科级干部提高领导效率的方法.doc

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也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几种，既可以单独使用其中一种，也可以相互配合使用。第一，综合。在同一时间内综合进行多项工作，统筹安排，提高效率。第二，结合。即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，服务于同一目的。这样就可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能省去重复劳动的时间。第三，重新排列。即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理。要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演“分切”，“组合”式方法，重新进行排列。第四，变更。即改变工作方法。改变工作的方法大体有两种：一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与现实目标相适应。另一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确目的的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。第五，穿插。把不同性质的工作内容互相穿插，可避兔打疲劳战。如写报告需要几个小时，中间写不下去时可以找人谈谈别的事情。第六，代替。即把某种要素换成其它要素。如能打电话的就不写信，并非必要写信的改为写便条。第七，标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。2.时间管理时间是一种不可替代、无法贮存、没有弹性和不可或缺的特殊资源。做任何事情都少不了时间，任何工作都是在时间中进行，都需要耗用时间。美国著名的管理学家杜拉克认为：“不 能管理时间，便什么也不能管理。有效的管理者，并不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始，他们并不是以计划为起点，认清楚他们的时间花用在什么地方才是起点，然后管理他们的时间，减少非生产性工作所占用的时间。”有效地管理时间，是提高领导工作效率的重要途径和方法。(1)时间管理的诀窍第一，填写工作清单。科级领导，每天或每周都应填写自己所干工作的清单，是使自己工作明确化的最简单的方法和诀窍。其过程是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来。然后按这些工作的重要程度，重新列表标序。重新列表时，要试问自己：“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎么做，并根据以往的经验在每项工作上注明你认为是最合理、最有效的解决方法。这样，本来不太明确的事也就明确了，应做的工作和应办的事也就有条理了。第二，统一运筹工作时间。把要完成的工作，按小时、按天、按周的先后时序全盘考虑、周密计划、合理划分、科学组织，然后通过有条理的连续工作，来保证按正常计划和速度执行、完成任务。首先，对自已的工作进行认真分析并分类；其次，预测分类后的每项工作分别需要花多少时间；最后，制定并填写行动预定表。第三，制定工作日程表。制定一个好的工作日程表，这不但可以节约时间，也是提醒科级领导记住某些事情的手段。工作日程表和计划不同，计划是对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作，明天的工作，这就是逐日的计划。制定工作日程会因工作性质、本人生理状况和气质等的不同而不同。总起来说应注意以下几个方面：一是以重要活动为中心制定一天的工作日程。有效工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动。进行工作时应以这样的重要工作为中心。二是以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天的工作日程，要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。三是把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。四是使工作日程与自己的生理状况、能量的曲线相适应。要充分利用自己的最佳工作效率时间去办最重要、最困难或最有挑战性、创造性的工作。第四，善于区分重要工作和一般工作。把自己每天的工作按轻重缓急分为三类并区别对待：重要的急件必须先做；优先件尽量去做；普通件有空去做。第五，办事果断，迅速有力。必须做的事情一件事一次做完。一次做不完的也要从速进行。一般性的事情当即处理，不拖拉，不积压。第六，把零碎的时间集中起来使用。把由你自行控制的零碎分散的时间集中起来做自己该做的或重要的事情。第七，减少干扰，专心致志。要设法减少，排除外界琐事的干扰和冲击，最大限度地集中注意力，专心致志地处理所要完成的工作。第八，养成良好的工作习惯。科级领导要每天整理好办公桌；养成记录并整理工作笔记的习惯；每天上班前先抽点时间思考一下当日的工作安排，下班前检查一下哪些工作未做完，并将任务布置一下；开会要准时等等。第九，善于挤时间，扩大时间容量。科级领导要把身边琐事压缩到最低限度；把空白的零星时间加进充实的内容；对工作、学习统筹安排，利用各种能用的有利时间。第十，把握最佳时机。要善于审时度势，抓住时机，当机立断。乘势而为，随机而做，很多问题就会迅速解决。优柔寡断、坐失良机，往往费力耗时，造成损失浪费，追悔莫及。3.会议管理会议活动是领导活动必不可少的一项重要内容和基本形式，也是科级领导的重要领导方法之一。要提高领导效率，就必须有效地管理会议，提高会议效能。（1）会议管理的主要环节第一，确定是否有必要开会。只能确定召开非开不可的会议，可开可不开的会坚决不开，能用其它途径(如简报、公告、广播、板报等) 取代的会议则予以坚决取消。第二，明确会议目的，确定会议议题。每次会议必须有明确的目的，确定议题。议题要少而精，不能过于空洞或宽泛。第三，安排会议议程。会议若有几项议题，安排议程时要先急后缓、先重后轻、先同后异、先宽后窄。第四，确定与会人员。要本着：“工作需要”，“精兵简政”的原则和会议的性质、目的确定会议的参加人员。与议题无关的人，原则上不列入与会者人选。第五，决定会议时间和地点。会议时间包括起、止时间。 一般情况下确定的会议时间不宜过长。要选择适宜的地点及进行会场的准备。第六，计算会议成本。日本太阳公司计算会议成本的公式是，会议成本=会议的人数x会议的时间(小时)x全体员工平均每小时工资x3x2。公式中之所以乘3，是因为如果员工在上班时间离开工作岗位，那么他每小时就要少生产许多“钱”，这些“钱”不仅包括员工的工资，还包括利润及一些额外支出。因此用平均工资的三倍来表明生产价值。乘2，是因为某个人开会走了，他的工作需要别人代替，也就是说因为开会，经常性的工作的停顿所造成的损失要以两倍计算。第七，准备会议材料。如有必要事先准备一些需用的材料。各项准备工作基本就绪后，可发出会议通知，将会议的名称、 议题、要求、范围、会期、时间地点、 需带资料、 联系电话等有关事项，提前通知与会人员和单位。会中要严密组织 :第一，严肃会风。要准时开会；会前宣读会议的要求和注意事项，如限定的发言时间，发言要简明扼要，不重复别人的观点，不能偏离主题，不要私下交谈等等。第二，控制会议进程，使会议按部就班进行。会议要紧紧围绕开会的目的、议题进行讨论发言。第三，及时总结，议而有决。会议议题经过讨论，大家意见趋于一致或达成共识时，主持人就要简明扼要地归纳总结，使与会者接受并给予确认，然后形成决议，留下记录。第四，准时结束会议。如果议题较快解决，可提早结束。会后要妥善收尾：会后，领导者对一些善后事宜要妥善收尾，如编写会议纪要分发有关人员；对会务进行小结；财务结算；对与会者提出问题的处理；向上级写出报告；下一步如何检查落实等等。(2)主持会议的艺术和技巧冷场、离题、争执等是开会过程中容易出现的问题，为了提高开会的效率和质量，科级领导还应注意摸索驾驭这类问题的办法。第一，克服冷场。造成冷场的原因：一是与会者缺乏准备。这常发生在会前不打招呼. 会议临时召开的情况下，与会者毫无准备，担心话不对题而沉默。二是与会者缺乏自信。与会者在众人面前说话胆怯、害羞、缺乏自信和勇气。三是对议题不熟悉或缺乏理解。由于主持人文件不清，与会者对议题不熟悉或是议题比较复杂，使得与会者对议题不清楚、不了解，理解不透，心中无数，因此感到无从开口。四是与会者的态度偏差。如对议题漠不关心，持无所谓的态度；话不投机、懒得发言等。 五是与会者不愿、不敢发表看法和意见。在议题比较敏感、组织缺乏民主氛围、领导者作风专断、心胸狭窄的情况下，与会者担心言多语失，不愿或不敢把真心话说出来。六是与会者敌对情绪。在议题触犯了与会者中一部分人的既得利益或与会者对主持人有意见抱敌对情绪等情况下，也会出现冷场。避免冷场的对策和技巧. 其对策有：一是复杂或多议题的会议，应事先将议题及有关材料分发给与会者，让他们早做准备。二是严格控制会议人数，只邀请或召集与会议有直接关系的人参加，考虑好出席会议的成员的适当比例。三是改进领导作风。做一个民主、开明、 虚心的领导者。其技巧有：一是主持人提出有趣并不离题的话题与实例活跃气氛，引起与会者的兴趣，使之乐意发言。二是耐心启发与会者的思路，以引起发言的积极性和兴趣。三是引导、鼓励缺乏自信者的发言，并表示对他的发言很有兴趣。四是根据与会者的个性，选择平日善于言谈、勤于思考问题和观察问题的人率先发言，以启发引导他人踊跃发言。五是对与自己有意见者，主持人可用风趣的语言表明自己的度量，引其开口；也可以找个机会，让其发泄一下，交换一下意见。六是对真诚献计献策的人，应表现出格外的赞扬。七是对涉及到与会者切身利益的议题，在会前要做好摸底和酝酿工作，会上或提出方案让大家表决，或让比较公道者首先发言等。八是征求一言不发者的意见，迫使他参与。第二，控制跑题。造成跑题的原因:一是会议的目的、议题没及时说清楚。二是部分与会者干扰会议，如一些转移型、散漫型的与会者操纵会议，在会上海阔天空、闲话连篇；一些夸耀型的与会者为烩耀自己的才能和高见在会上大出风头，滔滔不绝地说了很多与议题无关的话。三是会议时间太长，时间过长的会议，使与会者的注意力不能集中于议题。避免跑题的对策：一是主持人开门见山，会议一开始就讨论正题，并牢牢控制讨论的中心。二是利用机会巧妙接过离题者的话，或插上一句话做转移，巧妙柔和地使议论顺势回到议题上来，或联系议论中的某一层意思，提出新的话题，言归正题。 三是用礼貌的方式表示自己对跑题有点厌烦。四是必要时打断或提醒跑题者停止与议题无关的谈话。五是严格规定发言时间。六是会议时间较长时，中间穿插休息时间 。第三，调节争执。发生争执的原因：一是与会者看问题的角度、立场不同，对问题的理解不同。二是彼此产生误解。三是偷换论题。四是某人借机发泄对他人的不满，进行人身攻击。五是主持人在会议上公开批评某人等。调节争执的对策：一是请争执双方换位思考，从对方的角度考虑问题，增加理解。二是指出双方互相误解之处，使其相互理解。三是首先指出各方的有理之处，然后指出逻辑上的错误。四是主持人可用目光、手势、起身等暗示制止带有人身攻击性的争执。五是在判明是非的