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大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及应对策略探讨 【摘要】针对高校人事档案这种典型数据整理收集类型的工作而言，大数据时代的到来面临的不仅是挑战，同时也是机遇。处在信息化高速发展的时代，怎么通过大数据来不断提升高校人事档案管理的水平，构建出高效、实用的高校人事档案管理模式就成为各个高校急需解决的重要课题。鉴于此，本文主要针对大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战进行了详尽的探讨，在此基础上提出几点应对策略，仅供参考与借鉴。 下载 【关键词】高校；人事档案管理；大数据；措施 大数据背景下，针对海量的信息数据实施收集，并进行数据处理与分析工作，能够让一些繁杂的管理组织行为实现有规律可循。大数据在带来挑战与机遇的同时，也为高校人事档案管理带来了全新的管理思路。所以，怎么利用大数据来针对高校人事档案信息数据实施收集分析，以此来提升人事档案的管理质量与效率就成为各个高校急需解决的重要课题。 一、高校人事档案管理面临的挑战 （一）高校人事档案信息资料收集面临挑战。现阶段，我国高校人事档案管理主要包含以下几个层面：首先，针对在编教职员工的档案，其属于高校人事档案的主要部分；其次，针对退休人员的档案资料；最后，针对离职人员未提走的档案资料。因为高校教师本身的学历非常高，社会需求也非常大，相应的流动性也较为平凡，因为各种因素，人事档案资料没有转走的情况也较为常见。倘若根据学科门类针对人事档案进行管理，则对应的信息数据则极为庞大、繁杂。尽管各个高校档案管理工作都在积极进行信息化建设，然而人事档案的信息化程度相对较低，大部分档案仍旧是纸质档案的形式。所以，处在大数据背景下，如何针对繁杂的人事档案进行信息化建设，针对海量的纸质档案进行有效的收集与归档则是高校人事档案面临的巨大挑战。 （二）高校人事档案管理业务面临挑战。现阶段，我国许多高校的人事档案管理仍旧沿用传统的管理模式，广大教职工的人事档案资料基本上都是通过手动查询的方式，效率与质量极低。所以，在大数据时代，充分利用大数据来针对高校人事档案纸质档案进行归档处理，通过信息技术来取代传统的手动操作模式，通过云平台来针对高校人事档案资料实施储存、计算以及分析，能够促使繁杂的高校人事档案管理工作实现规律化、程序化的目标。 （三）高校人事档案服务人事管理面临挑战。传统的高校人事档案管理严重缺乏服务理念，相应的管理权限归属机构也不统一，其在服务人事管理工作方面基本上都处于被动的局面，人事档案的利用率相对较低。大数据时代中，要求在云数据库中针对档案进行聚类、分类以及相关性分析，针对各个信息数据之间的关系进行分析，而传统的人事档案管理模式显然无法满足信息多样化的需求。 二、应对策略与建议 （一）树立大数据人事档案管理理念。其一，大数据背景下高校人事档案管理要想实现转变，离不开档案领导层、管理人员的重视。这就需要高校档案领导层与管理人员持续加强对人事档案大数据建设的认知，意识到高校人事档案管理大数据建设的必要性，将人事档案管理纳入到高校现代化建设的范畴中来，大力推动人事档案大数据建设与信息化高校建设的共同发展。其二，不断深化大数据理念，只有高校内部具有良好的大数据理念，才能够有效推动高校人事档案大数据建设工程的开展。这就需要高校领导层加大大数据人事档案管理理念的宣传力度，使得内部人员均能够意识到大数据人事档案管理理念对高校发展的促进作用，更为积极主动地配合或者参与到相关工作中来。 （二）加大人事档案管理资源配置与建设力度。要想进一步加大高校人事档案管理资源的配置与建设力度，首先就必须要针对人事档案管理队伍进行合理的配置。对高校人事档案管理队伍来说，不仅要具备坚定的政治立场，还必须要熟练掌握人事档案管理专业知识，并且还必须要具有良好的信息素养。这就需要高校高度重视人事档案管理队伍的建设力度，通过以下培训方案来提升人事档案管理队伍的综合素质：一是高校应当进一步加强培训教育工作，通过开展多门类、多层次的知识体系培训教育，根据人事档案管理机构、档案管理人员自身的实际情况以及大数据的相关要求，组织多形式、多渠道的培训教育方式，进一步完善人事档案管理队伍的知识体系。二是高校应当积极组织相应的专题学术、业务交流会议，积极举办形式丰富的专业网络业务学习活动，通过邀请相关专家举办讲座的模式，积极向人事档案管理机构领导层与基层员工讲解档案管理的先进方法、发展趋势以及大数据发展趋势等，切实提升领导层与档案管理队伍的管理水平与工作能力。其次，对高校人事档案管理基础设施进行不断地优化，对原有计算机设备进行更新，同时尝试与社会相关企业进行深入的合作，设计符合高校人事档案需求的软件，通过硬件层面与软件层面的双重完善，进一步提升高校人事档案管理水平。 （三）建立人事档案大数据管理平台。数据标准化与数据开放是实现信息数据资源整合的重要基础。针对高校人事档案管理而言，将高校内部不同院系、不同机构的教职工个人信息资料进行统一地管理，就必须要建立一个多层级、多中心的大数据管理平台，通过该平台，能够针对高校内部的人事档案信息进行统一的收集、整理、共享以及利用，为人事管理工作提供更为便捷、高效的服务。与此同时，通过大数据技术，能够将高校人事处、科研处以及教务处等有关教职工的信息资料进行深入地整合，便于针对高校各个院系的发展情况实施各种层次的对比，实现针对高校发展情况可视化的目标，为高校发展战略的制定提供科学的依据。 （四）加大数据库建设力度。高校人事档案大数据的实现必须要依靠科学、可靠的原始信息，而在保障原始信息数据科学、可靠以后，就必须要构建基础数据库。高校人事档案数据库的建设应当综合参考国际、国家的相关标准，充分结合财力、人力以及物力等各方面因素，构建若干个具有通用性、标准化的多媒体数据库、文件条目数据库以及全文数据库，保障人事档案数据资源储备的丰富性，能够为高校人事档案管理奠定坚实的后台数据库基础。当前，我国大部分高校人事档案机构的数据库管理系统基本上采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系统来进行编写。严格意义上来说，上述系统本身都是针对一般操作系统进行的延伸，仅仅适用于高校内部，要想实现大数据的目标，其在数据完整性、功能性以及安全性等各个方面都无法达到相应的要求。这就需要各个高校联合开发适用于各种操作系统与硬件平台的数据库，共同建立统一、规范的云数据库，真正实现人事档案信息资源的及时更新与高度共享。 三、结语 综上所述，高校人事档案管理向大数据的转变是一个漫长、系统的工程。高校人事档案管理机构必须要意识到大数据所带来的挑战与机遇，充分利用大数据理念来针对人事档案管理工作进行改革，充分发挥人事档案的作用，真正实现“让数据发声”的目标。 【参考文献】 张慧，刘亚娟.浅析高校人事档案管理现代化建设的实现途径J.科技情报开发与经济，2011（08）：129-131. 刘冬梅.高校人事档案管理工作：意义、研究现状与