管理标准011(办公室)合同管理办法.doc

Q/GYGS G XZ(SY)011 合同管理办法 修改状态：A/0河南中烟工业公司企业标准 分发号： Q/GYGS G XZ(SY)011-2008 合同管理办法（A版）起草部门： 金芒果实业总公司 起 草 人： 穆 锐 峰 批 准 人： 冯 旭 光2008-08-12发布 2008-08-18实施河南中烟工业公司新郑卷烟厂 发布合同管理办法1 范围本办法适用于金芒果实业总公司对外签订、履行的，单笔业务金额5万元以上的经济合同，单笔金额在5万元以下，涉及产品质量、人身安全、消防安全或需要明确双方责任义务的业务也需要签订合同；年度资金分类计划在15万元以上的长期业务，应通过招投标、比价采购等方式确定供方，每年至少与合作单位签订一次合同。劳动合同、劳务合同、贷款合同、房屋租赁合同除外。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。河南中烟工业公司合同管理暂行办法Q/GYGS G XZ(BG)016-2008 新郑卷烟厂合同管理办法3 术语和定义3.1 本办法所称“合同”指合同书、协议书、电报、传真等书面合同。3.2 本办法所称“以上”金额包括本数，“以下”金额不包括本数。4 职责4.1 合同签订部门负责对合同项目的可行性进行审核，审查合同相对方主体资格、资信状况、资质证明与履约能力，负责合同的谈判、起草、签订与履行。4.2 财务科负责对合同价款的经济性进行审核；负责合同专用章的管理并对合同签订程序的规范性进行审核；负责对合同结算进行管理；负责对合同进行存档保管，并对合同的履行情况进行监督。4.3 厂办（法制办）负责对合同内容的合法性与风险性进行审核, 并对合同的签订、履行等环节进行指导；负责对上年度的合同进行归档管理。4.4 企业管理科负责对本办法的执行情况进行考核。4.5 政工科对合同管理中执行纪律的情况进行监督。5 合同管理程序与要求5.1合同主体5.1.1 对于本公司经营管理权限内的业务，或河南中烟工业公司完全授权的业务，我公司可以自己的名义签订合同。5.2 合同签订程序与审批权限5.2.1 合同签订部门根据审查和谈判情况草拟合同文本，填写金芒果实业总公司合同审批表，依次送交财务科、办公室和公司领导签署意见。5.2.2 财务科签署审计意见。5.2.3 办公室予以审核。5.2.4 公司领导参照上述意见进行审批。5.2.5 合同签订部门根据审批意见修改合同文本，经公司领导审核签字，持合同正本、修改底稿以及合同审批表，送财物部门审核无误后加盖合同专用章。5.2.6 法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由签订部门依法及时办理。5.3 合同签订的要求5.3.1 合同相对方应出示经过当年年检的营业执照（原件或副本），工程等专业技术合同相对方必须具备相应资质。5.3.2 合同至少一式四份，合同签订部门、对方单位各留存一份，办公室留存两份，一份存档，一份每月集中移交财务科作为纳税依据；合同审批表、修改底稿一并交存财务科存档。5.3.3 合同必须由双方签字并盖章，单份合同文本达二页以上时，必须加盖骑缝章。5.3.4 合同未通过审核与审批程序，不得加盖合同专用章；未经公司领导批准，不得在空白合同和空白信笺上加盖合同专用章，不得将合同印章带出公司。5.3.5 合同专用章、已盖章的空白合同、授权委托书等文书遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。5.3.6 合同项目应先签订合同再实施，特殊情况经公司领导批准后可先实施项目再补签合同，该合同项目实施部门应对补签合同的行为及结果负责。5.3.7 如对方的履约能力没有把握但又需与对方签订合同时，应当要求对方提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。5.3.8 合同应包括以下主要条款：对方名称与住所，标的物名称、数量与质量，价款或酬金，付款方式、履行期限与地点，违约责任，签订时间等5.3.9 质量标准和履行期限应具体明确；凭样品支付的应约定样品的存放地点。5.3.9.1 违约责任一般应包括质量瑕疵与逾期履行两种情况，并明确违约金的具体数额或比例。5.3.9.2 合同履行地与管辖法院一般应选择我方所在地；选择仲裁的应明确约定仲裁事项和仲裁机构。5.4 合同履行的要求5.3.1 收到对方货物后，必须在合同约定或法律规定的期限内进行验收，发现问题及时提出书面异议。5.3.2 在合同履行过程中，如发现并有证据表明合同相对方有下列情况之一的，应立即中止履行，并报告公司领导：经营状况严重恶化；转移财产，抽逃资金，以逃避债务；可能丧失履行债务能力的其它情形；待上述情形消失并经评估后，由公司领导决定是否继续履行合同；如导致合同无法继续履行时，合同签订部门应按照本办法规定解除合同。5.3.3 合同履行期间，需要变更或者解除合同的，须重新达成书面协议；可以单方面解除合同的，应书面通知对方。长期业务合同仅需要调整价格的，降低价格可以由业务部门与合作对方共同确定；需要提高价格的，按照合同签订时确定价格的程序办理；新确定的价格由合同双方以书面形式共同签字盖章确认，作为合同的组成部分，由业务部门分别报财务、审计部门备案。5.3.4 变更或解除合同的协议以及书面通知，须经公司领导批准，加盖合同专用章。5.4 合同结算5.4.1 财务科按照财务管理规定和合同约定，及时支付合同款项。5.4.2 对于不按本办法规定签订合同，合同金额与发票金额不符的款项，以及发票不符合规定的款项，可不予付款。5.5 合同纠纷处理5.5.1 合同履行过程中一经发生争议，合同签订部门应立即向公司领导予以汇报。5.5.2 在处理合同争议过程中，未经公司领导批准或授权，合同签订部门不得向合同相对方做出任何书面答复。5.5.3 需要通过诉讼或仲裁处理合同纠纷的，相关部门应将合同的签订、履行，纠纷的产生及协商情况整理成书面材料，连同有关证据及时报送。6 检查与考核6.1 在签订、履行合同过程中，对及时发现问题，积极采取补救措施，避免重大经济损失的；以及在纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以适当奖励。6.2 在合同管理过程中，因故意或重大过失出现下列情况之一，给企业造成较大损失的，追究责任人员相应的经济、行政责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：未经授权或超越职权签订合同（包括补充合同以及对原合同予以变更或解除的承诺、确认等文书）；因工作过失致使企业被诈骗；未经批准为他人提供合同专用章或盖章的空白合同书、授权委托书；合同专用章、盖章的空白合同书、授权委托书遗失未及时报案和报告的；发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，贻误处理时机的；遗失重要证据的；6.3 本办法没有规定的，参照新郑卷烟厂合同管理办法有关规定。7 记录和保存期JL/GYGS XZ