《订单评审程序》word版.doc

订单评审程序 JS/QCP7.2-2013订单评审程序编号： JS/QCP7.2-2013（A版）编 制： 审 核： 批 准： 批准日期： 实施日期： 订单评审程序1 目的 对与顾客有关的过程进行控制,明确合同的要求并形成合同评审文件,以保证产品质量要求，交期要求和顾客需求相一致,保证公司有能力赢得顾客的信赖和市场的扩大,特制定本程序。2 适用范围适用于本公司产品销售合同或客户订单进行评审、协调和更改，并保持与顾客的沟通。3 职责3.1 客户代表负责销售合同的签订，必要时与顾客签订技术协议、售后服务要求等，负责与顾客进行必要的沟通，新产品样件的递交、顾客信息的反馈与传递。3.2 销售部组织各部门对顾客要求进行识别，组织有关部门对产品合同进行评审并保存评审记录。3.3 工程部、质量部、生产部、采购部等相关部门参加合同评审，确定相关任务能否按合同要求完成。其中：3.3.1工程部负责对技术能力、产品标准进行评审。3.3.2 质量部负责对产品的检测能力进行评审。3.3.3 生产部负责对生产能力和交货期限进行评审。3.3.4 采购部负责对采购物资的交付周期进行评审。3.3.5 工程主管和总经理负责特殊合同的审批。4. 工作程序4.1 识别顾客要求4.1.1 客服代表应充分识别顾客的明确要求,对产品技术要求、质量要求、价格、交货期、数量等情况进行收集、整理，并将其信息及时传递给相关部门。4.1.2 客服代表也应识别顾客未明示的，但规定用途、预期用途所必须满足的要求，及产品有关的法律、法规要求。4.1.3 客服代表根据技术要求及与顾客的洽谈进行初步的技术交底，必要时与顾客签订技术协议。4.2 合同（项目）的分类4.2.1 常规合同（项目）:供需双方针对本公司标准或定型产品所签订的合同项目。这样的合同项目同时应满足下列要求：a) 产品属于公司技术确认的常规方案（型号、配置）；b) 产品数量和交货期在生产能力满足的范围之内；4.2.2 特殊合同（项目）：常规合同（项目）之外的任何非常规合同（项目）。4.3 合同（项目）评审4.3.1 客服代表在接受顾客要求做出承诺之前，应反馈销售部,由销售部对顾客要求以及要求的更改进行评审。4.3.2 合同签订前的评审4.3.2.1 属公司常规方案的合同，销售部充分识别用户要求，在接受订单、合同之前，根据公司实际技术、生产能力，按照商务合同范本的要求进行评审，在合同上签字并加盖公司章。4.3.2.2 非常规方案的合同，由技术人员完成技术协议的洽谈，销售部组织技术、采购、生产、质量各相关部门人员对合同项目的拟实施进展情况进行排产评审，待各方条件均能满足后通知销售人员签订合同。4.3.2.3 对超出公司常规要求的项目（如交付周期较短），销售部根据市场情况，与采购部沟通，申请提前下部分元器件订单，以备此项目库存，确保满足用户要求。4.3.2.4 销售部在无法确定满足条件时，可及时与技术、采购、生产、质量沟通，确保满足顾客需求。4.3.2.5 对于口头订单的合同，需由客服代表对顾客需求进行转化后反馈给销售部，由销售部负责合同评审。4.4 合同的签订和执行4.4.1 只有经过评审并确认的合同, 客服代表才能与顾客正式签订合同。必要时将评审结果中的某些主要内容在与顾客协商并取得顾客同意后，反映在条款之中。4.4.2 客服代表在合同签订后,技术部门应根据顾客提供的技术资料、技术协议提前做好技术准备工作。4.4.3 销售部根据签订的合同要求下达相关资料，公司各有关部门必须严格按照合同要求进行设计、生产、检验、交付。如有特殊情况，应及时以书面形式反馈有关部门。4.4.4 销售部作为合同评审的组织者，应根据生产计划和实际生产进度对合同执行各阶段的情况进行跟进，对出现的异常情况应向责任部门提出意见和要求，确保合同规定的要求。4.4.5 如遇特殊情况，销售部及时向客服反映，并与顾客进行协商。对顾客确认的部分，由客户向销售部转达相关信息。4.5 合同的变更4.5.1 本公司在执行合同过程中a) 当顾客要求对已签订合同进行变更时，客服代表把信息传递给销售部，由销售部组织相关部门进行评审。b) 因设计、采购或生产等原因出现特殊情况需对合同变更时，有关部门应及时报客服代表，由客服代表与顾客就合同变更进行沟通。c) 合同变更评审结果能满足顾客要求时,并与顾客达成一致意见后,客服代表应与顾客签订有效的变更合同或增补协议书。4.5.2 客服代表根据变更后的内容，若该合同还未开始生产则填写合同计划更改通知单，若已完成生产并入库但还未发运经有关部门评审确认。如涉及到技术更改，由工程部作出更改，相关部门按要求实施，所产生的返工费用应由销售与客户结算。4.6 与顾客的沟通4.6.1 销售部不定期采用展销会、定货会或广告等形式,销售人员和客服代表应主动向顾客介绍（新）产品，提供宣传材料，如产品样本，并进行用户走访，及时掌握市场动态和顾客需求 动向。4.6.2 客服代表对公司的主要顾客及代理建立档案，详细记录其名称、地址、电话、联系人及订购的每批产品的型号和数量，对顾客的档案进行编号、整理，了解顾客的订货倾向，及时提供相的（新）产品信息。4.6.3 客服代表对顾客来信、电话、传真等方式的问询或咨询，包括合同的执行和修改情况，由专人解答并记录，暂时未能解答的，详细记录顾客的名称及联络方式，会同有关部门研究后给予顾客答复。4.6.4 销售部根据需要将合同的执行情况随同合同的进展反馈给客服代表，由客服代表与顾客进行协调。4.6.5 产品售出后，顾客的反馈信息由客服代表收集，并负责传递相关部门进行处理，以取得顾客的持续满意。4.7 合同评审记录的保存和应用4.7.1 销售部负责管理和保存合同评审相关的记录、合同正本等文件，保存期与产品寿命同步，除非合同有特殊要求。4.7.2 客服代表应根据合同评审记录认真分析顾客的需求和期望,尤其是顾客潜在的、隐含的和未来的需求和期望，应始终以顾客为焦点，努力满足并超过这种需求和期望，并持续改进，获得顾客的长久依赖和支持。5 相关文件 文件控制程序 记录控制程序6 记录、附件JV/QR7.2-1合同更改通知单流程图权责单位作业说明相关文件产品要求的确认（1） 常规产品 新产品 审核送 样产品设计与开发控制程序送样确认 NG（2） 协议初稿确认签订正式的协议 NG 原件存档客户订单（3）合同评审 总经理批准 生产部确认交货时间 客户确认（4） 结束 出货通知、跟催及帐务处理（5） 分析及报告，反馈客户信息帐务审核（6）按顾客信息反馈流程执行客服代表销售部各部门1 客服代表通过各种渠道对顾客进行售前调查客服代表根据现有产品给顾客送样，现有产品开销售合同经部门负责人审核。新品开发经总经理审核后详见产品设计与开发控制程序。销售部组织相关部门报价，呈总经理审批，客服代表与顾客沟通确认。顾客信息表销售合同报价单客服代表2 客服代表负责与顾客协商拟定销售协议，协议需部门负责人评审合格，评审中有异议的，应由客服代表负责与顾客协商修改，并重新评审。总经理或总经理授权的业务代表可与顾客签订正式的协议。协议须编制统一编号，由客服代表负责记录并归档。销售协议书客服代表销售部各部门3 客服代表接收顾客传真订单及口头订单反馈给销售部,由销售部填写产品合同评审表和备货单后组织相关部门评审对于产品合同，销售部交生产、技术、质量相关部门评审，总经理审批。销售订单