Excel公式应用基础[1].doc

Excel公式应用基础：公式能帮我们做什么？Excel之所以具备如此强大的数据分析与处理功能，公式（包括函数）起了非常重要作用。要想有效的提高自己的Excel应用水平和工作效率，提高公式（包括函数）的应用能力是非常有效的途径之一。本课介绍使用Excel公式的相关基本知识，后面课程中我们会详细介绍相关的两个重要工具：引用和函数，再通过几个典型实际任务的操作锻炼我们的实际应用能力。 一、初步了解Excel公式 1. 什么是公式 前面已经介绍过，我们把“公式”列为不同于“数值”和“文本”之外的第三种数据类型。公式的共同特点是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种Excel函数的式子。 2. 公式由哪些元素组成 输入到单元格中的公式均由等号开头，等号后面由如下五种元素组成： 运算符：例如“+”或者“*”号。 单元格引用：它包括单个的单元格或多个单元格组成的范围，以及命名的单元格区域。这些单元格或范围可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。 数值或文本：前面介绍过的两种数据类型。例如，“100”或“新悦国际教育集团”。 工作表函数：可以是Excel内置的函数，如SUM或MAX，也可以是自定义的函数。 括号：即“(”和“)”。它们用来控制公式中各表达式被处理的优先权。 了解公式的组成是创建公式必备的基础。另外，Excel工作表中的公式最多可以由1024个字符组成，我们日常所创建的公式，超过100个字符的已经非常少，因此这个长度足够我们使用了。 二、公式能做什么? 简单地说，我们建立一个公式，提供给它相关的数据信息，目的是希望公式给我们一个答案或计算结果。从这一点上看，Excel公式和我们在数学中学过的公式的功能是一样的。所以，在以后的工作中，可以看到很多公式都是我们所熟知的数学式。 除此之外，由于Excel的公式还可以包含Excel的各种函数。因此，Excel公式除了可以实现传统的数学式具有的计算功能外，还可以执行很多特殊的任务。比如，结合IF函数，可以让公式具有选择性，根据不同的条件，得出不同的结果。后面的“计算业绩奖金”实际任务中，将会详细介绍在公式中嵌套IF函数解决问题。 Excel的内置函数有300多个，在公式中灵活使用这些函数，可以极大地提高公式解决问题的能力，轻松胜任各种复杂的任务。比如下图所示的三个公式功能举例：第一个公式自动计算出单价与数量的乘积得到金额，第二个公式自动计算所有销售额的和，第三个公式将姓和名合并在一起得到全名。公式功能举例下面我们通过一些简单的具体实例，加强对公式的感性认识。三、公式的简单应用实例 下面我们通过一些简单的实例，加强对公式的感性认识。 1. 计算商品金额数值 下图所示的工作表中的A2和B2单元格分别存放着某种商品的“单价”和“数量”数值，为了计算“金额”数值，可以在D2单元格中输入公式“=250*8”(图 1)，通过后面的学习我们会知道，像这样使用具体数值建立的公式，适应性很差，因此用得也很少。图1在D3单元格中输入公式“=A2*B2”，也可计算出“金额”数值(图 2)，这个公式使用了引用，使得公式得适应性加强。关于在公式中使用引用的知识后面会详细介绍。图22. 计算销售额总和 下图所示的工作表中的B2和B11单元格分别存放10天的销售额，为了计算这些天的销售额总和，可以在D2单元格中输入公式“=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”(图 3)，这个公式和数学中的求和公式没什么两样，不过由于需要求和的项目太多，所以公式看起来比较长。图3为了简化公式，我们也可以在公式中使用函数实现同样的功能。 选中D3单元格，输入公式“=SUM(B2:B11)”，可以看到得出的计算结果是一样的(图 4)，其中SUM为Excel的内置函数，功能为求出各项数值之和。图43. 用公式合并字符 下图所示的工作表中的A2和B2单元格分别存放着“姓”和“名”字符，为了得出“姓名”字符串，可以在D2单元格中输入公式“=A2&B2”(图 5)，其中“&”是一个运算符号，我们称它为连接符号，它的功能为把两个文本字符或文本字符串连接起来。图5除了这种方法外，我们也可以使用函数达到同样的目的。选中D3单元格，输入公式“=CONCATENATE(A2,B2)”，回车后得到的结果和前面的公式是一致的(图 6)。图6其中函数CONCATENATE的功能为将几个文本字符串合并为一个文本字符串。 通过上面的三个简单实例，大家对公式已经有了初步的了解。在实际工作中，公式可以解决问题非常多，它和函数结合在一起，极大的提升了Excel对数据的分析与处理能力。下面我们还将学习一些与公式相关的基础知识与技能，在最后的实际任务部分就可以利用它们一展身手了，后面的内容更加精彩，期待你的继续关注。自定义函数 一个学生基本情况登记表，学号的编制原则是：前4位是年份，第5位是初、高中代码（1是初中，2是高中），第6位是年级代码（1分别代表初、高一等），第7、8位是班级代码，后面是序号。下面，我们以一个具体的实例，自定义一个函数，根据学号来自动填写班级名称（即图中的D列内容）。 1.启动Excel2003（其它版本请仿照操作），打开相应的工作表。 2.执行“工具宏VisualBasic编辑器”命令（或者直接按“Alt+F11”组合键），进入VisualBasic编辑状态。 3.执行“插入模块”命令，插入一个新模块。再双击插入的模块，进入模块代码编辑状态。 4.将下列代码输入其中： Functionbj(xh) SelectCaseMid(xh,5,1) Case1 bj=初&Mid(xh,6,3)&班 Case2 bj=高&Mid(xh,6,3)&班 EndSelect EndFunction 友情提醒 上述代码中，“bj”是函数命令，“xh”是变量名称，二者均可以随意修改。 自定义函数结构是（如果有多个变量，请用英文状态下的逗号分隔）： Function函数名称(变量名称) 代码 EndFunction 使用下面的代码，可以达到同样的效果： Functionbj(xh) IfMid(xh,5,1)=1Then bj=初&Mid(xh,6,3)&班 Else bj=高&Mid(