[应用文书]差旅费报销管理制度.doc

报销管理规定为强化管理，规范手续，降低成本，控制费用，现对费用报销有关事宜作如下规定：一、报销审批程序及要求1、对报销的所有发票，必须注明客户名称、开票时间、货物名称、数量、单价、金额、大小写一致，单价和数量与总计相符、加盖单位公章，确保会计资料的合法、真实、准确、完整。财会人员对记载不准确、不完整的原始凭证有权不予受理，严禁白条入帐，对违法的收支有权拒绝受理，并向领导汇报。2、对报销的所有发票必须有经办人签字并注明用途，部门负责人签字，财务经理审核，财务会计复核， 按财务审批制度规定的权限审批后出纳方可付款。3、对所有需要报销的发票，要求当月产生当月办理。（去掉了“原则上”这样的模糊语言）4、凡涉及合同付款事项，付款时必须附有签字合同，否则财务不予付款。5、各部门费用开支严格控制在预算内，预算内支出按财务审批程序正常报销，超预算支出原则上不予报销，特殊情况须向总经理书面说明理由并经总经理特批才可按程序报销。6、所有材料购进有认购计划，资源采购部严格按认购计划进货，并办理入库手续。资源采购部编制月份付款计划，每月分三次（上、中、下旬）安排付款，按财务审批制度规定权限及程序批准后出纳方可付款。二、各类费用报销规定（一）差旅费用报销规定1、出差审批程序和权限各部门应严格控制外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差日期。严格按出差申请单设定项目填写，并由部门主管审核，分管副总级领导批准方可，出差人员回公司后在3日内必须办理出差报销核准手续。2、国内差旅费报销范围、补贴标准（1）总经理、各中心负责人的差旅费按实际取得的发票，经总经理、财务经理签字后全额报销。（2）各部门经理（含部门经理）及以下的主管、经理助理、其他人员的差旅费（住宿费、车船费、附加保险费、候车费及空调费）按下列标准执行：出差县内的报销公交车费不给予其他补贴，特殊原因乘座出租车要注明情况，否则不给予报销。出差县外不需要住宿的每天补贴45元（其中：伙食补贴20元，市内交通费20元，电话费5元）；出差县外需要住宿的每天补贴70元（其中：伙食补贴40元，市内交通费20元，电话费10元）；单位派公车的取消市内交通补贴。住宿费凭发票在限额以内给予报销，总经理助理220天/元，部门经理160元/天，其他人员80元/天。车船费据实报销，但一般不准乘座飞机、火车软卧、轮船二等及以上，如有擅自乘座的按50%报销（若打折飞机票价的50%低于同等路程的火车硬座票价的，可以按火车票价报销）；但不再报销机场建设费、保险费、市内至机场车费。其他的如茶座费、出租车费、公交车费、非机动车费等不予报销。确实因业务需要的，经总经理签字批准方能全额报销。凡驾驶员因违反交通法规而发生的一切罚款，报销90%，个人承担10%。（3）夜间乘坐，在车上过夜6小时以上的，每夜给予30元（原来20元太少）夜车补贴（晚上21：00-早上6：00）（4）出差人员没有住宿发票一律不给予住宿费补贴。凡几个人一起出差的，住宿发票原则上分别开具，由1人报销；如果不能分别开具的，报销时应将所有住宿人员名单填在发票上面，住宿费发票必须填写住宿日期并加盖单位公章。同高层管理人员一起出差并同住一个房间，住宿费可以实报实销。（5）出差人员返回公司，于夜间（晚上21：00-早上6：00）到达玉环县内的，可在15元标准内按实际报销一次出租车费；出差人员到外地出差于夜间到达的，可在30元的标准内按实际报销一次出租车费。（6）凡出差在7月1日至9月30日期间的另外每天补贴冷饮费5元。（7）公司工作人员参加外地召开的各类会议，应出具会议通知书。除有会议主办单位出具的住宿费、伙食费自理的证明，可回公司按出差标准领取伙食费补助，住宿凭住宿发票，按公司规定标准执行外，其余情况一概不领发有关费用。（8）如出差人员投亲靠友自行解决住宿的，则按标准的50%计发给个人；如不足标准住宿的，按节约额的50%计发给个人，如超标准住宿的，超支部份一律由个人负担。（9）出差人员出差到外县，是由公司派轿车的，必须是先申请填写用车申请表，经部门负责人批准后，职能部门方可出车，所发生的费用给予报销，否则所发生的费用自负。3、国外出差费用报销标准：（1）总经理、各中心负责人的差旅费按实际取得的发票，按财务审批制度规定的程序全额报销。（2）住宿费：单人出差每天USD80以下允许报销。二人出差每天USD100以下允许报销，凭发票报销。（3）伙食补贴：USD30元/天（伙食、小费、饮料等全部自理）。（4）交通费用按实际报销。（5）伙食补贴自离境起至入境按实际天数计算，国内段按国内标准报销。（6）参加各类会议，统一安排食宿的，不再报销住宿及伙食补贴，每天补贴USD15/天(手机开通)。4、出差时间计算标准：（1）出差时间以实际出差的时间为准；不足一天的，以6小时为准，在6小时之内的按半天计算，超过6小时的按一天计算。（2）夜间是指：晚上21：00至凌晨6：00。5、出租车、非机动车费用出差人员的出租车费，非机动车费按“差旅费报销条款”报销。日常办公一般不准乘座出租车，确实因工作急需乘座出租车的，应经主管副经理签字才可报销。出租车发票反面上应注明乘座出租车的原因，凡乘座出租车的应当及时索取发票，支付现金，任何人员不得签字赊账，签字赊账的一律不给予报销。6、报销要求：（1）报销差旅费时应将所有单据粘贴在粘贴单上（报销单据较少时也可以直接粘贴在差旅费报销单上），车、船、飞机等发票要按时间先后顺序粘贴，发票上要载明日期、时间、地点、事项、收款单位盖章、收款人签章等，且清晰可辨。差旅费报销单上应填写日期、时间、起讫地，所附单据张数，各项金额应按时间发生的先后顺序分区间，按差旅报销单上的类别汇总填写，大小写金额一致，不得涂改。（2）几个不同部门的人员同时出差时，应分部门填写差旅费报销单，同时报销；同一部门的人员可以填写在一张差旅费报销单上，但必须将每个人的姓名都填写在上面。如果人员较多填写不下时，可另附名单。（3）向公司借支差旅费的出差人员应于返回公司后的3天内报销差旅费及还清借款，超过7天不来报销的每天扣款10元，特殊情况，经公司主管领导批准。（4）报销差旅费时，先按照第1点要求粘贴好各种单据，填写好附件张数和大小金额，原始单据要签上出差人员的姓名，按规定程序审批报销。（5）如果是境外出差，除按上述要求粘贴单据外，应在所到达的地点和费用项目相应的外国文字下方用汉字标注，并将金额换算成人民币。（6）如果报销人员未按上述要求粘贴单据或不按要求填写，造成无法审核的，以及报销单填写错误、金额涂改等，财务部门有权拒绝审核并要求报销人员按照规定手续重新填报。（二）业务招待费用规定为生产经营、业务拓展的合理需要而开支业务招待费，即就餐费、应酬费、馈赠礼物等费用支出。（1）业务招待费开支对象：a、招待来公司视察、检查、帮助、指导工作的领导和有关人员；b、招待来公司洽谈业务、联系工作的有关客人；c、招待同公司工作有密切关联的单位、部门的客人。（2）来客的往返路费和住宿费原则上不报销，特殊情况必须经总经理批准，方可报销；来客的招待费严格按标准和要求进行报销，以上如有超标或特殊，说明原因，报总经理批准。（3）公司人员陪客原则：a、业务招待原则实行对口受理，根据客人性质与级别由公司董事长、副董事长、总经理、副总经理、部门经理、业务人员分别陪同招待。b、陪同就餐：业务人员、部门经理应征得部门分管领导同意。c、陪同娱乐：必须事前经总经理同意。d、陪同人数：董事长、副董事长、总经理陪客人数根据实际需要而定，副总经理陪客原则上应控制在本分管线范围以内，人数一般不得超过3人，部门经理与业务员一般限于2人以内。（4）业务招待就餐标准：A、公司外部招待标准：a、董事长、副董事长、总经理陪同客人就餐控制在1600元以内；b、副总经理陪同客人就餐控制在1200元以内；c、部门经理陪同客人就餐控制在800元以内；（杭州、温州可适当放宽）；d、业务人员陪同客人就餐控制在500元以内；e、就餐人数5人以下控制在就餐标准的三分之二，特殊情况由总经理酌情确定。B、公司内部招待标准：按外部招待标准的60%分项对应控制。（5）业务招待费报销：采用记帐结算，原则上实行公司内部招待，若需外部招待要定点就餐，由招待部门填写“就餐申请单”，行政部办理手续，行政副总审批。报销业务招待费时，经办人应详细填写“业务招待报销单”并附上正式发票。（6）出差在外发生的招待费，出差人员相应扣除一餐伙食补贴20元。（三）其他费用报销规定在经营过程中和企业管理中所发生的费用，是指购、销、存所发生的运输费、装卸费、港务费、保险费、模具费、辅助机物料、办公用品、办公设备耗材等费用，各职能部门将所签订的合同或协议应及时将副本(复印件)交财务部备案。1、办公费用及办公设备耗材报销：根据办公用品管理制度规定执行，任何员工不得擅自购买办公用品，擅自购买的不予以报销。2、运输费、装卸费报销：（1）仓库保管员在材料入库时，开具“物资进仓单”交仓库记帐员，仓库记帐员凭“物资进仓单” 开具“运费结算单”并记入台帐，然后仓库记帐员把一联交运输部门；（2）运输部门在结算运杂费时，必须凭“运费结算单”首先交仓库记帐员核对台帐，经核对无误后，在结算发票上签名，同时注销记录。（3）运输部门把结算发票和“运费结算单”一起交资源采购部审查数量、价格后签名，并交财务部审核，按规定程序审批后报销。3、运输价格的确定：运输价格的确定直接关系到企业的经营效益，因此各部门对运输价格的确定，必须由部门上报部门分管领导，经经营班子商量确定后执行。4、港务费按政府有关收费规定，由职能部门按实际业务量审查签名，按费用规定程序审批报销。5、模具采购按投标合同条款执行，由采购员经办，经仓库验收入库，凭增值税专用发票和入库单，经仓库员、采购员签名，按费用规定程序审批报销。6、机物料采购：一般不允许发生零星采购，如因生产确实需要采购物资的，根据月份采购计划，由加工管理部派人采购，采购回来的物资必须经检验合格入库后才能领用。报销时，由采购员经办，经仓库验收入库，凭增值税专用发票或普通发票和入库单，经仓库员、采购员签名，按费用规定程序审批报销。7、外协加工和维修费用，凡是材料外出加工，凭加工发票和“外协加工单”；维修费用凭加工修理发票，加工费、修理费一般应于次月末按外协委托加工协议填制汇总表，汇总表上注明报销期限、报销总额、所附附件张数。所附附件必需具备以下几个要素：加工（或修理）日期、加工（或修理）对象、数量、单价、金额、指派人、领用人。由经办人签名，按费用规定程序审批报销。8、临时人工费、装卸费、搬运费、应于月末按时间发生的先后顺序填制汇总表，汇总表上应注明报销期限、报销总额、所附附件张数。由经办人和部门经理签字后，按规定的审批权限批准后方可报销。所附附件必须具备以下几个要素：用工日期、工时、工时标准、服务对象、指派人、工作者。9、购买图书应取得购书发票，并附有清单，清单上注明所购图书的名称、数量、金额和用途，一般图书由档案室建立目录，所有图书借阅，都应办理借阅登记手续。报销时经档案管理员、购买员签名，按费用规定程序审批报销。10、如特聘专家的授课费、交际费、出境签证费、广告费、聘请中介机构费用、聘请外国专家费用、捐赠支出以及不在上述范围的，需按照规定的审批程序后才能报销。11、外出学习人员的费用报销公司外派学习人员的工资、交通费、住宿费、差旅费等报销与补贴问题，规定如下：（1）外派学习人员的工资（劳动合同）按公司工资规定执行。（2）外派学习人员的学费、书杂费用，计划内的由人力资源部经理承办；计划外的由行政副总批准后执行；（3）县内学习人员报销学习期间的公共交通费，不给予其他补贴；县外学习人员参照“差旅费报销规定”的制度执行，实习培训超过10天以上的部分，按补贴标准的50%。（四）职工福利待遇费用报销规定凡家庭住地在玉环县外的具有大专及以上学历或中级以上职称、中层以上干部、或特殊聘请合同中有规定的外来员工，在本公司工作满一年以上的，可报销探亲路费，报销路费的范围参照上述“差旅费报销条款”，具体按如下办法报销：（1）家庭住地不在浙江省内的外来员工，每年可报销一次探亲路费，不给予补贴，但一律不准乘座飞机、火车软卧、轮船二等及以上，如有乘座的，按机、车、船票的50%报销。（2）家庭住地在浙江省内，但不在台州市内的外来员工，每半年可报销一次探亲路费，不给予补贴，但一律不准乘座飞机、火车软卧、轮船二等及以上，如有乘座的，按机、车、船票的50%报销。（3）家庭住地在台州市内，但不在玉环县内的外来员工，每季度可报销一次探亲路费。上述外来员工的家属、亲属的探亲费不在报销范围之列。（4）医药费一般不予报销，确实因工作原因生病的，应由总经理签章，并携带病历方可报销（按国家规定：甲类药全报，乙类药报95%，丙类药及挂号费、病历卡费不予报销）。在医药公司购买的药品不得报销。工伤费用按政府规定予以报销。（五）在建工程费用报销规定（1）一般的小额零星工程（10,000元及以下）由部门经理申请，行政副总同意后，按实际发生的工料费附工程结算单开票结算，但结算单上必须由经办人、验收人、和使用人签章，按财务审批制度规定程序审批报销（原文为：“按费用报销规定程序报销”）。（2）金额较大（10,000元以上100,000元及以下）的零星工程，一般应签订合同，并附有详细的工程结算单。工程完工必须经过工程技术人员、使用人、工程会计验收，凭经办人、使用人、工程会计签名，按财务审批制度规定程序审批报销。（3）建筑工程和大型安装工程应采用招、投标形式（与该项工程不可分割的辅助设施应纳入工程总体预算），编制工程概预算，经专业工程师