零售店存货管理制度.doc

门店存货管理制度1、目的为了规范公司零售门店之存货管理，明确相关流程及相应部门之责任，根据财政部、证监会等五部委发布的企业内部控制基本规范及其配套指引企业内部控制应用指引第8号资产管理，结合公司实际情况，特制定本规定。2、定义本规定所指的零售门店，是指XXX有限公司陕西分公司拥有的所有门店，也包含各地市分公司下属的所有门店。本规范所称之存货（或“货品”）是指存放于零售门店的用于出售、促销、宣传等物品，包括在销售的手机、用于促销的赠品、手机配件电池等、宣传品、道具等。不包括固定资产、办公用品、备用金等。零售门店存货的管理包括取得、验收与入库、仓储与保管、发出、盘点处置等。3、职责分工3.1 零售门店负责人：确保门店存货业务管理得到有效控制，对门店总仓及零售门店营业厅存货的收发、仓储保管、盘点以及流失承担相应的领导责任。对零售门店存货进行管理，保持最佳的库存结构，负责或货品的入库，零售门店的货品配发于退货。3.2、零售门店营业员：对零售门店存货负管理、保管责任，包括营业厅的演示机，仓库保管，盘点。3.3零售门店仓管负责货品接收、验收与入库，发出、仓储保管、盘点与损益处理等。3.6子公司财务部门负责存货采购、销售与流失的会计核算工作；监督零售门店的存货管理，不定期抽查各零售门店存货。3.7子公司人资部门每月工资中扣划责任人赔偿金额。4、子公司门店货品配发货品配发是指将货品由子公司总仓（以下未经特别指明，所涉及的总仓均指子公司总仓）配发到特定的零售门店以进行销售、市场宣传、促销等。4.1 配货需求各子公司根据订货会确认的订货明细，由商品营运部门安排配发至各零售门店；如有增加需求各门店则以补货单形式发至总仓，经商品营运部门根据总仓库存情况审核通过后，由总仓进行补货配发；或者直接由商品营运部门结合门店销售及库存情况进行合理补货给门店。 4.2 货品配发出库仓管员根据订货单和配货单需求进行货物分拣出库，生成的出库单与配货单经物流部门主管审核无误后，打印装箱单即可发货，同时及时完成ERP过账，以做到账实相符。4.3 货品验收入库配发的货品运送到零售门店后，零售门店接收人员应对货物进行初步验收，检查包装是否完整，并在送货人员携带的货品流转登记簿上签字确认。初步验收只对收到的货物进行初步清点，以箱或（包）为单位进行验收。零售门店在初步验收之后，应组织人员在收到货物的当天进行详细验收，包括核对所收到的货物之款式、尺码、颜色等是否与出库单一致。经核实无误后及时完成ERP过账，以做到账实相符。4.4 零售门店收货差异处理零售门店对所收到的货物进行详细清点，如果发现数量短缺，应立即在出库单上注明并传真或电话通知商品营运部门，商品营运部门接到反馈后，填写工作联系单与物流部门联系，核实货品短缺情况，物流部门根据核实结果，填写配货少货投诉处理记录表，并根据相关人员之责任进行库存调整或处罚。4.4.1因物流部门内部员工工作失职造成的损失的短缺或货损，应立即报告部门主管，确定责任人，进行相应的处罚。A. 金额在100元（含）以内的，由责任员工负责全额损失赔偿。B. 金额在100元以上，1000元（含）以内的，由责任人承担50%的赔偿，并由公司通报批评。C. 金额在1000元以上，5000元（含）以内的，由责任人承担30%的赔偿，并由公司通报处分。D. 金额在5000元以上的，承担20%的赔偿责任，公司予以开除，并追究物流部领导相关责任。4.4.2因承运方的过失造成短缺或货损的，应立即查明货损原因，并及时向主管报告货损失的处理进程，跟踪货损处理进度。A. 已与公司签订运输协议的承运方按照协议要求进行赔偿；B. 未签运输协议的，损耗的服饰类货品，原则上按照吊牌价的六折赔偿，赔偿按四折处理或赔偿不能兑现的，物流部门须以签呈的形式提出赔偿建议后，报公司总经理签批处理。C. 运输过程中造成损坏的道具、辅料按照出库价进行赔偿。5、货品调拨货品调拨是指将货品由一个零售门店调到另一个零售门店的行为，包括同一子公司不同店铺之间的调拨，也包括不同子公司之间的调拨（货品调拨由商品营运部门统一安排，零售门店不得自行调拨货品。5.1 同一子公司不同店铺之间的调拨5.1.1店铺之间临时调拨门店之间自行商讨，并填写调拨单，一式两联，双方签字确认，并及时录入ERP系统。5.1.2商品营运部门按要求统一调拨商品营运人员根据各零售门店库存和销售情况，对各零售门店的货品进行调拨，并电话通知调出零售门店负责人，零售门店负责人将需调出的货品清单邮件发送给店铺人员，店铺人员据以进行相关的调配操作。调出货品门店和调入货品门店相关人员均需在货品流转登记薄上签字确认，以明确相关责任人。 收货人员应将所收到的调拨单与实物核对相符后，二个工作日内在ERP中进行确认调拨生效。如有不符，应查明原因，确认相关责任人，如果是对方少发的，由对方补发，如是其他情况，具体处罚参照子公司总仓配发收货差异处理。5.2 不同子公司店铺之间的货品调拨零售门店有货品需求，总部总仓无货可配时，需要跨子公司门店调拨，实物操作与同一子公司门店之间调拨的方式一致，账务同代理商退货处理，即先由调出方将货品退回总部总仓，再由总部总仓配货给调入方，货品流失参照同一子公司门店调拨处理。6、退货退货是指零售门店将其所需退的部分货品退到总仓的行为。退货包括季末退货和次品退货两种。6.1 季末退货季末退货是指质量合格之货品因季节原因而需要退到总仓的行为。因总部对子公司有退货率要求，各零售门店只需按商品营运部门计划退货货品的款号、数量退回总仓即可，无须填写退货申请表，店铺人员直接在ERP系统中新增退货单，完成审核和出库，同时按要求在每箱里面放对应货品的装箱单，将货品装箱发出。 物流部门验收人员接到零售门店退还的货品时，应在货品流转登记簿上登记并签字确认。应及时查验货品并与装箱单上款号和数量相核对，核对无误后在十五个工作日内办理入库手续，如有不符，应当天和店铺联系核实情况，并进行相关账务处理。6.2次品退货次品退货是指因零售门店因货品质量问题，而需要将货品退至总仓的行为。次品退货需各零售门店填写退货申请表，并详细注明质量问题，经商品营运部门审核同意后方可进行退货处理，次品退货需在两个工作日办理入库手续。7、销售出库零售门店每日销售的货品应及时录入系统，并当天进行数据上传，以保证账实相符。8、存货仓储与保管货品在发出或离开原保管地之前，货品之安全和保管责任由发出前部门或门店承担；货品托运途中，货品之安全和保管责任由承运商或托运人承担；货品到达目的地之后，则货品之安全和保管责任由接收部门或门店承担。陈列货品按要求存放，未陈列的分散货品要及时整理，以防丢失；注意存货的防盗防潮。9、存货盘点零售门店铺存货盘点由存货盘点管理规定统一规范。 其中盘点损溢处理按以下规定操作：店铺在盘点日的次日将店铺实际数据报给商品营运部门，商品营运部门在接到店铺实际数据的次日将实际数据录入ERP生成各个店铺库存差异，并根据以下原则得出流失赔偿表，然后发给财务审核，审核后由人资扣回流失赔偿款。如果盘点发生差异，串色、串码、同一季度同一类别的存货盘盈盘亏抵消后还有盘亏的，货品按当季销售折率买单，但不高于七折；如果找不出责任人，则由店员、店负责人。10、存货监督10.1监督检查主体股份公司对存货管理制度的建立及执行情况进行定期或不定期的检查，包括总公司对子公司的检查和子公司、零售门店的自查。对监督检查过程中发现的薄弱环节，应当告知股份公司子公司运营部门、财务部门，有关部门应当及时查明原因，采取措施加以纠正和完善。10.2监督检查内容主要包括：检查存货管理的相关岗位及人员的设置情况，重点检查不相容岗位分离情况；检查存货管理授权批准的执行情况，重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批情况；检查存货收发、保管的执行情况，重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续