采购(材料、零部件)控制程序.doc

1 范围本办法规定了工厂采购计划的编制、订单（协议）的评审、订单（协议）的执行。本办法适应于工厂所有外购物料（材料、零部件）的采购管理。2 职责2.1 采购部负责原材料、配件、劳保用品采购管理。2.2 采购部负责设备、工装、工具及设备备品的采购管理。2.3 采购部负责仪器仪表及计量器具采购管理。2.4 综合管理部负责文具用品、办公用品的采购管理。2.5 营销部、液压事业部负责进口配件的采购管理。2.6 综合管理部负责采购管理系统中供应商管理，负责招标采购模式下采购订单的审核。2.7 财务部负责物料采购指导价格的制定、录入及日常维护；负责零星采购模式、标准采购模式下无物料采购指导价的采购订单价格审计。3 采购过程管理3.1 采购过程管理包括采购计划管理、采购订单管理及供应商管理。3.2 工厂采购业务交易类型分为计划采购协议、标准订单及现金采购三类。3.2.1 计划采购协议：计划采购协议适用于较长时间段内（如一个核算年度）经常发生的、且在协议期内采购价格保持固定、采购数量可以基本确定（根据工厂主产品年产量拆算）的物料采购业务（主要适用于原厂属公司直流配件的采购业务）。3.2.2 标准订单：标准订单适用于采购价格及采购数量完全确定的物料采购业务；工厂目前签订采购合同的采购业务，适应于采用标准订单的方式。3.2.3 现金采购：现金采购适用于工厂急需用的、且采购物料品种单一、采购金额小（按工厂财务管理规定，采购金额=500RMB）的采购业务（主要适用于汽、柴油车外出加油业务）。3.3 采购部所有外购物料均纳入采购计划管理；其它有外购业务管理职能的部门（装备、质检、厂办、营销）所归口的物料采购暂不进入采购计划管理，按现行流程，根据物料采购计划，直接在采购管理系统中进行订单录入。3.4 各部门现金采购业务按现行流程，直接在采购管理系统中进行接收录入。3.5 采购过程管理流程3.6 采购需求采购需求分计划管理需求及其它需求两类。3.6.1 计划管理需求分为三种：采购需求、订货点物料需求及物料需求申请。其中采购需求；物料需求申请由生产制造部物料采购计划员根据工厂生产实际需要提出采购计划。3.6.2 其它需求分为两种：从订单录入的各类采购计划、从接收录入的各类现金采购业务。3.6.3 计划管理需求中的需求申请采购计划、其它需求中的物料采购计划由物料归口采购部门主管采购工作的领导审核。3.7 采购计划管理采购计划管理分采购计划生成、采购计划审核及生成采购订单。3.7.1 采购计划生成3.7.1.1 采购部指定各物料采购小组一名采购计划员负责采购计划生成。3.7.1.2 月度物料采购计划由生产制造部规定计划运行生成日期，原则上每月一次。有下列情况之一者，需重新生成采购计划：a) 由于工厂生产任务调整、变化，MRP物料需求计划运行后；b) 有新的物料需求申请录入。3.7.1.3 采购部主管采购工作领导，负责采购计划的监控管理，确保制订的采购计划及时、准确。3.7.2 采购计划审核采购计划审核工作由生产制造部所指定的各物料小组采购计划员负责，根据工厂生产实际需要，确认计划、物料采购需求数量及需求日期；在本采购小组内有二个及以上的采购计划员时，负责确定各种物料的采购计划员。3.7.3 生成采购订单 审核通过的采购需求，各物料归口计划员负责生成采购订单，内容包括：3.7.3.1 确定采购模式。审核通过的采购计划中各种物料，系统给出默认采购模式，系统运行初期，允许采购计划员变更采购模式。3.7.3.2 采购价格。根据所采购的物料与供应商洽谈的结果填写采购价格。3.7.3.3 选择供应商，根据物料采购方式采购/配套，采购计划员进行对应的业务处理。a) 采购：直接选择该物料的供货商；b) 配套：根据供应商等级评定，系统自动选择供应商并对各供应商进行采购份额分配。c) 系统运行初期，因缺乏供应商评定资料，对同种物料有多家供应商，且采用配套采购的方式采购，订单生成前物料采购计划员需进行供应商配套份额录入。3.7.3.4 采用招标采购模式生成订单，必须在采购订单生成过程中，由计划员在物料明细说明栏中录入招标号，选用招标采购模式但无招标号的采购需求，系统禁止生成采购订单。3.7.4 采购计划管理流程3.8 采购订单管理根据订单所属（选择）采购模式，通过评审、审价、审批等流程，对已签订的订单进行控制及管理。3.8.1 采购模式分类、定义、适用范围及订单管理流程3.8.1.1 根据工厂外购物料的性质、特点，采购模式分为标准采购模式、招标采购模式、零星采购模式、紧急采购模式及特殊采购模式五类；3.8.1.2 物料的采购模式由各归口采购业务单位根据物料性质，向综合管理部提出物料采购模式定义申请，审核同意后由综合管理部进行定义。3.8.1.3 标准采购模式a) 适用范围标准采购模式适用于工厂的主要物料（生产常用的、大规模的、关键和重要的以及采购成本较高且有二家以上的合格供应商的物料，如型钢、板材、零部件、焊丝焊条等）的采购工作。b) 标准采购的订单（协议）的评审采购订单生成后，系统将订单下的物料与采购系统中对应物料采购指导价进行比对。当所采购的物料的价格等于或小于采购指导价，订单自动通过评审，此时，采购员可以对该订单执行接收；未通过采购指导价比对的订单，需经单位领导评审通过（强制通过）或重新确定采购价格通过采购指导价比对，方能执行接收；采用标准采购模式、但尚无采购指导价的物料必须执行“订单审价”，通过后方能进行接收。c) 标准采购模式订单管理流程 3.8.1.4 招标采购模式a) 适用范围招标采购模式适用于工厂一次性且采购金额较高（10万元以上）的物料（如设备、仪器仪表、劳保防护用品等）和尚无合格供应商的主要物料的采购工作。b) 招标采购的订单（协议）的评审招标采购模式下生成的订单，需进行招标采购审核。经招标采购审核通过的订单，采购员可对订单进行接收。c) 招标采购模式订单管理流程3.8.1.5 零星采购模式a) 适用范围零星采购模式适用于一次性且采购成本较低（10万元以下）的物料（如低值易耗品和低值的设备、设备备件、仪器仪表等）的采购工作。b) 零星采购的订单（协议）的评审零星采购模式下生成的订单，均需在执行“订单评审”及“订单审价”后，方能进行后续操作。c) 零星采购模式订单管理流程3.8.1.6 紧急采购模式a) 适用范围紧急采购模式是工厂物料采购的紧急通道。适用于因受客观条件的限制，致使物料的采购周期小于所需的采购提前期的物料采购工作。b) 紧急采购的订单（协议）的评审该模式下的采购订单，由主管采购业务部门领导评审通过后，可直接进入接收录入。c) 紧急采购模式订单管理流程3.8.1.7 特殊采购模式a) 适用范围特殊采购模式是工厂物料采购的绿色通道。适用于因各种原因造成的，不能采用以上四种采购模式进行物料采购的特殊采购模式。b) 特殊采购模式的订单（协议）的评审特殊采购模式下生成的采购订单，需经过厂部业务主管领导审批后，可直接进入接收录入。c) 特殊采购模式订单管理流程3.8.2 采购接收管理、交检及入库。对各订单项下已到货的物料，采购员在核实到货物料的名称、型号、规格及到货数量后，办理接收、需送检的物料办理送检及入库手续。3.8.3 对已执行完的或由于各种原因不再执行的订单，采购计划员必须及时办理订单结案。3.8.4 现金采购业务由负责物料采购的采购人员直接办理接收、入库。3.9 采购计划、采购订单的更改因各种原因导致采购计划、采购订单发生错误，由各部门采购计划员按下述规定进行更改。3.9.1 采购计划更改：发生错误时，采购计划员取消采购计划确认，更改错误信息，再对计划进行确认。3.9.2 采购订单更改：发生错误时，采购计划员办理订单结案，从需求申请录入正确的采购需求，按采购计划管理流程生成新的采购订单。3.10 采购过程的监管3.10.1 各采购业务归口管理部门领导要加强对采购计划管理流程、各采购模式下订单管理流程执行情况的监管工作，确保流程的高效。3.10.2 审计部门根据工厂采购过程管理流程，结合采购活动审计要求，制订相应的审计规定；专业审计人员，要充分利用ERP系统信息平台，对采购过程中订单管理流程订单的制定、订单的执行情况进行全面监管。3.11 供应商管理3.11.1 各归口采购业务管理部门新增供应商的定义按工厂下发的新增供应商（客户）定义流程及相关规定（暂行）文件执行。3.11.2 新增供应商，各归口采购业务管理部门的采购系统管理员应将其及时分配至需与新定义的供应商发生采购业务的基本小组。3.11.3 凡与工厂发生采购业务的供应商均需进行合格供应商评定，所有的采购行为只能与合格供应商发生。合格供应商的初选、评定及等级认证管理按供应商管理办法规定执行。3.11.4 采购过程管理运行初期，系统中各供应商资质评定数据缺乏，基于供应商评定等级高低而确定的供应商份额分配，由生产制造部确定。4 系统运行管理4.1 系统运行基础数据的管理4.1.1 系统运行基础数据新增及变更由各归口采购管理部门的采购系统管理员向信息技术部书面申报，由信息技术部在系统中定义。4.1.2 根据工厂采购业务管理的要求，对系统的基础编码协议作废原因、订单结案原因、运输方式、地区编码等的定义进行新增或维护。4.1.3 根据工厂采购业务管理规定的变更，对采购业务的控制参数协议编码方式、订单编码方式、接收单编码方式、订单额度控制标记、现金采购额度控制标记、需求申请控制标记、接收控制标记、采购计划自动发放标记以及接收数量允差进行定义、维护。4.1.4 根据采购日常业务管理的需要做好收货地点的新增与维护。4.1.5 根据工厂采购业务的需要，对已定义的交易类型的各种参数进行维护。4.2 财务部采购系统管理人员根据工厂财务管理规定，负责向信息技术部提供：a) 系统的基础编码价格类型；b) 系统的采购业务的控制参数核算期、税码；c) 统计期的新增或变更信息。4.3 系统运行的权限管理4.3.1 根据采购过程管理子系统的运行需要，由各归口采购管理部门确定本部门采购系统管理员，提交信息技术部进行授权。采购系统管理员负责本部门系统运行的权限管理。4.3.2 各部门采购系统管理员，根据采购业务管理的需要，对部门的采购小组（基本小组及非基本小组）及时进行新增或调整，经单位领导批准后，进入系统定义。4.3.3 各部门采购系统管理员，根据部门计划采购人员（含采购系统业务查询人员）的变化，及时对部门内采购用户进行定义及维护。4.3.4 各归口采购业务管理部门新增基本小组或基本小组业务调整，采购系统管理员应根据部门决定，对基本小组归口采购物料进行分配及适时调整。4.4 采购过程管理子系统统计查询管理4.4.1 各业务归口管理部门负责审核、确定需查询本部门采购业务的人员，进行查询功能权限的设置。4.4.2 因工作岗位变化或其它原因不需使用本部门采购业务的人员，由归口采购业务管理部门系统管理员，取消查询功能权限的设置。4.5 为确保采购管理系统的安全、稳定运行，计划采购人员应严格执行采购业务操作规程，按采购业务分类在系统对应的功能界面上执行业务操作。5 特殊采购业务处理 系统内特殊业务系指：退货业务、紧急放行业务。5.1 退货业务：确定物资质量责任方为供应商，且物资已办理入库手续，需在采购管理系统中进行退货处理的业务；或由其它原因造成的，需作退货处理的业务。作退货处理的业务由采购员在系统中对该物料订单按退货数量录入“退货”接收单，库管员办理采购入库手续。在采购业务手工与