便利仓库操作手册

上海美亚二十一世纪商业发展有限公司便利仓库操作手册第一部分 收货一、 收货流程图：供应商于送货前一日电话预约送货时间（上午/下午）、送货数量（常温：箱数；低温：品种数、件数）预约电话：39129030 预约时间：每日AM9：00PM16：00之间供应商按预约时间送货到仓库（收货时间：AM9：00PM16：00之间）拒收投单 无效订单 N 有效订单单证组打印“进货验收单”（一式三联）， 第一联：供应商留存；第二联：财务留存；第三联：物流留存 仓储组根据“收货标准”开展实物抽验工作（抽验比例20%）是否符合收货标准 Y仓储组按实收数填写“进货验收单”中的实收数、生产日期等，盖验收章帐务组按实收数将商品入库到虚拟储位A99999，复核无误后打印“入库明细单”（一式三联）；第一联：供应商留存；第二联：财务留存；第三联：物流留存仓储组核对“入库明细单”上的入库数、生产日期无误后，签字确认，盖验收章，一联交供应商仓储组将货物上架，并在“进货验收单”上填写对应储位及每个储位存放的商品数量帐务将当日入库商品按实际储位进行调整，清空A99999储位帐务组将“供应商送货单”、“进货验收单”、“入库明细单”装订在一起（共2份），1份物流留存，另1份登记入库单号后，于当日通过班车带回公司总部，由统计员张淼于次日AM10：00前交接给财务中心蒋灏二、 流程说明：1、验收项目：（1） 品种是否与“进货验收单”相符；（2） 国际码是否与“进货验收单”相符；（3） 数量是否与“进货验收单”相符；（4） 规格、箱包装数是否与“进货验收单”相符；（5） 生产日期是否过允收期（允收标准由便利采购部提供）；（6） 抽验20%的到货商品，每发现一项不符合要求的商品，则加验10%；2、拒收情况：（1） 无采购订单号拒收；（2） 未提前预约送货时间的拒收；（3） 超过收货规定时间进入收货场地的拒收，收货时间为AM9：00PM16：00之间；（4） 国际码与“进货验收单”不相符，则拒收；（5） 到货数量大于采购订货量的商品，对超过订货数的部分拒收；（6） 规格、箱包装数与“进货验收单”不相符，则拒收；（7） 过允收期的商品拒收；（8） 商品外包装破损、变形、渗漏的商品拒收；（9） 发霉、变质、污染的商品拒收；3、单据流转、保管要求：（1）“进货验收单”由单证组打印（一式三联）：第一联：交帐务组进行入库操作后，交财务中心；第二联：填写储位后，交帐务组调整库位，由帐务组留存；第三联：仓储组留存；（2）“入库明细单”由帐务组录入实收数据、打印（一式三联）；第一联：供应商留存；第二联：财务部留存；第三联：物流中心帐务组留存；（3）“进货验收单”由仓储组收货人员填写、签字确认、盖进货验收章；（4）“入库明细单”必须由供应商送货人员、仓储组收货人员、收货数据录入人员签字确认，盖进货验收章；4、其他：（1） 本地供应商送货：必须自带装卸工人；（2） 外地供应商送货：由物流中心安排人员卸货；三、 单据格式：1、“进货验收单”：2、“入库明细单”：四、 与相关职能部门的衔接点：1、与便利采购部的衔接：（1）每日PM16：30将当日收货异常情况以书面形式反馈便利采购部；（2）次日AM10：00便利采购部将异常情况的处理结果以书面形式反馈物流中心，如坏品何时补货到位等；2、与财务部的衔接：（1） 物流中心于每日AM10：00前将前一日的收货单据交接财务部专人，交接单据包括“入库明细单”、“进货验收单”、“供应商送货单”；（2） “入库明细单”、“进货验收单”必须有物流中心收货人和供应商送货人员签字，并盖进货验收单，方为有效；第二部分 仓储管理一、仓储管理要求：1、按商品大类划分区域管理：饮料类、百货类、休闲食品类、调味品类、办公用品类、赠品类；2、各区域设专人管理，责任到人，各人建立手工台帐，详细记录每日本辖区商品进、出、存状况；3、储位卡管理：每张储位卡详细记录该储位商品进出存数据、生产日期、保管人等信息；4、“一品一库位”原则；5、“先进先出”原则；6、当储位商品只剩几箱时，不得对储位进行调整，直至该储位商品出货完毕；7、对流利架实行储位管理，设固定储位，同时将商品名称粘贴在流利架储位上；8、日盘点：抽盘储位准确性、数量准确性、保质量期；9、月度盘点，差异责任到人；第三部分 出货管理一、出货流程图：帐务组处理完毕各类要货数据，系统自动生成各类单据 数据处理时间段：AM10：00PM15：00之间单证组按出车线路打印“整箱中分单”（一式二联），第一联：仓储组留存；第二联：分拣组留存单证组按单品打印“流力架补货单”（一式二联），第一联：仓储组留存；第二联：拆零分拣组留存；分拣组按出车线路、按单品清点、接受商品仓储组按出车线路、按单品出货拆零分拣组按单品交接，将商品按储位上架仓储组按单品出货 签收 签收 交接 交接出货、交接时间段为：次日AM9：0016：00之间出货、交接、上架时间段为：PM15：1516：30之间五、 单据格式：1、“流力架补货单”2、“整箱中分单”第四部分 流力架管理一、流力架管理流程图：帐务组处理完毕各类要货数据，系统自动生成“流力架补货单” 数据处理时间段：AM10：00PM15：00之间单证组打印“流力架补货单” （一式二联）第一联：交仓储组；第二联：交拆零分拣组；单据打印时间段：PM15：00PM16：00之间拆零分拣组将单品按储位上架仓储组按单品出货 交接 时间段：PM15：1516：30之间根据“流力架库存清单”开展日盘点工作，时间段：PM16：3017：30之间单证组将流力架实盘数与系统数据进行比对，出“流力架日盘点差异表”时间段：AM9：00PM10：00之间二、流力架管理说明：1、流力架设储位管理，储位结构按商品大类区分，分为百货区、食品区、调味品区、办公用品区等；2、流力架共30座，每两座流力架固定一名拆零分拣人员管理，责任到人，以便于差异管理；3、当日分拣工作结束后，流力架拣货员工根据“流力架补货单”每日与仓储组交接次日配货商品，并按对应储位一一上架；4、日盘点工作：（1） 拆零分拣组根据“流力架补货单”完成当日流力架补货工作后，由单证组打印“流力架库存清单”，交拆零分拣组主管；（2） 由拆零分拣组主管安排错位盘点，详细记录实盘数，并由盘点责任人签字；（3） 单证组于次日AM9：00AM10：00之间，将流力架实盘数和系统数据进行比对，出“流力架盘点差异表”；（4） 由物流经理对流力架盘点差异情况进行核查，说明差异原因和责任人，于每日AM12：00前，报物流中心办公室；5、流力架分拣过程中出现的坏品，由拆零分拣主管每日将坏品明细及原因以书面交单证组主管列“坏品清单”，报物流经理核准；第五部分 分拣管理一、流力架商品分拣流程图：单证组于每日PM15：0017：30之间打印“拆零分拣单”一联单（实物分拣完毕后，此单据由单证组统一保管）次日AM9：00开始，拆零分拣组专人将贴有门店号的物流箱放在无动力流水线上，同时该门店的“拆零分拣单”放于周转箱内拆零分拣员根据“拆零分拣单”的储位、商品开展实物分拣工作，拣货人员根据单据在自己所管辖的储位上拿取对应商品放置在周转箱内 各拆零分拣人员根据单据依次操作 设专人换箱、贴门店号、将已配完的整箱商品放置在仓板上复核：清点拆零分拣总件数 有误无误调整，记录责任人封箱、粘贴封箱标贴在每家门店的“拆零分拣单”上记录该门店的拆零货品箱数按线路将分拣完毕的商品运送至拣货区域，拆零分拣人员和分拣人员按箱数交接货品，双方人员签收交接单证组制“出车线路交接单”记录每家门店的拆零箱数二、整箱商品分拣流程图：单证组于每日PM15：0017：30之间打印“整箱细分单”一联单（实物分拣完毕后，此单据由单证组统一保管）分拣组按出车线路从仓储组领取货品，分拣人员根据“整箱细分单”在每件货物外包装上标明对应门店编号将货品堆放在对应门店的仓板上（包括整箱货品和放置于周转箱内的拆零商品）第六部分 差异管理一、仓储过程中出现的差异：1、措施：（1） 日盘点；（2） 月盘点；（3） 储位卡管理；（4） 各仓管员手工台帐的建立；2、处理方式：（1） 明确责任人，差异责任到人；（2） 每日出“盘点差异分析表”；（3） 以两周为一个周期，实行末尾淘汰制；二、分拣过程中出现的差异1、措施：（1） 每个分拣人员对自己分拣的货品负责，并在分拣单据上签字；2、处理方式：（1）能够当场解决的，当场调整、处理完毕；（2）一时难以处理或耗费时间较长的，差错货品不配门店，做预备调整处理，专入指定库位，记录责任人；（3）以两周为一个周期，实行末尾淘汰制；三、送货过程中出现的差异1、措施：（1） 根据“出车线路交接单”，与运输车队当面对点、交接当日配送货品；（2） 双方交接人员签字确认，留存交接单据；（3） 送货次日查询门店确认数据，核对“配送单”签收交接数据；（4） 每日出“送货差异分析表”；2、处理方式：（1） 送货次日与运输车队确认送货差异数，双方签字、确认差异数；（2） 月度结算运输费用时，按送货差异商品的零售价格从运输费用中扣除；第七部分 退货管理一、 退货流程图：二、退货流程说明：第八部分 QC管理第九部分 帐务管理一、要货数据处理流程图：便利采购部于每日AM9：00AM12：00以书面形式向物流中心提供“统配需求单”门店要货于每日AM00：00AM9：30之间用POS机点菜，信息上传总部帐务组管控员进行要货数据录入对总部强配信息和门店要货信息进行预配发货操作，同时对拉门、拉电的门店做不发货处理 有误管控员审核发货数据，确保数据的准确性 无误通知物流经理安排、分配线路于每日PM15：00前完成当日预配数据的处理工作，检查是否有门店未分配线路 有单证组打印“流力架补货单”、“整箱中分单”、“整箱细分单”、“拆零分拣单”等单据时间段：PM15：00PM17：30之间 无分拣组、拆零分拣组于次日AM9：00开展实物分拣工作，将不能正常发货的商品记录在单据上，由本组主管审核、签字帐务组管控员对不能正常出库的商品数据进行预配调整，并复核无误帐务组管控员按线路生成“配货单”（一式四联），通知单证组打印“配货单”的时间段第一联：物流留存；第二联：财务留存；第三联：运输车队留存；第四联：门店留存二、要货数据处理要点：1、在统配数据录入时，只能输入最小要货单位的本数及倍数，如要货数与最小要货单位不符，则及时通知便利采购信息部；2、在录入统配信息和进行发货、生成单据时，务必详细记录每步操作的时间段；3、发货过程中，必须将拉门、拉电的门店从发货信息中筛除，营运中心于每日PM16：00左右提供拉门、拉电的门店信息；4、执行预配数据调整时，必须查看此调整信息是否经部门主管审核、确认，如没有则立即报物流经理处理，不得私自处理此类信息；5、发货信息处理完毕后，将线路总单和商品总单从系统中导出查看，同时检查系统中是否有未分配门店信息，如有未分配门店，则立即以书面形式通知物流经理，由其与运输车队协调后，将分配线路告之管控员录入系统。6、在门店未全部分配到线路前，不得通知单证组打印单据；7、帐务组管控员于每日PM15：00前完成发货数据的处理工作；8、原则上，每天只能按出车线路执行一次“配货单”的生成操作，如需生成两次单据，则必须经物流经理批准；二、储位调整流程图：仓储组、拆零分拣组根据实际需要填写“储位调整申请单”（一式两联），第一联：申请组主管留存；第二联：帐务组留存；“储位调整申请单”由物流经理审核批准，并签字“储位调整申请单”必须在系统数据处于静止的状态下进行系统储位调整操作帐务组管控员于收到“储位调整申请单”当日，完成系统储位调整操作，并在“储位调整申请单”上签字 “储位调整申请单”调整完毕，由帐务组将第一联交申请组主管，第二联由帐务组统一保管三、收货差异分析：于送货次日AM12：00在ERP系统中的“在途商品差异查询”界面中查询门店收货确认情况制作“送货差异表”，对照返回的门店签收、交接的“配送单”进行核对整箱商品门店已签收，但未在系统中确认实收数拆零商品差异根据“流力架日盘点差异表”以及门店信息反馈，列“拆零商品差异表”，报物流经理以电子文档的形式于每日PM16：00将信息反馈营运中心于PM17：00前将“差异信息分析表”报物流经理四、与第三方物流公司的对帐工作：1、发货成本价核对：于大仓发货次日17：00前，根据门店签收的“配送单”与第三方物流公司对帐人员确认实际发货品种、数量、成本总价，由双方对帐人员签字、确认、盖章；2、送货差异核对：于大仓发货次日17：00前，根据门店签收的“配送单”与第三方物流公司对帐人员确认送货差异品种、数量、零售总价，由双方对帐人员签字、确认、盖章；3、如双方对帐人员不能核对一致，产生分歧的，则由总监助理与第三方物流公司协商处理；第十部分 单据管理一、收货单据的管理：1、“进货验收单”一式三联：第一联：财务留存 第二联：帐务组留存 第三联：仓储组留存l 重点：必须由收货人签字、盖进货验收章2、“入库明细单”一式三联： 第一联：供应商留存 第二联：财务留存 第三联：帐务留存l 重点：必须由收货人、送货人、入库操作人签字，并盖进货验收章3、物流中心帐务组保管的单据：“进货验收单”（第二联）、“入库明细单”（第三联）；4、交接财务中心的单据：“进货验收单”（第一联）、“入库明细单”（第二联）、“供应商送货单”；5、交接财务中心单据的时间截点：收货次日AM10：00前；二、仓储管理使用单据：1、“储位调整申请单”一式两联 第一联：帐务组留存 第二联：申请部门主管留存2、“坏品申请单”一式两联 第一联：帐务组留存 第二联：申请部门主管留存3、“储位调整申请单”、“坏品申请单”必须由部门主管申请，经物流经理审批；三、仓库出货单据的管理：1、“流力架补货单”一式两联 第一联：仓储组留存 第二联：拆零分拣组留存l 重点：由仓储组、拆零分拣组交接双方签字、确认补货品种、数量2、“整箱中分单”一式两联 第一联：仓储组留存 第二联：分拣组留存l 重点：由仓储组、分拣组交接双方签字、确认出货品种、数量四、分拣单据的管理：1、“拆零分拣单”一联单，由拆零分拣组主管留存；2、“整箱细分单”一联单，由分拣主管留存，由分拣人员在自己负责的分拣单据人签字确认分拣数据；五、配送单据的管理：1、“配送单”一式四联 第一联：物流中心单证组留存 第二联：财务中心留存 第三联：第三方物流公司留存 第四联：门店留存l 重点：门店必须“配送单”签收实收整箱数、拆零箱数，签字、盖店章2、“出车线路交接单”一式三联 第一联：物流中心质检组留存 第二联：物流中心单证组留存 第三联：第三方物流公司留存l 重点：“出车线路交接单”由质检组人员和第三方物流公司调度签字确认 交接箱数第十一部分 与第三方物流公司的交接管理一、发货商品及“配送单”的交接：1、由单证组打印“出车线路交接单”，其中包括每条线路、各门店的整箱送货箱数和