浅析如何保障档案管理的保密性.docx

浅析如何保障档案管理的保密性 摘 要：保密工作是档案管理的重要内容，档案是否安全关系着企业信息是否会流露在外，影响了企业的竞争力，因而应当尤为重视。本文文章 首先分析了保密性工作之于档案管理的重要性，其次从员工意识培养、管理制度建设、安全网络构建等诸多方面，对如何提高管理工作的保密性阐述了观点。 关键词：档案管理；保密性；安全网络 档案管理是企业、机关单位都关注的一项工作，管理的质量直接影响到企业、机关乃至国家的信息是否得到妥善利用，是否会面临较高的泄露风险，尤其在信息化时代中，档案管理受到网络风险的冲击，档案的保密性也面临着较高?L险。如何确保档案数据的保密，成为各个部门密切关注的问题。作为管理的重要内容，保密工作应常抓不懈，每个人员都应时刻保持高度警惕。 一、保密工作之于档案管理的重要性 档案内容记录了企业、机关发展的点滴，是最可靠、最齐全的信息数据。在市场经济体系中，企业之间的竞争从本质上来说就是信息、人才、资源的竞争，而信息竞争能力取决于该企业的档案保存情况。如果企业拥有完善的档案保存记录，拥有丰富的档案资源，无疑是掌握大量有用的信息，能够在激烈的竞争市场中拔得头筹，而那些档案数据单薄的企业很可能被市场无情淘汰。档案资料关系到企业、国家许多秘密事项，一旦对外泄露可能造成发展中受到威胁，因而很多企业、机关单位十分重视档案资料的保密工作。近几年随着互联网的普及，很多的档案资料也接入到互联网中，虽然提高了数据资料之间的互通性，但是却无形中带来了许多的安全隐患，因而在档案管理的过程中，应当坚持保密性原则的前提下，根据单位和国家制定的规章制度，合法合理地使用档案，才能保证资料的完整性与安全性。 二、档案保密工作的具体措施 （一）增强员工培训，提升员工保密意识 员工的保密意识是开展档案保密管理工作的首要因素。对于档案的管理者而言，他们的最核心任务是保证档案数据的完整、安全，这是每个管理者的职责，因而在培养意识的时候，应刻意培养员工的职业责任感，帮助员工树立较强的责任心和事业心。档案管理是单位工作中的重点，因而该岗位员工的素质是开展保密工作的基础。培训是提高员工责任意识的重要途径，从培训的内容来看，应具体包括档案管理的规章制度、档案管理具体流程、注意事项等。从培训频率来看，可以一个月一次，也可以是开展专项培训。培训目的是让员工了解自己工作责任和义务，掌握国家最新的法律法规，提高员工职业感和保密意识。其次应牢抓员工选拔关，适当提高档案管理岗位的进入门槛，所选拔的管理者应热爱该职业，勤于学习新知识，遵守法律法规，具有较高的专业素养。 （二）明确管理权限，构建网络安全体系 在网络时代中涌现了许多电子档案，虽然方便了相关部门的档案管理工作，但是在管理者也存在着许多的安全问题，比如容易遭受黑客攻击，造成信息数据的泄露，针对这一类的风险，有必要明确每个管理者的具体权限，同时构建完善的网络安全体系。 为了保证档案的安全性，同时又方便需求者的查询，应明确责任人和管理者的具体权限。首先在访问环节上，电子系统应记录详细的访客名单、信息资料、请求内容、具体操作等；其次对于不同的档案，应确定不同的访问权限。对涉及到单位发展内部信息的档案资料，只能由单位工作人员查看；根据单位工作人员的级别、职责范围，设置不同级别的档案。 电子档案所处环境是网络系统，因而其安全性也会遭受许多的威胁，建立完善的网络安全体系尤为必要。防护网可以从物理隔离与网络隔离两个角度出发。网络隔离可以通过建立防火墙以及调整内网与外网之间服务器的方式，有针对性地限制某些档案资料的互通。防火墙主要是防止外来入侵者对网络的干预，盗窃档案资料，主要是安装杀毒软件。调整服务器是阻隔了内外网之间的信息互通，避免信息的外漏。具体运作是内网电脑的工作任务固定，禁止接入到外网中。定期对内外网电脑进行维护，及时查找安全隐患。 （三）加强制度建设，建立责任追究机制 安全保密工作仅仅靠员工意识提升是远远不够的，还需要建立严密的保密制度，才能约束员工们的行为，为管理者的工作指明方向。单位建立保密制度要从自身需求实际出发，结合保密的需求建立相应的制度。比如针对接收档案，可以制定具体的接收标准；针对查阅档案资料，可以设定查阅的制度等等。制度内容应完善，具有实际操作性。在制度建立之后，应杨哥的贯彻落实。档案管理的负责人应定期根据制度规定，检查每个部门的档案管理情况，及时发现管理中的安全漏洞，并提出整改。在档案管理过程中应加大监督力度，严格档案的查阅手续，禁止外来人员或者非该岗位职工复制或者拍摄档案内容。在借阅档案的时候，管理者应明确借阅人的借阅目的和动机，主要靠以下三个步骤：一是靠嘴。通过嘴上询问了解利用者的查阅意图，掌握他们的动机；二是靠眼，主要是观察每个利用者的举动，一旦发现可疑人员应立即询问；三是靠手。当利用者查阅了档案资料之后，管理者应及时整理档案，查看是否有遗漏或者缺失。 除了制定档案管理的具体制度，还应当建立责任追究机制，明确管理者的具体职责，同时也督促管理者和责任人提高安全警惕。以往许多单位都没有责任追究机制，这造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出现了许多渎职案件，给单位造成了巨大损失，因而现在针对这些行为应追究责任到个人，并且做出相应的处罚，其行为主要包括以下几种：一是当管理者因疏忽大意或者玩忽职守造成档案资料泄露；二是违法制度规定私自向他人提供档案资料或者销毁档案资料；三是伪造、涂改档案内容；四是违反制度规定将档案据为己有。 三、结束语 综上档案资料是企业、机关单位众多资料中的核心，鉴证着单位的发展历程，关系着单位未来的发展走向。档案的保密性和安全性是档案管理的目标，也是每个档案管理者的职责所在。在单位管理中，应从制度建设、监管体系、意识培养、网络安全体系建设等多角度完善工作，为档案资料建立严密的安全网络，以防资料的外泄和损毁。 参考文献 .肖永菊，王有涛.谈如何做好新