SAP应付业务处理详解.doc

1. 业务流程目的本流程主要描述应付帐款有关的各类业务，包括应付/其他应付处理，预付款和付款处理、月底和供应商对帐流程，同时对财务使用的供应商作出了说明。2. 业务流程原则2.1 供应商主数据有关概念2.1.1 供应商主数据定义和分类供应商主记录决定供应商的业务数据的处理和过账，它包含了与供应商发生业务所需的所有信息，部分字段的值会在凭证输入时作为缺省值出现，包括一般数据和公司代码层次数据。在部品各公司中，把员工也作为一种特殊供应商进行处理。根据部品各公司的业务情况，供应商主数据分为以下类别，不同帐务组的供应商有不同的编号范围，所有部品公司共用这些账户组。账户组名称编码原则编码范围T001国内供应商-关联外部给号1000000 1999999T002国外供应商-关联外部给号1000000 1999999T003国内供应商-非关联内部流水号2000000 2999999T004国外供应商-非关联内部流水号3000000 3999999T005外协加工厂内部流水号4000000 4999999T006一次性供应商外部编码Z000 Z999OAP其他应付供应商内部编码9000000 - 9999999EMP1员工外部编码，使用员工工号1-99999EMP2非部品员工外部编码A0001-A99992.1.2 供应商主数据包含信息不同供应商的帐务组，会有不同的字段状态组，字段状态组决定了维护供应商主数据时，哪些字段必须输入、可选输入、字段显示及隐藏的状态。供应商主记录字段说明：SAP字段名称字段说明及用途一般数据，为所有公司代码共享的信息地址：名称1供应商的全称1，如中文名称2供应商的全称2，如英文搜索条件供应商的简称，可用作查找条件街道供应商所在街道地址房号供应商所在具体房间邮政编码供应商公司所在地邮编城市供应商所在城市国家供应商所在国家编码地区供应商所在该国的具体地区编码语言供应商所在地语言电话供应商联系电话传真供应商传真E-mail供应商E-mail地址控制数据：供应商如该供应商同时又是客户，输入该客户的编码贸易伙伴如该供应商是集团内关联供应商，需要输入对应的贸易伙伴编码。贸易伙伴编码为集团内对该公司编码的后四位，并以字母C开头。纳税人登记号供应商的税号支付交易：国家供应商银行所在国家编码银行码对供应商银行在SAP中的编码银行账号供应商银行账号公司代码数据：与公司代码有关的信息，在不同公司代码中可以不同账户管理：统驭科目通过统驭科目，应付账款模块与总账互相集成排序码会根据排序码自动在凭证行项目的定位中输入有关信息付款交易：付款条件向供应商付款条件，会在凭证中在作为缺省值出现付款方式向供应商付款的方式2.1.3 统驭科目统驭科目是特别的总账科目，应付账款通过统驭科目与总账相集成。当在应付账款中记账时，总分类账中的统驭科目会同时自动更新，确保总分类账和应付账款在任何时点的余额都保持一致。TCL部品各公司供应商主数据中使用以下统驭科目：应付帐款-集团内关联应付帐款-集团外关联应付帐款-非关联其他应付-集团内关联其他应付-集团外关联其他应付-非关联其他应付-员工应交税金 （仅为海关使用）长期应付款2.1.4 特别总账业务应付账款中对供应商业务的处理在总分类账中是反映在统驭科目上的，但同一供应商的业务有时由于账务处理的需要，在总分类账中要反映到不同的科目上。如供应商的发票处理通常是负债类的应付款，但对其预付款则是资产类的科目。系统对此类业务处理是通过给出不同特别总账标志来指向不同的统驭科目。TCL部品设有如下特别总账标志：特别总账标记特别总账属性特别总账业务说明A预付款业务供应商预付款K供应商定金M在建工程预付款J员工借款O非预付款业务其他应付款业务W应付票据业务L信用证业务特别总账业务会使用到以下统驭科目：预付帐款-集团内关联预付帐款-集团外关联预付帐款-非关联应付帐款-信用证其他应收-员工借款其他应付-集团内关联其他应付-集团外关联其他应付-非关联应付票据-集团内关联应付票据-集团外关联应付票据-非关联2.1.5 付款条件付款条件是公司与供应商业务交易时默认的向供应商的付款条款，它维护在供应商的主记录中，在每一交易中会作为缺省值出现并可以更改。部品各公司主要常用的付款条件有以下：付款条款说明D000立即到期(货发付款)D03030天之内 净到期D04545天之内 净到期D06060天之内 净到期D09090天之内 净到期D120120天之内 净到期2.1.6 付款方式TCL部品设置如下付款方式：付款方式说明A现金C支票-内部银行D电汇-内部银行E转账-内部银行S支票-外部银行T电汇-外部银行U转账-外部银行W银行承兑汇票L信用证2.2 与采购有关供应商主数据维护与采购有关的供应商主数据，其编码和基本数据由部品本部光电科技专人维护，采购数据和公司代码层次数据由各公司采购部集中维护，具体处理过程详见采购模块的供应商主数据说明。2.3 与采购无关其他应付供应商主数据维护对于与采购无关的其他应付供应商主数据，主要是其他应付供应商和员工，其供应商编码、基本数据和公司代码层次全部由各公司财务部供应商主数据维护人员集中维护。2.4 与采购有关应付业务处理对于因采购而引起的应付帐款，是通过采购模块的发票校验自动产生，不需要在应付帐款模块中手工输入，但在系统中的发票校验动作由各公司财务部的应付会计完成，而非采购部人员。对于采购订单收货时：借：存货等贷：GR/IR科目（应付暂估）发票校验时，产生的会计凭证如下：借：GR/IR科目（应付暂估）借：应交税金-增值税-进项税 （仅指国内采购或非保进口业务）贷：应付帐款-明细供应商2.5 其他应付业务处理对于与采购无关的其他应付业务，包括因其他业务支出、营业外支出引起的其他应付业务，和各公司间的非业务往来，需要在应付帐款模块中输入。如果对应的供应商是与采购无关的，则其主纪录中的统驭科目应该是维护成与其他应付有关的，这时可以直接以发票的形式输入该笔业务。如果对应的供应商平时是会发生采购业务的，则其主纪录中的统驭科目肯定是与应付帐款有关的，这时需要使用与其他应付有关的特别总账标记输入该业务，而不能直接以发票的形式输入。为防止意外错误的发生，在应付账款模块中处理该类业务时，系统会根据用户的不同业务处理，而在屏幕上显示其将要过账的应付/其他应付相关科目，用户可以在此确定处理的方式是否正确。对于在应付帐款模块中手工输入的其他应付业务，需要先预制，再由会计主管过账对于其他应付业务，会产生如下凭证：借：其他业务支出/费用等贷：其他应付-明细供应商等2.6 采购返点业务由于采购业务量比较大，根据合同供应商可能会给予一定的采购返点。对于这类采购返点业务，在平时不作业务处理，而是根据与供应商达成的返点结论，通过调整以后业务的采购价格从供应商中取得返利。2.7 预付款和付款业务与供应商的采购合同签订后，如果需要对供应商先预付一部分货款，则首先需要由相应部门提出申请。应付会计人员根据付款情况，在系统中对相应供应商作预付款/款业务处理。如果没有把当初的应付发票金额一次性付清，而只是支付了其中的一部分，则在系统中对该笔发票统一采用部分支付的功能。对供应商预付款时，产生凭证如下：借：预付帐款-明细供应商贷： 银行存款-清算科目对供应商付款时，产生凭证如下：借：应付帐款/其他应付款-供应商明细贷： 银行存款-清算科目如果对供应商付款时，同时需要清理以前的预付帐款，则产生如下凭证：借：应付帐款-明细供应商借：预付帐款-明细供应商贷： 银行存款-清算科目2.7.1 自动付款每笔应付款和其他应付明细中，会包含一个付款基准日和付款期限，通过这两者系统能自动决定该笔应付是在哪天到期，以便于安排付款计划。SAP提供了自动付款的功能，通过该功能系统能根据用户输入的条件自动生成一张到期应该付款的明细清单。从系统中打印该清单后，应付会计和财务经理可以根据实际情况决定对哪些明细付款，哪些不付款。该功能可以分为2部分，一部分就是上述的付款建议明细清单，其只是一个建议而没有真正付款；另一部分就是对该付款建议在系统中执行计划收付真正付款而产生付款会计凭证，该功能需要根据银行的情况而决定是否启用。计划收付部分可以根据需要通过ABAP/4发生成一个需要银行付款的明细文件，然后把明细文件送银行，银行根据该文件直接对供应商付款。鉴于各公司实际情况和国内各银行的现状，实现自动付款功能目前时机不是很成熟。目前自动付款的功能是做到在系统中产生一个付款建议文件，而不执行计划收付，财务根据付款建议文件来安排实际付款，执行手工付款的业务。2.7.2 手工付款对于根据自动付款生成的付款建议、各部门的紧急付款、员工费用报销等各类付款业务，在系统中需要通过手工付款，即应付会计对供应商逐个付款的形式来处理该类业务。2.8