项目归档实施细则.doc

华 能澜 沧 江糯 扎 渡 水 电 站项目文件归档实施细则云南海天装饰工程有限公司糯扎渡项目部项目部项目管理文件归档实施细则一 总则1. 本细则适用于中国水利水电建设工程云南海天装饰有限公司糯扎渡项目部（以下简称项目部）进行工程建设的文档管理工作。2. 文件传输必须通过监理部门的传递，一律采用书面方式并经过有效签章后，依管理程序运行和归档。 3. 文件归档应采用计算机辅助管理，建立文件档案管理数据库。4. 目的：档案是那些已经完成了现行效用，对今后工作仍有一定参考利用价值的，经过鉴别选择，按照一定的归档制度集中保存起来的文件材料。档案是项目管理的基础工作之一，档案工作的质量如何，直接体现出项目管理的成果、面貌及作风。 档案管理，就其过程而言，是对数据和信息的捕获、收集、鉴定、筛选、整合、排序、编目、统计、保管，使档案信息可以进行检索、传递、评价、分析和提供利用。二 项目部人员职责分工1项目施工经理 负责项目施工管理的实施；对施工工程的总体质量、进度、费用等负责。 负责项目施工现场环境影响和职业健康安全绩效控制。 负责组织编写项目管理实施规划和项目管理工作总结。 负责组织审核日常项目管理文件。 组织、协调现场例会、协调会和专题会等日常管理。2项目工程师 协助项目经理编制项目管理实施规划和项目管理工作总结。 负责对质量控制点、分项、分部和单位工程的现场复检;确认检查记录。 负责编写项目管理实施规划和项目管理工作总结的相关章节。 负责按照规定要求记录施工日志。 负责收集施工过程中形成的工程文件和工程档案，及时完成资料的归档工作。3资料员 负责项目部所有文件的收发文，并做好相应的登记。 负责收集施工过程中形成的工程管理文件和工程技术资料，及时完成资料的归档工作。 负责对归档文件进行整理分类立卷，并做好卷内目录和案卷目录。 妥善保管项目部的资料文件，确保资料的完整和齐全，防止遗失。三 要求在档案的管理活动中，注重和加强对档案的前端控制，把档案的管理模式由结果转变为过程，注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。档案管理控制过程重在“同步”二字，档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订合同、下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求；检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。在项目管理的过程中，做好档案收集工作，加强文件的日常管理，防止文件散失或堆积，便于查阅，为立卷归档工作奠定基础。项目结束后，项目部项目管理文件应按档案归档范围（见附录A），收集整理编制卷内目录和案卷目录后归档。由于业主原因未能按时归档的文件（如施工许可证、竣工验收报告等），则应在目录中加以注明，并由项目部专人跟踪收集。提交业主的资料文件，按业主归档范围和要求进行收集、整理和归档。公司内部归档则按工程施工管理/总承包项目技术文件归档表的内容进行归档。本文件仅针对公司内部的施工管理归档。归档文件必须为原件，若管理承包项目非九院公司所形成的文件，在无原件归档的前提下，则允许用复印件代替。归档文件需字迹清楚、图样清晰、图表政界、签字盖章手续完备，如工程联系单等必须盖章签字完整。施工过程中形成的工程文件和工程档案要求在过程中及时归档，如发现文件缺号等情况应及时收集补缺，便于日后查找。四 操作细则1. 收发文件的要求在档案的管理中，建立和完善有关的监督管理制度，明确前端控制的职责，要求管理人员积极参与文件或记录的形成、组织和管理过程中的控制活动。资料的收发文本应分开，本内可按施工单位、监理、业主分开登记。当项目多时，可根据合同或者单体分开立册登记，以便于日后的查找。收发文的登记不仅为文件编号，更需登记文件内容摘要。登记文件传递、交接过程中的内容及人员。不管是内部传阅签署还是对外发文，都应详细登记收文者及时间，以便在缺失后能有方向查找。定期对收发文进行检查，未及时归档的应立即归档。遗漏在工程师或者施工单位手中未回复的，应督促他们及时签署完。建设项目档案一般依据工程专业性质，如建筑、结构、暖通等区分并组织和排列文件，做到按专业分开、图纸和文件材料分开。2. 档案目录和卷内目录的编制卷内文件材料按照施工顺序排列，其内在质量要求卷内文件材料联系紧密、数量适度、保管期限大体一致，字体、格式统一。在文件题名中，在每一张卷内目录的第一条必须完整写上归档项目名称，不宜随意改变，再写卷内文件内容。卷内文件需连号，有断号需在卷内目录的备注栏中说明其原因。因业主或外部原因暂时无法获取的文件，需在备注中注明相关负责人和预计归档时间。项目中无此项内容的，注明“无此项”。卷内文件按归档目录（附表A）进行分类，可分为前期文件材料、综合管理文件、质评类文件、图纸会审变更记录、竣工验收文件和项目管理其他文件材料等几大块。由于卷内文件的厚度要求是在2-3cm，因此如施工组织设计、业务联系单、技术核定单、工程会议纪要等这类文件的内容已达到规定的厚度即可单独立为一卷。同时在备注栏中标明该卷中文件的份数。施工技术档案按施工过程中自然形成的规律进行分类整理排列，编制卷内目录，在档案室接收前可用“设计代号123”自然流水号作为临时案卷号，编制卷内目录，每条案卷目录都必须经输入完整的工程项目名称及案卷内容。3. 归档时限项目承包文件材料收集整理后，经初步整理分类，编制卷内和案卷目录后移交归档，管理承包项目在完工后XX天内移交归档；总承包项目在完工后XX天内移交归档。4. 资料的保管和借阅管理建立和完善有利于资料保护的各项制度，形成一套完善的体系。如加强日常的维护和管理，避免人为的损失；工作有所侧重，将较重要的资料置于相对良好的保护环境之中等。借阅资料时，使用者不得在文件上涂改、作标记等，必须保证档案文件的原始性及完整性，要爱护所查阅的文件材料。4. 电子文件的管理建立对电子文件的操作者可靠的身份识别和权限控制。对电子文件采用防错漏和防调换的标记。应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。电子文件归档时需做如下检验项目：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。2010-7-264附录A(资料性附录)工程施工管理/总承包项目技术文件归档表类 别归 档 范 围范围说明施工管理工程总承包保管期限责任部门一、前 期 文 件 材 料（一）立 项 文 件1、项目建议书及附件、批复2、可行性研究报告及附件、批复3、项目计划任务书4、有关立项的会议纪要、领导讲话、调查报告、专家建议文件5、环境预测调查表报告、环境影响报告书及批复长期生产所（二）用地、征地、选址、申照等文件1、征用土地批准文件2、建设用地规划许可证及核准的地形图3、建设工程规划许可证及核准的建筑工程位置地形图及总平面图4、环保、消防、劳动安全、卫生、人防、绿化等有关行政主管部门的审核意见及批准文件5、投资许可证、项目审计证明、工程质量监督手续6、施工许可证长期生产所项目部（三）招投标文1、招标书、投标书、2、评标办法、评标记录、答疑等相关文件、3、中标通知书4、中标单位的资质审核资料短期项目部（四）项 目 管 理 文 件1、总包合同（含评审文件）长期市场部2、项目管理规划大纲3、项目经理任命书生管部4、项目部组成文件5、项目管理目标责任书6、工程总体实施计划7、项目管理实施规划项目部类 别归 档 范 围范围说明施工管理工程总承包保管期限责任部门二、设 计 文 件1、工程地质、水文地质勘察报告，自然条件、地震调查等设计基础资料2、地形测量合拨地测量成果报告3、建设用地钉桩通知单（书）4、申报的规划设计条件及规划条件通知书5、方案设计（大型项目）6、初步设计（调整）及批复7、工程总概算8、设计评价、鉴定及审批9、施工图及说明10、设计计算书11、关键技术试验成果资料12、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久生产所长期三、监 理 文 件1、监理合同、协议2、监理大纲、监理规划、监理细则、监理月报3、监理通知单、监理工程师通知单及回复4、会议纪要5、延长工期报告及审批6、工程质量评估报告7、监理工作总结（专题报告、工程竣工总结）短期项目部四、采 购 及 质 保 文 件1、采购询价、报价、评审文件2、各类材料、设备试验报告汇总表3、各类材料、设备验收报告4、各类材料、设备质量证明书、复试报告汇总表5、各类材料、设备质量证明书、复试报告及质量证明书6、焊缝无损检测报告7、生活给水水质检测报告8、各类检测报告9、各类设备安装记录10、各类设备调试记录长期项目部类 别归 档 范 围范围说明施工管理工程总承包保管期限责任部门五、施 工 文 件（一）综 合 管 理 文 件1、施工分包合同长期市场部2、工程概况3、施工预算、结算4、工程开工报审表及附件5、工程复工报告6、施工组织设计、方案及报批文件7、施工现场安全管理方案8、危险源辨识、风险评估和风险控制策划9、环境因素评价表10、质量事故报告及处理意见项目部（二）测量及沉降观察文件1、工程定位测量2、基槽开挖线测量3、垂直测量成果表4、工程沉降、位移观察记录5、工程测量成果（边界，标高，测设，导线，水准点等）长期项目部（三）桩 基 类 文 件1、施工合同2、预算、桩基中间核验单3、地基钎探记录和钎探平面布点图4、各类桩施工记录汇总表5、各类桩施工记录6、混凝土预制桩、钢管桩、钢筋混凝土预制桩、PHC等桩外观检查记录7、钻孔灌注桩成孔、钢筋笼制作、吊放等验收记录8、桩标高的偏差和位移的实测记录9、打桩桩位编号、标高、偏差图10、灌注桩成孔测试报告11、桩静载、动载、大应变、小应变等桩基测试报告12、桩加固处理记录13、围护结构及设计说明14、桩基竣工报告、桩基工程验收证明长期市场部项目部类 别归 档 范 围范围说明施工管理工程总承包保管期限责任部门五、施 工 文 件（四）质 评 类 文 件1、建设工程质量备案证明书2、单位工程质量验收记录3、各单位（子单位）工程质量控制资料核查记录4、各单位（子单位）工程安全和功能资料核查及主要功能抽查记录5、单位（子单位）工程观感质量检查记录6、地基与基础分部（子分部）工程质量验收记录7、主体结构分部（子分部）工程质量验收记录8、建筑装饰装修分部（子分部）工程质量验收记录9、建筑屋面（子分部）工程质量验收记录10、钢结构（子分部）工程质量验收记录11、筑给水、排水及采暖（子分部）工程质量验收记录12、建筑电气（子分部）工程质量验收记录13、智能建筑（子分部）工程质量验收记录14、通风与空调（子分部）工程质量验收记录15、电梯（子分部）工程质量验收记录16、建筑节能各子分部工程质量验收记录17、分项工程质量验收证明18、检验批质量验收记录19、地基验槽记录20、隐蔽工程验收记录21、质量整改报告及复查意见22、质量机构签发的质量不合格项目通知（含整改通知、停工单暂缓施工指令） 长期项目部包括各分部工程质量验收记录包括项目管理过程中的安全整改单（五）图纸会审变更记录1、设计、施工变更的依据性文件汇总表2、设计会议会审记录/图纸会审交底记录3、设计变更通知单4、业务联系单5、技术核定单6、现场签证7、工程会议纪要包括工地例会会议纪要及专题会议纪要长期项目部类 别归 档 范 围范围说明施工管理工程总承包保管期限责任部门五、竣 工 图1、总平面布置图（1）建（构）筑物竣工图平面布置图（2）公用动力管网竣工总平面布置图（3）采暖系统管网竣工总平面布置图（4）电力、电讯、电视系统竣工总平面图（5）室外给水、排水竣工总平面布置图（6）道路竣工总平面布置图（7）绿化、建筑小品、水景总平面布置图（8）生活区竣工总平面布置图2、桩基竣工图3、建筑竣工图4、结构竣工图5、装修（装饰）工程竣工图6、给排水（消防工程）竣工图7、电气工程（智能化工程）、电力、照明竣工图8、采暖、通风空调工程竣工图9、燃气工程竣工图10、电讯竣工图长期项目部六、竣 工 验 收 文 件1、建设工程竣工验收备案表（建设工程竣工验收备案书）2、建设工程竣工验收报告3、勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）4、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）5、施工单位工程质量检查报告（合格证明书）6、监理单位工程质量检查报告（合格证明书）7、重大工程竣工验收备案质量终生责任人登记文件8、各专业竣工验收鉴定证书（消防、卫生防疫、环保、劳动安全、人防、绿化等专业）及竣工验收文件9、建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工验收测量成果）10、工程决算及审价报告11、项目总结报告根据地方规定表式可能有所区别消防、防雷验收鉴定证书（水工无）长期项目部类 别归 档 范 围范围说明施工管理工程总承包保管期限责任部门六、竣工验收文件12、工程交工验收证明13、