机的格鲁希元帅一样。现在大家喜欢看体育比赛，没有时间锻炼身体，但看到深夜在所不惜，一场球赛人山人海，一场输赢牵动亿万人心。我说体育可以是娱乐，这无可厚非，但体育更重要的目的是健身，健自己之身，不是看别人健身。看别人比赛不如自己锻炼，看别人吃饭不如自己品尝。3请你再慷慨地腾出一个小时给对美好的追求。屈原离骚：“何昔时之芳草兮，今直为此萧艾也；岂其有他故兮，莫好修之害也。”就是说，过去的美的芳香的草，现在都变成了丑的杂草。这是为什么呢？就是不追求好的缘故啊！修好就是学好，我们常说“这孩子不学好”就是此意。芳草变成了杂草。没有美好的心灵，患得患失，自己难受，别人也也难受。我们先说美好中的美。美的熏陶使我们得到休息。陶冶性情可以欣赏艺术、音乐。现代人被剥夺了自然，到自然中享受，爬山、郊游、散步。钱不是问题。我们周围一草一木、蓝天白云都是美的，不收费的。美国学者梭罗说得好，“最好的享受是免费的”。去不了维也纳新年音乐会，中央电视台每年有转播。买不起伦勃朗的原版画，复制品照样精彩。其实对美的追求不是钱的问题，是时间的问题。有些时间的富翁，在美的面前吝啬起来。时间的统帅，请你对美慷慨些吧。说完了美好中的美，我们再说对“好”的追求。“好”可以说是对社会、对家庭、朋友的不求回报的付出。你的8小时工作是有偿的，即便是在校学习也是对你自己未来的投资。无偿的付出是真的爱，真的爱是不要回报的。你给我多少我还你多少，这不是爱，这是交易。业余时间做点好事忙不死你。给一个老人让座、顺手捡起路上的垃圾扔到垃圾里、顺手关上电灯、顺手关上水龙头，不过几秒钟而已。而这几秒钟，你将迸发出美与好的光芒。其实美和好这两者是紧密相连的，所以在汉语中“美好”是一个词。心灵美才有行为美。有了美好的心灵，就会有爱，就会付出，你的美会放射到社会。德国哲学家康德说，“什么既是目的又是责任呢，就是使自己完美，使别人幸福。”其实美与好的结合，就能使责任变成幸福。大家坐飞机都有这个经历：起飞前航空小姐都会一边表演一边解释，一旦飞机出事，氧气面罩会落下来，请你先给自己戴上，然后再帮助别人。这不是自私，你自己不喘气了，怎么救别人？不能设想一个心灵缺氧的人会是慷慨助人的好人。请你舍得花时间追求美好，你周围的人都会受益。如果你每天这样投入三小时，你一天中其他时间也得到了生力军的支援，你将有一个成功、健康、快乐的人生。二、常用的时间管理工具 （一）、计划管理 关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。 待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。 待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。 待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一起床就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。 每学期末作出下一学期的学习工作规划；每季季末作出下季末的学习工作规划；每月月末作出下月的学习工作计划；每周周末作出下周的学习工作计划等。 （二）、时间“四象限”法 究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如学习任务、四六级考试等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客进入等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的学习与工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在大家的日常生活工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成学习和工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重